Teksti: Sari Alismaa Kuva: RTG Sales Oy
Tapahtumia toiveiden mukaan Yritystapahtuman, tilinpäätösjuhlan, virkistyspäivän, avajaisten, messujen, kokousten tai asiakastilaisuuden järjestämisen voi ulkoistaa kokous- ja kongressipalvelujen ammattilaiselle, jolloin voi säästää aikaa ja hermoja sekä euroja.
K
ajaanilaisella kokous- ja kongressitoimisto RTG Sales Oy:llä on asiakkaita ympäri Suomen. ––Asiakkaamme saa käyttöönsä vankan kokemuksemme tapahtumajärjestelyistä heti alkaen tapahtuman suunnittelusta.Tuolloin asiakas itse voi keskittyä ydintoimintoihinsa. Me hoidamme hänen puolestaan kaiken ilmoittautumiseen, tiloihin, majoituksiin, tarjoiluihin, kuljetuksiin, iltajuhlaan ja ohjelmaan liittyvän, kiteyttää myyntipäällikkö Terhi Karresmaa. Kokous- ja kongressitoimistoilla on laaja yhteistyö- ja alihankintaverkosto, jota hyödyntämällä saadaan asiakkaalle kilpailukykyiset hinnat majoitus-, catering- ja ohjelmapalvelukumppanien kanssa.
Herkällä korvalla Alkukartoituksen yhteydessä käydään läpi järjestelyjen ja tapahtuman aikataulu ja budjetti, jotka huomioidaan tapahtuman suunnittelussa alusta loppuun saakka, Karresmaa kertoo. ––Kuuntelemme asiakasta ensin herkällä korvalla ja vasta sitten annamme omat ehdotuksemme kokonaisuuden toteuttamiseksi. Lähtötilanne selvitetään mahdollisimman tarkasti, jotta tapahtuman suunnittelu ja valmistelut lähtevät asiakkaan haluamaan suuntaan ja tapahtumasta tulee asiakkaan toiveiden mukainen kokonaisuus.
Tavoitteet kirkkaaksi On tärkeää, että tapahtuma täyttää sille asetetut tavoitteet ja ne huomioidaan jo tapahtumaa suunniteltaessa. Vaatimukset voivat olla hyvinkin erilaiset esimerkiksi asiakkaille suunnatussa tapahtumassa tai henkilöstötapahtumassa, mikä on tärkeää ottaa huomioon. Nykyaikaiset järjestelmät helpottavat tapahtumaan ilmoittautumisprosessia, rahaliikennettä sekä mahdollistavat osallistujien yksilöidymmän asiakaskäsittelyn. ––Jo olemassa olevat järjestelmät mahdollistavat sujuvan ilmoittautu-
Kun yritystapahtuman järjestäjä ensin määrittelee selkeästi tapahtuman tavoitteet ja budjetin, on kokous- ja kongressiammattilaisten vuoro tarttua ohjaimiin.
18
misen netissä ilmoittautumislomakkeen kautta, mutta myös puhelimitse, vaikka kellon ympäri, jos sellainen tarve jonkun tapahtuman osalta olisi.
Henkilöstö avainasemassa RTG Sales Oy:ssä henkilöstöä varataan kokous- ja tapahtumajärjestelyihin tarpeen mukaan. Yrityksen työntekijät ovat moniosaajia, joiden työpanosta voidaan hyödyntää useissa eri palveluissa. Näin asiakkaan tarpeisiin voidaan vastata isojenkin tapahtumien osalta, esimerkiksi tapahtumien ilmoittautumisvaiheessa tai rekisteröinnissä tapahtumapaikalla, jolloin käytössä on henkilöstöä juuri oikea määrä. ––Joustavuus, asiakaslähtöisyys ja asiakkaan kuunteleminen ovat kokous- ja tapahtumapalveluja tarjoavan yrityksen tärkeimpiä kilpailuvaltteja, Karresmaa toteaa. www.rtgsales.fi