4.2 Información que se debe recopilar durante la recepción y el registro

interoperabilidad entre organismos, muchos campos de datos de un formulario pueden rellenarse previamente (véase el recuadro 4.3 y la sección sobre registros sociales e interoperabilidad con otros sistemas de información administrativa, más adelante en este capítulo). Al dedicar menos tiempo a registrar y procesar la información, se puede dedicar más tiempo a prestar otros servicios a las personas, o a atender a más personas de manera eficiente. La tecnología también ayuda a optimizar el uso del personal de primera línea en el condado de Montgomery, Maryland (EE. UU.) (véase el recuadro 4.2).

La capacitación del personal de recepción es fundamental, y debe llevarse a cabo a todos los niveles y para todo tipo de personal (encuestadores, entrevistadores, supervisores, etc.). En el caso de los servicios sociales, la necesidad de formación continua cobra especial importancia. Se pueden utilizar diferentes modalidades para capacitar al personal de recepción. Por ejemplo, las sesiones de capacitación en video estandarizan la formación y garantizan la coherencia de las lecciones y prácticas que se imparten, especialmente cuando se forma a un gran número de trabajadores sobre el terreno. La campaña de registros de 2015 en Filipinas hizo un amplio uso de los videos de capacitación, que se produjeron y distribuyeron a todas las oficinas sobre el terreno, y ayudaron a garantizar la adopción de prácticas estándar con controles de calidad y materiales de referencia. Esto contrasta con el enfoque de 2011, cuando la capacitación se llevó a cabo en cascada: el personal central formó al personal regional que, a su vez, formó a los coordinadores y supervisores de zona que, a su vez, formaron a los encuestadores. En cada etapa se perdieron conceptos clave, lo que supuso un tiempo adicional de supervisión y corrección de errores (Velarde, 2018). El Cadastro Único de Brasil también utiliza materiales de formación en video, con actores profesionales al estilo de las telenovelas que representaban diversos escenarios de entrevista inicial y registro. El aprendizaje continuo y el intercambio de conocimientos también son importantes para transmitir nueva información, compartir enfoques de buenas prácticas y comunicar las lecciones aprendidas. Durante la implementación del programa de ingreso mínimo garantizado (IMG) de Grecia, el personal municipal pudo intercambiar información, responder a consultas y solucionar problemas con el apoyo de un centro de llamadas y una lista de correos electrónicos de todo el personal de los municipios. En Albania, se utilizó una innovadora prueba previa y una simulación de juego de roles para capacitar al personal del ministerio y a los trabajadores locales sobre el terreno en un nuevo cuestionario y fórmula de puntuación (recuadro 4.7).

El contenido de la información recogida durante la recepción y el registro será muy variable en función de las características de la población objetivo y de la naturaleza del programa o programas que usarán la información. Los ejemplos de la tabla 4.1 describen el contenido que se buscaría según de las características de las poblaciones objetivo. Un concepto clave relativo al contenido informativo es la definición de la «unidad de asistencia», que puede ser una persona, una familia o un hogar. No obstante, aunque la solicitud sea para una persona, en ciertos casos, la información también puede ser necesaria para un tutor o cuidador designado si la persona es dependiente (como un niño o un adulto con una condición de discapacidad grave).

Muchos países cuentan con programas de beneficios focalizados en grupos demográficos específicos. Algunos ejemplos son los beneficios por embarazo, la licencia parental, las asignaciones únicas por nacimiento o adopción, las asignaciones por hijo, los beneficios para familias monoparentales, los beneficios familiares y las pensiones por vejez. Estos beneficios son especialmente habituales en Europa, Asia Central y los países de la OCDE.

Las solicitudes de beneficios por vejez deben contar con información esencial, como la siguiente:

l Información identificatoria básica: nombre, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, sexo al nacer, estado civil, dirección (residencial y postal, si fueran distintas), número de identificación y prueba de edad (normalmente, certificado de nacimiento). l Situación de residencia, así como historial de residencia (con la documentación pertinente para aquellas personas con requisitos mínimos de residencia o para ciudadanos que vivan fuera del país al momento de enviar la solicitud).

Se necesita información adicional si las pensiones dependen de la comprobación de medios de vida, o si la elegibilidad y los niveles de beneficios dependen de las contribuciones previas de la persona. Muchas pensiones sociales para adultos mayores deben cumplir criterios de elegibilidad categóricos, como la edad, y criterios en función de las necesidades, como los medios de vida (Banco Mundial, 2018 b). En esos casos, se necesita más información no solo referente a cada pensionista a título individual, sino también al hogar. (Véase el análisis de la información socioeconómica más adelante). En el caso de las pensiones de seguridad social, la elegibilidad y los niveles de beneficios dependen de las contribuciones. Así pues, se necesitará el historial de empleo y de contribuciones (véase el capítulo 5).

Con los beneficios por hijo, se debe aportar información del niño y del tutor. Si bien la unidad de asistencia es el individuo, el beneficio se paga al destinatario designado. Por esto, es necesario contar con información tanto del niño como del tutor, que en general abarca lo siguiente:

l Información identificatoria básica del niño y el tutor: nombre, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, sexo al nacer, estado civil del tutor, dirección (residencial y postal, si fueran distintas), número de identificación y prueba de edad del niño (normalmente, certificado de nacimiento) l Situación de residencia del niño y el tutor (con la documentación pertinente para aquellas personas con requisitos mínimos de residencia o para ciudadanos que vivan fuera del país al momento de enviar la solicitud) l Constancia de tutela, custodia (situación legal, financiera y de residencia) y relación con el niño. La mayoría de los beneficios por hijo se pagan a un solo destinatario designado, el cual debe demostrar su relación con el niño, algo que puede ser complejo en casos de divorcio.

Cuando las asignaciones por hijo también dependan de las necesidades, será necesario contar con más información, por ejemplo, los ingresos familiares, otras medidas socioeconómicas o la condición de discapacidad, como se trata a continuación.

Muchos beneficios y servicios están destinados a grupos demográficos específicos en función de su nivel socioeconómico. Entre los ejemplos de beneficios para grupos determinados se encuentran los beneficios demográficos ligados a los medios de vida (como los beneficios por hijo y las pensiones sociales para adultos mayores), los programas de IMG, las transferencias monetarias, las becas basadas en las necesidades, etc.

Algunos servicios (por ejemplo, algunos externos al sistema de protección social) pueden focalizarse en las personas u hogares en función de su perfil socioeconómico, como en el caso de la atención médica o el seguro médico subsidiados, el transporte gratuito/ subsidiado, el cuidado infantil subsidiado, los servicios laborales y de empleo, los servicios sociales y los servicios jurídicos gratuitos. La mayoría de los países utilizan evaluaciones socioeconómicas para priorizar la ayuda destinada a personas en situación de pobreza u otras poblaciones vulnerables. Sin embargo, en ciertos países, se aplica el nivel socioeconómico para excluir de la ayuda a las familias de altos ingresos (o para reducir el nivel de beneficios que reciben), como en el caso de los beneficios por hijo en Dinamarca, Francia y Reino Unido.10 Esta práctica se denomina a veces «focalización desde arriba».

La información sobre el nivel socioeconómico se recopila a nivel de los hogares. Como el nivel socioeconómico suele estar relacionado con la economía del hogar, la unidad de asistencia para este grupo objetivo es la familia o el hogar. La información que recopila una entidad depende del contexto y de las herramientas de caracterización que se utilicen para evaluar las necesidades y condiciones. (Dichas herramientas se abordan en detalle más adelante). En general, los cuestionarios buscan obtener la siguiente información:

l Información identificatoria básica del solicitante y de todos los integrantes de la familia/hogar, así como su relación con el jefe de familia o el solicitante (véase el listado más arriba). l Situación de residencia de todos los integrantes del hogar (véase el listado más arriba). l Características de los integrantes del hogar, como nivel de alfabetización, grado de instrucción, estado educativo actual, institución educativa a la que asiste, discapacidades y enfermedades crónicas. l Situación de empleo del jefe de familia y/o de los adultos en edad activa (se aborda más adelante al tratar los programas laborales). l Información sobre los ingresos de todos los integrantes del hogar. l Activos financieros y físicos del hogar. l Gastos del hogar. l Sucesos catastróficos recientes (por ejemplo, una muerte en la familia, un suceso de salud catastrófico, la pérdida de un empleo o una propiedad, un robo o un desastre natural). l Otros datos indirectos, como la cantidad de comidas al día o el tipo y la diversidad de alimentos que se consumen. l Información geoespacial sobre la ubicación del hogar, con la dirección y otros datos de contacto, así como datos de geocodificación por GPS (cuando sea posible).

La información sobre ingresos puede abarcar una gama de actividades y exigir la presentación de diversos tipos de documentación.11 El ingreso puede ser en efectivo o en especie, con imputaciones para los valores en especie. En general, todos los integrantes del hogar que tengan un empleo formal o un trabajo informal deben informar sus ingresos laborales. La información sobre el ingreso suele incluir el tipo y lugar de trabajo, el nombre y la dirección del empleador (en el caso de un empleo formal), los salarios ganados durante un período específico (antes de impuestos), la frecuencia de los pagos de sueldo y la duración del empleo. Esta información es autodeclarada y acompañada de documentación probatoria, y cotejarse mediante una verificación cruzada con la información de otros sistemas administrativos gubernamentales. Los integrantes del hogar cuyos ingresos provengan del trabajo autónomo también deben informar esos ingresos, tanto en el caso del trabajo no agrícola (ingresos por ventas) como del ingreso agrícola (ingresos por ventas de cultivos, productos vegetales transformados, productos animales y el consumo de alimentos de producción propia). También suele requerirse información justificativa de otros tipos de ingreso, como la percepción de beneficios de asistencia social, beneficios de seguridad social, beneficios de desempleo, ingresos de progenitores que no residen en el hogar, becas, ingresos por alquileres, ingresos por intereses, otras ayudas para cubrir gastos, donaciones o transferencias privadas, ingresos por remesas, ingresos por números de lotería, etc.

Los activos incluyen posesiones financieras y físicas. La definición de dichos activos depende de los factores contextuales y del tipo de información necesaria para llevar a cabo la evaluación de las necesidades y condiciones. Los activos financieros pueden abarcar dinero en efectivo, cuentas bancarias, acciones o bonos, seguros de vida, etc. Los activos físicos pueden comprender la vivienda (y el régimen de ocupación, como posesión, alquiler, ocupación gratuita u ocupación ilegal), la propiedad de tierra (tamaño, ubicación), el ganado, los vehículos y otros bienes duraderos considerables. También se recoge información sobre la calidad de la vivienda, como la cantidad de habitaciones o dormitorios; la cantidad y el tipo de ventanas; los cimientos; el material del techo, las paredes o el piso; las tuberías y el origen del agua potable; el combustible principal que se utiliza para cocinar, iluminar y calefaccionar; la recolección de residuos; y la presencia de un camino de acceso asfaltado.12 Otros tipos de activos físicos que también se considerarían son teléfonos móviles, televisores, radios, refrigeradores, congeladores, lavadoras, secadoras, cocinas, planchas, bicicletas y máquinas de coser, por nombrar algunos.

También se recopila información sobre los gastos del hogar. Los gastos específicos dependen del contexto (el tipo de ayuda solicitada) y de la información que se necesitará para la evaluación de las necesidades y condiciones. Algunos ejemplos son: gastos de alquiler, hipoteca, impuestos inmobiliarios o de otra índole, tasas para propietarios, facturas de servicios públicos (electricidad, gas, fuelóleo, agua y alcantarillado, teléfono e Internet o cable), transporte, cuidado infantil o de personas mayores, gastos escolares, comida, higiene, cuentas médicas y primas de seguro médico.

Muchos beneficios y servicios individuales se basan en la situación laboral o de empleo. Puede citarse como ejemplos los beneficios de desempleo (en la forma de seguro o asistencia), los servicios de empleo para ayudar a buscar trabajo, los servicios de mejora de la empleabilidad que aumentan las probabilidades de encontrar trabajo, y los paquetes de beneficios y servicios para la activación laboral, que pueden combinar todo lo anterior (el capítulo 7 contiene una tipología de beneficios y servicios laborales).

Los requisitos de información varían desde simples hasta más complejos, en función del tipo de evaluación. La información básica abarcaría lo siguiente:

l Información identificatoria básica del solicitante, según lo descrito anteriormente. l Situación de residencia (véase el listado más arriba). l Actual estado de la fuerza laboral: si está empleado, el puesto, la actividad, la antigüedad, los salarios, el historial de contribuciones (al seguro de desempleo) y la información del empleador (nombre, dirección y número de identificación fiscal). Si está desempleado, la duración del desempleo, el empleo anterior (tipo, duración, motivo de la desvinculación, salarios). Si está inactivo, la duración de la inactividad, el motivo de la inactividad, las búsquedas de trabajo anteriores, el empleo anterior (tipo, duración, motivo de la desvinculación y salarios). l Referencias (en particular para quienes buscan su primer empleo). l Información sobre las expectativas en cuanto al tipo de trabajo y de situación laboral que se desea obtener.

También se busca información más detallada a fin de facilitar la evaluación de los obstáculos para obtener empleo y de la disposición para ponerse en marcha. Tal información puede abarcar lo siguiente:

l Disposición para el trabajo; aspiraciones y metas; educación, habilidades, alfabetización y nociones aritméticas elementales; experiencia e historial de trabajo; y preferencias laborales (tipo de trabajo, horario, zona geográfica, disposición para mudarse). l Posibles obstáculos para obtener trabajo: impedimentos autoidentificados, factores actitudinales (autopercepciones, motivación y apertura a trabajar), discapacidad o impedimento funcional (ya descrito), trastornos mentales o físicos, restricciones de transporte, responsabilidades familiares (como el cuidado infantil o de personas mayores), habilidades o limitaciones lingüísticas, falta de vivienda o ausencia de una dirección fija, contactos con el sistema jurídico o penitenciario, u otros riesgos sociales (que se tratan más adelante).

Para obtener beneficios y servicios por discapacidad, suele pedirse a los solicitantes que aporten algún tipo de certificación de discapacidad, además de la información básica identificatoria y demográfica antes descrita. Esa certificación suele fundamentarse en una evaluación de la discapacidad. Existen distintas metodologías para evaluar y certificar la discapacidad, como el enfoque del impedimento médico, el enfoque de la limitación funcional y el enfoque de la discapacidad según la Clasificación Internacional del Funcionamiento, de la Discapacidad y de la Salud. Por tanto, durante la recepción y el registro se obtendría información sobre lo siguiente:

l La naturaleza médica de la discapacidad (tipo, gravedad y duración probable)13 l Limitaciones funcionales (según informe de profesionales o autoinforme individual)14 l Consideraciones socioeconómicas sin carácter médico que pueden o no tener relación directa con la experiencia de discapacidad l Los tipos de beneficios y servicios que busca la persona (que, además, pueden ser datos informativos a la hora de evaluar las necesidades y condiciones) (Bickenback et al., 2015)

La información sobre la condición de discapacidad puede obtenerse por distintas vías.15 Una evaluación de discapacidad puede consistir en una autoevaluación o en una evaluación independiente. La autoevaluación es una simple declaración de discapacidad por parte del