Achter de schermen

Zowel klanten, leveranciers als medewerkers hebben direct of indirect met Liana te maken. ‘Klanten, als bedrijven, horeca, catering en wederverkopers doen bij ons telefonisch of per mail hun bestelling en de winkelmeiden bellen ook naar kantoor bij vragen. Elke dag heeft weer andere werkzaamheden en sommige werkzaamheden komen dagelijks terug.’

Van het verwerken van de uren van alle medewerkers tot het afhandelen van de financiële administratie: Liana houdt overal overzichten van bij. ‘Toen ik begon in deze functie heb ik me dingen eigen gemaakt, maar ik wilde het proces ook verbeteren. Diverse financiële opleidingen verder en gesteund door handige digitale systemen, gaat het proces niet alleen efficiënter, maar is het ook minder foutgevoelig. Bovendien kan ik hierdoor vergelijkingen maken. Zo weet ik dat de verkopen van de online winkel afgelopen coronajaar met meer dan 200% zijn gestegen. Meten is weten, dus die statistieken hou ik bij om inzicht te krijgen en te geven. Zo kunnen we nog beter sturing geven aan het bedrijf.’

Aan het eind van de dag, als alle bestellingen van de eigen winkels, de webshop en van externe klanten binnen zijn, draait Liana de bestellijsten uit voor de bakkers. ‘Op basis daarvan gaan zij aan het werk en weten ze precies hoeveel en welk brood er bijvoorbeeld gemaakt moet worden. Of hoeveel taarten er besteld zijn. Later voeg ik daar nog pakbonnen aan toe. Zo weten ze in de bakkerij ook naar wie welke producten moeten worden vervoerd en kunnen ze dat klaarzetten voor de bezorgers. Veel wijzigt er dan niet meer. Vroeger was onze online winkel tot middernacht geopend, maar dat was niet meer te doen. Daarom kunnen mensen nu tot 17:45 uur bestellen voor de volgende dag, om het voor ons beter werkbaar te houden.’

Om verspilling zoveel mogelijk tegen te gaan, zorgen de winkels zelf voor hun bestellingen. ‘Ze kijken in de kassa wat ze op die dag verkocht en over hebben en passen dan de bestelling voor dezelfde dag een week later aan, maar houden daarbij ook rekening met bijvoorbeeld vakanties of komende feestdagen. Maar het blijft natuurlijk lastig inschatten met versproducten. We willen liever geen nee verkopen, maar we willen ook niet aan het eind van de dag veel overhouden. Daarom is het voor ons heel prettig als klanten vooraf hun bestelling doen. Dat hoeft natuurlijk niet voor één brood, maar als je zeker wilt zijn dat jouw brood of wat lekkers bij de koffie op voorraad is als je komt, dan geeft bestellen zekerheid. Die bestellingen kunnen gewoon in de winkel afgehaald en betaald worden, zodat het ook niks extra kost.’

Dat Liana veel plezier heeft in haar werk blijkt wel uit haar enthousiaste verhaal. ‘Ik heb, op een stage na, nog nooit een andere werkgever gehad en voel me echt verbonden met ‘ons’ bedrijf. We zijn enorm goed op elkaar ingespeeld en als het nodig is ben ik er. Maar dat is wederzijds, want het is geven en nemen. Ik denk dat die saamhorigheid ook kenmerkend is voor dit familiebedrijf.’