PROCURATIEREGELING WOONSTICHTING STEK Woonstichting Stek verder te noemen: Stek
Inleiding
De procuratieregeling houdt in dat aangewezen personen/functionarissen volmacht hebben tot het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens Stek. In Aanhangsel 1 van dit document is een overzicht opgenomen van personen die bevoegd zijn tot het doen van betalingen en het overmaken van gelden namen Stek. In Aanhangsel 2 van dit document zijn enkele aanvullende bevoegdheden opgenomen. Deze hebben betrekking op interne aangelegenheden, zoals bijvoorbeeld bevoegdheden ten aanzien van het afboeken van oninbare vorderingen. Uitsluitend functionarissen vermeld in deze procuratieregeling hebben volmacht om externe contractuele verplichtingen aan te gaan voor het betreffende aandachtsgebied. De procuratieregeling ligt ter inzage op het hoofdkantoor van Stek en staat ook vermeld op de website van Stek; www.stek-wonen.nl Aanhangsel 2 is niet opgenomen op onze website. Het bestuur is volgens artikel 7 van de statuten bevoegd Stek te besturen en heeft daartoe alle bevoegdheden, al dan niet na (voorafgaande) goedkeuring door de raad van commissarissen, die niet door de wet of de statuten aan andere organen zijn opgedragen.
Uitgangspunten bij deze procuratieregeling
Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW Voor de procuratiehouders geldt dat de verleende procuratie geldt binnen de kaders van de vastgestelde jaarbegroting. Opdrachtverstrekking voor planmatige onderhoudswerkzaamheden en vastgoedontwikkeling dienen altijd schriftelijk te worden bevestigd. Ook mondelinge opdrachten in geval van spoed dienen altijd voor het betaalbaar stellen schriftelijk te worden bevestigd. Transacties met financiële instellingen, anders dan lening contracten, vallen buiten deze procuratieregeling. Opdrachtverstrekking vindt schriftelijk plaats. Opdrachtverstrekking buiten de goedgekeurde bedrijf- en onderhouds-jaarbegroting wordt ondertekend door de bestuurder. Opdrachten worden verstrekt met inachtneming van de wettelijke richtlijnen en het goedgekeurde beleid van Stek. De bestuurder zal bij externe opdrachtverstrekking er naar streven altijd het “vier-ogen-principe” toe te passen. Bij kort verlof of verzuim van de bestuurder kunnen specifieke afspraken gemaakt worden over de delegatie van bevoegdheden van de bestuurder. De bestuurder zorgt ervoor dat deze afspraken voor de bewuste periode worden vastgelegd.
17 maart 2021 Reglement bevoegdheden en procuratie Woonstichting Stek
1/12
Procuratiehouders
De bestuurder verleent volmacht uitsluitend aan de in het aanhangsel opgenomen personen/functionarissen, te weten: A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K. L. M. N. O. P. Q. R. S. T. U. V.
Manager Wonen Manager Financiën & Bedrijfsvoering Manager Vastgoed Manager Beleid en Strategie Hoofd Rayonteams Hoofd Klant Contact Centrum Verhuurmakelaar Opzichter Mutatie en Dagelijks Onderhoud (Senior) Projectontwikkelaar Nieuwbouw Projectleider Nieuwbouw Programmamanager Verduurzaming Projectleider Verduurzaming (Senior) Werkvoorbereider Planmatig Onderhoud Medewerker Inkoop en Contracten Medewerker Kwaliteit en Innovatie Medewerker Informatie Communicatieadviseur Adviseur P&O Medewerker Zakelijke Markt Senior Medewerker Dagelijks Onderhoud en Kwaliteit Adviseur – Coördinator ICT Overige medewerkers
- Procuratiehouder A - Procuratiehouder B - Procuratiehouder C - Procuratiehouder D - Procuratiehouder E - Procuratiehouder F - Procuratiehouder G - Procuratiehouder H - Procuratiehouder I - Procuratiehouder J - Procuratiehouder K - Procuratiehouder L - Procuratiehouder M - Procuratiehouder N - Procuratiehouder O - Procuratiehouder P - Procuratiehouder Q - Procuratiehouder R - Procuratiehouder S - Procuratiehouder T - Procuratiehouder U - Procuratiehouder V
Procuratiehouder A: Manager Wonen
Is bevoegd Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot dertigduizend euro (€ 30.000) ten behoeve van reparatieonderhoud, mutatieonderhoud en badkamer, keuken en toilet-renovatie en leefbaarheid. Is bevoegd Stek te binden ten behoeve van het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfentwintigduizend euro (€ 25.000) toegespitst op de eigen verantwoordelijkheid en activiteiten. * 1
Procuratiehouder B: Manager Financiën & Bedrijfsvoering
Is bevoegd Stek te binden ten behoeve van het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfentwintigduizend euro (€ 25.000) toegespitst op de eigen verantwoordelijkheid en activiteiten waaronder financiële-, fiscale- , ICT- en facilitaire zaken. *1 Is bevoegd, na het doorlopen van de interne procedure en in het bijzonder de verleende volmacht van de bestuurder, om de gesprekken met bankinstellingen te voeren voor het afsluiten van een financiering binnen de op dat moment geldende kaders.
Procuratiehouder C: Manager Vastgoed
1
Is bevoegd, binnen de vastgestelde jaarbegroting, goedgekeurde investeringsbesluiten, dan wel goedgekeurde fase(n) in het projectfasemodel om Stek te binden ten behoeve van vastgoedontwikkeling, verduurzaming (renovatieprojecten en woningverbetering) en planmatig onderhoudswerkzaamheden tot honderdduizend euro (€ 100.000).
Opdrachten/verplichtingen die niet via Tobias Ax worden aangegaan.
17 maart 2021 Reglement bevoegdheden en procuratie Woonstichting Stek
2/12
Is bevoegd Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfentwintigduizend euro (€ 25.000) toegespitst op de eigen verantwoordelijkheid en activiteiten. *1
Procuratiehouder D: Manager Beleid en Strategie Is bevoegd Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfentwintigduizend euro (€ 25.000) toegespitst op de eigen verantwoordelijkheid en activiteiten. *1
Procuratiehouder E: Hoofd Rayonteams
Is bevoegd Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijftienduizend euro (€ 15.000) ten behoeve van mutatieonderhoud en badkamer, keuken en toiletrenovatie. Een hoofd van de rayonteams heeft géén mandaat voor het aangaan van verplichtingen rondom reparatieonderhoud.
Procuratiehouder F: Hoofd Klant Contact Centrum
Is bevoegd Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijftienduizend euro (€ 15.000) ten behoeve van reparatieonderhoud.
Procuratiehouder G: Verhuurmakelaar
Is bevoegd namens Stek een huurovereenkomst te sluiten voor de verhuureenheden, niet zijnde bedrijfsonroerendgoed, van Stek. Is bevoegd namens Stek een eindafrekening op te stellen bij beëindiging van de huurovereenkomst. Is bevoegd intern opdracht te geven voor het uit te voeren mutatieonderhoud in samenspraak met de Opzichter Mutatie en Dagelijks Onderhoud. Is bevoegd namens Stek de eindafrekening op te stellen bij de beëindiging van een huurovereenkomst.
Procuratiehouder H: Opzichter Mutatie en Dagelijks Onderhoud
Is bevoegd Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot zesduizend vijfhonderd euro (€ 6.500) ten behoeve van mutatieonderhoud en badkamer, keuken en toilet-renovatie en reparatieonderhoud.
Procuratiehouder I: Sr. Projectontwikkelaar Nieuwbouw en Projectontwikkelaar nieuwbouw Is bevoegd Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot tienduizend euro (€ 10.000) ten behoeve van vastgoedontwikkeling en renovatieprojecten.
Procuratiehouder H: Projectleider Nieuwbouw
Is bevoegd Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot tienduizend euro (€ 10.000) ten behoeve van vastgoedontwikkeling en renovatieprojecten.
Procuratiehouder K: Programmamanager Verduurzaming
Is bevoegd Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot tienduizend euro (€ 10.000) ten behoeve van projectmatige verduurzaming en woningverbetering.
Procuratiehouder L: Projectleider Verduurzaming
Is bevoegd Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot tienduizend euro (€ 10.000) ten behoeve van projectmatige verduurzaming en woningverbetering.
17 maart 2021 Reglement bevoegdheden en procuratie Woonstichting Stek
3/12
Procuratiehouder M: Sr. Werkvoorbereider Planmatig Onderhoud en Werkvoorbereider Planmatig Onderhoud Is bevoegd Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot tienduizend euro (€ 10.000) ten behoeve van planmatig onderhoud.
Procuratiehouder N: Medewerker Inkoop en Contracten
Is bevoegd Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot tienduizend euro (€ 10.000) ten behoeve van contractonderhoud.
Procuratiehouder O: Medewerker Kwaliteit en Innovatie
Is bevoegd Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot tweeduizend euro (€ 2.000) in het kader van onderzoek op het gebied van innovatie, kwaliteit en vastgoed(beleid).
Procuratiehouder P: Medewerker Informatie
Is bevoegd Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot tweeduizend euro (€ 2.000) in het kader van het actualiseren van o.a. energie labels en tekenwerk.
Procuratiehouder Q: Communicatieadviseur
Is bevoegd Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot tweeduizend euro (€ 2.000) in het kader van de communicatie en publicitaire uitingen.
Procuratiehouder R: P&O adviseur
Is bevoegd Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot tweeduizend euro (€ 2.000) in het kader van de P&O uitingen
Procuratiehouder S: Medewerker Zakelijke Markt
Is bevoegd Stek te binden betreffende het aangaan enkelvoudige externe verplichtingen voor verkoopactiviteiten tot vierduizend euro (€ 4.000) voor woningen uit de verkoopvijver (vastgesteld in de jaarbegroting). Is bevoegd om namens Stek eindafrekeningen op te stellen voor bedrijfsonroerend goed bij de beëindiging van een huurovereenkomst. Voor VvE beheer wordt nadrukkelijk geen procuratie verleend.
Procuratiehouder T: Senior Medewerker Dagelijks Onderhoud en Kwaliteit Is bevoegd, Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijftienhonderd euro (€ 1.500) ten behoeve van reparatieonderhoud.
Procuratiehouder U: Adviseur – Coördinator ICT
Is bevoegd, Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfduizend euro (€ 5.000) ten behoeve van ICT.
Procuratiehouder V (Overige medewerkers) Is niet bevoegd om namens Stek opdrachten te verstrekken. Uitzondering hierop zijn enkele mandaten van € 1.000 en kleiner: De Opzichter Planmatig Onderhoud is bevoegd, Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot duizend euro (€ 1.000) in het kader van het toekennen van 17 maart 2021 Reglement bevoegdheden en procuratie Woonstichting Stek
4/12
meerwerk tijdens onderhoudswerkzaamheden. Hierbij moet sprake zijn van een passende wisselwerking tussen procuratiehouder M. De Opzichter Verduurzaming is bevoegd, Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot duizend euro (€ 1.000) in het kader van het toekennen van meerwerk tijdens onderhoudswerkzaamheden. Hierbij moet sprake zijn van een passende wisselwerking tussen procuratiehouder K of L. De Opzichter Mutatie en Dagelijks onderhoud is bevoegd, Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot duizend euro (€ 1.000) in het kader van het toekennen van meerwerk tijdens onderhoudswerkzaamheden. Hierbij moet sprake zijn van een passende wisselwerking tussen procuratiehouder E. De Wijkbeheerder, die passende bij de eigen taken en verantwoordelijkheden, Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfhonderd euro (€ 500) ten behoeve van veiligheid en leefbaarheid. De Facilitair Medewerker is bevoegd Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfhonderd euro (€ 500) in het kader van de aanschaf van kantoorartikelen en -benodigdheden. De Woonconsulent en Projectconsulent, die passende bij de eigen taken en verantwoordelijkheden, Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfhonderd euro (€ 500) ten behoeve van leefbaarheid. De Medewerker huurincasso die namens Stek betalingsregelingen met huurders kan treffen en de juridische procedure starten kan ten behoeve van het uitzetten van huurders wegens achterstand in huurbetaling of wegens andere reden. De KCC-medewerker kan via de beslisboom verplichtingen met derden aangaan tot duizend euro (€ 1.000) in het kader van reparatieonderhoud na een reparatiemelding van één van onze huurders. De KCC-medewerker kan namens Stek betalingsregelingen met huurders treffen, met dien verstande dat het de eerste keer is in het afgelopen jaar met een huurachterstand van maximaal een maand.
Het doen van betalingen en het overmaken van gelden namens Stek Naast de bestuurder zijn dit de personen zoals vermeld in aanhangsel 2 behorende bij deze regeling. Hierbij geld dat betalingsopdrachten altijd door twee van de in aanhangsel 2 genoemde personen ondertekend moeten worden. Ondertekening van overeenkomsten niet zijnde huurovereenkomsten Alle overeenkomsten, die niet zijn ondervangen met bovenstaande procuraties, waarin door Stek verplichtingen worden aangegaan, worden ondertekend door de bestuurder. Ondertekening van brieven en algemene correspondentie Alle overige brieven, niet zijnde standaardbrieven in het kader van de dagelijkse werkzaamheden, waarin afspraken worden bevestigd en/of verplichtingen worden aangegaan worden uitsluitend ondertekend door de betreffende manager en de bestuurder. Deze procuratieregeling is vastgesteld door het bestuur. J.C.M. Al, Bestuurder Lisse, 23 maart 2021
17 maart 2021 Reglement bevoegdheden en procuratie Woonstichting Stek
5/12