Dire
Sabrina ctie s
ecret e aress
Dit ben ik ook
Regelneef Goede luisteraar Sushi fan
HET LEVEN IS EEN FEESTJE EEN GROOT EVENT ORGANISEREN EEN REIS NAAR HAWAII MAKEN
STAAT OP MIJN BUCKETLIST!
JE MOET ALLEEN ZELF DE SLINGERS OPHANGEN DAAR GELOOF IK IN!
SPONTAAN - ORGANISATORISCH STERK - AANSTEKELIJK ENTHOUSIAST
Dรกt ben ik!
MIJN WERKERVARING
WAT ALS JE JE VOLLEDIG KAN RICHTEN OP WAAR JIJ ÉCHT MEE BEZIG WILT ZIJN? ALS ALLE RANDZAKEN VOOR JE GEREGELD WORDEN? DAT IS WAT IK DOE ALS (DIRECTIE-)SECRETARESSE. Ik ondersteun niet alleen, maar denk echt pro(actief) mee over wat jou verder helpt. Dat maakt ons een topteam.
Een kijkje in mijn ervaring 2012 - heden Directie secretaresse, ASR Verzekeringen N.V. te Utrecht Ondersteunen van directie ASR Schade (2). Mijn hoofdtaak is het bieden van complete emailondersteuning. Waterdicht! Dit betekent voor mij dat ik alles proactief oppak van mail of acties uit de mail. Denk aan het: archiveren van mail en monitoren van uitgezette acties door mijn leidinggevende. En niet vergeten; het agenda beheer. Verder hoort ook bij mijn huidige functie: voorbereiden van stukken en maken van agenda’s, organiseren van hei/themadagen, regelen van zalen en catering bij een afspraak, opnemen van de telefoon, openen en versturen van post, opmaken en versturen van brieven, facturatie stromen controleren en ben ik aanspreekpunt voor directie leden maar ook voor managers en medewerkers. Verder werk ik geheel digitaal door gebruik van het systeem One Note.
“WERK JE MET MIJ? DAN KRIJG JE MIJN GLIMLACH ER GRATIS BIJ!”
Directie secretaresse/Office Manager, Ditzo B.V. te Zeist Ondersteunen van directeur en het managementteam (4). Secretaresse werkzaamheden zoals agendabeheer, voorraadbeheer van kantoorartikelen, lunches verzorgen, ontvangen van gasten, opname telefoon, invoeren van contactgegevens in Super Office, organiseren van evenementen, verspreiding documentatie & inkomende post, verzorgen van mailingen en promotiemateriaal, archiveren, zorgdragen voor een adequate bezetting en bereikbaarheid van de afdeling. Maar ook ondersteuning van HR Manager, o.a. maken van contracten, maken en bijhouden medewerkerdossiers, voeren sollicitatiegesprekken, uitdraaien en versturen loonstroken, bonusbrieven etc.
EDITORIAL
IK DENK MET JE MEE Wat leuk dat je de tijd neemt om mijn magazine te lezen. In de zoektocht naar een nieuwe uitdaging als directiesecretaresse is dit persoonlijke magazine een mooie manier om mijzelf te presenteren. Dit magazine geeft een goede indruk over wie ik ben, wat ik kan en wat ik doe. Als secretaresse vind ik het belangrijk om goed over te komen. Daar hoort vriendelijkheid bij maar zeker ook een vrolijke noot. Een gezellige sfeer op de afdeling en leuke collega’s vind ik dan ook erg belangrijk. Maar eerlijkheid staat bij mij ook erg hoog in het vaandel! Als ik van mening ben dat zaken handiger of anders geregeld kunnen worden dan houd ik dit niet voor mij. Ik ben een open boek dus je weet wat je aan mij hebt. Ik neem mijn werk heel serieus en doe er alles aan om mijn leidinggevende zo goed mogelijk te ondersteunen en te ontlasten. Even tijd nodig om te sparren over werkzaamheden? Geen probleem, ik denk mee. Een goede klik tussen mijn leidinggevende en mij is daarom erg belangrijk. Waar ik energie van krijg is het oppakken van de complete e-mailondersteuning. Ik zie alles voorbij komen en kan zo snel acties oppakken en schakelen met collega’s waar nodig. Opbergen van mailtjes hoef je zelf niet meer te doen en alle mailtjes zijn altijd terug te vinden in het archief. Door het gebruik van One Note hoef je nooit meer te zoeken in je mailbox naar informatie voor bij een afspraak, dit staat al klaar in het betreffende afspraak mapje. Alles snel en overzichtelijk bij de hand. Ben je nieuwsgierig naar hoe ik dingen doe, laat het mij weten dan drinken we een kop thee. Contact swithake@hotmail.com 06 20 95 71 32
Sabrina
TYPISCH
Sabrina
IK BEN EEN DOENER, SNEL EN ENTHOUSIAST. IK ZIE MEZELF ALS DUIZENDPOOT Waarom een duizendpoot? Niets is teveel of te gek! Wil je het beste restaurant of een ronde tafel? Ik bel net zolang rond totdat ik het juiste restaurant heb gevonden of die leuke ronde tafel bij het raam. Moet er een event of themadag georganiseerd worden? Dan zit je bij mij goed. Daar krijg ik energie van. Ook zie ik snel verbanden tussen e-mail en afspraken. Voorbereidingstijd voor een overleg nodig? Maak je niet druk, voorbereidingstijd staat al in de agenda Agendabeheer zie ik als een uitdaging, ĂŠĂŠn grote puzzel. Geen plek in de agenda? Dan zoek ik naar een andere oplossing. Ook kun je ervan uitgaan dat als een afspraak in de agenda staat alles is geregeld. Denk aan locatie, parkeerplaats, catering, ruimte etc. Nooit meer twijfelen! Diversiteit in het secretaressewerk past echt bij mij. Geen dag is hetzelfde.
DIT BEN IK OOK
DIT BEN IK OOK Moeder van Ryan en Ricky Getrouwd met Peter Chocola Zon zee strand Schoenentik Relaxen in sauna Fotoboekmaker Zus van Kelwin Uiteten met vrienden
Boek lezen in vakanties
Stedentrips Tante
Themafeestjes Goede luisteraar Series kijken Weekendjes weg met vriendinnen
Filmen Winkelen Dansen 90’s muziek Dol op kerst Beste vriendin Regelneef Vakanties Sushi fan Theeleut
SABRINA
door andere ogen
Sabrina regelt, ontzorgt en denkt vooruit Wat mij als eerste te binnen schiet als ik aan Sabrina denk is: aanwezig, creatief, vrolijk, doorzetter en leergierig. Ik heb Sabrina leren kennen toen ik kwam werken bij a.s.r. op het Secretariaat Schade in een team van drie secretaresses, waar Sabrina onderdeel van uitmaakte. Sabrina is gegroeid in haar functie als secretaresse. Ik zie haar als een gedreven collega die openstaat voor veranderingen / vernieuwingen. Structuur hoog in het vaandel heeft staan en ook haar collega’s enthousiasmeert en scherp houdt.
Sabrina regelt, ontzorgt en denkt vooruit. Een toegewijde collega. Je kan met haar lachen. Bovendien heeft ze oprechte aandacht voor haar collega’s. Elke werkgever mag zich uiterst gelukkig prijzen met Sabrina in het team.
Odette van der Wulp
Ze maakt zaken af voordat ze naar huis gaat
Gert-Jan Bunt Directeur a.s.r. Verkoop
Als ik aan Sabrina denk dan denk ik: “Energie”. Sabrina bruist op het werk van de positieve energie en dat zie je terug in de volgende zaken: • ze is een harde werker die heel betrokken is bij haar werk en haar team • ze maakt zaken af voordat ze naar huis gaat • ze is vrolijk en enthousiast • ze praat tegen zichzelf tijdens het werk • ze is heel direct en daardoor weet je precies wat je aan haar hebt • als ik iets vraag dan regelt ze dat snel en goed. Ik hoef haar zelden ergens aan te herinneren • ze is leergierig en bereid om te vernieuwen Kortom, ik ben heel blij met Sabrina als secretaresse.
Sabrina ziet mogelijkheden en niet de beperkingen
Collega directie secretaresse
Ze heeft mij geleerd om assertiever te worden Sabrina...... Het was in het jaar 2000 dat ik haar leerde kennen via onze mannen. In eerste instantie eigenlijk helemaal niet mijn type, ze was recht voor de raap en dat was ik totaal niet. In het begin was ze meer “de vriendin van”, dan mijn vriendin. Totdat ik met mijn familie een weekje naar Turkije ging en er een plekje vrij was. Sabrina wilde wel mee! Daar leerde ik Sabrina veel beter kennen en vanaf toen kan ik stiekem niet meer zonder haar.
Sabrina is een onbevangen collega, met een hart op de goede plaats, altijd in voor iets leuks en kan op momenten een volledig ontwapenende reactie geven. Kenmerkend voor Sabrina is de actiegerichte houding; hoe kunnen we het organiseren met haar vizier op de mogelijkheden en niet de beperkingen. Naar klanten heeft zij een gastvrije en open benadering; daardoor voelen ze zich welkom. Ze neemt haar werk serieus; je vraagt nooit tevergeefs iets aan haar.
Ze is eerlijk, staat altijd voor je klaar, houdt van gezelligheid en organiseert ook graag van alles. Het liefst ook haar eigen feestjes, want ze houdt van de controle en niet van verassingen. Dat was als ceremoniemeester een hele uitdaging met haar vrijgezellenfeest en haar trouwerij. Zij heeft mij geleerd om assertiever te worden, wat mij veel goeds heeft gedaan. Ze is ook gek op foto’s, zij is degene die voor iedereen een fotoboekje maakt als we een weekend weg zijn geweest. Ik kan een heel boek schrijven over dingen die we hebben meegemaakt met leuke en minder leuke momenten. Maar zij is er altijd voor mij. Kortom, ik kan me geen betere vriendin wensen dan Sabrina!
Adéle Jeuken Directeur a.s.r. Volmachten
Angelique Wets Vriendin
Koffie halen voor collega’s Mail verwerken
Van hotelreservering tot relatiegeschenk
Acties uitzetten Telefoon opnemen Afspraak inplannen Restaurant reserveren Bezoek aanmelden Catering regelen Locatie zoeken voor feest Hotel reserveren Pennenset jubileum regelen Bloemen versturen Geboorte presentje bestellen Post uitpakken en versturen Bubbels versturen naar pas getrouwde collega Even een ruimte in met huilende collega Eindejaarattentie bedenken en regelen Taart met logo versturen naar relatie Beterschapskaartje versturen Uitje voor collega’s bedenken en offerte opvragen Externe locatie checken Ticket boeken Agenda voorbereiden Overleg met leidinggevende over agenda en stukken Bezoek ontvangen Meet&Greet relatie regelen Stukken archiveren Nog even snel gebak regelen voor een verjaardag Even sparren over een moeilijk gesprek
“EEN DAG UIT HET LEVEN VAN EEN DIRECTIESECRETARESSE”
CREATE YOUR OWN
SUNSHINE