JÄRJESTÖSEKTORIN KEHITTÄMISSUUNNITELMA JYYn vuoden 2011 toimintasuunnitelmassa oli kirjaus: “JYYn tulee luoda kattava pitkän tähtäimen järjestötoiminnan kehittämissuunnitelma. Vuoden 2010 aikana on noussut esille useita tapoja hoitaa viestintää ja yhteistyötä paremmin JYYn piirissä toimivien järjestöjen kanssa. Tarkoituksena on etsiä uusia tapoja vanhojen tapojen lisäksi, joilla voidaan tuoda JYYtä enemmän osaksi järjestöjen - ja tätä kautta opiskelijoiden - arkea. Suunnitelma laaditaan yhdessä jäsenpalvelusihteerin kanssa.” Tässä suunnitelmassa on kaksi osaa: 1. Taustaosa, joka kertoo miten järjestöjä on kuultu ja miltä JYYn järjestösektorin tila näytti vuoden 2011 keväällä, kun suunnitelmaa lähdettiin kirjoittamaan 2. Varsinainen kehittämissuunnitelma Suunnitelman on kirjoittanut JYYn vuoden 2011 hallituksen jäsen Mikko Punkari ja suurena apuna on toiminut jäsenpalvelusihteeri Maria Lilja.
Taustaosa alkaa tästä... 1. Kuvaus järjestösektorin tilasta JYYn piirissä toimivia järjestöjä ovat ainejärjestöt, osakunnat ja harrastejärjestöt. Järjestökenttä on laaja, monipuolinen ja heterogeeninen. Yhteistyötä tehdään myös JYYn ulkopuolisten järjestöjen kanssa. JYYn henkilökuntaan kuuluu jäsenpalvelusihteeri, jonka toimenkuvaan sisältyy myös järjestöjen ohjaus ja neuvonta. Lisäksi yhteydenpitoa järjestöihin hoitaa JYYn hallitus. Hallituksesta löytyy vähintään yksi jäsen, jonka vastuualueeksi järjestöt on määritelty. JYYn yhteydenpito ainejärjestöihin on tapahtunut järjestöklubien, koulutusten, kummitoiminnan ja valiokuntien kautta. Lisäksi jäsenpalvelusihteeri ja hallituksesta nimetyt järjestökummit ovat tavanneet järjestöjä. Tiedotusvälineistä käytetyimpiä ovat olleet sähköpostilistat.
2. Palautteesta 2.1 palautteen keräämisestä JYYn hallitus toteutti jäsenistölleen tunnettuuskyselyn vuonna 2010. Palautetta on kerätty myös erityisesti järjestöiltä. Kirjallisessa muodossa palautetta on kerätty pääsääntöisesti aina koulutusten ja järjestöklubien yhteydessä. Lisäksi jäsenpalvelusihteeri on kerännyt palautetta kahdesti vuodessa koskien järjestöjen toiveita ja JYYn järjestösektorin toimintaa ja tarjontaa. Suullista palautetta on luonnollisesti myös vastaanotettu paljon tapaamisten yhteydessä. Tämän lisäksi palautetta on tullut jonkin verran JYYn valitusviikkojen ja hymyviikon yhteydessä. JYY saa paljon tietoja järjestöistä myös yleisavustushakemuksista ja niiden liitteistä.
2.2 palautteen yhteenvetoa Etenkin JYYn järjestämät koulutukset on koettu pääosin erittäin hyväksi ja tarjonta monipuolisiksi. Palautteessa on kuitenkin noussut esille myös paljon epäkohtia ja asioita, jotka tulisi hoitaa paremmin. Yleisimmiksi järjestökenttää koskeviksi puutteiksi ja kehityskohdiksi listataan mm. Ylioppilaskunta on etäinen, Ylioppilaskunta ei näy tavallisen opiskelijan arjessa ● Ylioppilaskunnan toiminnasta ei ole tarpeeksi tietoa. On epäselvyyttä siitä, mitä ● toimintaa on tarjolla Valiokuntatoiminta pelottaa: käytännön avaaminen, mitä kokouksessa tapahtuu? ● Mahdollisuuksia ainejärjestöjen verkostoitumiseen järjestetään liian vähän ● Tapahtumista, bileistä tiedottamisen käytännöt hämmentävät (Jyytiset, Byytiset jne.) ● Kotisivujen “Apua järjestötomintaan”-osioon kaivataan ohjeita liittyen tiedotukseen, ● kotisivujen päivittämiseen, uuteen yhdistyslakiin ja jäsenrekisterin ylläpitoon Järjestöt toivoisivat, että JYY voisi hankkia lainattavaksi tai vuokrattavaksi mm. ● pakettiauton, äänentoistolaitteet ja videokameran Koulutustarjontaan kaivattiin koulutuksia puheenjohtajille, talousvastaaville ja ● yritysvastaaville Ensimmäisessä kohdassa mainitut asiat mainitaan JYYn kaikille opiskelijoille 2010 teettämässä tunnettuuskyselyssä, ja samat asiat esiintyvät järjestöiltä vuoden alussa kerätyssä palautteessa. Loppuvuodesta kerätyssä palautteessa taas koetaan, että JYY on tullut lähemmäksi järjestöjä ja tavallista opiskelijaa. Asia saattaa olla toki näin, mutta todennäköisemmin ilmiö selittyy sillä, että järjestön hallituksessa aloittaessaan järjestötoimijalla ei ole vielä kovin kattavaa tietoa JYYn tarjonnasta, jolloin se koetaan heikommaksi kuin se todellisuudessa on. Jos siis verrataan vain vuoden lopussa ja alussa kerättyä palautetta keskenään, voidaan todeta että JYYn toiminta ottaa aina takapakkia ja etäisyyttä järjestöihin jokaisen vuoden alussa.
Järjestösektorin kehityksen arvioinnin kannalta olisikin parempi kerätä jatkossa palautetta säännöllisesti monta kertaa vuodesta (esim. vuoden alussa, kevään lopussa ja syksyn lopussa) ja vertailla keskenään eri vuosina, samana ajankohtana kerättyä palautetta. Ote vuoden 2010 viimeisellä järjestöklubilla kerätystä palautteesta: “Alkuun JYY vaikutti pelottavalta, mutta nyt homma tuntuu jo ihan kotoisalta. Harmi, että vasta kahdessa viimeisessä klubissa ollaan päästy keskustelemaan oikeasti ja opiskelijavaikuttaminen on näyttäytynyt aivan toisella tavalla. JYY oli mörkö, joka tuntui vaativan liikaa, mutta nyt se tuntuu hyvälle ystävälle, joka on meidän puolella.
3. Muita järjestösektorin haasteita JYYn näkökulmasta Järjestösektorin toiminnalle haasteita ei aiheuta kuitenkaan yksinomaan toiminta JYYn päässä. Tiedon siirtyminen ei onnistu Järjestöissä toimijat vaihtuvat tiheään tahtiin ja tiedon siirtyminen seuraaville luottamushenkilöille ei suju aina katkoksitta. Näin ollen kaikki järjestöaktiivit eivät ole välttämättä aina tietoisia JYYn tarjoamista tiedotuskanavista (sähköpostilistat, verkkosivut) eivätkä sen vuoksi saa tietoa esimerkiksi koulutuksista ja valiokuntatoiminnasta. Järjestöjen toiminnan ja toimihenkilöiden aktiivisuus on myös todella vaihtelevaa. Mikäli järjestön toimijat eivät ole liittyneet JYYn sähköpostilistoille tai päivittäneet kotisivuilleen tietoa nykyisistä toimijoista ja näiden yhteystiedoista, yhteyden saaminen järjestöön on todella vaikeaa. Tapahtuu vanhan (out of date) tiedon siirtymistä Ennen jäsenpalvelusihteerin palkkaamista JYYllä ei ollut resursseja antaa järjestöille tukea siinä määrin kuin nykyään. Tieto saatavilla olevasta avusta ja neuvonnasta ei ole vielä tavoittanut kaikkia järjestöjä. Tämä johtuu osittain ylläkuvatuista ongelmista tiedon siirtymisessä ja osaltaan siitä, että järjestöjen uusia toimijoita perehdyttävät vanhat toimijat eivät ole tietoisia JYYssä tapahtuneista parannuksista. Kaiken ylläolevan voisi siis tiivistää siihen, että ajantasainen tieto ei aina siirry järjestöissä eteen päin, jonka vuoksi kaikilla järjestöillä ei ole ajantasaista tietoa JYYstä ja saatavilla olevasta tuesta ja neuvonnasta.
Varsinainen kehittämissuunnitelma alkaa tästä... Ensimmäiseksi olisi hyvä määritellä JYYn järjestösektori. JYYn näkökulmasta se on perinteisesti tarkoittanut jäsenpalvelusihteeriä ja hallituksen järjestövastaavia sekä muita mahdollisia kummeja. Järjestöjen näkökulmasta on se erilainen. Järjestöt tarvitsevat mm. koulutuksia eri hallitusvastaavilleen ja toimihenkilöilleen. Osalle vastuualueista löytyy valiokuntia, osalle ei. Lisäksi järjestöt käyttävät paljon mm. JYYn tarjoamia tiloja ja tavaroita. 1. Määritellään itselle mikä JYYssä on järjestösektorin (jäsenpalvelusihteerin) koordinoimaa (valvooko jäsenpalvelusihteeri esim. että jokainen sektori järjestää koulutukset kaksi kertaa vuodessa ...entä kuuluuko yhteydenpito liikuntajärjestöihin liikuntavastaavalle vai järjestövastaaville?) 2. Tehdään hyvissä ajoin itselle selväksi, mitkä koulutukset tulee järjestää kaksi kertaa vuodessa (ja mitkä kerran vuodessa). 3. Rajataan itselle selväksi mikä on järjestösektorin ja mikä jäsenpalvelusektorin asia ja mikä on niiden ero. Onko esim. astioiden ja tilojen lainaaminen järjestöjen vai jäsenistön palvelua? Entä mahdolliset tulevat tilat (esim. 2015 remontin jälkeen tarvikevarasto)? HUOM! TÄMÄ PAPERI EI OLE JÄSENPALVELUSEKTORIN KEHITTÄMISSUUNNITELMA! 4. Käytetään viestinnässä selkeästi jäsenpalvelu-termiä kun on kyse jäsenpalvelua ja järjestöpalvelu-termiä silloin kun kyse on järjestöpalvelusta 5. Rajataan valiokunnat tärkeäksi osaksi JYYn ja järjestöjen välistä yhteydenpitoa, tehdään valiokunnista helpommin lähestyttäviä ja kootaan kaikkien valiokuntien tiedossa olevat kokoukset yhdelle internetsivulle. 6. Järjestetään tapaamisia niille järjestötoimijoille, joilla ei ole omaa valiokuntaa Kotisivuihin ja muuhun viestintään liittyen tulikin jo määrittelyn oheistuotteena pari huomiota. Järjestöprofiilit ja järjestöjen tietojen ajantasaisuus ovat olleet JYYn kannalta ongelmallisia seikkoja. Myös ne on ratkaistavissa, jahka JYYn uudet nettisivut tulevat joskus valmiiksi. 7. Tehdään verkkosivujen Järjestölle-osioon järjestösektorin vuosikello (josta käy ilmi esim. Jäsenpalvelusihteerin ruuhkainen syyskuu). Tämän lisäksi sivuilta tulisi löytyä ajantasainen vuosikello tai kalenteri, johon koulutusten, järjestöklubien ym. päivämäärät täyttyvät sitä mukaan kun ne varmistuvat 8. Listataan Järjestöt-osioon tieto siitä, kuka on minkäkin järjestön JYY-kummi 9. Siirretään Tiedotusohjeita-sivulta JYYn sähköpostilistat omalle sivulleen paremman kuvaavan otsikon alle 10. Päivitetään Järjestölle-osioon niitä asioita, joita järjestöt sinne kaipaavat 11. Otetaan käyttöön nettisivujen järjestöprofiilit-osio, kun se joskus valmistuu (Idea: Järjestö saa tunnukset ja täyttää itse tietonsa sinne. Nettisivut listaavat tarvittaessa samantien tiedon mm. hallituksen henkilöistä (toimialoittain), ainejärjestötiloista, yhteystiedoista, jäsenmääristä, hallitusten vaihtumisajankohdista. Tieto pysyy ajantasaisena,
sillä järjestelmä alkaa herjata, jos tietoja ei ole päivitetty hallituksen vaihtumisajankohdan jälkeen. Näin saadaan tieto siitä, onko joku järjestö putoamassa mm. JYYn sähköpostilistoilta, ja menettämässä tiedon JYYn tarjonnasta, omien tiedonsiirtymisongelmien vuoksi jolloin voidaan ottaa yhteyttä. Samalla tiedetään paremmin missä järjestössä vaihtuu hallitus milloinkin ja osataan ajoittaa koulutukset mahollisimman hyvin.) 12. Luodaan ohje-sivu profiilien käytöstä ja opastetaan järjestöjä profiilien käyttöön 13. Otetaan käyttöön nettisivujen tapahtuman suunnittelukalenteri, kun se joskus valmistuu 14. Otetaan yhteyttä yhdistykseen aina, kun sen hallitus vaihtuu (järjestöprofiilien ansiosta tiedetään milloin hallitus vaihtuu missäkin järjestössä) ja välitetään tieto siitä ● ● ● ● ● ●
mikä JYY on ja mitä se tarjoaa järjestölle mitä JYYn nettisivujen järjestölle-osiosta löytyy mitä sähköpostilistoja JYYllä on mitä ovat JYYn sivujen järjestöprofiilit ja miten omaa sellaista päivitetään mikä on JYYn sivujen tapahtuman suunnittelukalenteri ja miten sitä käytetään miten JYYn kautta voi tiedottaa tapahtumista ja muista asioista jne. Vaihtoehtoisesti voi miettiä, kannattaisiko järjestää vuoden lopussa tuleville järjestöaktiiveille kohdennettu JYY-info, jossa kerrottaisiin yllämainituista asioista? (esim. JYYn tutor-infossa on aina mukana pari seniortutoria kertomassa, mikä on ollut jees.)
Varsinainen järjestösektorin toiminta on silti kuitenkin kasvokkaista ohjausta, tukemista ja kuulemista. Tätä tapahtuu kummitoiminnan, jäsenpalvelusihteerin ja järjestöklubien ja aamiaistapaamisten kautta. 15. Pyhitetään Järjestöklubit järjestöjen keskinäiseen verkostoitumiseen ja siirretään asiaosuus aamupalatapaamisiin. Järjestetään vähintään 3 järjestöklubia ja 4 aamiastapaamista. 16. Järjestöklubien lisäksi palkitaan järjestöaktiiveja palkitsemispäivällä ja valiokuntien yhteisillä pikkujouluilla ja kevään päätöskekkereillä. 17. Määritellään JYYn hallituksen järjestökummien toiminnalle minimivaatimukset. (esim. tavata jokainen oma kummijärjestö vähintään kerran keväällä ja kerran syksyllä) sekä kirjoitetaan kummin toimenkuvaa muuten auki (myös nettisivuille) Jätetään kuitenkin aina sen hetkiselle hallitukselle päätettäväksi: ● ● ●
kummien lukumäärä tapaako kummi joka järjestön erikseen vai monta järjestöä kerralla ravaako kokouksissa (kokousaikojen sovittaminen omaan kalenteriin välillä haasteellista) vai kutsuuko luokseen 18. Osallistetaan järjestöaktiiveja JYYn järjestösektorin kehittämiseen, muutenkin kuin palautetta keräämällä. Esim. konkareiden hyödyntäminen alkuvuoden koulutusten suunnittelussa ja loppuvuoden JYY-info tuleville järjestötoimijoille. Toteuttamisvaihtoehtoina voi pohtia Järjestövaliokuntaa, Kaikille avointa järjestösepaa (aamiastapaaminen?) tai jonkinlainen vanhojen/vanhempien järjestöaktiivien porukkaa.
19. Luodaan järjestöjen puheenjohtajille oma vertais(tuki)ryhmänsä. Lisäksi on äärimmäisen tärkeää muistaa, että JYYn piirissä toimii myös muita yhdistyksiä kuin ainejärjestöt. Osan kohdalla on varmasti hyvä miettiä, kannaatko heidän kummikseen laittaa joku muu kuin järjestövastaava (esim. liikuntavastaava liikuntaseuroille, tiedotusvastaava valokuvaajille, joku partiolainen partiolaisille, tuuban soittaja orkestereille etc.) 20. Järjestetään liikuntajärjestöjen välisen yhteydenpidon harjoittamiseksi heille oma miitti esim. kaksi kertaa vuodessa. 21. Jos/kun osakunnilla on yhteisiä ideointeja tai kokouksia, tungetaan mukaan niihin 22. Koitetaan miettiä onko harrastejärjestöillä (jotka eivät ole liikuntaseuroja) joitakin tavoitteita, joiden täyttämiseksi niiden kannattaisi tehdä yhteistyötä. Mietitään miten muuten JYY voi tukea heidän toimintaansa. Järjestöiltä on tullut paljon palautetta niiden kehittämisestä. Kaikki ovat olleet yksimielisiä siitä, että ● ●
●
Hakemus tulisi voida tehdä verkossa Pisteytyslomakkeessa tulisi lukea aina selvästi tarkoitetaanko sillä edellisen vai kuluvan vuoden toimintaa (entä onko mahdollista korjata jokin asia toiminnassa jo ennen hakemuksen jättämistä) Pisteytyslomakkeessa tulisi lukea aina selvästi tarkoitetaanko vuodella yhdistyksen toimikautta, kalenterivuotta vai lukuvuotta
Jäsenpalvelusihteerin myötä tieto edellisvuosien käytännöistä siirtyy varmasti paremmin seuraaville hallituslaisille kuin aikaisemmin. Vuonna 2011 toimittiin niin, että järjestöjen perustoimintaa koskevat pisteytyslomakkeen kohdat painoivat enemmän kuin lisäpisteet. Katsoimme siis toimivan perustoiminnan tärkeämmäksi kuin mahdollisesti paljonkin vaivaa aiheuttavat hifistelyt. Tämän jälkeen tarkastelimme ainejärjestöjen jäsenmäärää ja varallisuutta, jakamalla järjestöt kummassakin viiteen eri kategoriaan. Halusimme, että tuki menee mahdollisimman monelle jäsenelle - ja toisaalta myös niille järjestöille, joilla ei ole mielin määrin ulkopuolista rahoitusta = niille, jotka sitä todella tarvitsevat. 23. Kutsutaan järjestötoimijat pohtimaan vuosittain yleisavustus- ja projektikriteerejä 24. Korjataan pisteytyslomakkeen ajanjaksoja koskevat epäselvyydet ja annetaan mahdollisuus tehdä korjauksia tiettyyn deadlineen saakka joidenkin kohtien osalta (esim. jos järjestö lisää JYYn logon ja linkin kotisivuilleen maaliskuun aikana, niin hyvä homma ja pisteet kotiin) 25. Parannetaan avustuskriteerien ja pisteytyslomakkeen avoimuutta 26. Toteutetaan yleisavustusten haku verkossa