ACHTERGROND
Unified Communications
Grip houden op alle communicatie binnen jouw organisatie Steeds meer bedrijven kiezen voor Unified Communications (UC) en dat betekent een nieuwe manier van werken en communiceren. Waarom kiezen bedrijven voor zo’n oplossing en wat zijn de verwachte voordelen van een UC-oplossing? TEKST MARC BOERSMA
eel bedrijven werken nog met traditionele telefooncentrales die een beperkte functionaliteit hebben. Op het moment dat deze aan vervanging toe is, gaan bedrijven nadenken over een nieuwe oplossing. Vanwege de vele mogelijkheden nemen veel bedrijven dan UC in overweging. Met ingang van 1 september 2019 stopt KPN met het aanbieden van ISDN. Het gaat om de enkelvoudige ISDN1 plus enkelvoudige en meervoudige ISDN2 lijnen Het ISDNnetwerk is verouderd en er zijn inmiddels betere en goedkopere alternatieven beschikbaar. Voor veel bedrijven betekent dit dat ze noodgedwongen hun oude ISDN-
‘Een goede UCoplossing biedt vanzelfsprekend ook alle functies van een traditionele telefooncentrale' telefooncentrale moeten vervangen door een modernere variant die werkt met de nieuwste technieken. De verwachting is dat met het opheffen van ISDN veel bedrijven zullen overstappen naar een UC-oplossing. Een goede oplossing biedt vanzelfsprekend ook alle functies van een traditionele telefooncentrale, zoals keuzemenu’s, wachtrijen, doorschakelen
46
WWW.WINMAGPRO.NL
en wachtmuziek. Daarnaast biedt UC nog meer features op het gebied van communicatie en integratie.
Wat is Unified Communications?
Van oudsher gebruiken bedrijven meerdere tools en systemen om met elkaar te communiceren en informatie uit te wisselen. Dat betekent dat medewerkers meerdere tools moeten beheersen en vaak dezelfde gegevens meerdere keren moeten invoeren. Kies je voor UC, dan hoef je bepaalde applicaties niet meer te gebruiken, want dezelfde functies zijn in de UC-oplossing geïntegreerd. Het betekent dat medewerkers vanuit een centrale omgeving overal en met elk apparaat kunnen communiceren om hun werk uit te voeren. Bedrijven die de medewerkers een UComgeving bieden, boeken goede resultaten: een hogere productiviteit, een betere binding met het personeel en een betere relatie met klanten en leveranciers.
Mobiliteit van medewerkers
Medewerkers zijn vandaag de dag veel mobieler. Ze zijn veel onderweg en werken veel vanuit huis. Ook onderweg moeten ze kunnen beschikken over alle tools die ze ook op kantoor hebben. We hebben tegenwoordig de beschikbaarheid over 4G om spraak en data via mobiele netwerken te versturen. Medewerkers beschikken met hun smartphone over een compleet apparaat om te communiceren met het bedrijf, klanten en leveranciers. Een vast toestel is niet meer nodig. Unified Communications betekent dat medewerkers overal en met elk apparaat kunnen communiceren om hun werk uit
OPLOSSING HOSTED OF ON-PREMISE? Bedrijven die kiezen voor UC oplossing staan voor de keuze om de benodigde technische infrastructuur op eigen locatie te stationeren of in de cloud te hosten. In de praktijk blijken de meeste bedrijven te kiezen voor de cloudoplossing van de leverancier van de UCoplossing. Het voordeel is dat ze geen investeringen in hardware te hoeven doen. Hardware vereist onderhoud en is na enige tijd weer aan vervanging toe. Door te kiezen voor een cloudoplossing, heb je deze zorgen niet. Daarnaast is alle hardware veilig en vaak redundant in een of meer datacenters geplaatst. Deze datacenters beschikken over goede faciliteiten, zoals noodstroomvoorzieningen en een streng toegangsbeleid, waardoor niet iedereen toegang tot de hardware heeft. Natuurlijk kun je ervoor kiezen om een UC-oplossing in het eigen bedrijf onder te brengen. Het bedrijf heeft dan maximale controle over alle hardware. Natuurlijk moet je wel iemand aanstellen die verantwoordelijk is voor het beheer. Is deze persoon ziek of met vakantie, dan kunnen problemen met de bereikbaarheid van het bedrijf ontstaan als de UC-oplossing storingen krijgt. Hardware veroudert snel en dat betekent dat het bedrijf weer nieuwe investeringen moet doen.
te voeren. Met de app op de smartphone beschikken de medewerkers over dezelfde functies als de collega’s op kantoor.
wat lastiger. Het is ook belangrijk dat je e-mailberichten uit het vorige programma kunt importeren in de nieuwe UC-oplossing.
Functies UC-omgeving
Videoconferencing
Een UC-omgeving biedt alle functionaliteit die ook in een traditionele telefooncentrale is te vinden. Daarnaast biedt een UCoplossing veel meer functionaliteit gericht op communicatie en integratie. .
Telefoneren
Telefoneren is nog steeds een van de meest populaire methoden om te communiceren. Elke UC-oplossing biedt ook mogelijkheden om een vaste telefoon door te schakelen naar een mobiel apparaat. Dat heeft als voordeel dat medewerkers ook onderweg of op andere locaties bereikbaar blijven voor het bedrijf. Op de smartphone kunnen ze met het vaste nummer van het bedrijf bellen. Dat nummer wordt ook meegezonden naar de persoon met wie ze bellen.
E-mailprogramma
Ook vanuit een UC-oplossing is het mogelijk om e-mailberichten te versturen. In de praktijk zien we dat veel gebruikers gehecht zijn aan een bepaalde e-mailprogramma. Dat maakt de overstap naar het e-mailprogramma van de UC-oplossing
Met een UC-oplossing kunnen medewerkers ook gebruik maken van videoconferencing. Het voordeel is dat medewerkers tijd besparen doordat ze vanaf een willekeurige locatie mee kunnen vergaderen. Vanwege de beschikbaarheid van breedbandinternet en 4G is er genoeg capaciteit beschikbaar voor het videovergaderen in hoge beeld- en geluidskwaliteit.
‘Bij het kiezen van een UCoplossing is het aan te bevelen om te kiezen voor open standaarden'
Instant messaging
Via de chatfunctie kunnen medewerkers snel met elkaar communiceren. Korte berichtjes naar elkaar versturen is enorm populair. WhatsApp verwerkt zo meer dan 10 miljard berichten per dag. In verband met de scheiding tussen werk en privé mogen werknemers vaak geen WhatsApp in hun zakelijke werkomgeving gebruiken. Alle UC-oplossingen bieden een geïntegreerde chatfunctie waarmee medewerkers op een veilige manier met elkaar kunnen communiceren.
Schermen delen
Met Unified Communications is het mogelijk WWW.WINMAGPRO.NL
47
ACHTERGROND
3CX 3CX is een gerenommerde aanbieder van UC-oplossingen op basis van open standaarden. De installatie, het beheer en het onderhoud van een telefoonsysteem van 3CX is buitengewoon eenvoudig. Het telefoonsysteem kun je lokaal installeren of hosten in de cloud. Ze bieden apps voor iOS en Android zodat jouw medewerkers ook onderweg optimaal bereikbaar zijn. Ook als medewerkers niet op kantoor zijn zullen ze geen enkele oproep missen. 3CX biedt uitgebreide functies voor UC zoals aanwezigheidslijsten, voicemail naar e-mail, webconferencing en natuurlijk instant messaging, waardoor medewerkers geen online chatdiensten van derden hoeven te gebruiken. De medewerkers kunnen de status van hun aanwezigheid gemakkelijk aanpassen en om voicemails af te luisteren hoeven ze niet in te bellen: via e-mail is het ingesproken bericht gemakkelijk te beluisteren. www.3cx.nl
48
WWW.WINMAGPRO.NL
om op afstand schermen te delen. Dat is handig om snel de juiste informatie over te brengen. Het voorkomt misverstanden en je kunt snel zaken verduidelijken.
Toegang tot centraal opgeslagen informatie
Via de online interface hebben medewerkers toegang tot adresboeken, presentielijsten, gespreksnotities en opgenomen telefoongesprekken. Alle informatie staat opgeslagen op een centrale plek.
tijdwinst, betere binding met de medewerkers en een betere service voor klanten en relaties.
Grip op Informatie
Alle zakelijke communicatie (telefoongesprekken, chat, sms) wordt centraal opgeslagen en gearchiveerd. Informatie staat vaak redundant en beveiligd opgeslagen op meerdere servers.
Integratie met andere systemen
Een UC-oplossing werkt met een centraal adressenboek waar de gehele organisatie gebruik van kan maken. Contactinformatie over bedrijven en contactpersonen hoeft maar op ĂŠĂŠn plek te worden bijgehouden.
Een UC-oplossing biedt mogelijkheden om verschillende systemen aan elkaar te koppelen en je kunt er informatie mee uit wisselen. Denk in dit verband aan een relatiebeheersysteem (CRM), waarin alle klantgegevens staan. Veel UC-oplossingen bieden ook opties om gegevens uit andere systemen te importeren.
Voordelen Unified Communications
Uniforme gebruikersinterface
Centraal adressenboek
Bedrijven die kiezen voor een UCoplossing boeken goede resultaten:
Medewerkers werken niet meer vanaf een centrale plek. Met elk apparaat staan
ze in contact met organisatie. Ze gebruiken een menu dat op alle apparaten gelijk is. Met een intuïtief gebruikersmenu verhoogt een organisatie de productiviteit. Een uniforme gebruikersinterface biedt medewerkers ook de mogelijkheid om instellingen naar eigen inzicht te kunnen wijzigen.
Nooit meer meerdere keren gegevens invoeren
Vanwege een centraal informatiesysteem hoeven medewerkers contactgegevens of gespreksverslagen niet meerdere keren gegevens in te voeren in verschillende systemen. Het meerdere keren invoeren van gegeven leidt vaak tot fouten. Bepaalde informatie blijkt dan alleen maar in één systeem te staan in plaats van alle systemen. Dat probleem heb je niet bij een UC-oplossing omdat je alle gegevens maar één keer hoeft in te voeren.
Minimaliseer het aantal tools binnen de organisatie
Chatten, sms’en, bellen en mailen: het zit geïntegreerd in een UCoplossing. Medewerkers hoeven voor hun communicatie niet meer in te loggen op meerdere systemen.
Ze kunnen snel switchen tussen verschillende toepassingen zonder opstarten van programma’s.
Beschikbaarheid checken van collega’s
Vanuit een UC-omgeving kun je real-time zien of een collega beschikbaar is. Medewerkers kunnen zelf hun bereikbaarheidsstatus aanpassen
Kiezen voor UC-oplossing
Bij het kiezen van een UC-oplossing is het aan te bevelen om te kiezen voor open standaarden. Dat vergemakkelijkt de integratie met andere systemen. Kies bij voorkeur voor de industriestandaard SIP (Session Initiation Protocol). Dit protocol wordt meestal ingezet voor spraakcommunicatie maar is ook geschikt voor video. Vele honderden bedrijven ontwikkelen applicaties en diensten op basis van dit protocol. Door te kiezen voor SIP kun je optimaal integreren met andere applicaties en is jouw UC-oplossing toekomstbestendig.
Conclusie
Bedrijven die hun huidige traditionele telefooncentrale willen vervangen, kunnen overwegen om te kiezen voor een moderne oplossing op basis van unified communications. Een UC-oplossing biedt alle relevante informatietools in één applicatie. UC verbetert de bereikbaarheid van het personeel en via een uniforme interface is alle informatie op alle apparaten beschikbaar.
GIGASET Gigaset Pro biedt een aantal toestellen voor IP-communicatie binnen organisaties. De Gigaset Maxwell 10S is het topmodel voor de zakelijke gebruiker. Het toestel is voorzien van een HD-touch display van 10,1 inch en draait op Android 5.1. Via de ingebouwde HD-camera van 720 kun je videogesprekken voeren. Het is mogelijk om een externe tweede camera van maximaal 1080p aan te sluiten. Via de geïntegreerde microfoon aan de voorzijde kun je gesprekken voeren. De Gigaset Maxwell 10S ondersteunt spraak in HD-geluidskwaliteit. Het toestel heeft een aanpasbaar startscherm dat eenvoudig via drag & drop is in te richten. De resolutie van het scherm is 1280x800 en de achtergronden zijn naar wens aan te passen. Het interne telefoonboek biedt ruimte voor 10.000 telefoonnummers en daarnaast kun je ook lijsten met contacten vanuit de cloud aan het toestel koppelen. Gigaset levert met het toestel ook een aantal apps om sneller en slimmer met teams samen te werken. www.gigasetpro.com/nl
WWW.WINMAGPRO.NL
49