Wat zijn de benodigde stappen om een EDI-integratie succesvol uit te voeren? by Marc Boersma

WHITEPAPER WAT ZIJN DE BENODIGDE STAPPEN OM EEN EDI-INTEGRATIE SUCCESVOL UIT TE VOEREN?

WAT ZIJN DE BENODIGDE STAPPEN OM EEN EDI-INTEGRATIE SUCCESVOL UIT TE VOEREN?

Steeds meer organisaties ontdekken de voordelen van Electronic Data Interchange (EDI). Met EDI is het mogelijk om op een gestructureerde elektronische manier gegevens tussen systemen en applicaties van samenwerkende bedrijven uit te wisselen. De keuze om te kiezen voor EDI kan zijn ingegeven door partners in de handelsketen. In de praktijk komt het voor dat een partner een bedrijf dwingt om via EDI te communiceren. Via EDI kunnen bedrijven in de handelsketen informatie uit bijvoorbeeld facturen, opdrachtbevestigingen en pakbonnen automatisch met elkaar delen. Door de inzet van EDI is geen menselijke tussenkomst meer noodzakelijk. Alle uitwisseling van informatie tussen handelspartners verloopt 24x7 uitsluitend via IT-systemen. Met EDI kunnen organisaties snel, veilig en vooral gemakkelijk transactionele data uitwisselen met handelspartners. EDI werkt op basis van standaarden en gestructureerde uitwisseling van data. Vooral bij het verwerken van grote volumes aan transacties is EDI nuttig. Wereldwijd maken bedrijven gebruik van EDI en elk bedrijf kan hiermee voordelen behalen. Vaak wordt gedacht dat EDI alleen wordt ingezet bij het versturen van orders. Maar als we de EDI-oplossing koppelen aan een ERP-systeem zijn er veel meer toepassingen denkbaar. De uitvoering van vele

VOORDELEN EDI Bedrijven die kiezen voor het integreren van EDI in de handelsketen kunnen voordelen behalen. Ze beschikken sneller over handelsinformatie waardoor ze betere beslissingen kunnen nemen. Door de elektronische uitwisseling van informatie zijn er minder tot geen handmatige handelingen meer noodzakelijk, waardoor de kans op fouten aanzienlijk kleiner is. Het betekent tevens dat een organisatie kan besparen op arbeidskosten. Met EDI kan een organisatie ook het voorraadbeheer verbeteren. Het voorraadniveau is namelijk precies afgestemd op de vraag vanuit de handelsketen en dat betekent dat organisaties geld besparen met kosten van de opslag van goederen. Door de elektronische uitwisseling van gegevens liggen de kosten per transactie lager, waardoor een bedrijf een lagere prijs aan de klant kan doorberekenen, wat de concurrentiepositie verbetert.

processen zijn met EDI te verbeteren, wat ook blijkt uit praktijkvoorbeelden in e-commerce, logistiek, administratie en voorraadbeheer.

2/11

STAP 1: ANALYSE.

In deze fase maakt de organisatie een businesscase. Voordat een organisatie daadwerkelijk van start kan gaan met EDI, is namelijk een fase van analyse vereist. Via analyse bepalen organisaties de voorwaarden waaraan een EDI-oplossing moet voldoen. Dat maakt inzichtelijk welke oplossingen in aanmerking komen. De organisatie gaat in deze fase onderzoeken of ze aan alle eisen voor EDI kan voldoen. PROGRAMMA VAN EISEN Het eerste deel van analyse heeft betrekking op de benodigde techniek om EDI te laten slagen. De organisatie formuleert een programma van eisen voor het integratieproject. In deze fase stelt de organisatie een aantal belangrijke vragen. Welke systemen moeten data met elkaar uitwisselen? Welke taal gebruiken deze systemen? Welke berichtenformaten (XML, JSON, EDIFACT of X12) gebruiken de partners in de keten? Met welke systemen van onze partners willen we integreren? Wat zijn de specificaties van de systemen van onze partners? Welke informatie (facturen, pakbonnen, voorraadinformatie, etc.) gaan we uitwisselen met partners? Ook het aantal (toekomstige) transacties is van belang. Het is best mogelijk dat een organisatie met een bepaalde partner in de handelsketen veel informatie moet uitwisselen. De organisatie moet de gehele keten onder de loep nemen en daarbij de vraag stellen of er in de toekomst met meer partners integraties zullen plaatsvinden. Ook de interne en externe processen zullen in de loop van de tijd veranderen en dat zal ook consequenties hebben voor het aantal en de type integraties die moeten plaatsvinden.

In deze fase kijkt de organisatie ook kritisch naar de eigen processen. Welke interne processen willen we automatiseren met EDI? Welke handmatige processen komen door de inzet van EDI straks te vervallen? TIJD EN KOSTEN Het tweede deel van de analyse richt zich op zakelijke aspecten die te maken hebben met tijd en kosten. Wat zijn de kostenbesparingen die de organisatie met de integratieprocessen gaat realiseren? Hoeveel tijd gaan we als organisatie besparen door het realiseren van integraties? Hoeveel mankracht is minder benodigd door het realiseren van integraties tussen interne en externe systemen? Welke investeringen zijn vereist om EDI tot een succes te maken? Na het opstellen van de analyse hebben organisaties inzicht in de benodigde eisen voor een EDI-oplossing. Aan de hand van deze eisenlijst kan de organisatie verdere stappen ondernemen.

3/11

Als na een grondige analyse de eisen duidelijk zijn geworden, gaat de organisatie een projectteam samenstellen. De organisatie vraagt zich af welke competenties in het projectteam vereist zijn. In de praktijk zijn de meeste afdelingen wel vertegenwoordigd in een projectteam. Denk hierbij aan afdelingen als Logistiek, Finance en Verkoop. Elke afdeling beschikt over specifieke kennis die van belang is om het EDI-proces te laten slagen. Ze weten namelijk precies welke informatie ze willen uitwisselen via EDI en welke handmatige processen geautomatiseerd kunnen worden.

BESTAANDE DATASTROMEN Natuurlijk is er al veel kennis over bestaande datastromen beschikbaar binnen organisaties. Veel van deze data is beschikbaar via losse systemen. Door de EDI-koppelingen kan de organisatie de losse datastromen met elkaar integreren. Door de EDI-koppelingen ontstaan ook nieuwe datastromen waar afdelingen binnen de organisatie van kunnen profiteren. Het projectteam gaat ook de partners in het overleg betrekken. De contactpersonen bij de partners beschikken over de benodigde kennis over alle gebruikte systemen, applicaties en bestandsformaten. Door de partners onderdeel van het projectteam te laten zijn, kunnen in een vroeg stadium mogelijke bottlenecks worden vastgesteld.

Een van de taken van het projectteam is het uitstippelen van het benodigde tijdvak voor de implementatie van de integraties. Het tijdpad moet uitdagend en haalbaar zijn. Ook is het belangrijk om enige marge in het tijdpad in te bouwen zodat onvoorzienbare omstandigheden de oplevering van het project niet hinderen. Het projectteam dient ook tijd in te plannen voor de testfase. Voordat het gehele project van start gaat, is het belangrijk om eerst alle integraties goed te testen. Als alle testen naar wens verlopen, kan het gehele EDI-project daadwerkelijk binnen de organisatie worden uitgevoerd.

STAP 2: PROJECTTEAM SAMENSTELLEN.

4/11

STAP 3: ZELF DOEN OF UITBESTEDEN? Het ontwerpen, bouwen en onderhouden van een EDI-oplossing kost geld. Bedrijven die kiezen voor het zelf ontwerpen, bouwen en onderhouden van een EDI-oplossing moeten veel investeren in IT.

ZELF DOEN Het geheel zelf doen van integraties in een behoorlijk arbeidsintensief traject. Dit is dus een traject dat een bedrijf geheel zelf doet zonder de inzet van middleware of de hulp van een aanbieder van managed services. Alle integraties geheel zelf doen betekent in de praktijk veel programmeerwerk. Eigen gemaakte tooling integreert ook niet altijd even goed met de systemen van de partners. Om alles goed te laten werken, is veel tijdrovend maatwerk door de programmeur vereist. Op het moment dat de programmeur de organisatie verlaat, is ook de kennis weg, want in de praktijk is het bijhouden van documentatie vaak lastig. In veel gevallen blijft een uitgebreide documentatie helaas achterwege.

KIEZEN VOOR MANAGED EDI Organisaties kunnen ook kiezen voor het uitbesteden van integraties aan een aanbieder van managed EDI. Het doen van uitgebreide investeringen in hard- en software is niet nodig, omdat een organisatie de kennis en resources gebruikt van een aanbieder van managed EDI. In vergelijking met andere oplossingen moet een organisatie die kiest voor managed EDI wel rekening houden met hogere kosten. Naast de kosten van het opzetten van het project rekent een aanbieder van managed EDI vaak ook nog een bedrag per uitgevoerde datatransactie. Bij veel transacties tussen verschillende systemen kan dit flink in de papieren lopen. MIDDLEWARE OPLOSSING Bedrijven die kiezen voor een middleware oplossing zoals Lobster hoeven minimale investeringen in hardware te doen. De software van Lobster kan draaien op een eigen server in de cloud of on-premise. Na het maken van integraties maakt de software van Lobster automatisch documentatie. Lobster rekent een eenmalig bedrag voor een licentie van de software, waarmee een organisatie een onbeperkt aantal berichten kan versturen.waarmee een organisatie een onbeperkt aantal berichten kan versturen.

5/11

STAP 4: VASTSTELLEN BENODIGDE IT-CAPACITEIT. De benodigde IT-capaciteit is afhankelijk van de wijze waarop de organisatie EDI gaat implementeren. Gaat de organisatie geheel zelfstandig integraties regelen of kiezen ze voor een aanbieder van managed EDI? Ook kunnen ze kiezen voor een middleware oplossing zoals Lobster. Als de organisatie ervoor kiest om geheel zelf de integraties te doen, dan is een maximale IT-capaciteit nodig. De organisatie moet gaan nadenken over de hard- en software die de integraties mogelijk moeten maken. Dat vereist veel IT-kennis en daarnaast betekent het ook investeringen in hardware, die onvermijdelijk snel zal verouderen. De meeste organisaties zullen ervoor kiezen om extra hardware als back-up aan te schaffen. Mocht een systeem uitvallen, dan kunnen ze terugvallen op vervangende hardware. Daarnaast moeten organisaties ook gaan nadenken over het zelf organiseren van trainingen, zodat alle betrokken personen met de benodigde hard- en software kunnen werken. Een organisatie die kiest voor een aanbieder van managed EDI hoeft geen tot minimale investeringen in hard- en software te doen. Ze maken gebruik van de infrastructuur van de managed EDI aanbieder. De kosten voor een managed EDI oplossing zijn vaak erg hoog.

INVESTERINGEN RONDOM MIDDLEWARE OPLOSSING Een organisatie die kiest voor een middleware oplossing van Lobster hoeft niet veel investeringen in hardware te doen. De software van Lobster draait op vrijwel elke zakelijke server, die zowel on-premise als in de cloud kan draaien. Het is aan te bevelen om de EDI-converter dichtbij bij de databron en/of doelsysteem te installeren. Dit is buitengewoon belangrijk voor SQL-verzoeken, omdat bij hoge volumes een slechte dataverbinding time outs kan veroorzaken. Als een organisatie kiest voor een cloudoplossing, dan is wel een stabiele internetverbinding vereist voor het realiseren van soepele integraties. Bedrijven die kiezen voor iPaaS moeten runtime engines op eigen locatie houden als ze connectie willen maken met een on premise ERP-systeem.

6/11

STAP 5: TRAINING VAN MEDEWERKERS.

Om een EDI-project te laten slagen, moeten de medewerkers een training gaan volgen. Ze moeten in staat zijn om zelfstandig koppelingen tot stand te brengen en daarvoor is onder meer kennis over systemen en bestandsformaten vereist. De training is een belangrijk onderdeel van het EDI-project. Allereerst moet een organisatie vaststellen welke kennis benodigd is. Met welke dataformaten vinden de integraties plaats en beschikken de medewerkers over deze kennis?

MEERDERE PERSONEN LATEN TRAINEN Het is aan te bevelen om meerdere personen binnen de organisatie over EDI te trainen. Als slechts één persoon deze kennis bezit, kunnen er later problemen ontstaan als deze de organisatie verlaat. Daarom is het belangrijk dat meerdere personen binnen de organisatie beschikken over kennis van EDI-integraties. Een bedrijf dat kiest voor Lobster, krijgt een tweedaagse training met voorbeelden uit de eigen organisatie. In deze training staat het opzetten met integraties centraal. Deelnemers aan deze training krijgen persoonlijke aandacht bij het realiseren van de eerste integraties. Tijdens de training wordt ook veel tijd besteed aan de verschillende bestandsformaten en systemen. Wie na de training nog vragen heeft, kan een beroep doen uit de afdeling Support of de uitgebreide documentatie op de website van Lobster raadplegen.

Ook de opbouw en inhoud van de trainingen is van belang. Bij sommige aanbieders zijn de trainingen erg onpersoonlijk en niet toegespitst op de situatie binnen het bedrijf. Een training kan op afstand via een videoverbinding plaatsvinden. Een training op locatie met de persoonlijke aandacht van een docent heeft wel de voorkeur. 7/11

In deze fase staat het maken van interne en externe koppelingen centraal. Bij de toepassing van EDI zijn koppelingen met verschillende systemen mogelijk, denk aan ERP (Enterprise Resource Planning), WMS (Warehouse Management System), TMS (Transport Management System) en BI (Business Intelligence). De koppeling met het ERP-systeem wordt in de praktijk het meest toegepast. Veel data die wordt gebruikt in relatie tot EDI is afkomstig uit een ERP-systeem. Om EDI goed te benutten in een organisatie, is de aanwezigheid van een ERP-systeem eigenlijk altijd wel vereist. Vanuit een ERP-systeem kunnen koppelingen worden gerealiseerd met andere systemen. Met WMS en TMS is het mogelijk om vanuit EDI data uit te wisselen met logistieke partners. Als een organisatie een order ontvangt, kan via EDI een vervoersopdracht naar een transporteur worden verzonden. Met behulp van BI-oplossingen is het mogelijk om uit datastromen realtime informatie te krijgen over handelsprocessen. Het zorgt ervoor dat het management betere beslissingen kan nemen. Ook kunnen problemen in de handelsketen tijdig worden opgemerkt en de samenwerking met partners kan zo worden verbeterd.

TESTEN VAN INTEGRATIES Ook het testen van interne en externe integraties heeft in deze fase alle aandacht. Als de testen zonder problemen zijn uitgevoerd, kunnen de interne en externe EDI-integraties daadwerkelijk worden uitgevoerd. De test kan natuurlijk aantonen dat niet alle integraties worden uitgevoerd. In dit geval moet de organisatie uitzoeken waar het misgaat en als na het vinden van de oorzaken de laatste problemen zijn opgelost, kan de livegang worden doorgezet. Het gebruik van Lobster_data kan de doorlooptijd van de integraties behoorlijk verkorten. Wat met handmatig programmeren weken duurt, kunnen organisaties met Lobster_ data in een dagdeel realiseren. Voor elke type integratie volgt Lobster_data dezelfde workflow. Elke integratie met Lobster_ data volgt dezelfde stappen. Het maken van interne en externe koppelingen wordt vergemakkelijkt met de hulp van templates. Op deze manier is het mogelijk om integraties in vergelijkbare situaties gemakkelijk opnieuw te produceren. Het voordeel is dat medewerkers voor het maken van een nieuwe integratie niet helemaal opnieuw hoeven te beginnen.

STAP 6: MAKEN VAN INTERNE EN EXTERNE KOPPELINGEN. 8/11

STAP 7: EVALUATIE.

Na de feitelijke implementatie van de EDI-integraties is het van belang om het gehele project te evalueren. Het is aan te bevelen om de projectgroep periodiek bij elkaar te laten komen. De projectgroep gaat onderzoeken of alles goed verloopt en waar nog verbeterpunten liggen. Hoe is het proces verlopen en hoe zijn alle integraties uitgevoerd? Ook de partners met wie de organisatie integraties realiseert, kan deel uitmaken van de projectgroep die de evaluaties uitvoert. De projectgroep kijkt natuurlijk ook naar de toekomst. • Zijn er nog partners met wie de organisatie integraties gaat maken? • Wat zijn dat voor systemen en moeten we dan nog aanpassingen maken? • Zijn er nog meer integratievoordelen te behalen? 9/11

OVER LOBSTER: Lobster is in 2002 gestart met het aanbieden van gebruiksvriendelijke oplossingen voor complexe uitdagingen. Vanuit het hoofdkantoor van Lobster in Pöcking (München) werken ongeveer 150 mensen aan de ontwikkeling van integratieproducten. Meer dan 1.500 nationale en internationale bedrijven uit een breed scala van industrieën profiteren van de Lobster-softwareproducten en het klantenbestand blijft gestaag groeien. Lobster GmbH biedt drie integratieproducten: de standaardsoftware Lobster_data voor data- en systeemintegratie, Lobster_scm voor digitalisering en operationele procesintegratie en Lobster_pim voor vlotte productcommunicatie. De oplossingen zijn altijd up-to-date en voorzien van de laatste technologie. Lobster opereert van oudsher in de thuismarkten Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland. Via expansie zijn daar ook het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Denemarken, Zweden en Nederland bijgekomen. Lobster is van plan om de diensten ook te gaan aanbieden in Noorwegen en Finland.

Lobster Benelux Nassauplein 30 2535 EC Den Haag T: +31 6 26 859 087 bas.stegge@lobster-benelux.com lobster-world.com/nl/