ACHTERGROND
Doe je oude telefooncentrale de deur uit
Cloudtelefonie heeft de toekomst! Hosted telefonie is in opmars. We zien steeds meer bedrijven die hun oude analoge telefooncentrale inruilen voor een moderne variant die volledig draait in de cloud. Waarom zou je overstappen naar cloudtelefonie en wat zijn de verwachte voordelen? TEKST MARC BOERSMA
oorheen werkten bedrijven met ouderwetse telefooncentrales. Het ging vaak om logge apparaten die in de lokale serverruimte of bezemkast waren gestationeerd. Deze telefooncentrales waren gevoelig voor storingen en uitval als gevolg van bliksem, vocht en waterschade. Daarnaast was er binnen bedrijven vaak maar een beperkt aantal personen dat verstand had van een conventionele telefooncentrale.
Einde verhaal ISDN
Veel oude telefooncentrales werken op ISDN-2 lijnen. Met ingang van september 2019 stopt KPN met het aanbieden van ISDN-lijnen. Een mooi moment om na te denken over een migratie naar IP-telefonie. Bij cloudtelefonie zorgt Session Initiatiaton Protocol (SIP) voor de omzetting van spraak naar data dat via IP-netwerken wordt getransporteerd. Als jouw bedrijf beschikt over een betrouwbare en snelle IP-verbinding, kun je via veel leveranciers snel overstappen op cloudtelefonie. Er zijn verschillende namen in omloop: hosted VOIP, IPtelefonie en cloud-bellen. Online telefooncentrales zijn modulair opgebouwd. Ze zijn daardoor zowel geschikt voor kleine als grote organisaties. Daarnaast ben je geen kosten kwijt aan onderhoud. Dat was wel het geval bij een ouderwetse telefooncentrale. Vaak sloten bedrijven
56
WWW.WINMAGPRO.NL
in die tijd onderhoudscontracten af. Bij een IP-gebaseerde telefooncentrale heb je geen gedoe met onderhoud. Updates verzorgt de leverancier. De verantwoordelijkheid voor een correcte werking ligt volledig bij de leverancier van de cloudtelefonie.
Datacenter
Bij cloudtelefonie zorgt een leverancier voor de benodige hard- en software om het bellen mogelijk te maken. Jouw bedrijf hoeft dus geen investeringen te doen in hardware. Alle hardware voor cloudtelefonie staat veilig in een datacenter. Een datacenter is goed
‘Ouderwetse telefooncentrales zijn gevoelig voor storingen en uitval door bliksem, vocht en waterschade’ beveiligd tegen inbraak en stroomuitval en is daarnaast vaak via meerdere carriers verbonden met het internet. Helemaal veilig is een oplossing waarbij de leverancier van cloudtelefonie zijn infrastructuur heeft gespiegeld in twee geografisch gescheiden datacenters. De kans dat je te maken krijgt met uitval
of storingen is bij cloudtelefonie over het algemeen zeer klein. Sommige aanbieders van cloudtelefonie bieden de optie om bij storingen of uitval gesprekken door te sturen naar een mobiel nummer van een smartphone. Het voordeel is dat je zo altijd bereikbaar blijft. Op het moment van een calamiteit op kantoor blijft jouw telefooncentrale in de cloud zonder onderbrekingen doordraaien. Je medewerkers blijven onder alle omstandigheiden bereikbaar.
Besparingen realiseren
Je betaalt doorgaans een vast maandelijks bedrag per medewerker. Daarnaast moet je nog wel betalen voor uitgaande telefoontjes, hoewel er ook aanbieders zijn die onbeperkt bellen aanbieden binnen Nederland. Dat is afhankelijk van de aanbieder en het type contract dat je hebt afgesloten. Collega’s onderling bellen gratis. Bellen naar het buitenland en betaalnummers kost natuurlijk altijd geld. De beltarieven zijn 30 tot 45 procent goedkoper dan traditionele telefoonverbindingen. Cloudtelefonie is ideaal voor medewerkers die thuiswerken, onderweg zijn of een flexibele werkplek hebben. Ze blijven bereikbaar via het zakelijke vaste nummer van het bedrijf. De smartphone is in dit verband net zo veelzijdig als het grote telefoontoestel op het bureau.
Betrouwbare IP-verbinding
Het is belangrijk dat jouw bedrijf over een stabiele internetverbinding met voldoende bandbreedte beschikt. Het is goed om te weten dat over jouw internetverbinding het verkeer van het
hele bedrijf gaat. Kijkt iemand full-HDvideo, dan kan dat ten koste gaan van de bandbreedte voor bellen via internet. Vraag daarom aan je systeembeheerder of hij voor cloudtelefonie een gegarandeerde bandbreedte in de netwerkrouter kan instellen. De internetprovider kan wellicht ook een verbinding met een Quality of Service leveren waarbij VOIP voorrang krijgt boven ander internetverkeer. Er zijn aanbieders van IP-telefonie die in het geval van uitval van de internetverbinding automatisch jouw inen uitgaande gesprekken via het mobiele netwerk laten afhandelen.
Geen grote investeringen
Stap je over naar bellen via de cloud, dan zijn grote investeringen niet nodig. In de eerste plaats hoef je geen hardware voor een lokale telefooncentrale aan te schaffen. Overigens moet je rekening houden met een kleine investering in IP-telefoons. De IP-telefoons hebben wel een stroomvoorziening nodig. Er zijn ook
IP-telefoons in de handel die Power over Ethernet ondersteunen, zodat je geen aparte stroomkabel hoeft te trekken. Heeft jouw bedrijf meerdere vestigingen, dan kun je volstaan met een telefooncentrale voor alle vestigingen. Met een oude telefooncentrale moest je voor elke vestiging een aparte centrale hebben. Ook als je een vestiging erbij krijgt, kun je dus gemakkelijk uitbreiden.
Beheer via web of app
Bij een ouderwetse telefooncentrale had je altijd iemand die het technische beheer deed. Omdat je werkte met hardware op locatie, had je vaak ook een onderhoudscontract afgesloten voor uitval en storingen. Dat probleem heb je niet meer als je kiest voor een telefooncentrale in de cloud. Het beheer van jouw telefooncentrale in de cloud kun je doen vanuit een app of via een webinterface. Wijzingen zijn op afstand in te stellen. Met een paar klikken kun je gebruikers verwijderen
SPEAKUP Speakup is een VOIP-telecomoperator voor de zakelijke markt en biedt een volledig pakket aan telecomdiensten. Ze beschikken over een eigen telecominfrastructuur en een team van vakinhoudelijke experts. Het bedrijf biedt voor zowel startende ondernemingen als internationale bedrijven met meerdere vestigingen complete telecomoplossingen aan. Speakup is goed in het integreren van vast en mobiel bellen. Zo heb je bij Speakup alle functies van je vaste telefoon ook op je mobiel. Met de Speakup Rapportage Tool maak je al het gespreksverkeer inzichtelijk door de beschikbaarheid van inkomende, uitgaande en interne telefoonverkeer te meten. Een bedrijf dat overstapt naar Speakup kan de huidige telefoonnummers meenemen. Speakup verzorgt de opzegging bij de vorige leverancier. Op basis van de eisen van de klant configureert Speakup de digitale telefooncentrale voor de klant. De digitale telefooncentrale wordt door Speakup in verschillende datacenters gehost, dus de beschikbaarheid is gegarandeerd.
WWW.WINMAGPRO.NL
57
ACHTERGROND
3CX 3CX is leverancier van een softwarematige IPtelefooncentrale voor IPtelefoons en SIP-trunks. De dienst werkt op basis van open standaarden, zowel lokaal als via de cloud. Met 3CX beschik je over een schaalbare en gebruiksvriendelijke IP-telefooncentrale voor Linux- en Windowssystemen. Voor het MKB-segment heeft 3CX licenties beschikbaar voor 16, 32 of 64 lijnen. Via de overzichtelijke beheerconsole kun je gemakkelijk alle aangesloten IP-telefoons beheren. Nieuw firmware kun je gemakkelijk met een paar klikken op de telefoons installeren. Doordat je alles zelf kunt doen, hoef je niet meer de hulp van een externe deskundige in te roepen. Voor medewerkers die niet op kantoor zijn maar toch bereikbaar willen blijven, ondersteunt de 3CX-licentie VoIP-clients voor iOS en Android om omroepen direct door te schakelen naar een mobiele telefoon. Via de statusaanduiding (beschikbaar, afwezig, niet op kantoor) kun je meteen zien of iemand bereikbaar is of niet.
of toevoegen. Ook het toekennen van rechten kun je op deze manier snel instellen. Vanuit een centrale online omgeving is alles in te stellen.
Training
Via elke cloudcentrale kun je eenvoudig keuzemenu’s en wachtmuziek instellen. Ook is het mogelijk om bepaalde inkomende telefoonnummers direct door te schakelen naar een bepaalde persoon of afdeling. Dat verhoogt de service en tevredenheid bij klanten en leveranciers. De leverancier van cloudtelefonie biedt vrijwel altijd een training aan om het beheer van een online telefooncentrale onder de knie te krijgen. Het is slim om meerdere mensen binnen jouw bedrijf deze training te laten volgen. Dat is handig in het geval een beheerder afwezig is in verband met ziekte of vakantie. Stuit je in de praktijk op vragen of problemen, dan kun je altijd contact opnemen met de leverancier van cloudtelefonie.
Vast-mobiel-integratie
Bij integratie vast-mobiel wordt het mobiele toestel een volwaardig onderdeel van de
3CX-gebruikers krijgen zonder extra kosten ook de beschiking over uitgebreide Unified Communicationsfuncties. Via de webconferencingfunctie kunnen jouw medewerkers virtuele vergaderingen houden en met instant messaging onderling communiceren. Fax- en voicemailberichten kun je automatisch laten doorsturen naar e-mail.
Bij cloudtelefonie maak je gebruik van speciale telefoontoestellen met uitgebreide functies 58
WWW.WINMAGPRO.NL
telefonieomgeving. Met deze integratie kunnen gebruikers het zakelijke doorkiesnummer meezenden in plaats van het mobiele nummer dat oorspronkelijk bij de smartphone hoort. Jouw klanten zien dus geen 06-nummer maar het vaste zakelijke nummer van jouw bedrijf. Dat maakt een professionele indruk naar klanten en leveranciers.
Service Level Agreement
Ook cloudtelefonie kan te maken krijgen met uitval en storingen. Leveranciers van cloudtelefonie bieden daarom een Service Level Agreement (SLA), waarin harde garanties staan met uptimegaranties en oplostijden. Vaak heb je de keuze uit verschillende SLA’s. Hoe beter de uptimegarantie en korter de oplostijden, hoe hoger het maandelijkse bedrag is dat je kwijt bent voor SLA.
Analoge telefoonlijn
Voordat je overstapt naar cloudtelefonie is het slim om te informeren of de analoge telefoonlijn helemaal weg kan. Soms werken de telecom, de fax, de alarmlijn en de lifttelefoon nog op een analoge lijn. In bepaalde gevallen kan je deze hardware ook geschikt maken
voor IP-telefonie. Maar vaak moet je wel nieuwe hardware aanschaffen. Het is belangrijk om dit eerst te inventarisen om zo te voorkomen dat je voor onaangename verrassingen komt te staan.
Bring Your Own Device
Sommige aanbieders van cloudtelefonie zoals 3CX bieden een app die je op de smartphone kunt installeren. Het voordeel is dat werknemers hun eigen smartphone kunnen blijven gebruiken en geen extra apparaat van de zaak hoeven mee te slepen. Via deze app kunnen ze namens het bedrijf bellen. Het personeel kan ook met zo’n app naar buiten bellen. De persoon die wordt gebeld ziet het zakelijke nummer van de beller in zijn display. Het doet denken aan telefoons waarin twee simkaarten passen. We zagen dat voorheen veel in het
bedrijfsleven: een simkaart voor privégebruik en een simkaart met het nummer van het bedrijf. Twee simkaarten is nu niet langer nodig. Het kan ook met een app van de aanbieder van cloudtelefonie.
Snelle implementatie
Wie kiest voor cloudtelefonie kan over het algemeen snel aan de slag. De implementatie gaat snel. Het belangrijkste is de aanwezigheid van een betrouwbare en snelle internetverbinding. Daarnaast is een goede inventarisatie van alle bestaande telefoonnummers van belang. De nummers moeten op het juiste moment worden geporteerd naar de nieuwe situatie. Vaak kiest een aanbieder van cloudtelefonie voor een situatie waarbij alvast een bestaand telefoonnummer overgezet wordt naar de cloudomgeving. Werkt dit telefoonnummer, dan wordt de rest ook overgezet. Het is overigens wel belangrijk om het personeel een korte training te geven. Het is vaak toch even wennen als een bedrijf overstapt op cloudtelefonie. Bepaalde zaken, zoals voicemail afluisteren, gesprekken doorverbinden en de telefoon voor een collega oppakken, gaan net even anders.
De handige functies van cloudtelefonie
Ten opzichte van een conventionele telefooncentrale biedt bellen via de cloud een groot aantal nieuwe features. • Voicemail naar e-mail: het ingesproken bericht kun je automatisch als een mp3-bestand naar een e-mailadres laten sturen. • Naadloze integratie met het veelgebruikte Skype for Business. • Bedrijven die beschikken over vestigingen op meerdere locaties kunnen via cloudtelefonie ook videovergaderen. • Het is mogelijk om met klanten of collega’s (delen van) computerschermen te delen. Dat vergemakkelijkt de uitleg en voorkomt misverstanden. • Gemakkelijk telefooncapaciteit op- en afschalen. Ideaal voor bedrijven die veel met seizoenswerkers te maken hebben. • Integratie met CRM-pakket. Aan de hand van het telefoonnummer maakt de telefooncentrale een koppeling met het CRM-pakket van het bedrijf. • Opnemen van gesprekken. Voor bewijsvoering en het trainen van personeel is het digitaal vastleggen van gesprekken ideaal. • Het is mogelijk om een vast zakelijk nummer te koppelen aan een mobiel toestel. Dat maakt een professionele indruk bij klanten en leveranciers. • Bereikbaar via meerdere telefoonnummers op één telefoontoestel. Dat is handig in verband met afwezigheid van een collega. Ook servicenummers kun je op deze manier naar verschillende personen doorschakelen. • Nummers intoetsen is vaak niet meer nodig. Zowel klanten als medewerkers hoeven slechts op de link te drukken waarna het toestel automatisch de persoon in kwestie belt. • De geluidskwaliteit van IP-telefonie is een stuk beter dan bij conventionele telefonie. • Bij cloudtelefonie is de leverancier verantwoordelijk voor hardware en het onderhoud ervan. • Het is gemakkelijk om gespreksdetails op te vragen en uitgebreide rapportages van het belgedrag te maken.
WWW.WINMAGPRO.NL
59