ACHTERGROND
Dertien tips voor succesvol virtueel vergaderen
Bespaar tijd en geld doordat medewerkers niet hoeven te reizen Vergaderen doen we steeds vaker op afstand via videoverbinding. Bedrijven besparen geld en tijd met het organiseren van een virtuele vergadering. Maar hoe organiseer je een vergadering op afstand? WINMAG Pro presenteert 13 tips om van elke videovergadering een succes te maken. TEKST MARC BOERSMA
eel bedrijven hebben de voordelen van videovergaderen al ontdekt. Het is met name handig als jouw bedrijf over meerdere (inter)nationale vestigingen beschikt. Personeel dat via een videoverbinding vergadert, hoeft niet naar een andere locatie te reizen. Een bedrijf kan hiermee op jaarbasis veel tijd en geld besparen. Doordat medewerkers niet meer hoeven te reizen, bewijs je het milieu ook een goede dienst, want het zorgt voor een verlaging van uitstoot van CO2. Om een videovergadering te starten, heb je tegenwoordig alleen een videocamera, een microfoon en een internetverbinding nodig. Veel bedrijven bieden diensten aan op het gebied van videoconferencing, zoals 3CX. Vanwege de grote beschikbaarheid van breedbandinternet in Nederland is het mogelijk in een hoge kwaliteit met elkaar te videovergaderen.
goede camera’s. In elke vergaderruimte van een vestiging staat een goede camera, zodat alle deelnemers elkaar kunnen zien. Personen kunnen ook vanaf verschillende plekken als individu aan de vergadering deelnemen. Elke deelnemer heeft dan de beschikking over een eigen camera. Alle laptops beschikken over een eigen webcam met ingebouwde microfoon. Dat geldt ook voor smartphones en tablets. Voor een desktopcomputer kun je een aparte webcam gebruiken. Deze webcams zijn tegenwoordig heel betaalbaar en bieden een uitstekende geluidskwaliteit.
‘Het is aan te bevelen om een gesprekspartner aan te wijzen die de virtuele vergadering in goede banen kan leiden’
Vergaderen met behulp van camera’s kan op verschillende manieren. Gaat het om een vergadering tussen twee vestigingen, dan kan het bedrijf volstaan met twee
74
WWW.WINMAGPRO.NL
Door de beschikbaarheid van breedband in Nederland en HDcamera’s kun je in een uitstekende beeld- en geluidskwaliteit met elkaar communiceren. Gezichtsuitdrukkingen zijn goed zichtbaar en deelnemers kun je prima verstaan. Dat komt de communicatie alleen maar ten goede. Het kan voorkomen dat de kwaliteit in bepaalde gevallen tegenvalt. Dat kan bijvoorbeeld komen doordat een deelnemer een camera van mindere kwaliteit gebruikt of te kampen heeft met een trage en onbetrouwbare internetverbinding. Ook de kracht van een gebruikte computer kan een
rol spelen. Een trage computer en dito internetverbinding kunnen ervoor zorgen dat beeld en geluid tijdens het videovergaderen niet synchroon lopen. Critici beweren dat videoconferencing nooit een echte vergadering, waar mensen van vlees en bloed bij elkaar in een ruimte zitten, kan vervangen. Natuurlijk hebben ze daarin gelijk. Maar wie de onderstaande dertien tips opvolgt, zal ontdekken dat virtueel vergaderen dicht in de buurt komt van een situatie waarbij alle personen in levende lijve aanwezig zijn. 1
Kies een goed tijdstip
Het tijdstip van een videovergadering is ontzettend belangrijk. Plan een videovergadering bij voorkeur in de ochtend, want dan zijn de deelnemers nog fris en energiek. Aan het einde van de dag zijn de meeste medewerkers moe en nemen ze weinig informatie op. Ook vrijdag is geen goede dag om een virtuele vergadering te plannen, omdat veel medewerkers deze dag een vrije dag opnemen. 2
Stuur een reminder
Gebruik een centraal agendasysteem om deelnemers van de videovergadering uit te nodigen. Medewerkers hebben soms de neiging om een vergadering te vergeten. Stuur daarom een dag voor de videovergadering een reminder. Ook is het slim om een uur of kwartier voor aanvang nog een reminder te sturen. Deelnemers kunnen dan nog even naar het toilet en hebben zo alle tijd om zich gereed te maken voor de videovergadering.
3
Z org voor de juiste technische infrastructuur
Het bedrijf moet beschikken over de juiste hard- en software om aan de virtuele vergadering deel te nemen. Dat geldt ook voor een deelnemer die als individu deelneemt aan de vergadering. Controleer de camera en het geluid voordat de vergadering start. Het maakt een onprofessionele indruk als een deelnemer aan het begin van een virtuele vergadering druk bezig is om zijn camera aan de praat te krijgen. 4
Z org voor een goede belichting
Een goed verlichte werkplek is vereist om optimaal deel te nemen aan de videovergadering. Het zorgt ervoor dat je goed zichtbaar bent voor de overige deelnemers aan de vergadering. Overigens is het niet nodig om in dure lichtapparatuur te investeren. Een goede bureaulamp kan al wonderen verrichten en zorgen voor een beter verlicht beeld. Soms moet je een beetje experimenteren om de juiste belichting te vinden. 5
Zorg voor getraind personeel
Het is belangrijk dat elke deelnemer weet hoe ze met de apparatuur en de software
moeten omgaan. Het kost tijd om een softwarepakket voor videovergaderen onder de knie te krijgen. Organiseer daarom een paar korte trainingen en testsessies, zodat deelnemers tijdens een videovergadering goed beslagen ten ijs komen. 6
Maak duidelijke vergaderregels
Virtueel vergaderen vereist duidelijke regels. Het is aan te bevelen om een gesprekspartner aan te wijzen die de virtuele vergadering in goede banen kan leiden. Het is belangrijk dat elke deelnemer van een virtuele vergadering zichzelf voorstelt met naam en functie. Als je tijdens de vergadering begint te spreken, is het ook slim om even je naam te noemen, zodat het voor iedereen direct duidelijk is wie er spreekt. 7
‘Doordat medewerkers niet meer hoeven te reizen, bewijs je het milieu ook een goede dienst, want het zorgt voor een verlaging van uitstoot van CO2’
B eperk de overlast van de omgeving
Tijdens de videovergadering is het van belang dat deelnemers niet worden gestoord. Zoek daarom een rustige plek waar je ongestoord aan de vergadering kunt deelnemen. Ga bij voorkeur in een aparte kamer zitten en plak een briefje op de deur waarop staat dat deze ruimte in een bepaald tijdvak niet betreden mag worden. WWW.WINMAGPRO.NL
75
ACHTERGROND
Spreek rustig en duidelijk
8
Het is belangrijk om rustig en duidelijk te spreken tijdens een videoverbinding. Bij sommige aanbieders kan het gebeuren dat er een kleine vertraging op de lijn zit, waardoor het slim is om duidelijk te articuleren en de woorden niet te snel achter elkaar uit te spreken. Vraag gerust een keer of elke deelnemer aan de vergadering jou goed heeft verstaan. Zorg dat er een glas water paraat staat om je keel gesmeerd te houden. Drink bij voorkeur geen koolzuurhoudende dranken, want daardoor kun je last van boeren en oprispingen krijgen.
Kijk direct in de camera
9
Als je als deelnemer spreekt tijdens de virtuele vergadering, zorg er dan voor dat je recht in de camera kijkt. Ben je bewust van het feit dat iedereen je wil zien als je spreekt. Wees je ook bewust van je lichaamstaal: zuchten, verveeld kijken of geïrriteerd je wenkbrauwen optrekken maken geen professionele indruk. 10
Voorkom achtergrondgeluid
Tijdens de videovergadering is het belangrijk dat je niet wordt gestoord door omgevingsgeluiden, zoals een radio, televisie of het lawaai van een bouwplaats. Ben je niet aan het woord, dan kun je overwegen om jouw microfoon tijdelijk uit te zetten, zodat eventuele achtergrondgeluiden niet te horen zijn. 11
Zorg dat je netjes bent gekleed
Werk je vanuit huis en ben je deelnemer aan een videovergadering, zorg er dan voor
76
WWW.WINMAGPRO.NL
dat je een verzorgde indruk maakt. Thuiswerkers hebben soms de neiging om zichzelf niet te scheren en in hun oude kloffie achter hun bureau te zitten. Zorg er daarentegen voor dat je netjes geschoren bent en nette kleding aantrekt, want daarmee toon je ook respect naar de overige deelnemers van de vergadering. 12
Geen vertrouwelijke gegevens in beeld
Bij virtuele vergaderingen worden tegenwoordig camera’s van hoge kwaliteit gebruikt. Dat zorgt ervoor dat details goed zichtbaar zijn. Dat heeft ook een nadeel. Alle informatie in de omgeving is haarscherp te zien. Een whiteboard met vertrouwelijke bedrijfsgegevens die op de achtergrond te zien is, moet je vermijden. Dat geldt ook voor het delen van een computerscherm tijdens een videovergadering. Verwijder alle vertrouwelijke informatie van het bureaublad voordat de vergadering start. 13
Neem de =videovergadering op
Bij veel aanbieders van videoconferencingsoftware is het mogelijk om een videovergadering op te nemen. Dat is handig omdat er altijd deelnemers zijn die vanwege ziekte of vakantie niet aan de vergadering kunnen deelnemen. Neem de bijeenkomst op, dan kunnen deze personen de vergadering alsnog bekijken en weten zo precies wat er is besproken.
Conclusie
Met videovergaderen kunnen bedrijven tijd en geld besparen doordat medewerkers zich niet hoeven te verplaatsen. Dankzij de beschikbaarheid van breedbandinternet en kwalitatief goede camera’s komt een virtuele vergadering dicht in de buurt van de bijeenkomst waarbij deelnemers van vlees en bloed bij elkaar in dezelfde ruimte zitten.
‘Als je als deelnemer spreekt tijdens de virtuele vergadering, zorg er dan voor dat je recht in de camera kijkt’