juli 2017
10 redenen waarom bedrijven naar de cloud migreren
10 redenen waarom bedrijven naar de cloud migreren | 1
10 redenen waarom bedrijven naar de cloud migreren Veel bedrijven hebben tegenwoordig al een groot deel van hun processen in de cloud draaien. Toch zijn er nog altijd bedrijven die twijfelen of ze voor de cloud moeten kiezen. cloudscanner zet de tien belangrijkste redenen om voor een cloudoplossing te kiezen overzichtelijk op een rijtje. De cloud is uit ons persoonlijke leven niet meer weg te denken. De afgelopen jaren hebben we eigenlijk al massaal en ongemerkt de overstap naar de cloud gemaakt. Een filmpje kijken doen we via Netflix, onze muziek luisteren we met Spotify, onze vrienden spreken we grotendeels via Facebook en bestanden delen we via Dropbox. Al deze processen vinden plaats in de cloud zonder dat we daar eigenlijk bij stilstaan. In het bedrijfsleven zien we een vergelijkbare ontwikkeling. Ook daar is werken in en vanuit de cloud voor veel bedrijven inmiddels de gewoonste zaak van de wereld. Toch zijn er nog altijd bedrijven die consequent blijven werken zoals ze dat tien jaar geleden ook al deden. Ze hebben soms wat koudwatervrees als het gaat om het onderbrengen van bedrijfsprocessen in de cloud. Dat is helemaal niet nodig. Wie onderstaande tien redenen in overweging neemt, realiseert zich dat een bedrijf dat kiest voor de cloud veel kan winnen.
1.
GEMAKKELIJK CAPACITEIT UITBREIDEN
Clouddiensten zijn gemakkelijk te schalen. Dat betekent dat je direct de cloudcapaciteit kunt vergroten of verkleinen. Dat is met name een voordeel voor bedrijven die te maken hebben met seizoenspieken, waardoor er tijdelijk extra capaciteit nodig is. Deze schaalbaarheid is ook een belangrijk kenmerk van de cloud, bevestigt Robèr van den Brink van CloudMerge, een van de partners van cloudscanner. “Een platform extra capaciteit geven omdat je een piekbelasting hebt door een marketingactie? Geen probleem. Binnen enkele seconden is er meer computepower ter beschikking. En heb je het niet meer nodig dan zetten we het weer volledig automatisch uit. Dit principe draagt bij aan het ‘pay-per-use’ principe dat tot aanzienlijke kostenbesparingen kan leiden.”
10 redenen waarom bedrijven naar de cloud migreren | 2
De extra capaciteit kun je direct gebruiken en je betaalt alleen voor het extra verbruik. Is de piek voorbij, dan kun je doorgaans capaciteit afschalen en betaal je weer het reguliere tarief. Het uitbreiden van extra resources kun je vrijwel altijd zelf regelen via een klantendashboard.
2. BETER SAMENWERKEN De cloud is bij uitstek geschikt als het gaat om samenwerken tussen mensen. Met behulp van clouddiensten verhoog je de productiviteit van een team. Alle informatie wordt bijgehouden op een centraalpunt en dat komt de overzichtelijkheid ten goede. Er zijn geen verschillende versies van een document in omloop en je kunt precies zien wat elke persoon heeft bijdragen. Voor elk bestand kun je per persoon lees- en schrijfrechten instellen. De cloud is ook prima inzetbaar als het gaat om het delen van grote bestanden. Het is niet langer nodig om grote bestanden als attachment via de e-mail te versturen. Via de clouddienst kunnen alle betrokken personen het bestand (veilig) raadplegen.
3.
BETERE VEILIGHEIDSVOORZIENINGEN
Het lokaal opslaan van bedrijfsgegevens brengt risico’s met zich mee. Denk aan een medewerker die een laptop met vertrouwelijke bestanden in de trein laat liggen. Ook kunnen lokaal opgeslagen bestanden door brand, diefstal en computerdefecten verloren gaan. Kies je voor de cloud, dan zijn de bestanden van alle medewerkers veilig opgeslagen. Een clouddienst hanteert meerdere niveaus van beveiliging. Zo staan gegevens versleuteld opgeslagen in een datacenter dat voorzien is van een goede toegangsbeveiliging en redundante technische voorzieningen. Een datacenter is voorzien van noodstroom en de datatransmissie verloopt over versleutelde verbindingen. Ook de beveiliging van data in de cloud is voor veel organisaties een drempel om iets met de cloud te gaan doen. “De angst voor datalekken in de cloud is wat ons betreft een onterechte angst”, stelt Van den Brink. “Gebruik maken van de cloud vraagt om een aanpak die aandacht heeft voor alle facetten van informatiebeveiliging. Dat begint bij de medewerker en eindigt in de applicatie zelf. Kortom, als je kiest voor de juiste partners ben je in veel gevallen veiliger, dan dat je het nog op de eigen locatie hebt staan.” De vraag wáár data komen te staan heeft alles te maken met wet- en regelgeving.
4. BETERE TOEGANKELIJKHEID Clouddiensten zijn 24×7 toegankelijk. Vanaf elk apparaat met internettoegang (desktop computer, laptop, smartphone en tablet) heb je toegang tot clouddiensten. Eddy Mouws, directeur van BusinessConnect, ook een partner van cloudscanner, herkent dit in zijn bedrijf. “Meer en meer wordt de beslissing om iets in de cloud te plaatsen genomen op basis van beschikbaarheid in plaats van kostenbesparingen. Een cloudomgeving heeft een hogere theoretische beschikbaarheid dan een omgeving in-house, alleen al door de voorzieningen zoals
10 redenen waarom bedrijven naar de cloud migreren | 3
dubbele gescheiden stroomvoorziening, N+1 koeling, N+1 UPS en dergelijke.” Daarnaast speelt flexibiliteit en schaalbaarheid een zeer grote rol. “Het opschalen van capaciteit en extra gebruikers is vaak sneller te regelen dan wanneer alles door de eigen IT-afdeling geregeld moet worden”, stelt Mouws. Ook zijn vrijwel alle clouddiensten geoptimaliseerd voor mobiel gebruik. Dat betekent dat je op kleine schermen van tablets en smartphones de clouddiensten kunt gebruiken. Ook voor personeel dat vanuit huis werkt biedt de cloud voordelen, omdat ze hun werkzaamheden plaats- en tijdonafhankelijk kunnen uitvoeren. Nederland heeft een prima dekking als het gaat om mobiel internet voor het gebruik van clouddiensten. Vrijwel overal kun je met mobiele devices van het 4G internet gebruikmaken. Mocht het mobiele internet ergens niet beschikbaar zijn, dan kun je altijd een beroep doen op de vele (publieke) WiFi-netwerken. Overigens zijn er ook cloudleveranciers die offline werken mogelijk maken. Dat betekent dat je zonder internetverbinding toch aan jouw documenten kunt werken. Op het moment dat je weer internetverbinding hebt, vindt er automatisch een synchronisatieproces plaats, waardoor de laatste versies van de bewerkte documenten automatisch in de cloud komen te staan.
5. SLIM BACKUP MANAGEMENT Het maken van een lokale backup van jouw bedrijfsgegevens is doorgaans een tijdrovende en arbeidsintensieve aangelegenheid. Daarnaast moet je de backups op een veilige plek bewaren zodat ze niet in handen van onbevoegde personen komen. Mocht je een keer een beroep moeten doen op een backup, dan is het terugzetten ervan een vermoeiende klus, waarbij bedrijfsprocessen vaak tijdelijk stilstaan. Kies je voor het automatisch maken van backups via de cloud, dan brengt dat een aantal voordelen met zich mee. Jouw vertrouwelijk bedrijfsdata is in veel gevallen redundant in meerdere datacenters opgeslagen. Het opvragen van een backup is doorgaans een fluitje van een cent. Daarnaast worden er over het algemeen meerdere versies van een backup bewaard. Ook het terugzetten van een backup is met een paar muisklikken geregeld. Ben je op zoek naar een vorige versie van een bepaald document? Ook dat is vrijwel altijd mogelijk. Clouddiensten bewaren meerdere versies van een document. Dat is altijd handig als je in een latere versie van een document per ongeluk iets belangrijks hebt verwijderd. “Daarmee samenhangend zijn veel organisaties dankzij de cloud gebaat bij een betere ‘business continuity’”, legt Van den Brink uit. “In de cloud zijn systemen en applicaties vrijwel altijd bereikbaar en hebben ze minder last van uitval of storingen, in tegenstelling tot organisaties die dit nog in het eigen pand hebben draaien. Het is met de cloud namelijk relatief eenvoudig om een platform over meerdere locaties te verdelen. Gaat het ergens fout, dan kan de andere locatie het overnemen en vice versa.”
10 redenen waarom bedrijven naar de cloud migreren | 4
6.
GEEN INVESTERINGEN IN HARDWARE
Bedrijven die kiezen voor clouddiensten, hoeven geen (nieuwe) uitgaven voor hardware op eigen locatie te doen. De aanschaf van eigen servers voor een on-premise oplossing betekent eenmalige grote uitgaven en resulteert in maandelijkse afschrijvingskosten. Hardware is op de dag van aanschaf al bijna verouderd en gevoelig voor storingen en uitval. Daarnaast ben je ook geld kwijt voor de aanschaf van software en licenties. Kies je voor een cloudoplossing, dan hoef je geen investeringen in hardware te doen. De cloudleverancier zorgt ervoor dat de faciliterende hardware voldoet aan de vragen en eisen vanuit de markt.
7. VERLAGING VAN DE KOSTEN Bij het afnemen van een clouddienst betaal je naar verbruik en doordat cloudleveranciers grote groepen afnemers bedienen, kun je profiteren van schaalvoordelen. In de praktijk betekent dit dat je een relatief lage prijs betaalt. Als je zelf investeert in hardware, software, licenties en colocatie van een server, dan ben je een groter bedrag kwijt. De flexibiliteit van de cloud heeft financiële voordelen voor de eindgebruikers, legt Mouws uit. “In geval van krimpende organisaties hebben ze ook niet te maken met desinvesteringen. Een bedrijf met 50 licenties zit niet met hoge licentiekosten als er plotseling tien medewerkers moeten afvloeien.” Overigens zit de kostenbesparing niet alleen in het eenvoudig kunnen op- of afschalen. Ook indirect hebben organisaties baat bij het gebruik van de cloud, volgens Mouws. “Door het outsourcen van IT, merk je dat je eigen organisatie minder kennis in huis hoeft te hebben omdat je nauwelijks of niets aan serverbeheer hoef te doen. Wel heb je lokaal eventueel nog mensen nodig voor het plaatsen van werkplekken, bekabelen en het oplossen van kleine issues zoals printerproblemen. Dit is vaak overigens ook een besparing omdat deze mensen ook goedkoper zijn dan serverbeheerders.” Tot slot zijn in de markt voor clouddiensten veel aanbieders actief. Dat gegeven heeft ook een positief effect op de eindprijs die je als bedrijf voor deze diensten betaalt.
8.
ALTIJD LAATSTE VERSIES VAN KANTOORAPPLICATIES
Als je software draait op zakelijke computers, dan moet je om de zoveel tijd updates installeren. Het updaten van software kost de afdeling systeembeheer veel tijd en energie. Natuurlijk kunnen de medewerkers ook de software updaten, maar in de praktijk gaat dit vaak mis. Medewerkers snappen het updateproces niet of ze laten vanwege tijdgebrek het updaten achterwege. Het resultaat is dat er verouderde software op zakelijke computers draait. Dat brengt de nodige gevaren en risico’s met zich mee op het gebied van internetveiligheid. Kies je voor de cloud, dan heb je de zekerheid dat jouw medewerkers altijd automatisch over de laatste versie van een online kantoorapplicatie beschikken.
10 redenen waarom bedrijven naar de cloud migreren | 5
9. OPTIMALISEREN VAN BEDRIJFSPROCESSEN Door de inzet van de cloud zijnsysteembeheerders minder bezig met operationele zaken op de werkvloer. Doordat alles in de cloud draait, hoeven ze minder of geen tijd en energie te steken in hardware en het onderhouden van lokale applicaties. ICT-medewerkers hebben in dit verband hun handen vrij en kunnen zich richten op het verbeteren en optimaliseren van interne bedrijfsprocessen. Dit betekent dat je als organisatie slagvaardiger opereert omdat meer mensen worden ingezet in datgene waar ze goed in zijn en daardoor verbetert de concurrentiepositie.
10. BETERE MANAGEMENTBESLISSINGEN Accurate en actuele informatie is voor het management van essentieel belang om goede beslissingen te nemen. Door de inzet van clouddiensten beschikt het management altijd en direct over de real-time gegevens. Hierdoor kan het management beter anticiperen op toekomstige ontwikkelingen en op tijd bijsturen. Normaliter kost het verzamelen van informatie uit de organisatie veel tijd en energie. Veel informatie staat opgeslagen in documenten en spreadsheets op lokale computers. Het maken van rapportages kost de medewerkers doorgaans veel tijd. Door in de cloud te werken heeft het management altijd toegang tot de laatste gegevens. Tegenwoordig zijn er online dashboards op de markt die gebruik maken van data uit verschillende clouddiensten. Door de inzet van online dashboards heeft het management altijd een realtime totaaloverzicht van de laatste stand van zaken binnen de organisatie. Het gebruik van clouddiensten draagt ook bij aan innovatie. Van den Brink: “De grote hypervisors zoals Google, AWS en Microsoft Azure stellen een compleet pakket aan functionaliteit ter beschikking waardoor het voor organisaties mogelijk wordt om aan de slag te gaan met zaken als analytics, machine learning, artificial intelligence (AI), IoT en big data zonder daarvoor grootschalige investeringen te hoeven doen.�
cloudscanner Zoals je in dit artikel hebt kunnen lezen, brengt de inzet van clouddiensten vele voordelen met zich mee. Werk je nog niet (helemaal) in de cloud en ben je van plan dit wel te doen? Kies dan voor een planmatige aanpak tijdens het migratietraject naar de cloud. Een goede voorbereiding is het halve werk. De onlinedienst cloudscanner ondersteunt bedrijven met het maken van de juiste keuzes. Met cloudscanner kun je op basis van vele beslissingscriteria verschillende clouddiensten vergelijken, selecteren en aanschaffen. In de database staan inmiddels meer dan 20.000 clouddiensten van vele leveranciers. Wil je meer weten over cloudscanner? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek waarin wij u alles uitleggen over de mogelijkheden van cloudscanner en wat dat voor uw organisatie kan betekenen. www.cloudscanner.nl info@cloudscanner.nl
088 - 015 0555
10 redenen waarom bedrijven naar de cloud migreren | 6