Rationalisez vos audits avec l’automatisation des approbations : comment ApprovalMax peut vous aider

Konstantin Bredyuk, directeur de produit, ApprovalMax es applications d’automatisation des approbations modifient les processus pour les approbations financières et les entreprises qui sont régulièrement auditées.

Avec des racines dans la gestion des processus d’entreprise et le développement de logiciels d’optimisation, Konstantin a entrepris des centaines d’implémentations de produits pour les clients ApprovalMax dans le monde entier.

Konstantin conseille de nombreuses organisations sur la mise en œuvre de l’automatisation, de contrôles financiers et de capacités de collaboration avec les clients à l’aide d’applications de confiance basées sur Xero, avec des profils d’entreprise allant des PME aux grands cabinets comptables et de conseil.

Les audits peuvent être stressants pour les comptables. Toutefois, avec les bons outils, le processus peut devenir beaucoup plus fluide. Découvrez comment ApprovalMax peut vous aider.

Les applications d’automatisation des approbations sont conçues pour gagner du temps, rationaliser le processus d’approbation et améliorer l’efficacité globale des opérations des comptes fournisseurs. En envoyant des notifications et des rappels aux approbateurs, les applications d’automatisation des approbations deviennent précieuses car elles réduisent la charge de travail administratif des comptables, libérant ainsi du temps pour se concentrer sur des tâches plus importantes.

Si votre client est régulièrement audité, vous voudrez vous assurer qu’il dispose d’une méthode complète et organisée pour établir et consigner ses approbations financières. Un avantage énorme de l’utilisation d’une application basée sur le cloud est d’avoir une piste d’audit générée automatiquement, car cela signifie que les auditeurs ont une compréhension claire du processus d’approbation. C’est également une victoire pour votre client, car cela permet de s’assurer qu’il reste conforme, tout en réduisant son risque d’activités frauduleuses.

Lors d’un audit, la possibilité d’inviter des auditeurs à afficher les flux de travail et les pistes d’audit avec un accès en lecture seule est utile, car elle rationalise le processus d’évaluation et facilite la réalisation des audits. L’automatisation des approbations devient un investissement rentable pour les clients régulièrement audités en raison de la fiabilité, de la transparence et de l’efficacité qu’elle procure lors de l’enregistrement et du suivi des approbations financières.

ApprovalMax est une plateforme d’automatisation des approbations basée sur le cloud qui aide les comptables à se préparer aux audits en rationalisant les processus d’approbation et en fournissant un aperçu organisé et complet des données financières. Lisez la suite pour savoir comment nos fonctionnalités simplifient le processus de préparation d’audit pour les auditeurs.

5 façons dont ApprovalMax simplifie les audits :

1. Une politique de délégation d’autorité est intégrée à vos flux de travail

C’est bien d’avoir un document séparé pour votre délégation de pouvoir, mais comment s’assurer que ce ne soit pas un simple papier dans un classeur ou un document en ligne sauvegardé dans un dossier ? Si vos clients effectuent encore des approbations sur papier, leurs fichiers devront être organisés et stockés afin qu’ils soient faciles à récupérer. Gardez à l’esprit qu’une erreur humaine peut encore revenir hanter votre client lors d’un audit s’il le fait manuellement !

Alternativement, si votre client émet un e-mail pour accorder des approbations, lors d’un audit, il devra rechercher dans les boîtes de réception pour trouver l’historique des approbations pour tous les documents approuvés. Cela peut prendre beaucoup de temps, d’efforts et entraîner la suppression d’informations manquantes.

Avec ApprovalMax, vous pouvez créer votre politique de délégation d’autorité dans un flux de travail d’approbation, de sorte que les règles d’autorisation soient suivies de manière cohérente à chaque fois. Vous pouvez également montrer rapidement et facilement aux auditeurs le fonctionnement de votre processus d’approbation en fonction des règles d’autorisation que vous avez configurées dans ApprovalMax.

Vous pouvez créer une matrice d’approbation simple ou complexe, configurer des approbations qui se produisent l’une après l’autre ou en même temps, et ajouter des règles basées sur les limites de coûts, les codes du GL et les catégories de suivi.

2. Les rapports et pistes d’audit automatiques signifient moins de travail manuel

Avec ApprovalMax, lorsqu’un document est approuvé, un rapport montrant tous les détails du processus d’approbation est automatiquement créé et ajouté dans Xero. Cela inclut toutes les décisions prises, les exceptions, les commentaires, etc. Si vous voulez plus d’informations, vous pouvez trouver un dossier complet du processus d’approbation dans ApprovalMax.

3. Créer un accès plus facile pour les auditeurs

Avec ApprovalMax, vous pouvez inviter des auditeurs à consulter vos flux de travail et vos rapports d’audit. Les auditeurs auront un accès en lecture seule, afin qu’ils puissent évaluer les choses en toute sécurité sans risquer d’apporter des modifications. Ils peuvent voir tous les rapports et demandes de votre organisation et ajouter des commentaires. Pour inviter un auditeur, rendez-vous sur la page “Utilisateurs”, ajoutez un nouvel utilisateur et choisissez le rôle “Auditeur” dans le menu déroulant.

4. Utilisation du reporting intégré pour extraire plus d’informations lors d’un audit

ApprovalMax fournit des rapports complets permettant d’évaluer la conformité des processus d’approbation. Les auditeurs peuvent voir comment les approbations ont été accordées et obtenir une image complète avec des rapports consultables. Vous pouvez également obtenir un aperçu ou vous plonger dans des détails spécifiques en téléchargeant des rapports dans Excel. Ces rapports permettent d’identifier les exceptions au processus d’approbation, telles que les approbations déléguées à quelqu’un d’autre, les demandes approuvées automatiquement, les demandes non terminées et les approbations effectuées par les administrateurs au lieu de la personne censée approuver.

5. Vous voulez montrer votre workflow d’approbation ? Il suffit de l’exporter.

Alternativement, vous pouvez partager des informations sur vos flux de travail d’approbation sans inviter les auditeurs à ApprovalMax. Ouvrez simplement le flux de travail et appuyez sur le bouton “Exporter le flux de travail” pour produire un document PDF avec une description écrite du flux. Par exemple, s’il s’agit d’un workflow de bons de commande, le document comprendra une liste des personnes autorisées à créer des bons de commande, les règles de chaque demandeur et, pour chaque étape, une liste de ceux qui les approuvent, avec les règles de chaque approbateur.

Si vous avez des clients qui sont régulièrement audités, les faire accéder à un outil d’automatisation des approbations conçu avec le processus d’audit à l’esprit peut les aider à se sentir plus positifs et confiants lors d’un audit. Cela donne également confiance aux administrateurs du conseil d’administration qui exigent la mise en place de contrôles financiers. ApprovalMax change la donne car ses fonctionnalités permettent aux auditeurs d’analyser facilement et de manière complète tout processus d’approbation, sans que vous ou votre client n’ayez à compiler manuellement les rapports d’audit. Nous avons des cabinets comptables du monde entier qui disent que leurs clients et auditeurs sont satisfaits de la façon dont ApprovalMax a changé leur processus d’audit, plusieurs d’entre eux citant qu’il est évident que votre client est régulièrement audité.

Pour résumer, voici comment ApprovalMax facilite les audits :

• Les processus critiques de l’entreprise sont entièrement visibles et traçables.

• Les auditeurs ont un accès facile à tout document dont ils ont besoin et trouvent toutes les données d’autorisation pertinentes.

• Les pistes d’audit et les rapports facilitent la précision des données et des processus, qui est la base d’une prise de décision éclairée.

• Les comptables bénéficient d’un gain de temps car l’effort manuel est minime.

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