Richtlijnen en redactieformule digitale nieuwsbrief Stek via Mailchimp We hebben gedurende het hele jaar wat te vertellen aan onze huurders, stakeholders en andere geïnteresseerden. Dit kan via een periodieke digitale nieuwsbrief. Vaak blijft de combinatie bestaan: papieren en een digitale vorm van nieuws brengen. Een aantal voordelen van een digitale nieuwsbrief zijn: door middel van linkjes een directe koppeling met een archief/website; je kunt gebruik maken van audio- en visuele mogelijkheden; de lezer kan direct reageren en online reageren via een mail of via social media; is snel; is altijd actueel; is goedkoop (geen druk- en portokosten); hoge respons die goed meetbaar is; het moment van bezorgen is goed te timen. Note: het is bij de wet verboden e-mails te verzenden als men daar geen toestemming voor heeft gegeven. De mensen die reeds in de verzendlijst staan moeten zich dus zelf aangemeld hebben om een digitale nieuwsbrief te willen ontvangen. Aandachtspunten voor een dergelijk nieuwskanaal zijn: 1. Doelstelling Doelstelling van een periodieke nieuwsbrief is onze doelgroepen regelmatig op de hoogte te brengen en te houden van relevant nieuws. We willen immers betrokkenheid, klantbinding en transparantie vergroten. 2. Doelgroepen Onze voornaamste doelgroepen zijn onze huurders, stakeholders, woningzoekenden, collega-corporaties, gemeentes. Het is niet noodzakelijk voor elke doelgroep een andere toon aan te slaan of van niveau te wisselen. De tekstjes in de nieuwsbrief zijn kort en hebben een Lees meer-optie. De taal is eenvoudig doch zonder taalfouten. 3. Adressen verzamelen Om een digitale nieuwsbrief te kunnen verzenden heb je e-mailadressen nodig, zoals hierboven genoemd, e-mailadressen die vrijwillig hiervoor zijn doorgegeven. Het aantal aanmeldingen staat momenteel op 533. Dit gaat groeien zodra we een nieuwsbrief hebben gedeeld op de andere communicatiekanalen van Stek zoals Facebook, de website en Binnen. Een verplicht onderdeel van een nieuwsbrief is de ‘afmelden’ optie. Je moet op een willekeurig moment heel gemakkelijk kunnen uitschrijven. Deze opt-outs zoals dat heet, worden automatisch door Mailchimp uit de verzendlijst gehaald. 4. Redactieformule vaststellen Soort nieuwsbrief We willen een nieuwsbrief uitbrengen die herkenbaar is, qua uiterlijk gelijk is aan de andere kanalen van Stek. De nieuwsbrief heeft altijd hetzelfde format; opgemaakt in een krantenstijl-achtige opzet. Korte teksten vergezeld van een relevante afbeelding en vaak met een linkje naar de website voor meer informatie.
Frequentie De lezer vindt het het prettigst als een nieuwsbrief met vaste regelmaat verschijnt en dus niet wanneer er iets te melden valt. 1 x per twee maanden op de eerste maandag van de maand. Verschillende onderzoeken wezen uit dat de zaterdag de beste dag is om een emailing te verzenden. Echter dat is geen werkdag. De maandag komt ook goed uit de bus. De e-mailing wordt het beste gelezen tussen 08:00 ’s ochtends en 13:00 ’s middags. Voor 2017 plannen we op de volgende maandagen: Aanleverdatum nieuws 30 januari 27 maart 29 mei 31 juli 25 september 27 november
Verschijningsdatum 2017: 2 februari 3 april 5 juni 7 augustus 2 oktober 4 december
Inhoud Vanzelfsprekend zijn de items corporatie gerelateerd en veelal Stek-gerelateerd. Dit kan zowel intern als extern nieuws zijn zoals project- en fusienieuws, Aedesbeleid, opleveringen, evenementen en andere aanverwante zaken. De huidige indeling van de nieuwsbrief is standaard vormgegeven. De artikelen bestaan allen uit een afbeelding, een korte tekst en een Lees meer optie. We verzenden de nieuwsbrief bij minimaal 4 nieuwsitems. Te kort is niet interessant omdat het maar 1x in de twee maanden wordt verzonden en bij een te lange haakt de lezer tussentijds af. Bij herhaaldelijk veel nieuws is het een optie de nieuwsbrief 1x per maand te sturen. We moeten echter voorkomen dat het als spam wordt gezien waardoor mensen zich zullen uitschrijven.
Toonzetting De toonzetting in de nieuwsbrieven is uitnodigend, informerend en informeel. We spreken de lezers aan met U. Alleen op de social media platforms gebruiken we je/jij.
Vormgeving/lay out De nieuwsbrief van Stek is door een vormgever opgemaakt waardoor we altijd dezelfde uitstraling hebben en daarmee de herkenbaarheid vergroten. Deze template wordt dus standaard gebruikt. De vormgeving is simpel gehouden; het gaat immers om de inhoud. De titels en teksten zijn goed leesbaar wat voor onze belangrijkste een must is.
5. Personele aspecten Het is mogelijk om de nieuwsbrief te laten maken en te ‘dragen’ door de afdeling communicatie, echter een dergelijk communicatiekanaal is van iedereen binnen de organisatie. Het is wenselijk als onderwerpen worden aangedragen mede vanuit het
content team (Facebook. Twitter, Nieuwsbrief). De communicatieadviseur is eindredacteur en zal kijken of elk aangedragen item nieuwswaardig is en geschikt voor dat moment. Een ‘team’ ziet er als volgt uit: Aanleveren nieuws: iedereen, content team Redacteur en meelezer: Eindredactie: afdeling Communicatie 6. Technische zaken Koppeling met de website, social mediabuttons en adressenbestand is gereed. Deze laatste wordt automatisch geüpdatet. Is het is wel wenselijk dat er meerdere mensen Mailchimp kennen en de nieuwsbrief kunnen vullen en verzenden. Dit om de kwetsbaarheid van 1 persoon in te perken. Het is technisch mogelijk om er illustraties, afbeeldingen en video’s in mee te verzenden. Echter wel opletten dat deze bestanden niet te zwaar zijn waardoor het verzenden en ontvangen vertraagd wordt. Daarom testen voor verzending. We hebben bij het verzenden van de eerste nieuwsbrief op 28 november 526 geadresseerden. Bij elke verzending vallen er mensen af door hard of soft bounces wat zoveel betekent als tijdelijke onbereikbaarheid omdat een e-mailbox vol zit (soft) of een permanente onbereikbaarheid wanneer een e-mailadres niet meer bestaat of fout is ingevuld (hard). Tot 2000 e-mails is Mailchimp gratis. Daarna moet er een betaalde upgrade plaatsvinden. Dit is voorlopig nog niet aan de orde. 7. Budgettaire zaken Een digitale nieuwsbrief is een goedkoop communicatiemiddel. Een tekstschrijver is niet nodig en de kosten voor de vormgeving zijn reeds in 2015 afgeboekt.