Vuosijuhlavastaavan tervehdys

Tervehdys kaikille,

Minua pyydettiin kirjoittamaan jonkinlainen teksti vuosijuhlavastaavan ominaisuudessa. Haasteeksi nousi, mitä haluan kertoa ja kirjoittaa vuosijuhlien suunnittelusta. Vuosijuhlia on suunniteltu vaihtelevalla aktiivisuudella jo kauan, koska juhlia on jouduttu siirtämään pandemian takia useaan otteeseen. Tämän aikana myös vuosijuhlavastaavia on ollut muutamia. Juhlien siirtyessä myös vuosijuhlien suunnitelmat ja ideat vaihtuivat matkan aikana useaan kertaan.

Pääasiassa kohta vuoden verran viikkoihin on sisältynyt monia viestejä niin sähköpostien kuin tekstiviestien kautta, kuin kokouksia toimikunnan jäsenten kanssa. Myös erilaisten tiedostojen luonti ja excelien rakentaminen on ollut viikoittaista työtä. Toimikunnassa heräsi hyviä ideoita juhlien toteutukseen sekä vuosijuhlaviikon muihin aktiviteetteihin. Myös ehdoton kiitos aikaisemmille vuosijuhlavastaaville, jotka ennen minua ehti suunnittelemaan paljon asioita ja näin ollen ei meidän tarvinnut ihan tyhjästä aloittaa suunnittelua.

Valehtelisin jos sanoisin, ettei ollut sellaisia aikoja, jolloin mietin, että tuleeko juhlia koskaan. Koska juhlia oli järjestetty jo pitkään, alkoi toimikunnassa selvästi näkyä niin sanotusti kisaväsymys. Muutaman kerran olen varmasti ärähtänyt porukalle tarkoituksena saada “vipinää kinttuihin”, mutta tarkoitus on ollut vain saada juhlat järjestettyä. Vihdoin voidaan sanoa, että juhlat saadaan kuin saadaankin onnistuneesti pidettyä. Lopuksi halusin nostaa muutamia asioita, mitä kannattaa ottaa huomioon seuraavan kerran kun vuosijuhlia järjestetään. Ensimmäisenä asiana nostaisin sen, että vuosijuhlavastaavan olisi hyvä kuulua hallituksen jäsenistöön. Vaikka hallituksen kokouksiin saa mennä paikalle, olisi se vuosijuhlavastaavalle helpompi olla niin kuin sisäpiirissä ja näin tietää ainejärjestön muitakin asioita. Toisena asiana nostan sen, että sponsorien etsimiseen kannattaa varata aikaa ja aktiivisesti hakea, eikä vain yhden vaan koko toimikunnan. Kolmanneksi nostaisin sen, että kannattaa kirjoittaa vuosijuhlavastaavana kaikki pienetkin asiat ylös, sillä ei ole mahdollista muistaa kaikkia asioita, joista ollaan päätetty, kun samalla on opiskelu ja työjutut pyörivät mukana arjessa. Viimeisenä huomiona, ei ole ketään "jokua", joka hoitaa asiat, vaan toimikuntalaisia on suhteellisen vähän ja heistä jokainen on vastuussa, että hommat etenevät. Varsinkin nykyaikana ryhmächateissa vastuualueiden kanssa tämä riski on suuri, sillä kaikki ajattelevat luuriensa ääressä, että "kyllä joku toinen hoitaa".

Isot kiitokset toimikunnan tekijöille, tiedätte kyllä keitä olette. Erityiskiitos Aapolle, että jaksoit kuunnella tätä stressimörköä pitkin vuotta.

Anna Tuukkanen

Varnitsa ry:n vuosijuhlavastaava