Organizacja zrównoważonych wydarzeń. by UNDP Project Office in Poland

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

Autorka: Magdalena Sułek-Domańska Konsultacje gender: Anna Szadkowska- Ciężka, Justyna Choroś Redakcja: Gabriela Cichowicz

Wydawca:

Program Narodów Zjednoczonych ds. Rozwoju (UNDP) Biuro Projektowe w Polsce ul. Szpitalna 6/23 00-031 Warszawa, Polska tel.+48 22 827-62-45 fax:+48 22 207-24-31 e-mail: registry.pl@undp.org

ISBN 978-83-933274-3-0

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

Spis treści: Wstęp............................................................................................................................................... 3 1. Wybór miejsca.............................................................................................................................. 4 1.1 Czynniki ekologiczne............................................................................................................... 4 1.2 Dostępność architektoniczna................................................................................................. 5 1.3 Rodzice z dziećmi.................................................................................................................... 9 1.4 Transport.............................................................................................................................. 11 2. Catering...................................................................................................................................... 13 2.1 Planowanie........................................................................................................................... 13 2.2 Wybór dostawcy cateringu................................................................................................... 13 2.3 Wybór produktów................................................................................................................ 14 2.4 Organizacja cateringu........................................................................................................... 14 2.5 Promocja.............................................................................................................................. 15 3. Materiały promocyjne i informacyjne........................................................................................ 16 3.1 Promocja idei zrównoważonych wydarzeń........................................................................... 16 3.2 Komunikacja z gośćmi i prelegentami.................................................................................. 16 3.3 Druk...................................................................................................................................... 16 3.4 Materiały drukowane a osoby z niepełnosprawnością........................................................ 19 3.5 Gadżety promocyjne............................................................................................................ 19 3.6 Organizacja wydarzenia........................................................................................................ 20 4. Obsługa spotkania...................................................................................................................... 21 4.1 Rekrutacja............................................................................................................................ 21 4.2 Identyfikacja pracowników obsługi...................................................................................... 21 4.3 Szkolenia pracowników obsługi............................................................................................ 21 4.4 Perspektywa równości płci................................................................................................... 22 4.5 Udział wolontariuszy............................................................................................................ 22 5. Włączanie perspektywy płci (gender mainstreaming) w organizowane imprez......................... 23 5.1 Tematyka spotkania.............................................................................................................. 23 5.2 Agenda spotkania a gender.................................................................................................. 24 5.3 Równowaga płci................................................................................................................... 24 5.4 Grupy zawodowe.................................................................................................................. 24 5.5 Strategia komunikacyjna...................................................................................................... 25 5.6 Ewaluacja spotkania............................................................................................................. 25 6. Lista kontrolna ........................................................................................................................... 26 7. Bibliografia.................................................................................................................................. 29

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

Szanowni Państwo,

Oddajemy w Państwa ręce drugi podręcznik

cji zajmuje kwestia przygotowywania wydarzeń

przygotowany w ramach programu Social In-

zgodnie z potrzebami osób z różnymi rodzajami

novation in Europe and CIS. Po przewodniku

niepełnosprawności. Jest to tym istotniejsze, że

omawiającym zagadnienia związane z dostęp-

media publiczne i organizacje pozarządowe nie

nością stron internetowych dla osób z różnymi

kodyfikują swojej wiedzy w tym zakresie, co sta-

rodzajami niepełnosprawności, tym razem zaję-

nowi poważne utrudnienie dla osób poszukują-

liśmy się tematem organizacji zrównoważonych

cych informacji i wskazówek.

wydarzeń. Tekst podzielony jest na działy tematyczne, poProgram Social Innovation in Europe and CIS

cząwszy od wyboru miejsca imprezy, poprzez

jest podstawą dla działań prowadzonych przez

wybór menu, zapewnienie dojazdu, kończąc na

polskie Biuro Projektowe UNDP w Warszawie,

zagadnieniach związanych z personelem. Infor-

organizacyjnie będące częścią Biura Regionalne-

macje na temat zielonego standardu przenikają

go w Bratysławie. Naszym celem jest zbieranie

się tu z informacjami dotyczącymi standardów

i kodyfikowanie wiedzy z zakresu innowacji spo-

koniecznych do spełnienia dla osób niepełno-

łecznych, a następnie przekazywanie jej naszym

sprawnych i w kwestii równości płci. Co ważne,

partnerom w innych krajach. Promocja standar-

tekst ten należy traktować jako źródło open-

dów organizacji zrównoważonych wydarzeń ma

source – ważne by jego czytelnicy i czytelnicz-

znaczenie zasadnicze dla aktywizacji społecznej

ki mogli uzupełnić go o swoje uwagi płynące

osób z różnymi dysfunkcjami, dla rozwoju lokal-

z osobistych doświadczeń czy rekomendacji

nej przedsiębiorczości, perspektywy równości

znajomych.

płci oraz dla równowagi ekologicznej i naszej świadomości wpływu na środowisko.

Pozostaje mi tylko życzyć wspaniałych i w pełni zrównoważonych wydarzeń!

Myśl, która przyświecała nam w czasie przygotowywania tego przewodnika to holistyczne uję-

Kamil Wyszkowski

cie podejścia do przygotowywania rozmaitych

Dyrektor Biura Projektowego UNDP w Polsce

wydarzeń: konferencji, warsztatów, seminariów, koncertów, wystaw etc. Oznacza to, że omawiane pola tematyczne to zarówno ekologiczne aspekty przygotowywania imprez, jak również kwestie dostępności architektonicznej dla każdego z uczestników spotkania oraz zagadnienia równości płci, które również powinny być brane pod uwagę w chwili przygotowywania imprez. Nie ukrywam, że szczególne miejsce w publika-

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

1. Wybór miejsca

Podstawowym elementem który rozważamy przygotowując imprezę jest odpowiedź na 2 pytania: gdzie i kiedy? Wybór miejsca ma ogromny wpływ zarówno na komfort gości, jak i na charakter imprezy. Warto więc pamiętać, by organizowana przez nas impreza nie tylko spełniała wymóg elegancji, ale także wymóg ekologii i dostępności dla osób z ograniczonymi możliwościami w poruszania się.

1.1. Czynniki ekologiczne 1.1.1. Wybór lokalizacji Zacznijmy od kwestii ekologii1. Poszukując miejsca warto w pierwszej kolejności rozważać obiekty znajdujące się w miejscowości, z której pochodzi większość uczestników i uczestniczek, takich do których można dojechać korzystając z transportu publicznego. Jeśli impreza nie ma charakteru masowego, warto rozważyć wykorzystanie obiektów agroturystycznych, dzięki czemu wesprzemy lokalny biznes, napędzając tym samym rozwój drobnej przedsiębiorczości i pomożemy budować pozytywny wizerunek w lokalnej społeczności. Powyższa zasada dotyczy zarówno wyboru miejsca konferencji (np.: zamiast wyboru sieciowego centrum konferencyjnego – lokalny dom kultury), jak i miejsc noclegowych (kwatery w małych pensjonatach zamiast hotelach sieciowych). 1.1.2. Połączenia transportowe Jeśli organizowane wydarzenie przeznaczone jest dla gości z całego świata, warto wybrać miejsce z dobrymi połączeniami kolejowymi (znacznie mniejsza emisyjność CO2 w porównaniu do samochodu czy samolotu), blisko lotniska (tak by nie trzeba było dodatkowo przewozić gości pokonując znaczne odległości). 1.1.3. Podejście ekologiczne właścicieli obiektu Kolejna sprawa to podejście właścicieli/właścicielek obiektu do ekologii. Warto sprawdzić, czy dany obiekt posiada certyfikaty ekologiczne (zawsze warto mieć do nich wgląd, sprawdzić ich wiarygodność) i czy jego gospodarze prowadzą działania proekologiczne. Wiele z tych elementów można 1 „Organizacja wydarzeń w zielonym standardzie”, Fundacja Aeris Futuro, Kraków, 2010

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

sprawdzić w czasie wizyty w hotelu – z pewnością właściciele dbający o środowisko chętnie o tym opowiedzą. Co więc może być dla nas znakiem troski o środowisko: – segregacja śmieci; – posiadanie dobrze oznaczonych pojemników do recyklingu; – wykorzystanie alternatywnych sposobów pozyskiwania energii; – wykorzystywanie tylko energooszczędnych żarówek; – zamontowanie perlatorów na kranach czy oszczędnych spłuczek w toaletach; – posiadanie na wyposażeniu energooszczędnego sprzętu multimedialnego (to nie tylko kwestia wygody ale także ekologii – im więcej rzeczy jest dostępnych na miejscu, tym mniej trzeba przetransportować, więc i emisja CO2 jest mniejsza); – zapewnienie cateringu spełniającego zielony standard; – posiadanie parkingu i serwisu dla rowerów; – wykorzystywanie wtórne wody deszczowej np.: do podlewania ogrodów; – posiadanie własnej oczyszczalni ścieków; – wykorzystywanie pomieszczeń z możliwie największym stopniem dostępu do światła dziennego; – nawiązanie architekturą do lokalnych korzeni; – certyfikat energooszczędności budynku (najlepiej gdy budynek jest pasywny co oznacza że zużywa mniej niż 20kWh/m2/rok); – w przypadku potrzeby wypożyczenia dodatkowego generatora prądu, możliwość skorzystania z jednego cichego generatora, zamiast kilku małych; – posiadanie dobrze oznaczonych pojemników do segregacji śmieci dla gości z jasną informacją o ich zastosowaniu. Ważne by miejsce zakwaterowania, o ile inne niż miejsce konferencji, znajdowało się możliwie blisko sali spotkań, tak by bez większego wysiłku można było dostać się tam na piechotę.

1.2. Dostępność architektoniczna Drugim, poza ekologią, niezwykle ważnym elementem, na jaki powinno się zwrócić uwagę wybierając lokal, jest kwestia dostępności dla osób niepełnosprawnych. W Polsce wedle prawa, każdy obiekt powinien spełniać wymogi łatwego dostępu dla osób z niepełnosprawnością. W praktyce sytuacja jest bardzo różna. Zapominamy, że dostępność architektoniczna to nie tylko kwestia osób poruszających się na wózkach, ale też rodzin z małymi dziećmi, osób starszych czy każdej osoby, która okre-

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

sowo ma problemy z poruszaniem się (np.: po złamaniu nogi czy urazie bioder). Na co zatem należy zwrócić uwagę przygotowując wydarzenie dostępne dla wszystkich? 1.2.1. Transport dla osób z niepełnosprawnością Sprawdź, czy przed obiektem znajdują się miejsca parkingowe dla osób z niepełnosprawnością (miejsca takie są większe od standardowych miejsc postojowych co wiąże się z koniecznością otworzenia szeroko drzwi przez osobę niepełnosprawną, która musi wyjąć z samochodu wózek). W formularzu zgłoszeniowym warto prosić o informacje o szczególnych potrzebach gości, np.: jeśli osoba poruszająca się na wózku zgłosi taką potrzebę, należy zapewnić jej odpowiedni, dostosowany transport lub przekazać kontakty do lokalnych firm oferujących takie usługi. 1.2.2. Infrastruktura zewnętrzna Podjazd przed budynkiem powinien być utwardzony a nie wysypany np.: żwirem lub kamieniami utrudniającymi poruszanie się nawet zdrowym osobom czy rowerzystom2. Budynek nie powinien posiadać schodów przy wejściu (co nie jest wygodne dla każdego z nas) lub posiadać wystarczająco szeroki i mało stromy podjazd (kąt nachylenia nie powinien przekraczać ok. 10%). Trzeba pamiętać, że podjazd powinien być tak ustawiony, by można było potem bez trudu otworzyć drzwi wejściowe, nie może być też zastawiany np.: donicami z kwiatami etc. Unikajmy wysokich progów, drzwi obrotowych, ruchomych schodów. Nierzadko zdarza się, że jedyne wejście dostępne dla osoby na wózkach, to wejście dla dostawców. Często jednak znajduje się ono dość daleko od głównego wejścia i nie posiadają dobrego oznaczenia. Jeśli obiekt nie jest dostępny, należy przygotować na zewnątrz, w dogodnym miejscu, dzwonek wzywający obsługę. Powinien on znajdować się na wysokości ok. 130 cm od ziemi. Jeśli drzwi dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych znajdują się w innym miejscu, należy wyraźnie oznaczyć kierunek dojścia do nich.

2 Kamil Kowalski „Projektowanie bez barier – wytyczne”

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

1.2.3. Infrastruktura wewnętrzna Drzwi i korytarze Wszystkie drzwi w budynku powinny mieć min. 90 cm szerokości (optymalnie 100 cm). Jeśli drzwi w budynku są podwójne lub wieloskrzydłowe, przynajmniej jedna część powinna spełniać to kryterium. Przy zastosowaniu drzwi podwójnych (tzw. wiatrołapu) należy zapewnić swobodę manewrowania wózkiem i bezkolizyjną komunikację wszystkich użytkowników w przestrzeniach pomiędzy drzwiami. Zalecane jest, by drzwi otwierane manualnie posiadały system wspomagający otwieranie oraz uchwyty umożliwiające swobodne otwarcie drzwi przez każdego użytkownika. Należy oznaczyć szklane jednobarwne drzwi tak, by nikt przypadkiem nie uderzył się o nie. Korytarze zakręcające powinny mieć szerokość co najmniej 120 cm tak by osoba na wózku mogła bez problemu skręcić. Recepcja Zorganizuj recepcję w taki sposób, by osoba na wózku czy z nie w pełni sprawnymi kończynami była w stanie odłożyć torebkę, teczkę i bez większych komplikacji wpisać się na listę uczestników, to samo dotyczy szatni (możesz np.: obniżyć część blatu). Przestrzeń swobodnego przejścia przed stolikami rejestracyjnymi powinna wynosić co najmniej 1,5 metra. Wysokość blatów powinna być w przedziale 80-120 cm od ziemi. Źródła światła nigdy nie powinny znajdować się za osobą obsługującą rejestrację, tylko nad nią. Oświetlenie powinno być na tyle jasne by umożliwić osobom niesłyszącym czytanie z ruchu warg. Toalety W wybranym obiekcie powinna być przynajmniej 1 toaleta dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych. Powinna ona znajdować się w pobliżu sali konferencyjnej czy hotelowej restauracji (chodzi o zachowanie rozsądnej odległości, by osoba na wózku nie musiała błądzić po piętrach czy długich korytarzach w poszukiwaniu dostosowanej toalety) a droga do niej powinna być czytelnie oznaczona.

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

Oznaczenia kierunków Drogi i korytarze powinny być wyraźnie oznaczone, tak by osoby niedowidzące nie miały problemu ze znalezieniem kierunku. Doskonałym rozwiązaniem dla osób niewidomych są mapy tyflograficzne czyli takie, które odzwierciedlają w trójwymiarze przestrzeń obiektu. Windy, informatory, mapy elektroniczne powinny posiadać systemy zdublowanych znaków (w alfabecie Braila, informacje głosowe i wizualne). Powierzchnie płaskie Dywany i wykładziny podłogowe powinny być przymocowane do podłoża. Brzegi muszą być wykończone w sposób niestwarzający zagrożenia podwijaniem się oraz potknięciem się. Najlepiej jeśli ich powierzchnie znajdują się na równi z płaszczyzną sąsiadującej nawierzchni (w niewielkim obniżeniu). Długość włókien nie powinna być większa niż 15 cm. Należy unikać śliskich podłóg marmurowych, na których łatwo się wywrócić. Ważne też by podłoga posiadała element różnicujący np.: paski w kontrastowych kolorach wzdłuż korytarza, tak by łatwiej było zorientować się w przestrzeni osobom niedowidzącym. Pamiętajmy, że powierzchnie połyskliwe są nie tylko śliskie, ale też odbijają światło (podobnie ostrożnie należy wprowadzać lustra do pomieszczenia). Miejsca siedzące dla osób niepełnosprawnych Jeśli spodziewamy się większej liczby osób poruszających się na wózkach, pamiętajmy o pozostawieniu wolnego miejsca w pierwszym rzędzie (jeśli zapraszamy na np. przedstawienie teatralne, można zapytać o możliwość wymontowania kilku przednich siedzeń, oczywiście jeśli dojazdu do nich nie uniemożliwiają schody). Należy przy tym pamiętać, że osoby na wózkach często korzystają z pomocy opiekunów/opiekunek, dla których potrzebne jest zarezerwowanie miejsca tuż przy osobie potrzebującej wsparcia. W czasie dużych imprez sportowych zazwyczaj zostawia się specjalne sektory dla osób niepełnosprawnych. Abstrahując od tego, że niestety dość często są to miejsca z bardzo słabą widocznością i co gorsze nie uwzględniające parametrów użytkowników siedzących na wózku, ogromnie ważną rolę w dotarciu do nich ma ochrona i obsługa obiektu. Jeśli dopuszczamy możliwość wypowiedzi gości z sali w czasie konferencji, należy zabezpieczyć podjazd na scenę dla osób na wózkach lub mikrofony dostępne dla gości na sali spotkania.

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

Jeśli obiekty, w których przeprowadzamy spotkania, są duże (np.: stadiony), należy przygotować miejsca odpoczynku. Co więcej, organizując konferencję czy warsztaty warto zadbać o dostateczną ilość przerw o odpowiedniej długości (przerwy kawowe – 30 min, przerwy obiadowe – 60 min). Bezpieczeństwo i dodatkowe ułatwienia Wszelkie dekoracje przestrzenne oraz dodatkowe elementy przestrzeni np.: barierki, powinny być stabilne i czytelnie oznaczone. Grzejniki w miejscach gdzie przebywają osoby niepełnosprawne lub dzieci powinny być osłonięte. Jeśli to możliwe wybierajmy miejsca, które posiadają pętlę indukcyjną, która pomaga w odbieraniu dźwięków osobom niedosłyszącym. Uwagi dodatkowe Niezależnie czy obiekt spełnia rygorystyczne kryteria dostępności czy wprost przeciwnie, zawsze warto zabezpieczyć pomoc asystentów osób niepełnosprawnych i przeszkolić całą obsługę wydarzenia w zakresie pomocy osobom z różnymi rodzajami niepełnosprawności. 1.3 Rodzice z dziećmi Ważnym elementem decydującym o wyborze miejsca na konferencję jest możliwość przygotowania sali dla rodziców z dziećmi, w której można spokojnie przewinąć i nakarmić dziecko, a w razie potrzeby pozostawić pod opieką niani. Optymalnie gdy sala taka wyposażona jest w miękkie dywany, meble odpowiedniej wielkości z bezpiecznego dla dzieci materiału, a lampki w miejscach pracy dzieci są na odpowiedniej wysokości. Zabawki powinny mieć certyfikaty bezpieczeństwa – należy unikać takich, które mają małe części łatwe do oderwania i połknięcia przez dziecko.

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

Certyfikaty bezpiecznych zabawek Certyfikat badania typu WE – potwierdza, że zabawka spełnia wymogi prawa unijnego. Może go wystawić tylko instytucja, która posiada status notyfikowanej. Oznacza to, że instytucja jest niezależna od producentów i konsumentów oraz działa obiektywnie, spełniając wymagania określone w dyrektywach. CE – zabawki sprzedawane na rynku europejskim muszą posiadać ten certyfikat. Nie jest on weryfikowany przez instytucje sprawdzające jakość, ale nadawany przez producenta. Nie oznacza zatem, że zabawka jest bezpieczna dla dziecka, a jedynie że producent zastosował właściwe normy do jej produkcji. EN71 – Oznaczenie to dotyczy zabawek wyprodukowanych poza Unią Europejską, które spełniają podstawowe wymogi bezpieczeństwa zgodne z normami europejskimi.

Fair Trade – zabawka została wyprodukowana w poszanowaniu dla człowieka i bez pracy dzieci. Fair Trade wspiera rzemieślników i rolników, zapewniając im godziwą zapłatę za ich pracę.

Certyfikat Instytutu Matki i Dziecka oraz Państwowego Zakładu Higieny – oznaczają, że zabawki zostały poddane testom prowadzonym przez specjalistów i spełniają normy bezpieczeństwa obowiązujące w polskim prawie.

GOTS-Global Organic Textile Standard – zabawka została wyprodukowana z bawełny organicznej, czyli takiej, przy której uprawie nie stosowano pestycydów, ma naturalny kolor lub została barwiony przy użyciu bezpiecznych dla zdrowia i środowiska barwników. PEFC – potwierdza bezpieczeństwo zabawki i potwierdza, że jej produkcja była zgodna z normami ekologicznymi, ekonomicznymi i społecznymi. TUV – to przykład certyfikatu nadawanego przez niezależne laboratoria i organizacje. Potwierdza, że zabawka spełnia normy unijne i informuje, że substancje zastosowane do produkcji są bezpieczne dla dziecka. FSC – umieszczany jest na drewnianych produktach i potwierdza, że drewno do ich produkcji pochodzi z lasów gospodarowanych według ściśle określonych zasad, mających na celu ochronę środowiska naturalnego.

Źródło: www.dziecisawazne.pl (dostęp 10.06.2011)

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

1.4. Transport Na koniec powiedzmy jeszcze kilka słów na temat transportu. Lokalizacja miejsca organizacji imprezy powinna w dużym stopniu zależeć od łatwości dojazdu środkami transportu publicznego. 1.4.1. Wybór środka transportu To ogromnie istotne zagadnienie – podróż gości, prelegentów i prelegentek to jeden z najbardziej nieekologicznych elementów każdego wydarzenia (transport drogowy, w tym indywidualny odpowiada za 85% całkowitej emisji CO2 z transportu)3. Największa emisja szkodliwych gazów przypada na samoloty. W tym przypadku spalanie paliwa największe jest w czasie startu i lądowania, wielkość emisji szkodliwych substancji zależy od wielkości samolotu, ilości miejsc na pokładzie itp. Dlatego najlepiej wybierać ten środek transportu przy długich trasach, a przy krótszych decydować się na transport lądowy, najlepiej kolejowy. Warto też rozważyć możliwość podstawiania autokarów dowożących gości z miejsca zbiórki na konferencję. Miejscem zbiórki może być dworzec autobusowy, kolejowy lub lotnisko (oczywiście wymaga to wcześniejszego zaplanowania, uprzedzenia uczestników i uczestniczek, rozesłania e-mailem rozkładów jazdy rekomendowanych połączeń etc). 1.4.2. Carpooling Metodą podróżowania zdobywającą coraz większe uznanie jest też carpooling/carshering. Polega on na korzystaniu z wolnego miejsca w samochodzie innej osoby i udostępnianiu wolnego miejsca we własnym samochodzie. Nie jest to szczególnie trudna rzecz do zorganizowania. Wystarczy w kwestionariuszu rejestracji dodać pozycję carpooling, w której każdy określa swoje potrzeby transportowe lub możliwości udostępnienia miejsca. Po zakończeniu rejestracji zainteresowanym carpoolingiem rozsyła się tabele z danymi gości (nazwisko, telefon lub mail kontaktowy, ilość wolnych miejsc w samochodzie, lokalizacja z której dana osoba wyrusza). W ten sposób każdy zainteresowany może się skontaktować z osobą posiadającą wolne miejsca w samochodzie w swojej okolicy. 1.4.3. Ekojazda Warto zapoznać każdego z gości – kierowców z zasadami ekojazdy (często można znaleźć takie kursy w Internecie bezpłatnie). Dzięki m.in. płynnej jeździe i gaszeniu silnika przy dłuższych postojach oszczędzamy nie 3 „Organizacja wydarzeń w zielonym standardzie”, Fundacja Aeris Futuro, Kraków, 2010

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

tylko paliwo, ale i zmniejszamy negatywne oddziaływanie na środowisko. Oczywiście najbardziej ekologiczne jest przybycie pieszo lub rowerem (trzeba przygotować bezpieczny parking dla rowerów), co przynosi korzyści zarówno przyrodzie jak i naszemu organizmowi. 1.4.4. Offsetowanie CO2 Żaden środek transportu nie jest zeroemisyjny (oczywiście poza rowerem). Można jednak podjąć próbę offsetowania emisji CO2. Polega to na sponsorowaniu projektów, które pozwalają zneutralizować emisje powstałe na skutek organizacji spotkania. Może to być sadzenie lasów, inwestowanie w odnawialne źródła energii lub poprawa efektywności zużycia energii (kalkulator przeliczający wielkość emisji można znaleźć m.in.: na stronie www.zielonewydarzenia.pl). W różnych krajach istnieją organizacje, które w naszym imieniu mogą zająć się przygotowaniem takich programów. Sami też możemy zainicjować taki program. 1.4.5. Alternatywy dla organizacji spotkań stacjonarnych Zawsze warto przemyśleć możliwość zorganizowania wideo- lub telekonferencji, która zminimalizuje emisję CO2 związaną z transportem niemal do zera. Oczywiście użyteczność takich metod jest ograniczona (konieczność posiadania odpowiedniego sprzętu, łączy telefonicznych lub internetowych, opóźnienia w przekazywaniu sygnału dźwiękowego oraz wizualnego co powoduje brak płynności odbioru informacji, utrudnienia przy tłumaczeniu w przepadku konferencji wielojęzycznych etc.) i nadaje się tylko do pewnego rodzaju imprez (narad, szkoleń czy spotkań biznesowych).

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

2. Catering

Każda z osób, które organizowały kiedyś konferencję lub jakikolwiek inny event doskonale wie, że brak odpowiedniego zaplecza cateringowego, wystarczającej ilości smacznych dań, może zepsuć ogólne dobre wrażenie. W przypadku imprez zrównoważonych rozumienie „odpowiedniego cateringu” jest z pewnością nieco odmienne od powszechnego. W naszym przypadku bierzemy bowiem pod uwagę nie tylko walory smakowe ale także, a może raczej przede wszystkim, wpływ jaki zamówienie będzie miało na otoczenie. Co to oznacza w praktyce? 2.1. Planowanie Dokładnie przemyśl ile porcji jest Ci potrzebnych tak by nic się nie zmarnowało. Zbierz informacje od uczestników i uczestniczek o ich preferencjach żywieniowych tak by uwzględnić je w menu [pamiętaj zawsze o zamówieniu dań wegetariańskich i wegańskich zarówno ze względu na specyfikę diety uczestników jak i fakt, że są one bardziej przyjazne dla środowiska]. 2.2. Wybór dostawcy cateringu Zamawiaj posiłki u lokalnych dostawców, ze szczególnym uwzględnieniem podmiotów ekonomii społecznej [jeśli jest taka konieczność, warto podzielić zamówienie tak, by lokalna, niewielka organizacja pozarządowa, spółdzielnia socjalna, przedsiębiorstwo społeczne lub Zakład Aktywności Zawodowej (ZAZ) były w stanie udźwignąć ciężar przygotowania]. Przedsiębiorstwo społeczne – działalność o celach głównie społecznych, której zyski w założeniu są reinwestowane w te cele lub we wspólnotę, a nie wykorzystywane w celu maksymalizacji zysku lub zwiększenia dochodu udziałowców czy też właścicieli4. Przed zamówieniem menu na spotkanie przedyskutuj swoje wymagania z dostawcą tak, by każda ze stron była świadoma założeń zielonego cateringu.

4 D efinicja sformułowaną przez European Research Network, dostępną na stronie www.ekonomiaspoleczna.pl (dostęp 10.06.2011),

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

2.3. Wybór produktów Wybierz dania przygotowane z produktów sezonowych, najlepiej wyprodukowanych metodami ekologicznymi. Unikaj owoców i warzyw niesezonowych lub sprowadzanych z innych krajów, również w postaci soków i przetworów. Jeśli to możliwe wybierz lokalne gatunki owoców czy warzyw (organizując jedną z imprez poprosiliśmy dostawcę ciast by przygotowana przez niego szarlotka zrobiona była z lokalnej, tradycyjnej odmiany jabłek, co spotkało się z wręcz entuzjastycznym odbiorem). Pamiętaj o tym, że kupując np.: warzywa czy owoce na lokalnym rynku, oszczędzamy paliwo konieczne do ich transportu, wspomagamy lokalne przedsiębiorstwa i rezygnujemy ze zbędnych opakowań. Zamawiając kawę, herbatę czy przekąski staraj się wybierać te z certyfikatem Fairtrade (Sprawiedliwy handel) czyli takie, które zostały wyprodukowane przez godziwie wynagradzanych pracowników, pracujących w bezpiecznych warunkach. Fairtrade wyklucza wykorzystywanie pracy dzieci i niewolników, a producenci tego typu produktów reinwestują część zysków na rzecz społeczności lokalnej. Zamawiając posiłki rybne sprawdź, czy ryby z których są zrobione nie znajdują się na liście gatunków zagrożonych wyginięciem. Tego typu informacje znajdziemy w publikacjach organizacji ekologicznych WWF (http://www.wwfpl.panda.org/fakty_ciekawostki/biblioteka/?5320/Jakaryba-na-obiad, dostęp 10.06.2010) oraz Greenpeace (http://www.greenpeace.org/poland/zagrozone-gatunki-morskie/, dostęp 10.06.2010) . Zamiast wody butelkowanej używaj wody w większych pojemnikach wystawionej na stoły w eleganckich dzbankach, podobnie zrób ze śmietanką lub mlekiem do kawy. Podaj sezonowe owoce i warzywa zamiast słodyczy na deser. 2.4. Organizacja cateringu Wszystkie dania powinny być podawane na zwykłych, porcelanowych lub szklanych naczyniach. Unikaj jednorazowych naczyń plastikowych. Pozostałe po spotkaniu produkty można oddać nieodpłatnie lokalnym organizacjom typu banki żywności lub rozdać uczestnikom i uczestniczkom spotkania.

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

To co nie nadaje się do przekazania, powinno być kompostowane. 2.5. Promocja Warto wykorzystać każdą możliwą okazję w celu promocji cateringu zgodnego z wymogami ekologicznymi. Nie krępujmy się umieścić w części jadalnianej informacji o pochodzeniu produktów, o sposobie wyboru dostawców etc.

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

3. Materiały promocyjne i informacyjne

Nikt dziś nie wyobraża sobie imprezy, która nie była by „ozdobiona” kolorowymi broszurami, banerami i gadżetami. Zrównoważone wydarzenia wcale temu nie przeczą, zachęcają jednak do takiego spojrzenia na produkcję materiałów reklamowych, która uwzględni pozytywne skutki dla środowiska. Dla większości czytelników i czytelniczek wiele elementów znajdujących się w tej części poradnika jest oczywista, bowiem coraz powszechniej w biurach stosuje się papier ekologiczny, przestrzega się wytycznych związanych z dwustronnym drukowaniem etc. Dlatego poniższą listę należy potraktować jako przypomnienie i uporządkowanie wiedzy. 3.1. Promocja idei zrównoważonych wydarzeń Przede wszystkim informuj zarówno gości i prelegentów/prelegentki, jak i swoich dostawców o zasadach na jakich organizowana jest impreza, np: jeśli interesuje Cię wykupienie cateringu w restauracji, opowiedz kucharzowi o zasadach organizacji imprezy, zielonych założeniach etc. – może następnym razem to on/ona zasugeruje kolejnym klientom takie właśnie spojrzenie na organizację unikatowych wydarzeń. Warto zawsze podkreślić korzyści, jakie wynikają z tych założeń: korzyści dla społeczności lokalnej w postaci nowych miejsc pracy; wsparcia małych przedsiębiorstw korzyści wizerunkowe; korzyści ekologiczne związane np.: z mniejszą emisją spalin do atmosfery w trakcie transportu; korzyści wewnątrz własnej organizacji związane z dumą pracowników i przejmowaniem przez nich dobrych praktyk w codziennym życiu. 3.2. Komunikacja z gośćmi i prelegentami Prowadź całą komunikację z gośćmi, prelegentami/prelegentkami i dostawcami w formie elektronicznej. Choć papierowe zaproszenia wyglądają ładnie i elegancko, warto zrezygnować z nich na rzecz ochrony środowiska. Tak więc zarówno zaproszenia, formularze rejestracyjne, potwierdzenia zgłoszenia czy informacje organizacyjne łatwiej i sprawniej możemy przekazać drogą mailową.

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

3.3. Druki Zamawiając druki pamiętajmy o trzech zasadach: Używajmy tylko papieru ekologicznego (czyli produkowanego w całości lub większości ze zużytego surowca lub takiego, do produkcji którego pozyskano rośliny z upraw bioodnawialnych np.; z włókien konopnych, bawełnianych, z wytłoczyn z trzciny cukrowej, z mango lub bananów, słomy, kopry czy nawet odchodów słonia), dodatkowo z oznaczeniem TCF (totally chlorine free). Należy pamiętać, że nie każda drukarnia podejmie się drukowania na takim papierze z racji jego obniżonej wytrzymałości, co może być poważanym problemem w całkowicie zautomatyzowanych drukarniach. Nie stosujmy uszlachetnianych druków czyli lakierowania UV, foliowania, laminowania, metalizowania, złocenia etc. Każda z tych metod powoduje dodatkowe obciążenia dla środowiska, niejednokrotnie bardzo duże. Minimalizujmy nakład druku. Pamiętajmy, by zawsze dokładnie przemyśleć ile faktycznie ulotek będzie potrzebnych (o ile w ogóle jakieś), czy nie lepiej przygotować np.: notesy, które zawsze są użyteczne a wydrukowana na okładce informacja ma większą żywotność niż jakakolwiek ulotka5. Oczywiście korzystaj z wydruków dwustronnych lub w formacie „broszura” (4 strony na 1 kartce). Poza tym zamiast drukować kolejny plakat można go wyświetlić rzutnikiem jako jeden ze slajdów. Jeśli korzystasz z tablic do pisania, wykorzystuj te po których pisze się mazakami, unikaj takich, gdzie wykorzystuje się bloki papierowe. Bardzo istotny jest wybór drukarni – o ile to tylko możliwe, złóż zamówienie w podmiocie ekonomii społecznej np.: organizacji pozarządowej, gdzie w procesie produkcji uczestniczą osoby zagrożone wykluczeniem społecznym lub wykluczone (np. osoby bezdomne, niepełnosprawne, czy byli więźniowie). W ten sposób w praktyczny sposób przyczynisz się do poprawy ich warunków życia.

5 „Organizacja wydarzeń w zielonym standardzie”, Fundacja Aeris Futuro, Kraków, 2010

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

Certyfikaty produktów Blue Angel to niemiecki certyfikat produktów przyjaznych dla środowiska.

Niemieckim certyfikatem ekologicznym BIO oznaczane są produkty żywnościowe oraz inne produkty spełniające ekologiczne normy Unii Europejskiej. Certyfikat ten jest przyznawany organizacjom, których emisja CO2 została zmierzona i zredukowana do zera netto zgodnie z protokołem CarbonNeutral. Ecogarantie jest najbardziej rygorystycznym certyfikatem ekologicznym dla środków czystości, przyznawanym przez belgijski instytut PROBILA UNITRAB oraz weryfikowany przez belgijski ECOCERT. Fair Trade to certyfikat przyznawany produktom wytwarzanym zgodnie z zasadami Sprawiedliwego Handlu.

Certyfikat FSC umieszczany jest na drewnianych produktach i potwierdza, że drewno do ich produkcji pochodzi z lasów gospodarowanych według ściśle określonych zasad, mających na celu ochronę środowiska naturalnego. Green Seal to działający tylko w Stanach Zjednoczonych, prywatny program znakowania produktów ekologicznych. Określa on środowiskowe normy dla produktów takich jak: papier czy farby. Ceryfikat Nordic Swan jest najbardziej znaną etykietą ekologiczną w Norwegii, Szwecji, Danii, Finlandii i Islandii.

The EU Flower, Europejska Stokrotka to unijny certfikat ekologiczny.

Oeko-Tex Standard to znak bezpieczeństwa wyrobów włókienniczych, wolnych od substancji szkodliwych w stężeniach mających negatywny wpływ na stan zdrowia człowieka m.in. pestycydów, chlorofenoli, formaldehydu, barwników alergizujących, zabronionych barwników azowych i ekstrahowalnych metali ciężkich.

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

Ok Compost to certyfikat potwierdzajacy, że dany produkt lub opakowanie ulegnie biodegradacji.

Certyfikat Windpower przyznawany jest produktom, które wyprodukowano przy użyciu energii elektrycznej wytwarzanej w elektrowniach wiatrowych.

3.4. Materiały drukowane a osoby z niepełnosprawnością Uwzględnij druk informacji w języku Brailla dla osób niewidomych. W związku z tym, że takie druki zazwyczaj zajmują więcej miejsca niż zwykły tekst, czasem wystarczy napisać Braillem adres strony internetowej, na której udostępniliśmy wszystkie informacje – komputerowy program czytający strony www pomoże osobie niepełnosprawnej zapoznać się z całością treści (odrębnego poradnika o budowaniu dostępnych stron szukaj na stronie www.undp.org.pl/innowacjespoleczne). Pamiętaj by wszystkie pokazywane filmy posiadały napisy a nagrania radiowe transkrypcję umożliwiającą osobom niesłyszącym lub niedosłyszącym zapoznanie się z treścią.

3.5. Gadżety promocyjne Przygotowując gadżety postarajmy się by były one możliwie ekologiczne, użyteczne i wyjątkowe. Dobrą praktyką jest dawanie firmowych pen-drivów z zapisanymi na nich materiałami informacyjnymi konferencji zamiast teczek czy toreb z dokumentacją – w ten sposób unikamy niepotrzebnego użycia papieru i dajemy bardzo użyteczny gadżet, który posłuży na dłużej. Można także zakupić unikatowe gadżety, które zwrócą uwagę gości np.: tekturowe pudełka do zbierania zużytych baterii z naszym logo, drewniane ołówki (oczywiście z certyfikatem „FSC”) czy papierowe długopisy. Najważniejsze jest to, by brać pod uwagę kto, w jakich okolicznościach wykonał dany gadżet, jaką drogę on przebył i jaka będzie jego żywotność. Warto przypomnieć w tym miejscu o podmiotach ekonomii społecznej, które specjalizują się w zamówieniach związanych z wykonywaniem gadżetów konferencyjnych, np. wiele spółdzielni socjalnych wykonuje teczki konferencyjne, torby lniane czy torby konferencyjne z materiałów recyklingowych np.: starych banerów reklamowych.

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

Ponad to, przygotuj tablice informacyjne w taki sposób, by móc je ponownie wykorzystać.

3.6. Organizacja wydarzenia Uprzedź uczestników i uczestniczki spotkania, by rozdawane na wstępie identyfikatory zwrócili po spotkaniu (dzięki temu będzie można je ponownie wykorzystać). Jeśli po konferencji zostaną nierozdane materiały drukowane, papierowe, zbierz je i oddaj do firm zajmujących się recyklingiem.

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

4. Obsługa spotkania

Sprawą ogromnej wagi jest odpowiednie przygotowanie osób, które mają pomagać w obsłudze konferencji – to w ludziach tkwi siła dobrze zorganizowanych imprez, szczególnie tych organizowanych na świeżym powietrzu. Dlatego warto zaplanować odpowiednio wcześnie rekrutacje i szkolenia zespołu organizacyjnego.

4.1. Rekrutacja O ile to tylko możliwe, rekrutuj osoby do obsługi lokalnie. Mogą nimi być studenci i studentki, którym w ten sposób pomożesz zdobyć pierwsze doświadczenia zawodowe, osoby bezrobotne czy niepełnosprawne, które dzięki zaangażowaniu mogą odnaleźć w sobie pokłady wiary w siebie. Pamiętaj o zasadzie równości szans, ze szczególnym uwzględnieniem płci czy niepełnosprawności, w czasie rekrutacji obsługi.

4.2. Identyfikacja pracowników obsługi Oznacz osoby obsługujące imprezę w wyraźny sposób np.: rozdając im bawełniane koszulki (oczywiście w miarę możliwości wyprodukowane na zasadach fairtrade, zamiast nadruku możesz zamówić namalowanie konkretnego symbolu specjalnymi farbami do tkanin u lokalnego rzemieślnika), co pomoże zarówno gościom znaleźć pomocną osobę, jak i personelowi obsługi we wzajemnej komunikacji.

4.3. Szkolenia pracowników obsługi Przeszkól członków i członkinie obsługi – w tym wypadku chodzi nie tylko o proste poinformowanie co do agendy spotkania czy miejsc w których znajdują się najważniejsze punkty przestrzeni. Każda zatrudniona osoba powinna umieć choć w kilku słowach opowiedzieć, dlaczego dana impreza nosi miano zrównoważonej. Co niezwykle ważne, każda z tych osób powinna być też przeszkolona w zakresie kontaktu z osobami z różnymi rodzajami niepełnosprawności. Chodzi tu o umiejętność np.: wskazania kierunku osobom niewidomym czy porozumienia się z osobą niesłyszącą. Jeśli istnieje taka konieczność (np.: wyraźne wskazanie gościa poprzez formularz rejestracyjny) zatrudnij tłumacza/tłumaczkę języka migowego.

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

4.4. Perspektywa równości płci Ważne jest, by zwrócić uwagę wszystkich prelegentów i prelegentek, panelistów i panelistek, moderatorów i moderatorek, tłumaczy i tłumaczek, a także innych osób zaangażowanych w obsługę konferencji, że perspektywa płci jest ważnym elementem planowanego wydarzenia i jako taka powinna być włączana w dyskusje, prezentacje i prelekcje podczas seminarium.

4.5. Udział wolontariuszy Włącz osoby obsługujące imprezę w jej organizację. W chwili gdy sami przekonają się o wartości postępowania w sposób ekologiczny z pewnością wiele z zasad przygotowania konferencji przeniosą do swojego codziennego życia. Zaangażuj ich także do działań offsetowych na rzecz społeczności lokalnej.

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

5. Włączanie perspektywy płci (gender mainstreaming) w organizowanie imprez

Gender mainstreaming to uwzględnianie perspektywy płci w podejmowanych działaniach. Co więcej, uwzględnianie perspektywy płci jest elementem zrównoważonego rozwoju, a więc jako takie powinno być brane pod uwagę podczas planowania, realizacji i ewaluacji podejmowanych działań. Gender (ang.) – płeć społeczno-kulturowa; jest zespołem cech, atrybutów, postaw, ról społecznych, a także oczekiwań społecznych, związanych z faktem bycia kobietą lub mężczyzną (w sensie biologicznym, fizjologicznym). Płeć biologiczna (ang. sex) dotyczy anatomicznych różnic między ciałem kobiety i ciałem mężczyzny, z którymi się rodzimy. Płeć kulturowa kształtowana jest społecznie, „uczymy się” jej w procesie socjalizacji, edukacji, wychowania. Płeć kulturowa zmienia się w czasie i przestrzeni6. Co należy zrobić, by uwzględnić perspektywę płci w organizowanym wydarzeniu?

5.1. Tematyka spotkania Przyjrzyj się tematyce wydarzenia z perspektywy płci. To wcale nie musi być łatwe – a raczej na pewno nie będzie. Powszechnie uważa się, że istnieją tematy i problemy, w przypadku których perspektywa genderowa nie ma żadnego zastosowania, takie jak np. transport czy terroryzm. Przy bliższym przyjrzeniu się tym problemom okazuje się jednak, że doświadczenia kobiet i mężczyzn związane z wydawałoby się zupełnie neutralną polityką, prawem czy praktyką społeczną, są często diametralnie różne. Analiza genderowa często ujawnia istniejące, choć do tej pory pozostające w ukryciu, nierówności. Dlatego tak ważne jest: – zbieranie danych statystycznych i informacji z uwzględnieniem podziału na płeć, identyfikacja istniejących nierówności i sposobów, w jaki są one przezwyciężane;

6 M . Branka, M. Rawłuszko, A. Siekiera „Zasada równych szans kobiet i mężczyzn w projektach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Poradnik”.

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

– analiza różnorodnych doświadczeń kobiet i mężczyzn w związku z tematyką planowanego przez Ciebie wydarzenia; – analiza różnorodnego wpływu, jaki może mieć organizowane przez Ciebie wydarzenie na kobiety i mężczyzn; – zwrócenie uwagi na wszelkie potencjalne korzyści, jakie mogą wyniknąć z organizowanego przez Ciebie wydarzenia, dla równość szans. Pamiętaj, że w ten proces możesz (i powinieneś/powinnaś) zaangażować eksperta/ekspertkę ds. gender!

5.2. Agenda spotkanie a gender Upewnij się, że problematyka płci została uwzględniona w agendzie planowanego przez Ciebie wydarzenia. Będzie to wyraźny sygnał, że Twoja organizacja lub instytucja poważnie traktuje problematykę równych szans ze względu na płeć. Pamiętaj również, by problematyka ta była widoczna również w materiałach i publikacjach konferencyjnych. Warto pamiętać o krytycznym przejrzeniu agendy, jak i materiałów przygotowanych dla uczestników i uczestniczek, tak by uniknąć niezamierzonych wpadek językowych czy powielania stereotypów płciowych.

5.3. Równowaga płci Zadbaj o równowagę płci wśród prelegentów i prelegentek. W wielu dziedzinach całkowicie „naturalna” wydaje się przewaga prelegentów na większości oficjalnych spotkań, jednak warto zadać sobie nieco trudu i pozyskać również przedstawicielki interesujących Cię dziedzin. Równie ważna jest równowaga wśród cytowanych autorów i autorek, dbałość o równościowy język wśród prelegentów i prelegentek (uwzględnianie męskich i żeńskich form w nazwach zawodów, ról społecznych itp.). Pamiętaj, że dbałość o równowagę płci również wśród uczestników i uczestniczek służy legitymizacji i uwiarygodnieniu wydarzenia. Pomóc Ci w tym może np. znalezienie partnerskiej organizacji, która działa na rzecz równości szans.

5.4. Grupy zawodowe Jeśli reprezentacja kobiet w danej grupie zawodowej/tematycznej jest ciągle nieliczna, warto zastanowić się nad przygotowaniem specjalnej sesji/warsztatów przeznaczonych wyłącznie dla żeńskiej części audytorium. Sprzyjać to będzie tworzeniu sieci kontaktów, zarówno formalnych, jak

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

i nieformalnych, co w konsekwencji prowadzić może do wzmocnienia pozycji niedoreprezentowanej grupy. Podobnie postąpić można w przypadku organizacji wydarzenia, w którym tradycyjnie przeważać będą uczestniczki – wówczas wskazane będzie stworzenie warunków do wymiany doświadczeń wyłącznie dla mężczyzn.

5.5. Strategia komunikacyjna Upewnij się, że Twoja strategia komunikacji uwzględnia perspektywę genderową. To wyjątkowa okazja do jej uwypuklenia, a także podnoszenia społecznej świadomości na ten temat. Równościową perspektywę możesz podkreślić w komunikacie prasowym poprzez dobór osób, z którymi przeprowadzane są wywiady, odpowiednią dokumentację fotograficzną, dokumenty uwzględniające raporty i dane z badań uwzględniające zmienną płci.

5.6. Ewaluacja spotkania Dokonaj ewaluacji przygotowanego przez Ciebie wydarzenia z perspektywy równości szans. Uwzględnij perspektywę równości szans w końcowym raporcie podsumowującym wydarzenie. Pamiętaj – nie ma problemów ani tematów „ślepych” lub obojętnych na płeć. Czegokolwiek dotyczy przygotowywane przez Ciebie wydarzenie, zawsze warto skontaktować się z organizacjami zajmującymi się polityką równych szans i skonsultować się z nimi pod kątem uwzględniania problematyki płci. Twoja organizacja również może na tym zyskać – zdobyte podczas konferencji/seminarium doświadczenia mogą być wykorzystane i wdrożone w przyszłości, na czym Twoje środowisko pracy może jedynie zyskać, stając się bardziej sprawiedliwe i zrównoważone.

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

Lista kontrolna: Transport: – konferencja odbywa się w miejscowości, skąd pochodzi większość gości; – goście mogą w łatwy sposób dojechać na spotkanie środkami transportu publicznego, szczególnie koleją; – autokary dowożące osoby z punktów zbiórki lub carpooling; – osoby kierujące pojazdami zapoznane z zasadami ekojazdy; – organizacja wideo-telekonferencji zamiast spotkania stacjonarnego. Wybór miejsca: – spotkanie w obiekcie agroturystycznym lub lokalnym domu kultury; – obiekt z certyfikatem ekologicznym; – eko-podejście właścicieli/właścicielek obiektu (prowadzona segregacja śmieci, wykorzystywanie alternatywnych sposobów pozyskiwania energii, energooszczędne żarówki, perlatory, woda deszczowa do podlewania ogrodu etc); – parking dla rowerów i osób z niepełnosprawnością. Dostępność architektoniczna: – budynek bez schodów i progów lub z podjazdami; – drzwi o szerokości min. 90 cm; – recepcja zorganizowana w wygodnym miejscu, z blatem na odpowiedniej wysokości; – przynajmniej 1 toaleta dla osób z niepełnosprawnością; – wyraźne oznaczenie kierunków dla osób niedowidzących; – unikanie śliskich powierzchni płaskich, dywanów z długim włosem; – zabezpieczone miejsca na widowni dla osób poruszających się na wózkach; – zapewnione miejsca odpoczynku; – zabezpieczone elementy dekoracji; – zorganizowana pomoc asystentów/asystentek; – miejsce dla rodziców z dziećmi gdzie dostępne są certyfikowane zabawki. Catering: – przemyślana ilość posiłków; – posiłki zarówno mięsne jak i wegetariańskie/wegańskie; – catering zamówiony w podmiotach ekonomii społecznej i w lokalnych przedsiębiorstwach;

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

– dania z produktów sezonowych oraz lokalnych gatunków warzyw i owoców; – kawa i herbata fair trade; – posiłki z ryb nie zagrożonych wyginięciem; –n apoje (soki, wody mleko) w dużych opakowaniach rozlanych do szklanych dzbanków; – owoce i warzywa sezonowe zamiast słodyczy; – posiłki podane w naczyniach wielokrotnego użytku; – nadmiar jedzenia oddany organizacjom dobroczynnym; – kompostowanie odpadów organicznych. Promocja: – informowanie gości o założeniach zrównoważonych imprez; –d ruk na papierze ekologicznym, zadrukowany dwustronnie, nie uszlachetniony; – minimalna ilość materiałów drukowanych; – komunikacja z gośćmi i prelegentami/kami drogą elektroniczną (zaproszenia, formularze rejestracyjne, potwierdzenia etc); – zamiast plakatów slajdy; – tablica do pisania markerami a nie na blokach papierowych; – wybrana drukarnia pomaga osobom wykluczonym (podmiot ekonomii społecznej); – informacje w wersji możliwej do odczytania dla osób niewidomych; – gadżety uwzględniające założenia ekologiczne i fair trade; – zwrot do organizatorów identyfikatorów po konferencji do powtórnego użycia; – niewykorzystane materiały drukowane recyklinowane. Obsługa spotkania: – osoby do obsługi ze środowiska lokalnego (studenci, osoby zagrożone wykluczeniem); – zasada równości płci w czasie rekrutacji; – szkolenie personelu z założeń zielonego marketingu i pomocy osobom z niepełnosprawnościami; – oznaczenie osób z obsługi (identyfikatory, koszulki etc); – włączenie wolontariuszy/wolontariuszek w organizację imprezy. Perspektywa równości płci: – perspektywa płci uwzględniona w podejmowanych tematach konferencji;

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

– zaangażowanie eksperta/ekspertkę ds. gender; – unikanie wpadek językowych i powielania stereotypów; – równowaga płci wśród prelegentów i prelegentek oraz gości; – wykorzystanie zasady równości płci w komunikacji; – uwzględnienie gender w raporcie pokonferencyjnym i ewaluacji.

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

Bibliografia 1. Jolanta Budny „Jak dostosować budynek”, Stowarzyszenie Przyjaciół Integracja, Warszawa, 2004 2. Jolanta Budny „Projektowanie dla wszystkich”, materiał opublikowany na stronie www.niepelnosprawni.pl, 2004 3. Maja Branka, Marta Rawłuszko, Agnieszka Siekiera „Zasada równości szans kobiet i męźczyzn w projektach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Poradnik.” , Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym, publikacja dostępna na stronie internetowej www.efs.gov.pl 4. Marcin Gerwin „Zrównoważone spotkania biznesowe”, tekst opublikowany na portalu www.eventspace.pl, 2010 5. Maria Huma, Małgorzata Krzastkiewicz „Kupuj odpowiedzialnie! Twoje pieniądze kształtują świat”, Polska Zielona Sieć, Kraków 2008 6. Kamil Kowalski „Projektowanie bez barier – wytyczne”, publikacja dostępna na stronie internetowej niepelnosprawni.pl 7. Ewa Kuryłowicz „Projektowanie uniwersalne. Sztokholm miasto dla wszystkich”, Stowarzyszenie Przyjaciół Integracji, 2005 8. Przemysław Oczyp „Organizacja zrównoważonych eventów – ekologia i nie tylko”, publikacja dostępna na stronie internetowej www.odpowiedzialnybiznes.pl, 2011 9. Magdalena Sułek-Domańska „Niezrównoważone zrównoważone spotkania”, artykuł dostępny na stronie internetowej www.ekonomiaspoleczna.pl, 2011 10. „Architektura dla wszystkich. Przyjazne Przestrzenie Europy”, praca zbiorowa, Stowarzyszenie Przyjacioł Integracji, Warszawa 2009 11. „Gender Mainstreaming in OSCE Events”, OSCE 2006, publikacja dostępna na stronie www.osce.org 12. „Kupuj odpowiedzialnie zabawki”, Polska Zielona Sieć, 2009 13. „Organizacja wydarzeń w zielonym standardzie”, Fundacja Aeris Futuro, Kraków, 2010 14. „Sprawiedliwy Handel Fairtrade. Jak wspierać sprawiedliwy handel” Koalicja Sprawiedliwego Handlu 15. Polska strona internetowa organizaji Greenpeace, www.greenpeace.org 16. Polska strona internetowa organizacji WWF, www.wwfpl.panda.org 17. Portal internetowy www.dziecisawazne.pl 18. Portal internetowy www.ekonomiaspoleczna.pl

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

Notatki:

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

Notatki:

Organizacja zrównoważonych wydarzeń

Notatki:

ISBN 978-83-933274-0-9