Soluciones Innovadoras para el Desarrollo de Capacidades
UNIDADES DE GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
DESARROLLO SOSTENIBLE
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo Argentina
¿QUÉ ES? Una entidad especializada dentro de la estructura de un Ministerio (nacional o provincial), con la misión de coordinar Programas y Proyectos financiados con recursos nacionales o fondos internacionales (préstamos, créditos o donaciones) y/o en el marco de acuerdos de cooperación técnica con organismos internacionales. Interviene en la formulación, gestión, supervisión, monitoreo y evaluación de los Programas y Proyectos. E Estas Unidades de Gestión funcionan también como interlocutores con organismos de financiamiento externo. Requieren de un vínculo permanente y coordinado con las áreas técnicas del Ministerio, las “Unidades Operativas” de los proyectos. En su función de gestión transversal de los asuntos del Ministerio, las Unidades de Gestión asumen aspectos asociados a salvaguardas sociales y ambientales, que permitan tener un abordaje integral y una asignación más eficiente de los recursos disponibles.
¿POR QUÉ CREAR UNA UNIDAD DE GESTIÓN? Si se trata de programas y proyectos con financiamiento nacional, las Unidades de Gestión apuntalan la ecuación costo-eficiencia, brindan un marco de control interno, delinean procesos y crean una estructura de gestión. Cuando el financiamiento es de origen internacional, las entidades donantes exigen el empleo de una normativa extra-nacional -condiciones vinculadas a la rendición de cuentas-, que las instituciones y organismos nacionales no pueden aplicar pues deben ajustarse al marco jurídico nacional. Recursos adicionales: www. http://www.ufisalud.gov.ar Fuente: Ministerio de Salud de la Nación / PNUD
ELEMENTOS CLAVE Planificación. Formulación de proyectos, monitoreo y evaluación. Sistemas informáticos de gestión y reportes. Gestión por Resultados y Certificación de Calidad. Capacitación de recursos humanos y mayor capacidad instalada. Coordinación de agendas estratégicas. Apoyo a las unidades de línea administrativa de un organismo nacional a cargo de las políticas. Replicabilidad del modelo en otras jurisdicciones Rendición de cuentas. Beneficios de la gestión a escala. Mayor eficacia y flexibilidad.
¿CÓMO FUNCIONA? Las Unidades de Gestión apoyan a las unidades de la línea administrativa de un organismo nacional o provincial, para que puedan ejecutar los aspectos técnicos de una política o programa, proveyéndoles los recursos humanos y materiales necesarios. Llevan a cabo cuatro funciones básicas: a) gestión de las adquisiciones y contrataciones financiadas con fondos internacionales. b) gestión administrativa, financiera y contable. c) coordinación de monitoreo y evaluación. d) asesoramiento y control legal. Aseguran sinergias entre los diferentes proyectos desde su diseño, formulación y negociación con los financiadores, así como garantiza su ejecución y correspondencia con las políticas nacionales o provinciales. Realizan una gestión centralizada de los servicios administrativos, financieros, de compras y contrataciones, incluyendo recursos humanos especializados, control de gestión relacionado al seguimiento y monitoreo de la ejecución de proyectos, y asesoría legal.
PLANIFICACIÓN INTEGRADA Administración y Finanzas. ✓ Llevar la contabilidad de proyectos ✓ Pagos proveedores, honorarios y viáticos ✓ Elaboración de Estados financieros ✓ Gestión de desembolsos ✓ Elaboración de presupuesto anual Contratación y Adquisiciones. ✓ Elaborar el Plan Anual de Contrataciones (PAC) ✓ Gestionar los procesos de contrataciones ✓ Evaluación de ofertas ✓ Gestionar la adjudicación ✓ Incorporación Área de Gestión de ✓ Contratación de Recursos Humanos ✓ Control de logística y distribución Monitoreo y evaluación ✓ Participación en la elaboración de informes de seguimiento semestral de los préstamos ✓ Consolidación en la elaboración de informes integrales de seguimiento ✓ Llevar adelante los procesos de formulación y reestructuración de préstamos ✓ Incipiente rol de unidad de monitoreo interno de los procesos de cambio ✓ Incipiente rol en la conformación de espacios de integración de agendas críticas transversales ✓ Elaboración de Documentos Técnicos de Gestión
UNIDADES DE GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
APRENDIZAJES
DESAFÍOS
Mejoras sensibles en los distintos procesos de gestión a partir de la sistematización de lecciones aprendidas.
Evitar posibles duplicaciones con otras áreas financieras de la estructura ministerial.
Gestión a escala, con ahorro de recursos y mayor eficacia. Ventajas clave de adoptar la gestión por resultados.
Lograr una mayor institucionalización organizacional.
Rendición de cuentas. Agilización de los desembolsos de los préstamos.
Profundizar la gestión por resultados.
Certificación de procesos.
Avanzar hacia una mejora continua y la gestión del conocimiento.
Ejemplos: Unidad de Financiamiento Internacional de Salud del Ministerio de Salud de la Nación
EVOLUCIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN DE PROYECTOS EJEMPLO: MINISTERIO DE SALUD DE LA NACIÓN (MSN)
2002
CONTRIBUCIONES DEL PNUD
2013
2010
EN ADELANTE
Institucionalización, articulación interinstitucional e inter jurisdiccional. Monitoreo y Evaluación. Pasaje de una gestión por proyecto a una gestión de cartera.
PROYECTOS VERTICALES Modelos de Gestión con Unidades Ejecutoras dispersas y ad hoc ● Fragmentación y duplicación de estructuras en el MSN ●
EXPERIENCIA GRIPE H1N1: LA UFIS COMO NUEVA UNIDAD EJECUTORA DEL MSN
PROYECTOS TRANSVERSALES ●
Ejecución por Resultados/Incentivos
●
Aprovechamiento de Capacidades
Institucionales: ●
Unidad especializada (UFI-S)
●
Áreas Técnicas del MSN
Gestión por riesgos. Sistematización de procesos. Guía de marco de control interno.
MAYOR EFICIENCIA Y OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS
MEJORAS EN LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES DEL MSN
22
125 DIAS
51
DIAS
Evaluación de Ofertas
77
DIAS
DIAS
Elaboración de Pliegos
265 DIAS
155 DIAS
Plazo Total Procesos ANTES de la UFI
ACTUALMENTE
1
www.ar.undp.org
registry.ar@undp.org
(54 11) 4320-8700