6 claves
para mejorar la gestión de NÓMINA y RRHH de tu empresa
Área de Nómina y RRHH
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6 CLAVES PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE NÓMINA Y RRHH DE TU EMPRESA
Contenido Introducción
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CLAVE 1 Herramienta de gestión: La experiencia es un grado
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CLAVE 2 Tiempo de pensar. ¿Nómina ‘in’ o nómina ‘out’?
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CLAVE 3 Datos y más datos. Interpreta la información
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CLAVE 4 Delegar: la autogestión por parte de los empleados
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CLAVE 5 Mi empresa está cambiando ¿cambia mi proveedor conmigo? 18 CLAVE 6 El soporte técnico: tu gran compañero Conclusiones
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INTRODUCCIÓN
Quien vive el día a día de un departamento de recursos humanos, quien realmente disfruta cada jornada tratando con el personal, alma, corazón y motor verdadero de una empresa, quien ama este mundo, sabe que es un mundo que aporta tanta satisfacción personal y profesional como quebraderos de cabeza. Hoy por hoy encontramos múltiples opciones que encajan en mayor o menor medida con nuestra organización: podemos elegir si externalizamos el servicio o si lo hacemos en interno; podemos elegir si contratamos un proveedor ‘X’ o un proveedor ‘Y’; podemos elegir si implantamos todo o parte de cada programa de gestión de nómina y RRHH…
Pero, ¿estás seguro de que la opción que has elegido es la mejor opción para tu empresa? En realidad, ¿conoces qué alternativas existen y cómo se adaptarían a tus necesidades? En este ebook te damos 6 claves que te ayudarán a reflexionar para saber si vas por el buen camino o qué posibilidades tienes para mejorar tu gestión de nómina y recursos humanos.
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CLAVE 1 HERRAMIENTA DE GESTIÓN: LA EXPERIENCIA ES UN GRADO prestaciones. Por eso, lo difícil es encontrar un software que se adecúe a las necesidades de la empresa, que aporte lo que estás buscando y de la forma en la que encaja con Hemos comprobado que muchos la estructura de la organización. de los procesos que consumían En el mercado existen múltiples posibilidades la mayor parte de nuestra cada una con sus ventajas y sus inconvejornada laboral podían ser autonientes. Nuestra sugerencia es que estudies matizados: autorizar procesos, alternativas y escuches a los que más saben: distribuir nóminas, archivar los clientes. documentación… La tecnología ha irrumpido con fuerza en los departamentos de RRHH.
Y eso ha marcado un antes y un después para muchos responsables de recursos humanos que han podido dedicar su tiempo a tareas realmente importantes para la empresa: la gestión de personas. Pero como ocurre siempre, no todas las herramientas de gestión de nómina y RRHH son iguales ni ofrecen las mismas
“Tu software tiene que automatizar aquellas tareas carentes de valor y repetitivas que te impiden hacer lo realmente importante: gestionar el talento.”
Una forma fácil de decidir si optas por una herramienta de gestión de nómina y recursos humanos u otra, en igualdad o casi igualdad de condiciones (características, servicio, soporte…) sería entrar en su página web y analizar sus ‘Casos de éxito’. Si la empresa no tiene ninguno, no puedes tomar referencias, pero si la herramienta cuenta con varios casos de éxito de clientes de diferentes sectores ya puedes hacerte una idea clara y real de lo que te va a ofrecer tu proveedor.
Las empresas que llevan más tiempo en el mercado están avaladas por su propia trayectoria. Si te mantienes 50 años en activo y sigues al pie del cañón es por dos motivos: has sabido adaptarte exitosamente a los cambios y la continuidad de tus clientes lo demuestra. Vamos, que has sabido mantener tus estándares
de calidad y servicio y, además, tienes todo el knowhow de tu experiencia a la espalda. Por ello tus clientes siguen contigo y, a la vez, continúas captando nuevos clientes. Esas razones son lo suficientemente fuertes como para determinar si confías en una empresa o no. En caso de duda, no olvides que la experiencia es un grado.
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Tu herramienta de gestión de nómina y recursos humanos tiene que adaptarse a ti, no tú a ella. Ha de acoplarse al engranaje que hace girar el día a día de cada departamento y cada organización y encajar a la perfección con las necesidades para las que fue requerida.
¿QUÉ CARACTERÍSTICAS TIENE QUE TENER UNA HERRAMIENTA DE GESTIÓN DE NÓMINA Y RRHH? Aunque nadie mejor que tú para analizar las necesidades de tu departamento de recursos humanos, sí es conveniente que sepas todo lo que una herramienta te puede ofrecer: NÓMINA
RRHH
PORTAL
CUADRO
PRL
Actualización ficha personal
Selección
Actualización datos personales
Plantilla
Gestiones básicas puestos de trabajo, riegos, EPIS EPPS
Nóminas mes, atrasos, finiquitos Bonus/Subrogaciones
Formación Evaluación Puestos de trabjo Retribución
Transferencias
Salud laboral
IRPF
Estructuras y Organigramas
Seguros sociales Anticipos Préstamos Ret. judiciales Delt@, Contrat@, Certificad@2, Simulaciones
Recibos de salarios Certificados IRPF Modelo 145 Solicitud de permisos Programción de vacaciones Envío de incidencias a Nómina Anticipos, gastos de viaje Catálogo de cursos disponibles Retribución flexible, EDD, Nota de Gastos
Acceso en tiempo real
Retribuciones Accidentes Retención Absentismo Rotación
Evaluaciones de riesgos Registro de comunicaciones
Tú decides si te hace falta un paquete completo o diversos módulos independientes, pero lo que está claro es que la herramienta tiene que ayudarte a automatizar los procesos de gestión de nómina y rrhh de tu departamento en la forma que tu organización lo necesite, integrándose, además, con las restantes áreas de la empresa.
Decídete por un programa modular que permita un despliegue progresivo en función de las necesidades de tu organización. Selecciona una solución fiable en la que la seguridad también sea un aspecto esencial, mejor si el sistema está dotado de diferentes niveles de seguridad para preservar la integridad de los datos (control de accesos, perfiles y grupo de usuarios, acceso a funciones o datos…).
Investigación de accidentes Planificación medidas preventivas Informes, fichas de los puestos de trabajo, EPI
Medita la decisión Existen múltiples soluciones en el mercado, algunas con una trayectoria muy consolidada y otras recién llegadas a nuestro entorno. Todas las opciones son válidas, sin duda, pero no todas son igual de válidas para todo el mundo. Estudia tu caso, lo que necesitas para tu departamento y elige en función de ello.
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CLAVE 2 TIEMPO DE PENSAR. ¿NÓMINA ‘IN’ O NÓMINA ‘OUT’? Una decisión complicada… ¿o no? A veces parece obvio desde fuera, pero es complicado desde dentro e, incluso, provoca conflictos entre las diferentes áreas: Dirección Financiera, Gerencia, Recursos Humanos. Seguro que te sientes identificado… Pero tienes que poner los puntos sobre las íes: ¿realmente necesitas gestionar las nóminas desde dentro de tu departamento de recursos humanos? ¿qué te aporta todo el tiempo que dedicas a elaborar y enviar nóminas? ¿qué otras tareas de valor puedes realizar en esas horas?
Utiliza tu tiempo para analizar la información. Selecciona las variables, crea tus gráficos y extrae conclusiones. Así es como debería gestionar su trabajo un responsable de recursos humanos.
Llega un punto en el que tienes que plantearte cuánto te cuesta hacer la nómina mes a mes dentro de tu empresa. Existen opciones de externalización que te darán los mismos beneficios de tener la nómina ‘en casa’ pero sin las dificultades que ello implica. Sigues manteniendo el control sobre los datos y puedes procesar la información en múltiples soportes con las herramientas necesarias para extraer los informes que precises.
“Con la cabeza fría, piensa si le estás dando todo el valor a tu tiempo.“
BENEFICIOS DEL OUTSOURCING DE NÓMINA PROFESIONAL
Accede en tiempo real de forma segura con usuario y contraseña, desde donde quieras y cuando quieras. Utiliza cualquier dispositivo, en cualquier lugar con acceso a internet.
Se nos ocurren muchos, pero aquí van tres que te ayudarán a analizar tu caso concreto: 1. Negocio/Core. Toda actividad de empresa debe tener un reflejo positivo en sus resultados. Si mi departamento de RRHH solo hace nóminas no lo necesito. Una buena política de recursos humanos nos rodea de empleados felices y satisfechos, estables, productivos y eficientes. Un buen proveedor proporciona conocimiento profundo y actualizado, cumplimiento normativo y garantía de servicio.
2. Tiempo. ¿De verdad quieres que tus profesionales de RRHH pierdan su tiempo actualizando sus conocimientos legales en el ámbito de la nómina?, ahorra recursos y tiempo, en definitiva, ahorra dinero. 3.Tecnología y seguridad. Vivimos en la era de la digitalización. Tu proveedor debería ser un tractor tecnológico para tu organización proporcionando plataformas y servicios escalables y adaptados a las necesidades actuales (on-line, cloud, movilidad, inteligencia de negocio, etc).
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CLAVE 3
Las herramientas de Cuadro de Mando organizan la información de forma agregada y la representan gráficamente de manera que los responsables puedan interpretarla adecuadamente para la toma de decisiones en tiempo real.
DATOS Y MÁS DATOS. INTERPRETA LA INFORMACIÓN Un departamento de recursos humanos maneja cantidades ‘brutales’ de información, pues lógicamente, el control de todos y cada una de las personas que han trabajado y trabajan en una empresa y la gestión de cada una de sus vidas laborales implica mucho movimiento de datos diariamente. Además de generarse mucha información, podemos hablar de una información pura y dura (nombre, apellidos, datos de contacto, fecha alta … ) y una información mucho más cualitativa (formación, promoción interna, absentismo…). Todo ayuda a crear el esquema general del comportamiento de los empleados, pero, bien gestionada, esa información, es el germen que ayudará a incrementar el beneficio de una empresa, a gestionar adecuadamente el talento y, en definitiva, a contar con empleados más productivos y felices.
Para ello es necesario contar con una herramienta de control que ayude a manejar los datos, a tratarlos correctamente y a extraerlos de modo que promueva el análisis.
“Organizar la información y presentarla gráficamente para ser interpretada por los responsables de RRHH es tarea del Cuadro de Mando.”
Estas herramientas de business intelligence BI permiten que la empresa determine los indicadores relevantes para la consecución de sus objetivos, así como los niveles óptimos para cada uno de ellos.
¿Qué es lo que tiene que ofrecer un cuadro de mando para exprimir al máximo los datos de un departamento de recursos humanos? • • • •
Usabilidad Flexibilidad Multidispositivo Retroalimentación
REFLEXIONA Y ANALIZA a. ¿Tienes ‘Cuadro de Mando’? ¿Reúne las condiciones completas para sacarle todo el partido a la información que proporciona? ¿Te permite un tratamiento de datos adecuado para tomar las decisiones que afecten a la productividad de tu empresa?
b. ¿No tienes ‘Cuadro de Mando’? ¿Sabes que estás perdiendo una magnífica oportunidad para extraer conclusiones de importancia vital para la gestión de personas en tu empresa? ¿Intuyes la de tiempo que podrías invertir en tareas más determinantes para el futuro de tu departamento y que ahora ‘mal gastas’ en la simple gestión de datos? En la respuesta a estas preguntas tienes más de la mitad de la información que necesitas para optimizar tu trabajo…
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CLAVE 4 DELEGAR: LA AUTOGESTIÓN POR PARTE DE LOS EMPLEADOS
QUÉ FUNCIONALIDAD DEBE OFRECER UN PORTAL DEL EMPLEADO
Un día cualquiera, a una hora cualquiera... ¿Cuántas llamadas recibes por parte de tu personal para cuestiones tan básicas como ‘necesito modificar mi número de cuenta’, ‘tengo que actualizar el modelo 145’, ‘deseo cubrir mi solicitud de vacaciones’… Son puros trámites administrativos que no repercuten prácticamente en la marcha de la organización, pero que, por supuesto, hay que hacerlos y, no solo eso, hay que llevarlos al día, en tiempo y forma.
INICIO. Es el nuevo Tablón de anuncios con el trabajador. Suele mostrar información corporativa, con novedades internas o noticias actualizadas de la empresa.
Esta le llega a su supervisor que la aprobará o no. Un contador reflejará días disfrutados y pendientes.
ORGANIGRAMA. El ‘quién es quién’ de una organización. Especialmente útil en empresas con muchos trabajadores y diferentes sedes.
NOTIFICACIONES. Todas las interacciones con supervisores quedan recogidas en esta pestaña.
Este tipo de tareas se come unas horas preciosas a lo largo de una jornada laboral. Pero, ¿y si no tuvieras que hacerlo ni tú ni nadie del departamento de recursos humanos? ¿y si pudiese auto gestionarse estos temas cada empleado? Este tipo de módulo recibe el nombre de ‘Portal del Empleado’.
“¿Y si el tiempo que dedicas a tareas que puede auto gestionarse el empleado lo destinas a la toma de decisiones?“
DATOS PERSONALES. Datos básicos. Modificables por el propio trabajador.
RETRIBUCIÓN FLEXIBLE, posibilidad de elección de los productos disponibles, gestión de la EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO, gestión de las NOTAS DE GASTOS, etc.…
NÓMINA Y PAGAS EXTRAS. Permite su revisión, descarga, e impresión. El empleado accede cuando quiere y puede ver su histórico de documentación desde la fecha de alta A su vez, el Portal del Empleado en la compañía. muestra todavía más información a un supervisor o directivo a SOLICITUD DE VACACIONES Y PERtravés de un ‘Panel de Control’ MISOS. El trabajador pide a través de un personalizado. calendario los días y el motivo de solicitud.
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LOS BENEFICIOS DE TENER PORTAL DEL EMPLEADO 1º EL EMPLEADO SE AUTOGESTIONA Accede a toda su información… y lo hace cuando quiere y donde quiere, sin dar explicaciones, sin necesidad de esperar a terceros que gestionen. Se le da mayor ‘poder’ al empleado, que ganará en autoestima.
Deja de gestionar tareas administrativas que pueden realizar tus empleados. Elimina trabajo a ti y a las personas de tu departamento de RRHH.
Entra de lleno en el mundo 4.0. Adiós al soporte papel: elimina tiempo y dinero que gastas en imprimir:
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Nóminas Pagas extras Vacaciones Anticipos...
3º SE AHORRA MUCHÍSIMO TIEMPO Tiempo que se puede/debe invertir en cuestiones que realmente deberían ser el epicentro de un departamento de recursos humanos: políticas de responsabilidad social corporativa, búsqueda y retención del talento, planes de formación…
2º LA INFORMACIÓN SE AUTOMATIZA Toda la información que genera un trabajador a lo largo de su paso por una empresa queda recopilada en un único punto al que acudir cuando se desee y los procesos de gestión siguen siempre pautas automatizadas.
Gestiona tus Recursos Humanos: • Evaluación del desempeño. • Busca el beneficio trabajador/ empresa: retribución flexible.
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CLAVE 5 MI EMPRESA ESTÁ CAMBIANDO ¿CAMBIA MI PROVEEDOR CONMIGO? Cuando uno contrata o cambia de proveedor de un servicio de gestión de nómina y RRHH, se hace múltiples preguntas sobre qué le va a ofrecer o cuánto va a costar tal o cual módulo o si lo podrá ver desde un smartphone y una tablet . Pero muy pocas veces nos cuestionamos si esa herramienta será lo suficientemente flexible como para ir evolucionando de la mano de la propia empresa o si se quedará atrás en el camino. Los tiempos cambian y ¡a qué velocidad! Tú como responsable del departamento de recursos humanos tienes que actualizarte en la misma medida que tu empresa evoluciona, por eso debes exigir un software que pueda actualizarse según las necesidades de la organización.
Aunque parece obvio, muchos programas o servicios de gestión de nómina y RRHH impiden una actualización que vaya más allá de las ‘cuatro cosas básicas’, y llega un día (seguro que el que más lo necesitas) en que te deja ‘colgado’.
“Tu programa o servicio de gestión de nómina y RRHH debe poder avanzar de la mano de las actualizaciones de la propia empresa.“
El programa debe permitir el desarrollo del departamento de recursos humanos mediante un sistema modular, ágil y flexible, con capacidad para estar en constante evolución según las necesidades de la empresa.
Planificar la formación, gestionar la estructura de la organización y una completa información sobre las personas, realizar evaluaciones de desempeño, análisis de puestos, desarrollar el sistema
de prevención de riesgos y salud laboral o gestionar los procesos de selección son tareas cotidianas que deberán efectuarse de la manera más sencilla siempre y en todo momento.
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Saber que siempre hay un equipo detrás del software es vital para el desarrollo de la gestión de nómina y RRHH.
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CLAVE 6 EL SOPORTE TÉCNICO: TU GRAN COMPAÑERO Es un área en la que se trabajan temas complicados, como el cobro de la nómina en plazo, altas y bajas de los trabajadores, vacaciones... Son aspectos Lo mismo ocurre cuando contratas los servi- vitales para el ‘buen hacer’ de una compañía, su imagen de cios de un proveedor de soluciones TIC. solidez como empresa y, sobre Que el programa funcione correctamente, que satisfaga las necesidades para las que lo todo, para una buena política de RRHH. has contratado, que se actualice en tiempo y forma… son características que das por hecho, aunque a veces te lleves algún dis“No hay mayor gusto con proveedores ‘humo’ sin peso en el mercado.... Pero si además del otro lado del seguridad que la teléfono, del email o en tu puerta tienes a un que te proporciona miembro del equipo de soporte que te diga ‘Aquí estoy. ¿En qué puedo ayudarte?’, eso te el saber que no estás dará la tranquilidad que requiere el día a día solo.” de un departamento de recursos humanos. No hay mayor seguridad que la que te proporciona el saber que no estás solo, que siempre hay alguien ahí para ayudarte… ¿verdad?
PERSONAS REALES PARA PROBLEMAS REALES
SIENTE QUE TÚ ERES LO MÁS IMPORTANTE
Al final, se reduce a eso. Tú trabajas cada día y necesitas dar soluciones a tus problemas habituales. Necesitas un respaldo real para ayudarte. Nada de máquinas, nada de largos procesos de espera… tú hablas y tu equipo de soporte escucha. Así de simple y de complejo. Sin más. Búscate un proveedor de servicios de nómina y recursos humanos con un buen respaldo detrás. Pregunta, indaga, averigua cómo funciona su soporte y asegúrate de que estás en buenas manos y siempre dispuestos cuando más lo necesites.
Sabes que no eres el único cliente de tu proveedor, y sabes que es probable que al día existan más incidencias que han de ser solucionadas junto a las tuyas. Pero, ¿realmente es necesario que esto ‘se note’? Es decir, ¿tu equipo de soporte no te puede/ debe atender como si tú fueras la prioridad más importante? ¡Por supuesto! Así es como debe ser y así es como te debes sentir cada vez que contactes con tu equipo de soporte. Si no, analiza si es el proveedor que te mereces.
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CONCLUSIONES Estas ‘6 claves para mejorar la gestión de nómina y RRHH de tu empresa’ son la punta de un iceberg inmenso que solo puede llegar a entender verdaderamente alguien que se dedique a trabajar o dirigir un departamento de recursos humanos. Seguro que añadirías muchos más apuntes a este ebook, pues el día a día nos genera tantas situaciones diferentes que las reglas muchas veces se convierten en las excepciones. Nosotros queríamos poner sobre la mesa alguna que otra pauta para hacerte pensar unos minutos, porque a veces damos por hecho cosas que nos parecen obvias y que no lo son tanto… Esperamos que la lectura de ‘6 CLAVES PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE NÓMINA Y RRHH DE TU EMPRESA’ haya sido de tu agrado y, por supuesto, aquí nos tienes al Área de Nómina y RRHH para que nos traslades cualquier duda, consulta o sugerencia que desees. No dejes de disfrutar de un mundo tan apasionante y gratificante como el de la gestión de personas dentro de una empresa. Nosotros seguimos tan apasionados como el primer día y así queremos trasladároslo.
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Somos Seresco, www.seresco.es, una empresa dedicada al sector TIC desde hace medio siglo. Tenemos la experiencia que nos ha dado el paso del tiempo y el esfuerzo por mantenernos siempre a niveles excepcionales para que nuestros clientes tengan los mejores servicios. Este manual ‘6 claves para mejorar la gestión de Nómina y RRHH de tu empresa’, está elaborado desde nuestro corazón y nuestro conocimiento pues llevamos trabajando en el mundo de la nómina y los recursos humanos durante los últimos 50 años. Esperamos que te resulte útil para tomar decisiones en un futuro y poder seguir al pie del cañón en este apasionante mundo. Nosotros llevamos mucho tiempo haciendo nóminas para terceros y sabemos lo complicado que puede llegar a resultar y la infinidad de casuísticas que se dan en empresas de todos los sectores. No dudes en trasladarnos tus impresiones y comentarios. ¡Somos todo oídos!
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