Huolitsijan tyˆ muuttuu ajan mukana Huolinnan siet‰m‰tˆn keveys

Sähköistyminen ja internet ovat muuttaneet logistiikka-alaa ja erityisesti huolintasektoria viime vuosina. Oikeammin kait jo viime vuosikymmeninä. Kuinka pitkälle sähköiset palvelut voivat johdattaa logistiikkaa ja huolinnan palveluja ja millaisia ovat asiakkaiden odotukset sähköisten palveluiden suhteen tulevaisuudessa?

Sähköiset verkkopalvelut, nimenomaan sähköinen asiointi on arkea yrityksissä ja julkisissa palveluissa. KELA, terveyspalvelut, oikeusaputoimi, Trafi – vain muutamia mainitakseni.

Myös Tullilaitos on ollut tässä kehityksessä tiiviisti mukana, suurelta osin tietenkin EU-tullilainsäädännön johdattelemana. Tullikin jakaa nykyään asiakkaansa kohderyhmien mukaan yksityis- ja yritysasiakkaisiin. Molemmille kohderyhmille on tarjolla kattavat sähköiset asiointipalvelut. Yrityspuolen avain- ja kumppanuusasiakkailleen Tulli tarjoaa yritysneuvontaa.

Huolinta, suurelle yleisölle tuiki tuntematon toimiala on ollut suuren muutosten kourissa. Internet on muuttanut alan toimintatavat lähes kokonaan. Tavaroiden liikkumista kuljetusketjuissa seurataan jo lähes reaaliajassa. Toimistotyö, joka ennen vanhaan tapahtui kirjoituspöydällä muistiinpanovihkoja ja perinteistä kirjoituskonetta apuna käyttäen, on siirtynyt tietokoneille ja mobiililaitteille. Vanhasta toimialasta – melkeinpä käsityöläisalasta – on tullut osa tietotekniikan temmellyskenttää. Onko tämä hyvä vai huono asia – sen saa jokainen itse päättää.

Mystisen Telexhuoneen k‰tkˆiss‰

Mikä sitten on muuttunut? Ennen huolitsijan yhteydenpito asiakkaisiin ja sidosryhmiin tapahtui pääosin puhelimitse, postitse ja henkilökohtaisilla tapaamisilla. Tsupparit hoitelivat kiireelliset asiakirjojen päivittäiset siirrot sidosryhmille, esimerkiksi Tulliin ja satamiin. Tietotekniikkaakin käytettiin sen aikaisilla tietokoneilla ja alkeellisilla tietokoneohjelmilla.

Huolitsijan apulaiset naputtelivat ns. keikkatiedot koneelle ja ”oikeat” huolitsijat hoitivat asiakassuhteet. Apulaiset hoi- telivat muitakin rutiineja, mm. mapitusta ja kahvinkeittoa. Itse muistan juuri alalle tulleena 1980-luvun puolesta välistä mysti- sen Telexhuoneen. Sinne lentorahtihuolitsijakollega linnoittautui pitkiksi toveiksi. Siellä hän kirjoitteli piitkiä telexliuskoja ja lähetteli niitä pitkin maailmaa.

Ennen huolitsija piti yhteyttä asiakkaaseen puhelimitse, postitse ja henkilökohtaisilla tapaamisilla – nykyään lähinä sähköpostilla .

Telexin käyttö väheni ratkaisevasti mullistavan FAX-laitteen tultua markkinoille. Moni muistaa vielä ensimmäiset rullafaxlaitteet, joiden tulosteet olivat välillä metrinkin pitkiä. Tuolloin tullaustoiminta tullin kanssa tapahtui SAD-lomakkein, suorista EDI-yhteyksistä ei osattu edes uneksia.

Elinehtona toimiva verkkoyhteys ps. Telex-huone.. I miss you !

Huolisijan työtavat ja työn sisältö ovat muuttuneet. Nykyisin yhteydenpito asiakkaisiin ja sidosryhmiin tapahtuu pääasiallisesti s-posteilla tai muilla vastaavilla formaateilla. Tietenkin myös puhelinta käytetään aktiivisesti ja faksikin näyttelee jotain roolia edelleen. Henkilökohtaisten tapaamisten osuus on vähentynyt merkittävästi, ne ovat siirtyneet pääasiassa huolinta-alan myyntihenkilöstön hoidettavaksi.

Huolitsijan työn sisältö ja toimenkuva on nykyään hyvin tietokonepohjaista. Tullaustoiminta ja huolintatehtävät hoituvat pitkälti sanomaliikenteellä EDI-yhteyksiä apuna käyttäen. Sanomaliikenteen osalta ollaan pitkälti riippuvaisia verkkopalveluja tarjoavien yritysten palveluista. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että työ keskeytyy jos yhteydet eivät toimi tai niissä on häiriöitä.

Entä sitten tulevaisuus? Nykyään huolinta-alalla panostetaan lähetysten seurattavuuteen ja lähetysten kuljetustilausohjelmistoihin. Asiakkaiden tarpeisiin räätälöidään ohjelmistoja, joilla asiakkaat näkevät lähetyksensä sijainnin käyttämänsä palveluntarjoajan kuljetusketjussa.

Vielä kuitenkin tarvitaan perinteistä huolitsijaankin tekemään mm. tullauksia ja huolintaa, valvomaan lähetysten kulkua ja varmistamaan tuontitullauksissa veronkannon eli tullitariffoinin oikeellisuus sekä huolehtimaan tavaran toimittamisesta oikeaan paikkaan oikeaan aikaan. Perinteinen huolintatyö on siis haasteiden edessä.

Teksti: Kai Holm

SYYSKOKOUS j‰rjestet‰‰n la 15.11.2014 klo 13.00 Hotel Arthur, Vuorikatu 9, 00100 Helsinki www.hotelarthur.fi

Ennen kokousta tarjoillaan kahvit/teet ja suolapalaa alkaen klo 12.00.

Kokouksessa k‰sitell‰‰n s‰‰ntˆm‰‰r‰iset asiat sek‰ kokoukselle mahdollisesti j‰tett‰v‰t esitykset.

Kokouslounas tarjoillaan syyskokouksen j‰lkeen n. klo 14.30 alkaen.

Kokouslounaan j‰lkeen on mahdollisuus l‰hte‰ tutustumaan Ateneumin taidemuseoon.

Matkat korvataan halvimman matkustusmuodon kustannusten mukaisesti, matkalaskua vastaan. Tai vaihtoehtoisesti voitte tilata junaliput VR-yrityspalvelusta, puh. 0307 23702 yritysmyynti@vr.fi

Bussiliput suositellaan ostettavaksi itse ja peritt‰v‰ksi matkalaskulla yhdistykselt‰.

Ilmoittautumiset yhdistyksen sihteerille 3.11.2014 menness‰ seppo.virtanen@dhl.com tai p. 0400 650 659

KAIKKI JƒSENET TERVETULOA!

HALLITUS