EL CORREO ELECTRÓNICO
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INTRODUCCIÓN De un tiempo a esta parte, las personas, para comunicarse entre ellas, están dejando de utilizar el correo tradicional (físico o en papel), adoptando el actual sistema de Correo Electrónico (o e-mail), debido a sus ventajas respecto al físico: Rapidez, verificación, sin coste y con correcta organización de la correspondencia. Para ello, se precisan unos sencillos requerimientos preliminares: • Tener acceso a Internet • Disponer de una cuenta de correo Todo ello lo desarrollaremos a continuación.
ÍNDICE GMAIL (de Google) ...................................... pág. 3 Creación de la cuenta ..................................... pág. 3 Creación de contactos .................................... pág. 6 Correos recibidos .......................................... pág. 8 Redacción de un correo .................................. pág. 10 Correos enviados ............................................ pág. 12 Correos eliminados ........................................ pág. 13 Etiquetas o carpetas ...................................... pág. 14 Otras acciones .............................................. pág. 17 Spam ............................................................ pág. 18 Consejos importantes ..................................... pág. 19 2.
GMAIL (de Google) Creación de la cuenta Si no se dispone de una cuenta de correo, su obtención es muy sencilla: En primer lugar, debemos conectarnos a Internet y, a continuación, en la casilla de dirección web, escribir www.gmail.com. Tras ello, aparecerá la pantalla de inicio de Gmail:
Figura 1 – Inicio de Gmail
Pulsando el botón de «Crear una cuenta» se abre una nueva pantalla para insertar los datos de nombre de usuario, contraseña, y otros datos necesarios para el registro de la cuenta: .3
Figura 2 – Creación de la cuenta 4.
Obsérvese que, además del nombre y apellidos, se pide el nombre de registro. Éste será el que se utiliza como dirección del correo electrónico del usuario, junto con el dominio «gmail.com»; en esta casilla no es necesario incluir este dominio, pues se aplica automáticamente. Ejemplo: El Sr. José Ruiz abre una cuenta. En la casilla de nombre de registro puede anotarse «joseruiz», o cualquier otro nombre que se recuerde. Puede ser el nombre completo u otro nombre diferente, siempre sin espacios en su interior. Suponiendo que sea «joseruiz», la dirección de correo será: joseruiz@gmail.com. Es muy posible que el nombre de registro que se incluya ya esté registrado. Por ello, una vez anotado el nombre, debe pulsarse el botón «Comprobar disponibilidad»; si estuviese ya registrado se proponen otros nombres (normalmente el elegido, añadiendo unos números); puede elegirse uno de los propuestos o probar con otro nombre diferente. La contraseña que se incluya debe ser algo que luego se pueda recordar fácilmente; puede estar formada por números, letras mayúsculas o minúsculas, o una mezcla de ello. Se requiere que contenga un mínimo de ocho caracteres, sin espacios. Como verificación se requiere repetir de nuevo la contraseña a continuación. La «Pregunta de seguridad» y la «Respuesta» se introducen para, en caso de olvidar la contraseña, poder ser recuperada. Tanto la pregunta como la respuesta deben ser sencillas de recordar para la correcta recuperación de la contraseña. .5
Creación de contactos A continuación, el tema importante es la creación de contactos; es decir, los nombres y direcciones de correo de las personas con quienes vayamos a tener correspondencia. No es imprescindible tener registradas estas personas en el directorio, pero facilitará la tarea de redactar un correo, así como identificar a la persona que nos ha enviado uno (en ocasiones, si el usuario remitente no está bien definido, puede resultar difícil su identificación, ya que el nombre de registro puede no ser muy claro). Para dar de alta un contacto, simplemente tenemos que clicar en «Contactos», en la parte izquierda de la pantalla principal:
Figura 3A – Selección de «Contactos» 6.
Y, a continuación, «Contacto nuevo»:
Figura 3B – Contacto nuevo
Después de ello, se muestra el formulario para registrar los datos del nuevo contacto:
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Figura 4 – Registro del nuevo contacto
El registro de contactos se puede utilizar como agenda de direcciones postales y teléfonos, así como disponer de más información del contacto. Vale la pena clicar en «Añadir», para conocer más posibilidades de información. Una vez completo el formulario, ya se puede salir y empezar a utilizar el correo para enviar mensajes a los contactos de que se dispone.
Correos recibidos
Figura 5A – Mensajes recibidos 8.
Al entrar en Gmail, la primera pantalla que aparece es la lista de correos recibidos. Clicando sobre la línea del correo que se elija, se abre el mensaje:
Figura 5B – Mensaje abierto
En este momento se pueden realizar varias acciones (ver la parte superior del mensaje): • • • • • •
Archivar sin contestar Marcar como «Spam» (correo no deseado) Eliminar, si no se desea contestar ni guardar Mover a una carpeta Aplicarle una etiqueta (o carpeta) Otras acciones
También se puede contestar el mensaje. Al clicar en «Responder», automáticamente se coloca en el panel de «Redactar», incluyendo la dirección del remitente, ahora como destinatario. Si el mensaje recibido tenía copia o iba dirigido a otros destinatarios, es posible responder a todos ellos a la vez (es opcional). La respuesta quedará en la carpeta de «Enviados». .9
Redacción de un correo Para redactar un mensaje nuevo, debe clicarse en la opción «Redactar»:
Figura 6 – Redactar un mensaje
Lo primero que debe hacerse es indicar el destinatario. Si éste se encuentra en el directorio, al escribir la primera letra aparece la lista de los contactos; clicando sobre el que interesa, su dirección queda registrada en la casilla «Para:». Siguiendo el mismo procedimiento pueden incluirse los otros destinatarios que se deseen; si algún destinatario no aparece en la lista deberá escribirse manualmente su dirección, sin perjuicio de su registro como nuevo contacto. Puede también enviarse una copia del mensaje, siguiendo el mismo procedimiento anterior, tras clicar en «Añadir Cc». Asimismo, pueden enviarse copias ciegas si se clica en «Añadir Cco». Las copias ciegas tienen la ventaja o característica de que, en el caso de enviarlas a varios destinatarios, cada dirección únicamente es visible por el que recibe la copia del mensaje, pero por nadie más. 10.
Las copias ciegas son útiles cuando se envía un mensaje a varios destinatarios y no se desea que quienes lo reciban sepan a quién más se ha enviado. Asimismo, es una medida de seguridad para evitar la apropiación de direcciones por los «hackers» (individuos que entran ilegalmente en el ordenador para «robar» información), puesto que no son visibles las direcciones de los destinatarios. Otra información para incluir es el «Asunto». En la lista de correo recibido aparece el nombre y el asunto, con lo que, el destinatario tiene una primera información de lo que se trata en el mensaje. Puede adjuntarse también uno o varios archivos, que el destinatario se puede descargar. Se recomienda que el total de archivos adjuntos no sobrepase los 2 MB, ya que, de lo contrario, podría perderse el correo por sobrepeso. Y, por fin, ya sólo queda redactar el texto del mensaje. Como puede verse, se pueden utilizar varios tipos y formatos de letra, elegir la alineación, colores, formato de párrafo, etc. Quien haya utilizado un procesador de textos (Word, Writer, etc.) observará que el sistema es muy parecido, aunque con algunas prestaciones menos. Una vez redactado el texto, y asegurarse de que está correcto, clicar en «Enviar» para finalizar el proceso. El mensaje se guardará en la carpeta de «Enviados». Si se desea, puede aplicarse una etiqueta y archivarlo en la carpeta correspondiente a la etiqueta. .11
Mientras se va redactando el mensaje, Gmail lo va guardando automáticamente en la carpeta de «Borradores», de forma que, en el caso de perder el trabajo (por corte de energía u otro motivo), siempre podrá recuperarse el mensaje en el punto en que se perdió. También se puede almacenar como borrador de forma manual, clicando en el botón de «Guardar ahora».
Correos enviados Al clicar en esta opción, se nos muestra el contenido de la carpeta de «Enviados»:
Figura 7 – Correos enviados
En esta carpeta podemos revisar la historia de los mensajes que hemos enviado hasta ahora. Se mantienen siempre, hasta tanto no sean eliminados manualmente. Esta historia permite volver a un mensaje enviado anteriormente para verificar su contenido. Para abrir un mensaje, debe clicarse sobre el mismo, de la misma forma que se ha comentado al tratar de los mensajes recibidos.
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Desde aquí es posible reenviar el mensaje haciendo uso (entre otras), de esta opción prevista en el botón «Responder». Esta acción creará una nueva entrada en la carpeta de «Enviados».
Correos eliminados Para revisar los mensajes que hemos eliminado hasta el momento, debemos clicar en la opción del menú «Papelera». Seguidamente aparece una lista de los mensajes borrados:
Figura 8 – Correos eliminados
Cualquier mensaje que aparece en esta lista puede ser recuperado para reenvío; también puede ser movido a otra carpeta o eliminado definitivamente, con lo que desaparece de esta lista. En Gmail, los mensajes eliminados desaparecen al cabo de 30 días desde la fecha en que fueron borrados (no desde la fecha en que fueron redactados y/o enviados o recibidos). Debe tenerse en cuenta este aspecto, pues los mensajes que desaparecen de esta forma ya no es posible recuperarlos. .13
También puede «vaciarse» la Papelera completamente, pero no es prudente hacerlo, pues desaparecen todos los mensajes, con lo que ya no se puede recuperar ninguno de los eliminados.
Etiquetas o Carpetas En una buena organización, es preciso disponer de carpetas para cada asunto, persona, etc. Así, los mensajes, tanto enviados como recibidos, pueden ser clasificados y localizados posteriormente con rapidez.
Figura 9 – Etiquetas o Carpetas
El sistema ya tiene creadas algunas de forma predeterminada, tal como hemos visto en puntos anteriores: • • • • 14.
Recibidos Enviados Borradores Papelera
La creación de carpetas es muy sencilla. Debe accederse a la opción de menú «xx Más». Aparece una pequeña lista de etiquetas, con opciones de administrar etiquetas y de crear etiquetas nuevas. Es interesante entrar en la parte de administrar, pues se pueden ver y modificar las características de cada etiqueta creada. Al crear una nueva etiqueta, ésta se coloca automáticamente en la lista de etiquetas, a punto para ser usada, si es necesario. Existen tres formas de trasladar un mensaje a su correspondiente carpeta: 1. La más sencilla y rápida es situar el cursor en el extremo izquierdo del mensaje (antes de abrirlo). Aparece una mano y, con el cursor, se le arrastra a la carpeta deseada:
Figura 9A – Método 1 de mover mensaje
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2. Otra forma también muy rápida es: Activando la casilla de la izquierda del mensaje (sin abrir) y clicando en «Mover a», eligiendo a continuación la carpeta de la lista que aparece.
Figura 9B – Método 2 de mover mensaje
Esta forma de mover se puede realizar con el mensaje abierto. En tal caso no se activa ninguna casilla, sino que se accede directamente a la opción de «Mover a». 3. Existe una tercera forma, que requiere unos pasos adicionales, pero igualmente efectiva: Con la casilla activada (sin abrir el mensaje), o con el mensaje abierto, se accede a la opción «Etiquetas», y aparece una lista, donde se activa la etiqueta deseada. A continuación se clica en la opción «Archivar» y pasa el mensaje a la carpeta deseada:
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Figura 9C – Método 3 de mover mensaje
Otras acciones Finalmente, en la barra de opciones aparece el botón de «Más acciones»:
Figura 10 – Más acciones
Estas acciones adicionales son referidas al mensaje activado (sin abrir), o abierto: •
Marcar como no leído: Es el caso de querer mantener como no leído un mensaje ya revisado. Puede ser útil, pues su resaltado puede indicar atención para nueva lectura. .17
•
Añadir a las tareas: Cabe la posibilidad de querer mantener el mensaje como tarea a realizar más adelante. Esta parte de Gmail es útil para anotar tareas pendientes de realizar, así como tener un recordatorio de las realizadas, si se desea conservar la lista. Se recomienda echar un vistazo a las posibilidades que proporciona el apartado de «Tareas». • Destacar: Inserta una estrella de color amarillo en la parte izquierda del mensaje (sin abrir). Ello da un carácter de importancia al mensaje. También es tratado como integrante de la carpeta de «Destacados». • Filtrar mensajes como éstos: Puede ser interesante para la determinación de acciones en mensajes que contengan unos criterios predeterminados. • Silenciar: Esconde el mensaje, desapareciendo de la carpeta de «Recibidos». Si se desea recuperar, debe entrarse en la carpeta de «Todos», localizar la etiqueta, activar el mensaje y activar sonido en la opción de «Más acciones». Posiblemente se deberá mover también a la carpeta de «Recibidos» si se desea mantener en ésta, o mover a cualquier otra carpeta que se desee.
Spam A esta carpeta se dirigen los mensajes considerados como no deseables (publicidad no solicitada, etc.). Si un mensaje recibido no es de nuestro agrado, por su contenido o intención, se puede utilizar la opción de «Marcar como Spam» en la barra de opciones. 18.
Ello determinará que el mensaje desaparezca como recibido y sea trasladado a la carpeta de Spam. El sistema, normalmente, recuerda los remitentes cuyos mensajes han sido definidos como Spam, con lo que todos los mensajes que se reciban del mismo remitente ya irán directamente a esta carpeta. En ocasiones, Gmail coloca en la carpeta de Spam correos de algún remitente que no lo son, pues por su apariencia dan lugar a pensar que puedan serlo. En tal caso hay que proceder al revés: Se utiliza la opción «No es spam» y, a partir de este momento, los mensajes de este remitente irán a la carpeta de «Recibidos». Cuando se revisa el correo siempre es bueno acudir a la carpeta de Spam para verificar si contiene mensajes mal clasificados, y poder actuar en consecuencia. También pueden eliminarse definitivamente y, en tal caso, no aparecerán en ninguna carpeta, ni siquiera en la de «Eliminados».
Consejos importantes A continuación damos unos cuantos consejos referentes al correo electrónico, que deben tenerse muy en cuenta en el momento de redactar y recibir mensajes: 1. Cuando se reciba un mensaje cuyo remitente se desconoce, y el asunto no tiene buena apariencia, es mejor eliminarlo sin abrirlo. Pero si se ha abierto y tiene un fichero adjunto, no abrir nunca el fichero. Puede contener algún virus y crear verdaderos problemas en el propio ordenador e, incluso, en la red al que está conectado. .19
2. Los «hackers» (individuos que se dedican a robar información de otros ordenadores) no descansan, por lo que es preciso ponerles la tarea lo más difícil posible. El correo electrónico es una de las vías de entrada de estos individuos. 3. Si se recibe un mensaje con un link (enlace) para acceder a la web del banco o caja de ahorros con que trabajamos, en principio, no ejecutar el link (ver punto 1). Pero, si a pesar de todo se ejecuta, ¡atención a lo que soliciten! En muchas ocasiones solicitan el número de la cuenta o el número de la tarjeta de crédito, con la excusa de confirmar datos. Ello no se debe atender, pues es un síntoma de intento de robo de información. Los bancos y las cajas no solicitarán nunca por correo estos datos. Además, en estos casos, las entidades trabajan sobre webs seguras (se conocen porque la dirección de la web no es «http://», sino «https://»). 4. Si recibimos un mensaje diciendo que lo remitamos a un número determinado de contactos, para tener en el futuro buena suerte, fortuna, etc., mejor no hacerlo. Es muy posible que se trate de un robo de direcciones de contactos para luego realizar algún posible acto delictivo. Si, a pesar de todo se atiende, enviarlo a los contactos por copia ciega (ver el apartado de «Redacción de un correo»). De esta forma, el hacker no podrá averiguar a quién se ha enviado el mensaje.
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5. Igualmente, mejor no fiarse ni atender mensajes que pidan la divulgación a nuestros contactos para la búsqueda de alguna persona desaparecida. Proceder de la misma forma antedicha. 6. En caso de dudas sobre la reputación de algún remitente o web sospechosa, existe una web oficial a quien pasar la información: www.osi.es. Se les expone el caso, y contestan seguidamente con su criterio. Posiblemente puedan pedir más datos para investigar si se trata de un tema fraudulento.
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Anotaciones
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