5 เคล็ดลับ PR อย่างไรให้ปัง
เคล็ดลับที่
01 PR และทีม PR องค์กร
้ กับคุณสมบัติของพี อาร์ “ความแกร่งของทีมพี อาร์ ขึน และสิ่งที่องค์กรต้องการสื่อสารออกไป”
05
06
กรกนก จึงภักดี
“จุดแข็งที่มีเพี ยงข้อเดียวแต่แข็งแกร่ง ก็สามารถ ดึงดูดและต่อรองกับซัพพลายเออร์ให้ได้สินค้าและ เงื่อนไขที่ดีได้ สร้างความน่าเชื่อถือให้แก่ลูกค้าได้ ”
เรามารู้จักกับคำว่า PR กันก่อน PR มาจากคำว่า Public Relations หรือ การประชาสัมพันธ์ ซึ่งหมายถึง การสื่อสารข้อมูลที่ถูกต้อง ผ่านสื่อหรือช่องทางต่างๆ ไปยังกลุ่มเป้า หมาย เพื่อให้กลุ่มเป้าหมายส่งต่อไปยังคนทั่วไปในสังคม หรือการ สื่อสารข้อมูลที่ถูกต้องผ่านสื่อหรือช่องทางต่างๆ ไปยังสาธารณชน ทั่วไปโดยตรง เพื่อให้เกิดภาพลักษณ์ที่ดี และการมีส่วนร่วม โดยในเรื่องความต้องการให้มีส่วนร่วมนี้ ก็มีเข้าร่วมกับกิจกรรมที่ องค์กรจัดขึ้น และตอบรับการบริโภคสินค้าและบริการของเรา เพราะใน ปัจจุบันนี้ ต้องยอมรับนะคะว่า การบริโภคสินค้าและบริการ ของผู้ บริโภคในปัจจุบันจะเลือกบริโภคสินค้าและบริการขององค์กรที่มีภาพ ลักษณ์ดีเป็นส่วนประกอบการตัดสินใจด้วยนะคะ องค์ประกอบของงาน PR ประกอบด้วย ตัว PR องค์กร หรือบางแห่งก็จ้าง บริษัท PR เอเจนซี่ เป็นคนส่งข้อความ ข้อมูล ข่าวสาร หรือ Content ซึ่ง สามารถทำได้ในหลายรูปแบบ ทั้งในรูปแบบของข่าวประชาสัมพันธ์ ข่าวซุบซิบ ปฏิทินข่าว บทความ บทสัมภาษณ์ ส่งผ่านสื่อ ซึ่งมี 2 อย่างคือ สื่อมวลชน และ การจัดกิจกรรมหรือ Event
5 เคล็ดลับ PR อย่างไรให้ปัง
สื่อมวลชน เช่น โทรทัศน์ วิทยุ หนังสือพิมพ์ นิตยสาร วารสาร และ การ จัดกิจกรรม เช่น สัมมนา โรดโชว์ นิทรรศการ งานจิตอาสา CSR เพื่อ ข้อความ ข้อมูลข่าวสาร หรือ Content ต่างๆ นั้น ไปถึงกลุ่มเป้าหมาย เพื่อให้กลุ่มเป้าหมายส่ง Content ต่างๆ นั้นไปถึงประชาชนทั่วไป หรือ บางครั้งก็สามารถส่ง Content นั้น ไปถึงประชาชนทั่วไปได้เลย แล้วข้อมูลที่ถูกต้อง ที่ต้องการจะสื่อออกไปนั้นเป็นอย่างไรบ้าง ทั้ง ความเป็นมาขององค์กร ข้อมูลสินค้าและบริการ ล้วนเป็นข้อมูลที่ถูก ต้องที่มีอยู่มากมาย ในขณะที่แต่ละวัน ในสังคมก็มีข้อมูลเกิดขึ้นมากมายเช่นกัน ดังนั้นหน้าที่ของ PR จะต้องสามารถวิเคราะห์กลุ่มเป้าหมายขององค์กร สินค้าและบริการของเราให้ได้ค่ะ เพื่อจะได้สามารถหาประเด็นที่กลุ่ม เป้าหมายสนใจ จากข้อมูลที่ถูกต้องมากมายนั้นมาทำข่าวให้ตรงกลุ่ม ได้ค่ะ และต้องวิเคราะห์สื่อให้ได้ด้วยค่ะ ว่ากลุ่มเป้าหมายของเรานั้น เสพข้อมูลข่าวสารจากสื่อไหน จากนั้นจึงนำประเด็นที่กลุ่มเป้าหมายสนใจ นำเสนอผ่านสื่อหรือช่อง ทางที่เข้าถึงกลุ่มเป้าหมาย ก็จะสามารถเผยแพร่ประเด็นที่ต้องการ PR นั้นไปถึงกลุ่มเป้าหมายได้ โดยคำนึงถึง feedback ที่จะส่งผลดีต่อภาพลักษณ์องค์กรและเกิดการ ยอมรับด้วยนะคะ เคล็ดลับของการทำ PR ให้เป็นข่าว มีอยู่ 5 ข้อค่ะ เคล็ดลับที่ 1 : PR และทีม PR องค์กร เคล็ดลับที่ 2 : องค์กร สินค้าและบริการ เคล็ดลับที่ 3 : Content เคล็ดลับที่ 4 : Event เคล็ดลับที่ 5 : สื่อมวลชน
07
08
กรกนก จึงภักดี
เคล็ดลับที่ 1 : PR และทีม PR องค์กร งาน PR เป็นงานที่ต้องติดต่อประสานงานกับคนในทุกระดับ ทั้งภายใน และภายนอกองค์กร ดังนั้นบุคลิกภาพที่สำคัญของ PR อย่างหนึ่งคือ มี อัธยาศัยดีและมีความเป็นมิตรกับทุกคน โดยเมื่อแรกพบจะต้องมี ลักษณะที่ คนที่พบเห็นอยากเข้ามาคุยด้วย เราจึงมักจะได้ยินเสมอว่า เวลามีคนมาถามเรื่องราวเกี่ยวกับองค์กร เกือบจะทุกคนมักจะให้ไป ถามประชาสัมพันธ์ หรือติดต่อสื่อสารองค์กร ด้วย PR จะเป็นมิตรและเป็นคนที่จะโดนสอบถามในเรื่องราวของ องค์กร และบางครั้งก็จะถูกถามเรื่องราวอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับองค์กร PR จึงควรมีความรู้ที่หลากหลาย โดยเฉพาะเรื่องเกี่ยวกับองค์กรตัวเอง ควรรู้ทุกเรื่อง เช่น ความเป็นมาขององค์กร จุดเด่นของสินค้าและบริการ Profile ของผู้บริหารระดับสูง รวมทั้งเรื่องราวในแวดวงอุตสาหกรรม ของเรา เป็นต้น ต่อมาคือ มีความคิดสร้างสรรค์ สามารถนำเสนอข่าวและกิจกรรมให้ น่าสนใจ ดึงดูดกลุ่มเป้าหมายและสื่อมวลชนให้อยากมาร่วมงาน มี ปฏิภาณไหวพริบ สามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ เพราะการจัดงานจะมีเรื่องไม่คาดฝันเกิดขึ้นบ่อยๆ เช่น ประธานติด ประชุมด่วนจะมาช้ายังทำพิธีเปิดไม่ได้ นักข่าวจะรีบกลับไปทำข่าว มิ เช่นนั้นจะออกข่าวไม่ทัน ทีม PR จะทำอย่างไร แต่เมื่อเป้าหมายเราต้องการให้เป็นข่าว สามารถสลับช่วงการ สัมภาษณ์ผู้จัดงานให้ขึ้นมาก่อน โดยจัดการสัมภาษณ์อีกห้องหนึ่งต่าง หาก และเมื่อประธานมาถึงก็ถ่ายภาพทำข่าวเลย นักข่าวก็กลับไปส่งข่าวทัน กิจกรรม event ของเราก็ดำเนินการต่อได้ ทำงาน PR ควรมีความละเอียดรอบคอบและช่างสังเกต โดยเฉพาะ เรื่อง content ที่จะส่งออกไปควรตรวจอย่างละเอียดมิให้มีความผิด
5 เคล็ดลับ PR อย่างไรให้ปัง
พลาด หรือมีข้อความที่จะส่งผลต่อภาพลักษณ์ในเชิงลบ ที่จะนำไปสู่ ความภาวะวิกฤตได้ เมื่อเขียนข่าวเรียบร้อยแล้ว ต้องมีความรวดเร็วในการส่งข่าว โดยรีบ ส่งข่าวทันทีหลังงานแถลงข่าว และเมื่อนักข่าวขอ ทีม PR ต้องสามารถ หาข้อมูลได้ทันทีแล้วเรียบเรียงเขียนข่าวส่งให้นักข่าว รวมทั้งมีความเสมอภาค ส่งข่าวให้นักข่าวอย่างเท่าเทียมกัน ไม่เลือก ปฏิบัติ ว่าเป็นนักข่าวของหนังสือพิมพ์เล่มใหญ่ มียอดจำหน่ายเยอะ หรือเป็น TV ช่องหลักที่ยอดเรทติ้งสูง ก็รีบส่งให้ก่อน แล้วทิ้งเวลาไว้ เป็นวันๆ จึงส่งให้สื่ออื่นๆ ต่อ และก็อย่าส่งให้ข่าวให้นักข่าวที่สนิทกัน ก่อนงานแถลงข่าว นอกจากนี้ บุคลิกของ PR ควรเป็นผู้ที่มีมารยาทสุภาพอ่อนน้อม หรือ บางคนก็แบบร่าเริง สดใส ก็ทำได้ค่ะ เพราะ PR จะต้องคอยดูแลแขก ผู้ใหญ่ เวลาจัดงาน คอยประสานงานกับนักข่าวเวลาผู้ใหญ่จะให้ สัมภาษณ์นักข่าว รวมทั้งต้องประสานงานกับหลายฝ่ายบุคลิกภาพที่มิตรและมีกาลเทศะ จึงสำคัญมาก แต่ PR ห้ามอ่อนไหวนะคะ เพราะ PR จะต้องรับแรงกดดัน ทั้งจากนักข่าวที่ต้องการข้อมูลหลายๆ เรื่อง และรวดเร็วด้วย ในขณะที่ผู้ใหญ่ก็มักจะไม่ค่อยว่าง ติดประชุมบ่อย หรือมีเรื่องด่วนเข้า มาทันทีทันใด ทำให้เกิดการเลื่อนนัดขึ้นๆ ลงๆ แล้ว PR ก็จะโดน กดดันทั้งจากผู้ใหญ่ และนักข่าวค่ะ
่ ีมารยาทสุภาพ บุคลิกของ PR ควรเป็นผู้ทีม อ่อนน้อม หรือ บางคนก็แบบร่าเริง สดใส
09
12
กรกนก จึงภักดี
ด้วยลักษณะการทำงานของ PR ที่ต้องพบเจอและทำงานร่วมกับบุคคล มากมาย และในหลากหลายสถานที่ ดังนั้น PR จะต้องคำนึงถึงกาลเทศะ ในการทำงาน เช่น ในเรื่องที่เห็นได้ชัด คือเรื่องของการแต่งกาย ซึ่งต้อง ถามให้ชัดเจนในแต่ละงานว่ามี Theme งานอย่างไร หากเป็นเรื่องเกี่ยว กับพิธีการ ต้องใส่กระโปรงคลุมเข่า ใส่ถุงน่อง รองเท้าดำหุ้มส้น งาน ปลูกป่าใส่เสื้อโปโลของสำนักงาน แบบนี้เป็นต้น นอกจากคุณลักษณะเฉพาะตัวแล้ว ในทีม PR ควรมีผู้ที่สามารถนำเสนอ เก่ง พูดเก่ง เขียนเก่ง ถ่ายภาพเก่ง โดยแต่ละคนไม่จำเป็นต้องเก่งทุก อย่างหรอกค่ะ แต่ควรมีครบในทีม PR ค่ะ ทุกวันนี้ คุณสมบัติของ PR และทีม PR จะต้องไม่เป็นเพียงผู้ที่มี บุคลิกภาพดี อัธยาศัยเป็นมิตร ปฏิภาณไหวพริบดี ทำงานด้าน สื่อมวลชนสัมพันธ์เก่งเท่านั้น แต่ต้องมีความรู้ความสามารถเพิ่มอีก หลายอย่างคือ 1. มีความสามารถในการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมองค์กรของเราได้ดี พอที่จะเป็นที่ปรึกษาให้กับผู้บริหารในการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ โดยเฉพาะในด้านการสื่อสารออกไปสู่สาธารณชน หรือ ไปออกข่าว ทางสื่อมวลชน ว่าควรจะนำเสนอในแง่มุมใด 2. มีความรู้ด้านการวิจัย สามารถอ่านข้อมูลและผลวิจัยเป็น รู้ว่าจะนำ ตัวเลขใดจากผลการวิจัยมาใช้ในการเขียนเพื่อนำเสนอต่อ สาธารณชน หรือสามารถนำผลการวิจัยมาแยกประเด็น แล้ว วางแผน content ขององค์กร เรียกง่ายๆ คือ “เล่นกับข้อมูลเป็นค่ะ” 3. มีความเข้าใจเกี่ยวกับสื่อเพื่อการประชาสัมพันธ์ และสื่อมวลชน โดยสามารถประสานงานเพื่อใช้สื่อต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น หากต้องการให้ข้อมูลองค์กร ก็สามารถทำเป็นสมุดโน้ต แล้วมี ภาพสีที่เป็นข้อมูลขององค์กรแทรกอยู่เป็นหน้าคั่นแต่ละเดือน แทนที่จะพิมพ์เป็นแผ่นพับธรรมดาแจกให้นักข่าวหรือกลุ่มเป้า หมาย เพราะสมุดโน้ตสามารถนำไปใช้เขียนได้ค่ะ
5 เคล็ดลับ PR อย่างไรให้ปัง
4. มีความเข้าใจและให้ความสำคัญกับกลุ่มเป้าหมายต่างๆ ของ องค์กรอย่างสามารถเข้าถึง เข้าใจ และเข้าไปมีส่วนร่วมกับกลุ่มเป้า หมายขององค์กรได้ และมีกลยุทธ์ในการติดตามความคิด ทัศนคติ รวมทั้งสามารถสร้างความสัมพันธ์กับกลุ่มต่างๆ อย่างต่อเนื่อง เพราะกลุ่มเป้าหมายขององค์กร จะเป็น “กระบอกเสียง” ที่สำคัญใน การประชาสัมพันธ์องค์กรต่อไปค่ะ 5. มีความสามารถในการจับกระแสความคิดของสังคม มีความใฝ่รู้ การเปลี่ยนแปลงด้านนโยบายของรัฐ รวมถึงด้านกฎหมายต่างๆ และนำมากำหนดเป็นประเด็นทางการประชาสัมพันธ์ที่มีผลต่อการ ดำเนินงานขององค์กร เช่น ยุคนี้มีการนำเทคโนโลยีมาใช้ในชีวิต ประจำวัน ส่งผลให้การดำเนินชีวิตของพวกเราดูสะดวกสบายขึ้น ที ม P R ก็ ค ว ร นำ เ รื่ อ ง เ ท ค โ น โ ล ยี ม า เ ป็ น ป ร ะ เ ด็ น ใ น ก า ร ประชาสัมพันธ์ 6. มีการเตรียมพร้อมอยู่เสมอ และสามารถทำความเข้าใจกับผู้บริหาร และคนในองค์กร ให้มีการเตรียมความพร้อมรับมือกับวิกฤตการณ์ ต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น ทั้งจากการดำเนินงานขององค์กรและจาก ภายนอก โดยมีการวางแผนการสื่อสารภาวะวิกฤติไว้ หากเกิดเรื่อง ที่กระทบภาพลักษณ์องค์กรจะมีการดำเนินงานเบื้องต้นอย่างไร 7. ด้วยบทบาทหน้าที่ของประชาสัมพันธ์ และสื่อสารองค์กร ที่มักจะเป็น ตัวแทนไปประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ และเป็นผู้ตอบคำถาม จากภายนอก ทีม PR จึงควรมีลักษณะของผู้ที่สนใจใฝ่รู้ แสวงหา ค ว า ม รู้ ใ ห ม่ ๆ ทั้ ง ที่ เ กี่ ย ว กั บ ง า น ข อ ง อ ง ค์ ก ร แ ล ะ ง า น ด้ า น ประชาสัมพันธ์อยู่ตลอดค่ะ ด้วยความเป็น PR ที่ต้องมีการประสานกับคนในทุกระดับชั้น และสร้าง Connection อยู่ตลอดเวลา มาถึง ณ วันนี้ ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของธุรกิจ หรือ PR องค์กร คุณมีรายชื่อ Contact Person ของหน่วยงานที่ เกี่ยวข้อง และรายชื่อนักข่าวสื่อมวลชนไว้บ้างหรือยังค่ะ ถ้ายังไม่มีให้ เริ่มเก็บตั้งแต่วันนี้เลยนะคะ
11