101, 102, 103. É hora de economizar by Alessandro Paiva

Ministério Público do Estado de Minas Gerais CAMPANHA DE OTIMIZAÇÃO DE GASTOS

(Resoluções PGJ n.ºs 101, 102 e 103, de 22 de novembro de 2005)

2009 Procuradoria-Geral de Justiça

EXPEDIENTE Ministério Público do Estado de Minas Gerais Procurador-Geral de Justiça Alceu José Torres Marques Corregedor-Geral do Ministério Público Márcio Heli de Andrade Ouvidor do Ministério Público Mauro Flávio Ferreira Brandão Procurador-Geral de Justiça Adjunto Jurídico Geraldo Flávio Vasques Procurador-Geral de Justiça Adjunto Administrativo Evandro Manoel Senra Delgado Procurador-Geral de Justiça Adjunto Institucional Fernando Antônio Fagundes Reis Chefe de Gabinete Paulo de Tarso Morais Filho Secretário-Geral Paulo Roberto Moreira Cançado Diretor-Geral Fernando Antônio Faria Abreu

FICHA TÉCNICA Assessoria de Comunicação Social - Núcleo de Publicidade Institucional Coordenação Executiva Miriângelli Rovena Borges Coordenação Técnica Mônica Espeschit Maruch Redação e Direção de Arte Alessandro Paiva Revisão Ana Paula Rocha Oliveira Marinho Ventura

SUMÁRIO

06 07 08 10 12 14 18 20 24 26 31 42

Prefácio

A Campanha

Otimização do uso de postagens

A importância do Protocolo-Geral

Resolução PGJ n.º 101, de 22 de novembro de 2005

Instrução Normativa PGJAA n.º 2, de 7 de novembro de 2008

Otimização do uso da telefonia

Resolução PGJ n.º 102, de 22 de novembro de 2005

Otimização do uso de materiais e transporte

Resolução PGJ n.º 103, de 22 de novembro de 2005

Dicas de otimização

Telefones úteis

PREFÁCIO A Campanha de Otimização de Gastos tem como meta reduzir custos de serviços postais, telefonia e materiais no Ministério Público do Estado de Minas Gerais. Para a implementação da Campanha, instituída pela Portaria PGJ n.º 697/2005, foram criados cinco grupos de trabalho que analisaram dados, elaboraram relatórios e planejaram as propostas das medidas a serem tomadas. Na segmentação das atividades, cada grupo trabalhou um tema específico: diárias, telefonia, material de consumo, postais e vale-refeição. No mês de junho de 2009, foi lançada, na Procuradoria-Geral de Justiça, mais uma etapa da Campanha, a qual destaca a atenção às Resoluções PGJ n.ºs 101, 102 e 103, de 22 de novembro de 2005, relativas, respectivamente, à otimização de gastos com serviços postais, telefonia e materiais. A crise econômica mundial, um dos principais motivadores desta etapa da Campanha, e as consequências dela para o Ministério Público, notadamente no que diz respeito à necessidade de contingenciamento do custeio, obrigam membros e servidores a adotarem uma nova postura em relação aos gastos. Esperamos, assim, que cada membro e servidor se comporte como um multiplicador desse movimento, que objetiva a otimização de gastos, o que significa maior disponibilidade de orçamento e, consequentemente, melhoria das instalações e dos serviços, sem prejuízo da qualidade. Alceu José Torres Marques Procurador-Geral de Justiça

A CAMPANHA A Campanha de Otimização de Gastos, relativa à redução de custos de serviços postais, telefonia e materiais e transportes, é orientada pelas resoluções PGJ n.ºs 101, 102 e 103, de 22 de novembro de 2005, criadas com base em situações frequentes de gastos que precisam ser reduzidos.

Resolução PGJ n.º 101

Otimiza o uso de postagens de correspondências no Ministério Público do Estado de Minas Gerais.

Resolução PGJ n.º 102

Racionaliza o uso do serviço de telefonia no âmbito do Ministério Público do Estado de Minas Gerais.

Resolução PGJ n.º 103

Racionaliza gastos com materiais de informática, de escritório, gráfico, combustível, manutenção de veículos, na Procuradoria-Geral de Justiça e dá outras providências.

Veja, a seguir, um pouco sobre os três grupos de gastos e suas respectivas resoluções. E lembre-se sempre: otimizar gastos significa maior disponibilidade de orçamento e, consequentemente, melhoria das instalações e dos serviços, sem prejuízo da qualidade.

OTIMIZAÇÃO DO USO DE POSTAGENS Você sabia que os serviços postais estão entre as maiores despesas do Ministério Público? As despesas com serviços postais no Ministério Público são maiores que o gasto com energia elétrica. Precisamos reverter esta situação. Seguem algumas informações importantes para você otimizar o uso de postagens:

1. O Protocolo-Geral é a unidade encarregada da tramitação das correspondências/documentos oficiais nos âmbitos interno e externo da Procuradoria-Geral de Justiça.

2. As

postagens serão processadas e encaminhadas aos Correios, às 15h. Caso as correspondências tenham a mesma destinação, utilize um único volume, desde que não ultrapasse 30 kg.

3. Sua

correspondência é realmente URGENTE? Defina suas prioridades e use os serviços postais com bom senso.

4. A utilização do Sedex tem custo elevado. Faça uso desse serviço apenas para enviar equipamentos de informática e correspondências de RELEVANTE necessidade.

5. Os

documentos e as correspondências oficiais serão distribuídos mediante assinatura no Recibo de Entrega gerado pelo SGDP.

6. Há muitos anos, iniciou-se a era digital. Não podemos ficar de fora, alheios às mudanças que influenciam nosso cotidiano. As correspondências internas deverão ser feitas, preferencialmente, via e-mail. Se você ainda não tem um correio eletrônico (e-mail), peça à Diretoria de Informática (telefone 3330 8173) a criação de uma conta para você. O uso do correio eletrônico agiliza a correspondência, contribui para se ter mais eficiência e economiza uma quantidade significativa de papel e toner. E por falar nisso, você tem seguido direitinho o projeto AmbientAÇÃO?

7. Os

documentos transmitidos por fax dispensarão o envio do original quando houver confirmação de seu recebimento pelo setor destinatário. 9

A importância do Protocolo-Geral do MPMG na Campanha de Otimização de Gastos O Protocolo-Geral, um dos principais colaboradores da Campanha de Otimização de Gastos, deve ser utilizado para atender e disciplinar as atividades de expedição, transporte, triagem e entrega de correspondências e objetos para órgãos e unidades externas. Seus critérios operacionais são padronizados, racionalizando o uso de recursos públicos destinados aos serviços postais.

São atribuições do Protocolo-Geral: Receber documentos, processos e objetos de todos os órgãos e unidades administrativas do Ministério Público e encaminhálos ao seu destinatário, com segurança e agilidade; Registrar na máquina de protocolo e no SGDP expedientes internos e externos que tramitam no setor; Abrir as correspondências de caráter institucional e registrar na máquina de protocolo e no sistema SGDP a entrada das mesmas; Expedir, via Correios, documentos, processos e objetos enviados pelas unidades administrativas e órgãos do Ministério Público para postagem; Providenciar o arquivamento dos formulários de Controle de Correspondências para Postagem e dos recibos de entrega das correspondências nas unidades administrativas e órgãos do Ministério Público.

Para que o Protocolo-Geral cumpra suas atribuições e continue contribuindo cada vez mais para a Campanha de Otimização de Gastos, membros e servidores do Ministério Público devem colaborar. Veja algumas situações que podem dificultar as atividades do Protocolo-Geral e que devem ser evitadas para não comprometer e sobrecarregar o trabalho da equipe: Das correspondências e objetos recebidos via Correios, algumas são de interesse particular, causando, além do uso indevido do serviço público, uma transferência de responsabilidades para os que trabalham no ProtocoloGeral. Portanto, é proibido fornecer o endereço do local de trabalho para entrega de correspondências, produtos e objetos não oficiais. Ocorrem casos em que endereços de destinatários e remetentes são especificados incorretamente ou estão desatualizados. Verifique sempre esses dados, antes de encaminhar as postagens. Assim, evitam-se transtornos como devoluções, extravios ou atrasos na entrega das correspondências. Certifique-se de que o formulário de Controle de Correspondências para Postagem está devidamente preenchido, datado e assinado pelo responsável. Solicite o novo formulário eletrônico enviando mensagem para o e-mail ornellas@mp.mg.gov.br. Atenção: ao receber, por engano, documentos de outros setores via malote do Protocolo-Geral, você deverá encaminhálos direta e imediatamente à área destinatária e comunicar o fato ao Protocolo-Geral. Na utilização dos serviços do Protocolo-Geral, fique atento: • Horário de funcionamento* do Protocolo-Geral no pilotis do Edifício José Campomizzi Filho: das 7h às 19h - atendimento ao público interno; das 8h às 18h - atendimento ao público externo. • Horário de entrega de correspondências no Protocolo-Geral, para postagem via Correios: até 12h - carta simples; até 14h30 - outras correspondências. • Horário de entrega de correspondências nas Promotorias da capital: das 9h às 16h - todas as terças e sextas-feiras. * Consulte o anexo referente ao art. 7º da Instrução Normativa PGJAA n.º 2, de 07/11/2008, na página 17 desta Cartilha.

RESOLUÇÃO PGJ N.º 101, DE 22 DE NOVEMBRO DE 2005 Otimiza o uso de postagens de correspondências no Ministério Público do Estado de Minas Gerais. O Procurador-Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 18, incisos XI e XII, da Lei Complementar n.º 34, de 12 de setembro de 1994, e Considerando a urgência de se otimizar a utilização do serviço de postagem no âmbito do Ministério Público do Estado de Minas Gerais; Considerando a necessidade de se estabelecerem procedimentos visando à racionalização do uso dos recursos públicos destinados aos serviços de correspondência nas Promotorias e Procuradorias de Justiça, em consonância com a alínea “d” do art. 2° da Portaria PGJ n.° 697, de 12 de abril de 2005; Considerando, por fim, que os recursos economizados pela regular utilização dos serviços de correspondência serão aplicados em outras melhorias internas. Resolve: Art. 1º Fica instituído o sistema de padronização de postagem no Ministério Público do Estado de Minas Gerais. Art. 2º O serviço de postagem será classificado como urgente ou convencional. § 1º As postagens caracterizadas como urgentes, com identificação da palavra “URGENTE” na parte externa, serão realizadas diariamente pelo Setor de Protocolo Geral da Procuradoria-Geral de Justiça, e no âmbito das Promotorias e Coordenadorias pelo setor equivalente. § 2º As demais postagens, classificadas como convencionais, serão processadas uma única vez na semana, devendo ser utilizado um único volume caso tenham a mesma destinação. Art. 3º A utilização dos serviços de AR e de carta registrada será restrita a encaminhamento de contratos, processos administrativos e judiciários, intimações e notificações, observada a avaliação do titular da Promotoria de Justiça ou dos Coordenadores. 12

Art. 4º A utilização dos serviços de SEDEX será permitida quando: I – os objetos da remessa forem equipamentos de informática ou tíquetes-refeição; II – a critério do Procurador-Geral de Justiça Adjunto Administrativo em caso de relevante necessidade; III – nas Coordenadorias e Promotorias de Justiça mediante autorização dos respectivos titulares. Art. 5º As Coordenadorias e Promotorias de Justiça usuárias dos serviços encaminharão à Diretoria de Serviços Gerais e Transportes, até o dia 5 do mês subseqüente à realização da despesa, os comprovantes postais e as justificativas dos eventuais excessos, para fins de conferência. Art. 6º As comunicações internas serão realizadas preferencialmente mediante correspondência eletrônica (e-mail). Art. 7º Os documentos transmitidos por fax dispensarão o envio do original, quando houver confirmação de seu recebimento pelo setor destinatário. Art. 8º Ficam ratificados os termos e valores constantes da Resolução PGJ n.° 13, de 26 de fevereiro de 2004. Parágrafo único. Compete à Auditoria Interna (AUDI) providenciar cobrança para reembolso do valor excedente à Procuradoria-Geral de Justiça. Art. 9º As situações excepcionais e as atípicas, bem como a aceitação das justificativas pelos excessos, ou os casos omissos serão, respectivamente, autorizadas ou resolvidos pelo Procurador-Geral de Justiça Adjunto Administrativo. Art. 10. Esta Resolução entra em vigor no dia 1º janeiro de 2006. Belo Horizonte, 22 de novembro de 2005. Jarbas Soares JÚNIOR Procurador-Geral de Justiça 13

INSTRUÇÃO NORMATIVA PGJAA N.º 2, DE 7 DE NOVEMBRO DE 2008 Regulamenta os procedimentos relativos às atividades de protocolo, distribuição e expedição de documentos e correspondências postais no Protocolo-Geral do Ministério Público do Estado de Minas Gerais. O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA ADJUNTO ADMINISTRATIVO, no uso das atribuições legais que lhe confere o art. 1º, § 2º, incisos XX e XXIV, da Resolução PGJ n.º 35, de 30 de maio de 2005, RESOLVE: Art. 1º Os documentos e as correspondências oficiais serão recebidos somente no guichê do Protocolo-Geral instalado na portaria do Edifício José Campomizzi Filho, localizado na Avenida Álvares Cabral, n.º 1.740, cabendo ao responsável registrar a data e o horário de recebimento. § 1º A Diretoria de Serviços Gerais e Transportes, por meio do ProtocoloGeral, providenciará o recolhimento e a devida distribuição desses documentos e correspondências. § 2º As encomendas via Sedex 10 só serão recebidas no Protocolo-Geral. Na hipótese de a entrega coincidir com sábados e feriados, o recebimento será realizado no 1º dia útil subseqüente. Art. 2º Os documentos e as correspondências oficiais recebidos serão abertos no Protocolo-Geral, protocolados e registrados no Sistema Gerenciador de Documentos e Procedimentos - SGDP. § 1º Os documentos e as correspondências oficiais endereçados à Comissão Permanente de Licitação e os de caráter confidencial não serão abertos. § 2º Quando o documento ou a correspondência oficial possuir caráter confidencial, caberá ao remetente mencioná-lo na parte externa do envelope. § 3º O registro no SGDP se refere apenas aos campos do número e da data do protocolo-geral e aos campos do número, da data, do tipo e da procedência do documento, gerando o respectivo identificador na 14

movimentação, após o que caberá à unidade destinatária a inserção de outros dados. Art. 3º Os documentos e as correspondências oficiais serão distribuídos mediante assinatura no Recibo de Entrega gerado no SGDP. Art. 4º Não é permitido o recebimento nem a expedição de documentos e correspondências de caráter particular. Art. 5º Os documentos e as correspondências postados pelas unidades do Ministério Público através de serviços registrados, quais sejam: SEDEX, SEDEX-MUNDI, SEDEX-10, SEDEX-Hoje, PAC, Carta Registrada e Aviso de Recebimento (AR) deverão conter endereçamento etiquetado, com destinatário e remetente, atendendo à padronização adotada pela ETC - Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos. § 1º O Aviso de Recebimento (AR) deverá ser preenchido pelo remetente e devidamente anexado ao respectivo envelope. § 2º Todos os serviços postais registrados deverão ser autorizados pela chefia imediata, por meio de carimbo e assinatura em encaminhamento anexo ao que será postado. § 3º Havendo dúvida quanto ao conteúdo da postagem a que se refere o caput deste artigo, poderá ser solicitada a abertura da mesma ao remetente da expedição ou ao seu representante legal, o que ocorrerá na presença do Procurador-Geral de Justiça Adjunto Administrativo ou do Diretor-Geral. § 4º Os documentos e as correspondências deverão ser acondicionados em embalagem apropriada, de acordo com o peso e o tipo da encomenda, com vistas a manter a integridade do seu conteúdo, podendo ser devolvidos para a devida adequação. Art. 6º Fica expressamente proibida a postagem, via SEDEX, de documentos administrativos tais como: folha de freqüência, escala de férias, dado cadastral, atestado médico, solicitação de mobiliário e de equipamento, relação de controle de bens patrimoniais, despesas com postagem e cartucho de impressora para reposição. Art. 7º O recebimento, a distribuição e a expedição de correspondências 15

e documentos passam a obedecer aos horários constantes do Anexo. Art. 8º Além da assinatura, deverão constar nos recibos dos documentos e das correspondências o nome e o sobrenome legíveis, o número de matrícula e a data do recebimento. Art. 9º A distribuição de documentos entre as unidades organizacionais do Ministério Público situadas na Capital somente deverá ser intermediada pelo Protocolo-Geral quando forem indispensáveis os registros citados no artigo 2º desta Instrução. Art. 10. Os casos omissos serão resolvidos pelo Procurador-Geral de Justiça Adjunto Administrativo ou pelo Diretor-Geral. Art. 11. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação. Belo Horizonte, 7 de novembro de 2008. Paulo Roberto Moreira Cançado Procurador-Geral de Justiça Adjunto Administrativo

ANEXO (a que se refere o art. 7º da INSTRUÇÃO NORMATIVA PGJAA N.º 2, de 07/11/2008.) 1) Horário de funcionamento do Protocolo-Geral no pilotis do Edifício José Campomizzi Filho: das 7h às 19h - atendimento ao público interno; das 8h às 18h - atendimento ao público externo. 2) Horário de distribuição interna de correspondência às recepções dos andares nos edifícios localizados na Avenida Álvares Cabral, n.º 1690 e n.º 1740, e na Rua Dias Adorno, n.º 367: das 9h30 às 11h30 - entrega de correspondência recebida depois das 16h30 do dia anterior e até às 9h do mesmo dia. das 13h30 às 16h30 - entrega de correspondência recebida entre 9h e 13h. 3) Horário de entrega de correspondência no Protocolo-Geral para postagem via Correios: até 12h - carta simples; até 14h30 - outras correspondências. Obs.: A correspondência encaminhada ao Protocolo-Geral depois do horário só será remetida aos Correios no próximo dia útil. 4) A distribuição de correspondência para as Promotorias de Justiça da Capital será efetuada todas as terças e sextas-feiras, no horário das 9h às 16h.

OTIMIZAÇÃO DO USO DA TELEFONIA Falar ao telefone, no Ministério Público: somente para fins institucionais e administrativos. O telefone agiliza nosso dia a dia e é uma ferramenta indispensável. Porém, seu uso deve ser restringido somente aos assuntos institucionais e administrativos, principalmente se as ligações forem via celular. Veja algumas dicas importantes para otimizar os gastos com telefonia:

1. É proibido usar a telefonia fixa para realizar consultas

à lista telefônica, ligações 0900, anúncios, assim como para receber ligações a cobrar e telegramas fonados.

2. Vai ligar para um celular? Verifique, antes, a possibilidade de contatar a mesma pessoa em um telefone fixo.

3. Somente será permitida ligação para telefone celular na situação em que, devidamente justificada, foi inviável ligação para telefone fixo.

4. Ligações DDD são restritas e, onde houver PABX, faça a ligação via telefonista. O nome do solicitante será registrado.

5. A comunicação interna deverá ser feita, preferencialmente, via e-mail.

RESOLUÇÃO PGJ Nº 102, DE 22 DE NOVEMBRO DE 2005 Racionaliza o uso do serviço de telefonia no âmbito do Ministério Público do Estado de Minas Gerais O Procurador-Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 18, incisos XI e XII, da Lei Complementar n.º 34, de 12 de setembro de 1994, e Considerando a necessidade de se adequar internamente o orçamento aprovado pela Lei n.º 15.291, de 20 de janeiro de 2005, ao Projeto de Gestão para o biênio 2005-2006; Considerando os excessivos custos dos serviços de telefonia realizados nos diversos setores desta Instituição; Considerando a exigência de que esses serviços sejam destinados exclusiva e momentaneamente ao atendimento das necessidades das atividades administrativa e institucional; Considerando os princípios da razoabilidade e economicidade; Considerando, por fim, a necessidade de se estabelecerem procedimentos visando à racionalização e à otimização dessas despesas, em consonância com a alínea “b” do art. 2º da Portaria PGJ n.º 697, de 12 de abril de 2005; resolve: Art. 1º A utilização das linhas telefônicas e dos equipamentos de telefonia instalados nas dependências da Procuradoria-Geral de Justiça (PGJ), bem como nos demais órgãos de execução e serviços auxiliares, fica restrita, exclusivamente, aos assuntos Relacionados ao exercício das atividades institucionais e administrativas. Art. 2º Fica vedada a utilização de serviços de telefonia fixa para realização de ligações para serviços 0300, 0500, 0900, telegrama fonado, anúncios fonados, consultas à lista telefônica e similares e para recebimento de ligações a cobrar, exceto para serviço e plantão de segurança. Parágrafo único. As consultas à lista telefônica deverão ser realizadas via internet, através de sites específicos, cujos links estarão disponíveis na página eletrônica da PGJ. 20

Art. 3º Somente será permitida ligação para telefone celular na situação em que, devidamente justificada, for inviável ligação para telefone fixo. § 1º Nas Promotorias de Justiça do Interior e da Capital, nos CAOs e nas unidades administrativas da Capital haverá uma única linha telefônica para realizar chamada para telefone celular, a qual será indicada pelo titular da Promotoria e pelos Coordenadores, que serão os responsáveis pelo controle e pela justificativa das ligações. § 2º As chamadas para números de emergência e serviços especiais, como Polícia Militar (190), Corpo de Bombeiro Militar (193), Polícia Civil (197), Serviço de Atendimento Móvel de Urgência - SAMU (192), COPASA (195), Defesa Civil (199), CEMIG (0800310196) e demais prestadoras de serviços, poderão ser realizadas de qualquer linha telefônica. Art. 4º O uso do serviço de Discagem Direta a Distância (DDD) será restrito, observado o seguinte: § 1º Onde houver Central Telefônica - PABX, as ligações deverão ser solicitadas exclusivamente via telefonista, e serão registradas com o nome do solicitante; § 2º Nas demais unidades deverão ser registradas para fins de conferência, caso solicitado pela Diretoria-Geral. Art. 5º Os valores mensais para os serviços de telefonia fixa estão previstos no anexo desta Resolução e, se ultrapassados, deverão ser justificados, com especificação dos locais e das pessoas recebedoras da ligação, cabendo à Auditoria Interna a responsabilidade pela cobrança de eventuais excessos e de ligações particulares. Art. 6º A utilização da telefonia móvel - plano corporativo - ficará limitada a R$ 120,00 (cento e vinte reais) mensais por aparelho, não se computando para esse fim o valor da assinatura. Parágrafo único. Os aparelhos móveis Nextel serão utilizados somente para comunicação via rádio. Art. 7º As comunicações internas deverão, preferencialmente, ser realizadas mediante correspondência eletrônica (e-mail). 21

Parágrafo único. Os coordenadores das Promotorias do interior e da capital, das Promotorias Especializadas, dos CAOS e das demais unidades administrativas da PGJ designarão servidor responsável pela abertura dos e-mails institucionais. Art. 8º Compete à Coordenadoria de Engenharia, Arquitetura e Manutenção (CEAM/SAD): I - apresentar, no prazo de até sessenta dias, estudo de viabilidade técnica de implantação de senhas pessoais para uso no sistema telefônico; II - tomar as providências técnicas cabíveis visando à implementação das medidas definidas nesta Resolução; III - realizar estudos e levantamentos sobre o tráfego telefônico, inclusive com parecer técnico sobre o custo-benefício da implementação das medidas que visem à redução de despesas e ao aumento da produtividade; IV - iniciar negociação, apresentando subsídios técnicos para tomada de decisão, com as operadoras de telefonia fixa e celular, quanto ao estabelecimento dos critérios de utilização e prestação de contas dos serviços oferecidos, bem como sobre a melhor forma de aproveitamento das tecnologias disponíveis e das possibilidades de redução de despesas. Art. 9º Compete à Diretoria de Orçamento (DIOR/SPC) acompanhar a evolução das despesas de telefonia, mediante relatórios demonstrativos periódicos. Art. 10. Compete ao Centro de Projetos e Estudos Institucionais (CEPIN) da Coordenadoria de Planejamento Institucional (COPLI) a atualização do cadastro de telefones e endereços das unidades e a sua disponibilidade na intranet. Art. 11. Caberá à Diretoria-Geral: I - determinar procedimentos licitatórios com finalidade de selecionar, entre as empresas de telefonia, aquela que oferecer melhores tarifas e preços ao Ministério Público, devendo ser utilizada para todo e qualquer fim de comunicação apenas a operadora vencedora;

II - determinar elaboração de cartilha explicativa quanto à aplicação desta Resolução. Art.12. As situações excepcionais e as atípicas, bem como a aceitação das justificativas pelos excessos, ou os casos omissos serão, respectivamente, autorizadas ou resolvidos pelo Procurador-Geral de Justiça Adjunto Administrativo. Art. 13. Ficam revogadas as Resoluções PGJ n.º 13, de 5 de fevereiro de 2002, n.º 69, de 30 de julho de 2002, e n.º 88, de 23 de setembro de 2002. Art. 14. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação Belo Horizonte, 3 de abril de 2006. JARBAS SOARES JÚNIOR Procurador-Geral de Justiça

OTIMIZAÇÃO DO USO DE MATERIAIS E TRANSPORTE Economizar materiais faz bem para o orçamento do Ministério Público e para o meio ambiente. O Ministério Público tem um gasto significativo com materiais de informática, de escritório e gráfico e com transporte. Vamos colaborar para otimizar esses gastos?

1. Imprimir

frente e verso significa: uma folha a menos. Ótimo, certo? Que tal imprimir utilizando o recurso da nova Multifuncional 4X1: quatro páginas em uma folha. Caso você ainda não saiba usar este recurso, solicite ajuda pelo e-mail diretoria@mp.mg.gov.br.

2. Todo material ou serviço necessário à realização de cursos, palestras ou eventos deverá ser solicitado à Diretoria-Geral com, no mínimo, 20 dias de antecedência.

3. O consumo de água e energia elétrica nas dependências

da Procuradoria-Geral de Justiça deve ser consciente e atender somente aos interesses do Ministério Público.

4. A

requisição de transportes para serviços dentro da região metropolitana de Belo Horizonte deverá ser feita à Diretoria de Serviços Gerais e Transporte, com 24 horas de antecedência. Para outras localidades, o prazo é de 48 horas.

5. Os

veículos oficiais destinados ao transporte de membros e servidores para uma mesma localidade deverão, sempre que possível, sair das dependências da Procuradoria-Geral de Justiça com lotação máxima.

6. É proibido utilizar os veículos oficiais para transporte de documentos, por meio de office-boys.

RESOLUÇÃO PGJ N.º 103, DE 22 DE NOVEMBRO DE 2005 Racionaliza gastos com materiais de informática, de escritório, gráfico, combustível, manutenção de veículos na ProcuradoriaGeral de Justiça e dá outras providências. O Procurador-Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo o art. 18, incisos XI e XII, da Lei Complementar n.º 34, de 12 de setembro de 1994, e Considerando a necessidade de adequar internamente o orçamento aprovado pela Lei nº 15.291, de 20 de janeiro de 2005, ao Projeto de Gestão para o biênio 2005 - 2006; Considerando o crescente aumento do consumo de suprimentos e material de informática, de escritório e gráfico; Considerando o elevado consumo de combustível e os gastos com serviços de veículos; Considerando, por fim, a necessidade de se estabelecerem procedimentos visando a racionalização e a diminuição dessas despesas, em consonância com a alínea “c” do art. 2º da Portaria PGJ n.º 697, de 12 de abril de 2005, resolve: Subseção I DOS MATERIAIS DE INFORMÁTICA E DE ESCRITÓRIO Art. 1º Suprimentos alternativos e/ou remanufaturados serão utilizados em todas as impressoras, sempre que possível. Art. 2º As impressoras do tipo Laser Epson serão desativadas e substituídas conforme disponibilidade em estoque. Art. 3º As copiadoras pertencentes à Procuradoria-Geral de Justiça poderão ser substituídas por copiadoras fornecidas por empresas contratadas. Parágrafo único. Após implementação do disposto no caput deste artigo, a Diretoria de Informática passará a recolher, no mínimo, uma impressora jato de tinta para cada copiadora instalada. Art. 4º Todos os textos e documentos redigidos na Procuradoria-Geral 26

de Justiça obedecerão ao disposto no Manual de Padronização de Textos do Ministério Público do Estado de Minas Gerais. Art. 5º O reaproveitamento de papel, quando possível, somente será utilizado internamente e para impressão no verso ou para bloco de rascunho, devendo ser destruídos os papéis que contenham dados de pessoas, assuntos sigilosos ou de cunho estratégico. Art. 6º A Diretoria de Informática elaborará, no prazo de noventa dias a contar da publicação desta Resolução, cartilha contendo instruções para o uso econômico de impressoras, papéis e cartuchos. Art. 7º Os contracheques dos membros e servidores em atividade somente estarão disponíveis via intranet, no endereço www.intranet. mp.gov.br, na área de acesso restrito. Parágrafo único. Os contracheques dos membros e servidores aposentados e pensionistas serão disponibilizados na forma impressa. Art. 8º As solicitações de material permanente e serviços serão realizados preferencialmente via correio eletrônico ou intranet, salvo no caso de não ser possível a utilização destes meios. Parágrafo único. As solicitações de material de consumo obedecerão aos procedimentos estabelecidos pela Instrução Normativa n.º 04/2003. Art. 9º O Clipping será disponibilizado somente via internet para todos os órgãos de execução do Ministério Público no endereço www.mp.mg.gov.br. § 1º Os Centros de Apoio Operacional, as Coodenadorias das Promotorias Especializadas da Capital e Gabinetes dos Procuradores de Justiça continuarão com recebimento usual. § 2º Nas situações em que for utilizado como ferramenta de trabalho, poderá ser solicitado, com a devida fundamentação, ao Procurador-Geral de Justiça Administrativo. Subseção II DOS MATERIAIS GRÁFICOS Art. 10. Todo material ou serviço necessário à realização de cursos, palestras ou eventos será solicitado à Diretoria-Geral com no mínimo vinte dias de antecedência, sob pena de indeferimento. 27

Art. 11. O material de consumo utilizado por participantes de cursos, palestras, congressos e eventos internos será recolhido ao término do evento e devolvido à Divisão de Almoxarifado para reaproveitamento, exceto os materiais fornecidos ao Programa de Proteção ao Consumidor - PROCON. Subseção III DOS VEÍCULOS Art. 12. A Diretoria-Geral instituirá grupo de estudo para apresentar, no prazo de noventa dias a contar da publicação desta Resolução, estudos técnicos sobre: I - uso do Sistema de Controle Total da Frota de Veículos da ProcuradoriaGeral de Justiça, inclusive apresentando o custo-benefício da respectiva implementação; II - contratação de empresa de transportes para efetuar entrega de material permanente para o interior do Estado. Art. 13. A requisição de transporte para serviços na região metropolitana de Belo Horizonte será dirigida à Diretoria de Serviços Gerais e Transportes, com 24 horas de antecedência, observando-se para demais localidades, 48 horas. Art. 14. O transporte de documentos será efetuado preferencialmente por meio de motoboys. Art. 15. O veículo oficial utilizado para transporte de membros e servidores para a mesma localidade deverá, sempre que possível, sair das dependências da Procuradoria-Geral de Justiça com lotação máxima. Art. 16. A frota da Procuradoria-Geral de Justiça será constituída, preferencialmente, por veículos locados, inclusive os utilizados pelos Fundos Especial do Ministério Público - FUNEMP e Estadual de Proteção e Defesa do Consumidor - FEPDC. Art. 17. Os veículos mais antigos poderão ser leiloados, resguardado o interesse público. Art. 18. A Diretoria-Geral estabelecerá as diretrizes básicas para a operacionalização das atividades que integram os serviços de transporte. 28

Art. 19. Ficam expressamente vedados: I - a utilização dos veículos oficiais para transporte de documentos através de office-boys; II - o consumo de água e energia elétrica nas dependências da Procuradoria-Geral de Justiça que não vise atender exclusivamente interesses do Ministério Público. III - a impressão e cópias reprográficas de documentos particulares nas impressoras e copiadoras do Ministério Público, ficando o infrator sujeito, após sindicância ou processo administrativo disciplinar, às penalidades previstas na Lei n.º 869, de 05.07.1952. Subseção IV DAS DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 20. Para o disposto no caput dos arts. 2º, 3º e 17 desta Resolução, será cumprido cronograma e planejamento estabelecido pelo ProcuradorGeral de Justiça Adjunto Administrativo. Art. 21. Para o disposto no art. 4º desta Resolução observar-se-á o art.5º da Instrução Normativa n.º 1,de 14 de abril de 2003, até que seja publicado o Manual de Padronização de Textos do Ministério Público do Estado de Minas Gerais. Art. 22. As situações excepcionais e as atípicas ou os casos omissos, serão autorizadas ou resolvidos pelo Procurador-Geral de Justiça Adjunto Administrativo ou pela Diretoria-Geral. Art. 23. Caberá à Diretoria-Geral determinar elaboração de cartilha explicativa quanto à aplicação desta Resolução. Art. 24. Esta Resolução não revoga as disposições contidas na Instrução Normativa n.º 1, de 14 de abril de 2003. Art. 25. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação. Belo Horizonte, 3 de abril de 2006. JARBAS SOARES JÚNIOR Procurador-Geral de Justiça

DICAS DE OTIMIZAÇÃO Veja agora algumas dicas de otimização. Elas são baseadas em usos comuns que podem ser otimizados e sugestões de membros e servidores do Ministério Público de Minas Gerais. Essas dicas são importantes tanto para a Campanha de Otimização de Gastos quanto para o Projeto AmbientAÇÃO.

Canecas e copos Utilize sua própria caneca ou copo. Assim, você economiza copos plásticos descartáveis. Suponhamos que você beba quatro copos de água por dia. Em uma semana, serão usados 20 copos. Em um mês, 80 copos. Em um ano, mais de 850 copos! Reduza esse gasto usando apenas uma caneca.

Pilhas recarregáveis Prefira pilhas recarregáveis a pilhas comuns. As recarregáveis são muito mais baratas a médio e longo prazos. Quando a carga de uma pilha comum acaba, esta é jogada fora. Já uma pilha recarregável, quando a carga chega ao fim, vai para o carregador e fica pronta para um novo uso, em poucas horas. Dependendo das condições de uso, a carga de uma pilha recarregável pode durar de duas a quatro vezes mais que uma pilha alcalina de boa qualidade. A maioria das pilhas recarregáveis já anunciam um tempo de vida de mil recargas*. Faça as contas.

Sugestão: se sua pilha for do tipo comum, ao invés de jogá-la no lixo, utilize o Papa-Pilhas, do Projeto AmbientAÇÃO. *Fonte: http://pilhas-recarregaveis.com.br

Monitor O Projeto AmbientAÇÃO orienta: “Não está usando o monitor? Desligue-o”. Além dos benefícios ao meio ambiente, a economia com energia elétrica é significativa. 32

E-mail O e-mail, além de ser uma forma de comunicação bastante ágil, permite que uma mensagem chegue diretamente ao destinatário, sem intermédios. O uso desse serviço promove a economia de folhas de papel e toner para impressão. Sempre que possível, envie documentos ou comunicados por meio desse recurso. Outra característica do serviço de e-mail é a possibilidade de organizar e armazenar correspondências, seja por data, assunto ou remetente, poupando tempo, materiais e, sem dúvida, o meio ambiente. Se você ainda não possui uma de conta de e-mail, entre em contato com a Diretoria de Informática e peça a criação da sua.

Lembre-se:

Scanner Vai enviar um fax? Que tal escanear o documento ou a imagem e enviá-lo por e-mail? Dessa maneira, você economiza bobinas de fax e o custo da ligação telefônica. Para digitalizar uma imagem, utilize um scanner comum ou a impressora multifuncional. O arquivo escaneado, por ser digital, não se deteriora como o papel de fax. Dúvidas na utilização do scanner? Entre em contato com a Diretoria de Informática pelo telefone (31) 3330 8258 ou envie um e-mail para administrador@mp.mg.gov.br.

Escaneie seu documento original e o envie via e-mail.

O scanner promove a economia de ligação telefônica e bobinas de fax. 33

Correspondências para as comarcas Se você trabalha em um dos prédios da sede da Procuradoria-Geral de Justiça e precisa enviar correspondências para as comarcas, via Correios, por meio do Protocolo-Geral do MPMG, economize separando aquelas destinadas aos endereços dos três prédios da sede. Como o Protocolo-Geral envia todas as correspondências aos Correios e de lá elas seguem para os respectivos destinatários, você pode evitar que as destinadas à sede passem indevidamente por esse processo, sendo entregues diretamente, via SGDP.

Separe as correspondências destinadas aos endereços dos três prédios da sede. Entregue-as diretamente.

Impressão frente e verso Antes de imprimir um documento, pense na economia que você pode fazer: imprima na frente e no verso e gaste a metade do que você gastaria. Melhor que isso é utilizar o recurso da Multifuncional 4x1: quatro páginas em apenas uma folha. Você poupa três folhas. O Ministério Público faz sua parte imprimindo na frente e no verso todos os seus contratos administrativos. E você?

Impressão somente em um lado da folha: desperdício de um lado.

Impressão frente e verso: economia de uma folha.

Impressão 4x1: economia de três folhas.

Menos tinta = mais tinta Você pode ajudar na economia de tinta imprimindo, em modo draft (rascunho), os documentos menos importantes ou aqueles somente para fins de consulta. Dessa forma, o cartucho passa menos vezes pelo papel, e a impressora utiliza menos tinta. No final, ganha-se mais com a economia de tinta, certo?

Contracheques Os contracheques dos servidores são armazenados, digitalmente, no link “Sistemas Corporativos”, localizado no portal do Ministério Público. Toda vez que precisar consultar o seu, utilize a versão digital. Imprima somente se necessário.

www.mp.mg.gov.br ÁREA RESTRITA > SISTEMAS CORPORATIVOS > (usuário e senha) > CONTRACHEQUE 35

Pacote com várias correspondências Ao enviar para um mesmo local várias correspondências, utilize, sempre que possível, um único pacote. Por exemplo: você precisa enviar dez cartilhas para uma comarca do interior e cada uma dessas cartilhas será destinada a pessoas diferentes. Coloque-as, com os destinatários devidamente especificados, em um mesmo pacote, ao invés de gastar dez pacotes. Assim que as correspondências chegarem na comarca de destino, o setor responsável pela distribuição ficará encarregado de encaminhar as cartilhas a cada destinatário. Dessa forma, é possível economizar custos com postagem e otimizar o trabalho dos setores responsáveis pelo protocolo das correspondências.

Procedimento inadequado: gasto excessivo com postagens.

Procedimento adequado: economia de custos com postagens e otimização dos serviços do Protocolo.

Envelopes usados Alguns envelopes, mesmo após o uso, apresentam um bom estado de conservação. Por que não reutilizá-los? Para transportar documentos em situações informais ou menos importantes, use esses envelopes. 36

Ligações telefônicas As ligações telefônicas, sejam entre telefones fixos ou celulares, deverão ser feitas, sempre, de forma otimizada. Antes de ligar para um celular, verifique a possibilidade de contatar a mesma pessoa em um telefone fixo. É muito mais econômico, podendo custar várias vezes menos. Quando não houver urgência no contato, faça a comunicação por e-mail. Evite efetuar ligações telefônicas externas entre fixo e celular ou entre celulares caso o contato não seja urgente. Verifique sempre a possibilidade de ligar de fixo para fixo ou, se possível, enviar um e-mail.

A vantagem de se comunicar por e-mail é que você consegue armazenar os contatos realizados durante o tempo que quiser. Além disso, você organiza seus compromissos, documentos recebidos e enviados e ainda pode buscar uma mensagem armazenada por meio da ferramenta de consulta, informando assunto, destinatário ou remetente, data, palavras-chave.

Divisão de Transportes e correspondências Antes de enviar Sedex ou correspondências de maior porte, via Correios, para alguma comarca do interior, verifique com a Divisão de Transportes da sede da Procuradoria-Geral de Justiça se algum dos carros seguirá para a mesma localidade à qual será enviada sua correspondência. Oriente o motorista sobre como ele deverá fazer a entrega. 37

Requisição de material Procure planejar as requisições de materiais utilizados no seu setor ao Almoxarifado. Você deverá fazer essas requisições mensalmente. Identifique os gastos e a disponibilidade de materiais em estoque no setor e organize seus pedidos, fazendo-os, obrigatoriamente, em uma única requisição, no site do Ministério Público: www.mp.mg.gov.br (serviço em desenvolvimento).

Anteriormente, as requisições eram feitas por meio de documentação impressa, o que aumentava o gasto com folhas de papel e Correios.

Hoje, as solicitações de materiais são feitas em uma única requisição, obrigatoriamente uma vez por mês, no site da Instituição. Assim, reduzem-se custos, otimiza-se o tempo e evita-se a burocracia.

Reutilização de folhas de papel Não jogue fora as folhas de papel já utilizadas. Caso elas estejam em condições de reutilização, coloque-as na caixa de papéis do Projeto AmbientAÇÃO. Essas folhas, além de recicláveis, servem para a confecção de blocos de anotação. 38

Conserto ou recolhimento definitivo de bens móveis As solicitações de conserto ou de recolhimento definitivo de bens móveis, tais como computadores, mobiliário etc., tanto da capital quanto do interior, devem ser feitas por meio de ofício dirigido à Diretoria-Geral. Indique no documento o número patrimonial dos bens e os esclarecimentos pertinentes a cada um deles. Após enviá-lo, aguarde a Divisão de Patrimônio recolher os materiais no local indicado. Procedendo dessa forma, você evita que esses materiais sejam transportados de outras maneiras que poderiam elevar o custo do serviço desnecessariamente.

Siscap: agilidade e economia O Siscap (Sistema de Apoio à Central de Atendimento às Promotorias de Justiça) foi criado para atender as Promotorias de Justiça, proporcionando maior agilidade e economia no atendimento de demandas de materiais permanentes, serviços diversos, lotação de pessoal, entre outras. O sistema encontra-se disponível para membros e servidores, no site www.mp.mg.gov.br. Clique em Área Restrita; em seguida, em Sistemas Corporativos > menu SISCAP > Solicitação.

Projeto AmbientAÇÃO Implantado no Ministério Público do Estado de Minas Gerais, no ano de 2008, o Projeto AmbientAÇÃO tem como objetivo promover a sensibilização para a mudança de comportamento e motivação de práticas de atitude ambientalmente corretas, proporcionando a melhoria do bem-estar dos funcionários públicos do Estado de Minas Gerais. Por ser um projeto que motiva a racionalização do uso de certos recursos e materiais, o AmbientAÇÃO está em perfeita sintonia com a Campanha de Otimização de Gastos. Então, quando você veste a camisa do AmbientAÇÃO, além de melhorar suas atitudes ambientais, você otimiza gastos. 39

Papel para embrulho Procure desembrulhar os pacotes recebidos com cuidado. Para isso, você pode, por exemplo, utilizar um estilete ou tesoura e, assim, danificar menos o papel. Esse procedimento permite a reutilização dos papéis para outros embrulhos. Desembrulhe o pacote com cuidado. Em seguida, dobre ou enrole a folha em que o objeto foi embrulhado. Certamente você precisará dela em breve.

Canetas Aproveite ao máximo a capacidade das canetas. Elas têm vida útil longa, mas muitas não são totalmente aproveitadas. A propósito, vai participar de um evento dentro do Ministério Público? Procure levar a mesma caneta utilizada por você no seu setor. Caso as canetas sejam fornecidas pela organização, procure devolvê-las ao final do evento. Uma caneta pode escrever até 1, 2, 3 km. Aproveite ao máximo essa capacidade.

A quantidade de tinta de uma caneta utilizada em um evento é mínima. Imagine a quantos eventos essa mesma caneta poderia servir!

Ar-condicionado Muito simples: ar-condicionado ligado = janela fechada. Caso contrário, aumenta-se o consumo de energia elétrica. 40

CCP: o novo formulário do Protocolo-Geral Ao encaminhar correspondências para postagem no Protocolo-Geral, utilize o novo formulário de Controle de Correspondências para Postagem (CCP), que deverá ser devidamente preenchido, datado e assinado. Para adquiri-lo, envie um e-mail para ornellas@mp.mg.gov.br. Veja abaixo um exemplo ilustrado de como preenchê-lo:

Telefones úteis Diretoria-Geral (31) 3330 8231 - diretoria@mp.mg.gov.br Diretoria de Serviços Gerais e Transporte (31) 3330 8143 - dsgt@mp.mg.gov.br - geraldomarcio@mp.mg.gov.br Diretoria de Informática (31) 3330 8258 - administrador@mp.mg.gov.br Diretoria de Material e Patrimônio (31) 3330 8154 - dmap@mp.mg.gov.br Divisão de Almoxarifado (31) 3331 6329 - almoxarifado@mp.mg.gov.br Divisão de Patrimônio (31) 3330 8225 - dipat@mp.mg.gov.br Divisão de Manutenção (31) 3330 8202 - joaolopes@mp.mg.gov.br Divisão de Transportes (31) 3330 8158 - 3330 8159 - transporte@mp.mg.gov.br Núcleo de Publicidade Institucional (31) 3330 8304 - publicidade@mp.mg.gov.br Projeto AmbientAÇÃO (31) 3330 8414, 3330 8231, 3330 8143 - ambientacao@mp.mg.gov.br Protocolo-Geral (31) 3330 8145 - ornellas@mp.mg.gov.br

Agradecimentos especiais a todos os membros e servidores que colaboraram enviando sugestões para a Campanha de Otimização de Gastos. Agradecimentos, também, a todos aqueles empenhados em reduzir e otimizar gastos, no Ministério Público do Estado de Minas Gerais. 42

Av. Ă lvares Cabral, 1.740, 4Âş andar Bairro Santo Agostinho Belo Horizonte/MG - CEP.: 30170-001 publicidade@mp.mg.gov.br (31) 3330 8304