SC HR IJF WI JZ ER
Handige checklist en tips
voor medewerkers van de Provincie Zeeland
Waarom deze schrijfwijzer? Met elkaar schrijven we veel teksten: voor nota’s, memo’s, brieven, folders en voor de website. Teksten voor verschillende soorten lezers, waar verschillende collega’s aan werken. Dan blijkt ook dat er nogal verschil zit in stijl. Daar krijgen we bij Communicatie regelmatig vragen over. Daarvoor is deze schrijfwijzer: die geeft tips over hoe je uitnodigende teksten maakt maar ook hoe we veel voorkomende woorden schrijven zoals commissaris van de Koning, Statenlid et cetera. Met de schrijfwijzer willen we meer eenheid in de stijl van teksten krijgen en het scheelt veel tijd in correctiewerk. Inleiding Als je een inleiding gebruikt, let er dan op dat die niet te lang wordt, een regel of vijf is vaak voldoende. Beperk je in de inleiding tot de kern van het stuk, bijvoorbeeld met behulp van de ‘W’s’: wie, wat en wanneer. Het waar, waarom (en hoe) komt daarna aan de orde. Tussenkopjes en witregels Deel je tekst op in een aantal alinea’s en maak gebruik van tussenkopjes (bij voorkeur slechts één woord) boven de alinea’s, waardoor in één oogopslag is te zien waar de tekst over gaat. Gebruik tussen de alinea’s ook witregels om de tekst luchtig te houden en zaken van elkaar te scheiden. ‘Je’ of ‘u’ Over het algemeen geldt: spreek de lezer aan met ‘u’. Afhankelijk van het doel of karakter van een uiting kun je ‘je’ gebruiken. Bijvoorbeeld in teksten voor collega’s of in een uitgave waar ‘je’ beter past bij de toon. Gebruik in ieder geval in één tekst maar één vorm (geen ‘u’ en ‘je’ door elkaar). Vaktermen Voor ons zijn termen als ‘vigerend’ beleid vanzelfsprekend, voor een gemiddelde lezer vaak niet. Probeer ‘vaktaal’ dus zoveel mogelijk te vermijden. Als je het niet kunt vermijden, leg dan in ieder geval uit wat het betekent. Actief taalgebruik Probeer woorden als ‘zijn’ en ‘worden’ niet te gebruiken. Dat leest lastiger dan actief geformuleerde zinnen. Vergelijk: Aan het formuleren van zinnen wordt veel aandacht gegeven. Wij geven veel aandacht aan het formuleren van zinnen. Verkleinwoorden Probeer verkleinwoorden als plaatje en filmpjes te vermijden: afbeelding, video, link, et cetera. Citaten Citaten worden altijd met dubbele aanhalingstekens weergegeven. Bijvoorbeeld: Bart zei:“De schrijfwijzer maken we om meer eenheid in teksten te krijgen.” Enkele aanhalingstekens gebruik je om aan te geven dat je woorden niet in de gewone betekenis gebruikt, bijvoorbeeld ironisch of een vakterm en bij een citaat in een citaat. Namen Bij namen van personen melden we bij de eerste vermelding functie, voor- en achternaam: gedeputeerde Henk de Vries. Daarna alleen: De Vries (als de voornaam vervalt, krijgt het tussenvoegsel een hoofdletter). Tip: Wil je weten of jouw tekst makkelijk leesbaar is? Test ‘m dan op www.accessibility.nl/kennisbank/tools/leesniveau-tool.
Opsommingen Opsommingen schrijven we zo simpel mogelijk, met zo weinig mogelijk ‘storende’ leestekens: • bullits gebruiken • bij lange opsommingen, waaraan je later nog refereert, kun je nummers gebruiken • geen hoofdletters • geen . of ; na iedere regel, ook niet de laatste regel Titels nota’s Namen van beleidsnota’s en rapporten beginnen met een hoofdletter. Bijvoorbeeld: de nota Beleidsplan verkeer Provincie Zeeland Wanneer we over de provinciale organisatie schrijven, gebruiken we hoofdletters: de Provincie Zeeland. Als we het hebben over het geografisch gebied gebruiken we kleine letters: de provincie Zeeland. Maak naast ‘de Provincie Zeeland’ ook gebruik van ‘wij’ en ‘ons’. Dit maakt teksten prettiger leesbaar. Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten zijn meervoud. Dit geldt ook wanneer de afkorting wordt gebruikt. Bijvoorbeeld: Provinciale Staten hebben een besluit genomen. GS vergaderen iedere dinsdag. Afkortingen Gebruik geen taalkundige afkortingen: o.a., b.v., etc., dat wekt de schijn van onverschilligheid en haast. Uitzondering: 80 km/u. Als een bepaalde term of naam veel voorkomt, kun je gebruik maken van een afkorting. Die wordt de eerste keer voluit geschreven met de afkorting tussen haakjes er achter. Daarna wordt alleen de afkorting gebruikt. Bijvoorbeeld: In de schrijfwijzer lees je onder andere hoe je Provinciale Staten (PS) schrijft. PS vergaderen maandelijks. Getallen De volgende getallen worden voluit geschreven: • getallen onder de twintig (een, twee, drie, elf, zestien, zeventien) • de ronde getallen daarboven en tientallen (veertig, honderd, driehonderd, duizend, miljoen) De volgende getallen worden in cijfers geschreven: • zakelijke en exacte gegevens, zoals maten, gewichten en data (10 cm, 30 gram, 3 mei 2013,15 euro) • als in een zin of alinea zowel in cijfers als letters voorkomen bij hantering van de richtlijn • als in een tekst veel getallen voorkomen, de getallen worden dan duidelijker zichtbaar in de tekst en vormen zo een makkelijk referentiepunt voor de lezer Datum Wanneer een tijdsaanduiding nodig is, vermeld dan de specifieke datum: maandag 27 februari (in plaats van ‘vandaag’, ‘volgende week’ enzovoort). Zet bij teksten voor zeeland.nl en bij persberichten in ieder geval één keer het jaartal erbij, zo ontstaat geen onduidelijkheid over of een activiteit nog komt of geweest is. Telefoonnummers Telefoonnummers noteren we als volgt: • 0118 - 63 12 63 • 06 - 28 90 40 75 We schrijven zoveel mogelijk op leesniveau B1 en B2, het niveau dat de meeste Nederlanders hebben.
Tijdstippen Tijdstippen noteren we als volgt: • de bijeenkomst is van 20.00 tot 22.00 uur • de officiële opening is om 9.30 uur (zonder 0 voor de 9) Bedragen De munteenheid euro schrijven we voluit, zonder komma’s en streepjes, tenzij er een bedrag achter de komma hoort: dus 10 euro (in plaats van 10,- euro) en 25,50 euro. Uitzondering zijn schema’s of kaders met veel getallen en de Jaarrekening en Begroting, daar worden zoveel bedragen genoemd dat het euroteken gebruikt wordt.
Veelvoorkomende woorden De correcte schrijfwijze volgens de Taaladviesdienst: • de Abdij, het abdijcomplex • afdeling Beleid, werkveld Services • bedragen: 10 euro • Borsele (gemeente) • Borssele (plaats) • commissaris van de Koning, let op afkorting: CdK • e-dienstverlening • e-mail • gedeputeerde • Gedeputeerde Staten (GS) • gemeente Middelburg • het kabinet • internet (zonder lidwoord) • LAND IN ZEE! • minister • ministerie van Buitenlandse Zaken • NV Economische Impuls Zeeland (Impuls) • Provinciale Staten (PS) • provincie Zeeland (geografisch gebied) • Provincie Zeeland (de organisatie) • provinciebestuur • provinciehuis • provinciesecretaris • Raad van State • de regering • het Rijk, een rijksbesluit • Rijkswaterstaat • Statenfractie • Statengriffie • Statenlid • Statenvergadering • u (alleen bij God hoofdletter U) • waterschap • Zeeuws, Zeeuwse • Zeeuws-Vlaanderen, Zeeuws-Vlaams Ouderwetse woorden Vaak gebruiken we woorden die officieel en plechtig klinken, maar eigenlijk gedateerd zijn of een tekst moeilijker leesbaar maken. Op intranet bij Communicatie vind je een uitgebreid overzicht van deze woorden. Vragen of tips? Neem dan contact op met de afdeling Communicatie (tel. 1402).
Uitgave Provincie Zeeland, juni 2013