communicatie & design
communicatie & design
ook voor grafisch ontwerp, creatieve communicatie of een social media plan
Net dat beetje meer.....
Hoe werkt een omgevingsmanager? De omgevingsmanager informeert de omgeving in heldere taal. Maakt duidelijke afspraken en betrekt alle partijen bij het project. In het voortraject wordt een stakeholdersanalyse gehouden, waarbij interactie plaasvindt met de omgeving. Inzicht in de menselijke factor bij verandering is hiervoor noodzakelijk. De omgevingsmanager zoekt met deze analyse antwoorden op vragen als: • hoe staat het met het draagvlak? • waar zitten grote risico’s? • hoe zitten de mensen er in? • wat is voor hen belangrijk? • waarop haken zij af? Aan de hand van de stakeholdersanalyse kunnen belangrijke knelpunten tijdig worden gesignaleert en vervolgens in het ontwerp worden verwerkt. Tijdens de uitvoeringsfase communiceert de omgevingsmanager over welke beperkingen de omgeving kan verwachten. Om irritatie te voorkomen en de omgeving gerust te stellen is het van belang dat informatie over ontwerp, uitvoering en de getroffen voorzorgsmaatregelen tijdig worden verstrekt. Denk daarbij aan vragen die de omgeving zal hebben over afsluitingen, omleidingen, verkeersmaat-regelen, bereikbaarheid, parkeren, veiligheid, afvalophaaldiensten, hulpdiensten of vervoersdiensten. Om de communicatie goed te laten verlopen zal de omgevingsmanager het hele traject van ontwerpplan tot realisatie betrokken of op de hoogte gesteld moeten worden bij alle besluitvorming op zowel politiek als uitvoeringsniveau.
& sociale media Sociale Media bieden nieuwe communicatieve mogelijkheden. Direct in gesprek met klanten wereldwijd. Gezamenlijk uw product/merk ontwikkelen of verbeteren.
aandacht voor de belangen van het project en de omgeving
Wij helpen uw bedrijf op weg met: een passende sociale media strategie het opzetten van uw accounts de grafische ontwerpen voor uw accounts gemakkelijk beheren van verschillende accounts
PROJECT•Nieuws Meer nieuws, informatie en foto’s van TRENTO zijn te vinden via de volgende media: nieuws/ producten
Informatiefolder
foto’s
Ga voor snelle hyperlinks naar: www.trento-communicatie.nl
omgevingsmanagement Waarom zou u een omgevingsmanager inzetten?
“Het activeren, onderhouden en sturen
een onafhankelijke schakel, die als rode draad in het project, partijen verbindt en zorgt dat iedereen iets wint. Voorziet valkuilen door vroegtijdig te onderzoeken,
van de relaties tussen het project en zijn omgeving, in dienst van het project.” TRENTO Communicatie & Design Jolanda Geleijnse Albert Schweitzerlaan 39 2694 AP ‘s-Gravenzande M: 06 - 28 27 26 63 E: info@trento-communicatie.nl www.trento-communicatie.nl
analyseren en signaleren. Dit leidt tot verbeteringen
in ontwerp, goodwill bij stakeholders, maar ook
tot kostenbesparing of extra kansen. Informeert en bemiddelt tussen partijen. Daar waar
ieder voor zijn eigen belang opkomt, zoekt de
omgevingsmanager passende oplossingen
en maakt hierover heldere afspraken.
Wat is omgevingsmanagement ? Een omgevingsmanager kan worden ingezet als schakel tussen binnen en buiten. Een persoon die verschillende gezichtspunten en belangen weet te verenigen en oplossingen brengt. Projecten gaan vaak fout door menselijke factoren, zoals uiteenlopende belangen, misverstanden, communicatieproblemen of cultuurverschillen. Door bruggen te slaan tussen partijen, maar ook door de kennis en de inzichten van de stakeholders in te zetten wordt de voortgang van het project gewaarborgd. Omgevingsmanagement kan in verschillende fasen van het project worden ingezet. Door in de beginfase van het traject een stakeholdersanalyse uit te voeren ontstaat de mogelijkheid om vroegtijdig op situaties in te springen. Denk hierbij aan knelpunten of verbeteringen in het ontwerp of weerstand bij stakeholders. Door in gesprek te gaan met de omgeving, naar hen te luisteren, hen tijdig te informeren en heldere afspraken te maken wordt weerstand omgebogen naar draagvlak. Daarnaast zullen onnodige extra kosten en stagnatie die gepaard gaan met veranderingen tijdens de uitvoering van het project bespaard blijven. Kortom, omgevingsmanagement draagt bij aan een gemoedelijk verloop van het project van voorbereiding tot uitvoering.
een onafhankelijke schakel, die als rode draad in het
Fasering in hooflijnen vanuit oogpunt omgevingsmanagement Ontwerp & planning
1.1
vraag
1.2 1.3
conceptplan in hoofdlijnen uitgewerkt door opdrachtgever en projectuitvoerder stakeholdersanalyse met behulp omgevingsmanager doet onderzoek bij stakeholders om de voortijdig huidige en van hypothesevraag gewenste situatie, maar ook mogelijke issues en weerstand in kaart te brengen.
1.4
opzetten projectgroep voor ontwikkeling plannen
1.5
conceptontwerp uitwerken, kostenraming, vergunningen checken denktank geeft visie om grove lijn vertegenwoordiging: besluitvormer, lokale politiek, werkvoorbereider, calculator, uitvoerder, van het plan bij te sturen aannemer, hulpdiensten, verkeersdienst, afvalophaaldiensten en stakeholders ontwerpplan tekenen, grove bestek, verkeersbesluit- en maatregelen, uitvoeringplanning, communicatieplanning plannen en budget opstellen
1.6 1.7
toetsing van het ontwerp en verwerken feedback denktank 1.9 uitwerken definitief hoofdplan tbv ontwerp, bestek, verkeersbesluit en -maatregelen, uitvoering, communicatie en budget 1.10 vergunningen definitief
Voorbereiding
2.1 2.2 2.3
zorgt dat iedereen iets wint.
2.4
Wanneer wordt de omgevingsmanager ingezet? in het voortraject bij de ontwikkeling van het ontwerp en de planning. uitvoeren van een stakeholdersanalyse, die zal worden gebruikt voor het toetsen en bijsturen van het ontwerp. Dit zal leiden tot draagvlak voor het project door de omgeving en helpt bij het maken van de juiste keuzes voor een goede en heldere aanbesteding.
in de voorbereidingsfase van het project als basis voor de rest van het project wordt een communicatieplan opgesteld. Er wordt samen met de omgeving en de opdrachtgever naar afstemming en oplossingen gezocht voor knelpunten. Daarnaast worden heldere informatievoorziening, activiteiten, beeld- en presentatiemateriaal op touw gezet.
tijdens uitvoering van de werkzaamheden plannen en afspraken worden nageleefd. Dit houdt in dat informatie updates over werkzaamheden, maar ook eventuele veranderingen in het ontwerp of knelpunten die betrekking hebben op de omgeving tijdig worden besproken of gemeld.
evaluatie van het project voor ‘Learned Lessons’ opgedane kennis over omgevingsissues in een gemeente, knelpunten in een project, maar ook werkwijze en wensen van bestuur en organisatie gebruiken in volgende projecten.
aanwezige kennis: historie, bestemmingsplan, vergunningen, stakeholders, uitvoering, te behalen voordelen verschillende disciplines, verkeerssituatie, overige werken met verkeers raakvlakken
1.8
project, partijen verbindt en
om onderhoud of verbetering van bestaande infrastructuur of het ontwikkelen van een nieuwe verbinding
2.5
2.6
2.7 2.8 2.9 Uitvoering 3.1 werkzaamheden 3.2
Evaluatie
samenwerking met communicatie afdeling tbv opstellen communicatieplan: 1. afstemmen richtlijnen communicatie 2. communicatieplan toetsen 3. taakverdeling afstemmen met communicatieafdeling en projectteam
plannen uitwerken op detailniveau uitvoering, verkeer, communicatie waaronder mediaplan tbv tbv informatisering van alle stakeholders intern en extern offertes definitief opvragen denk aan vooropnames, communicatie uitingen, mediaplan, nieuwsportaal, beeldmateriaal. ontwikkelen communicatietools website of ander nieuwsportaal openbaar voor publiek en sociale media kanalen, digitale nieuwsbrief, social media accounts reserveren ruimte gemeentepagina en andere media uitwerken beeldmateriaal voor verhaallijn: ontwerpkeuze, ontwerp, werkwijze, planning, fasering, bereikbaarheid, visuele ondersteuning van het verhaal verkeersmaatregelen, veiligheid, omleidingroutes, parkeren, containerplaatsen voor aan het publiek afvalophaaldiensten. materialen: plattegronden werk en huisnummers, foto’s en publieksvriendelijke kaartjes voor omleidingsroutes, parkeren, afvalcontainer, etc presentatie materiaal ontwikkelen - persberichten, nieuwsberichten, social media - flyer met informatie mbt tot de standkoming en de keuzes van het ontwerp, factsheet, om te informeren over: conceptbrieven, adressenbestand stakeholders, vragen-en klachtenregister. 1. ontwerp en besluitvorming - informatieborden met ontwerptekening en plattegronden, digitale 2. mogelijkheden en beperkingen presentatie, presentielijst en vragenformulieren voor feedback. rondom werkzaamheden plannen inloop informatie avond, aanwezig: projectteam en besluitvormers, waar stakeholders gericht vragen aan kunnen inloopspreekuur stellen en direct antwoord kunnen ontvangen. terugkerend omgevingsoverleg afgevaardigden van stakeholders om voortijdig issues te tackelen en op detailniveau bij organiseren te kunnen sturen. Op het gebied van ontwerp, verkeer, uitvoering en communicatie. informeren stakeholders en volgens communicatieplan informeren over onderwerpen: ontwerp, planning, nieuwsporopenbaar maken definitieve plannen taals, contactpersonen informatie voorziening stakeholders volgens communicatieplan: bewonersbrief, digitale nieuwsupdate, gemeentepagina, 2 weken voor aanvang werkzaamheden informatie avond, persoonlijke benadering, inloopspreekuur, telefonische en digitale bereikbaarheid inclusief doorlooptijd voor beantwoording uitvoeren mediaplan informatie updates: interne informatie, website, nieuwsportaals, sociale media, versturen nieuws- en persberichten, ontwikkelen nieuwskrant, gemeentepagina's
3.3
voortdurende communicatie met projecteam en afgevaardigden omgevingsoverleg
diverse overlegvormen en systematisch vastleggen afspraken
4.1
Evaluatie project en toelichten aan een volgend projectteam
uitwerken ‘Learned Lessons’ met besluitvormers, politiek, opdrachtgever, projectteam, stakeholders + deelnemers ontwerpteam, denktank, omgevingsoverleg