TEKSTI: rIIKKA KONTIO KuvAT: rIIKKA KONTION KuvA-ArKISTO, PIxAbAy.cOM
Itsensä johtaminen alkaa ruoriin tarttumisesta
Ajelehditko vai ohjaatko?
kuuliaisesti kirjaa annetut tehtäväpyynnöt ”ToDo-listalle”. Tee itse aloite työnkuvan raivaamiselle ja uudistamiselle silloin, kun tehtäväkokonaisuuden hoitaminen muuttuu mahdottomaksi, hän rohkaisee.
Muutos on mahdollisuus Keski-Pohjanmaan koulutuskuntayhtymän koulutussihteeri ja Sihteeriyhdistyksen hallituksen puheenjohtaja Anne Brandt nostaa esiin verkostojen merkityksen assistenttityölle. ––Menestys työelämässä ei riipu siitä, mitä osaat, vaan pitkälti siitä, ketä tunnet, Anne kertoo. Hän näkee sihteerin luontevasti markkinointiroolissa niin yrityksen sisällä johdon ja henkilöstön suuntaan kuin ulkoisiinkin asiakkaisiin ja sidosryhmiin nähden. Anne pitää tärkeänä oman viestintäroolin ymmärtämisen ja positiivisen asenteen sisäistämisen erityisesti organisaation kriisitilanteissa, sillä se
Neljä kokenutta assistenttia kertovat näkemyksiään ammatin menestystekijöistä ja valottavat hyväksi havaitsemiaan toimintatapoja. Assistentin on tunnistettava omat vahvuutensa ja osattava tuoda ne organisaation käyttöön. Muuttuva työympäristö vaatii assistenttityötä tekeviltä jatkuvaa oman osaamisen kehittämistä.
T
ee tänään ne asiat, mitä tapahtuu huomenna, koska huomenna on jo uudet asiat, neuvoo Outokumpu Oyj:n Executive Assistant Nina Aunula. Lisäksi hän muistuttaa, että alituiset muutokset kuuluvat sihteerityön luonteeseen ja niihin kannattaa sopeutua. ––Plan A:n lisäksi sinulla on oltava myös plan B ja C, hän sanoo. Nina listaa omiksi menestystekijöikseen epämukavuusalueen sietämisen ja laajentamisen, virheiden myöntämisen ja niistä oppimisen, tietoisuuden lisäämisen omista resursseista ja rajoista sekä ammattiylpeyden, asenteen ja auttamisvalmiuden. Tärkeää on myös löytää itselleen sopivat keinot kovalevyn tyhjentämiseen, eli rentoutumiseen ja sitä myöten ajatuskapasiteetin vapauttamisen tehokkaaseen työskentelyyn.
Asiantuntija omalla tontillaan Johdon assistentti Soile Kemi Teknologian tutkimuskeskus VTT:ltä kehottaa arvostamaan omaa työtään, sillä assistentit ovat oman tehtäväalueensa asiantuntijoita.
Oman työn arvostuksen lisäksi Soile näkee menestystekijöinä urallaan positiivisen asenteen, innon ja halun oppia uutta, kyvyn keskittyä olennaiseen, jämäkkyyden, halun olla avuksi sekä sen, että oma elämä on tasapainossa. Oulun Diakonissalaitoksen Säätiön (ODL) johdon assistentti Riikka Kontio kannustaa kollegojaan uudistamaan rohkeasti osaamistaan, jopa tehtäväroolinsa yli. Hän listaa konkreettiset neuvot motivaation sytyttämiseen, tavoitteiden asettamiseen ja niiden saavuttamiseen: pitää osata haluta. Kun tiedät, mitä haluat, voit asettaa itsellesi tavoitteen. Sitten teet suunnitelman, kuinka pääset tavoitteeseesi, ja seuraavaksi toteutat sen. ––Eiväthän asiat kuitenkaan tapahdu sormia napsauttamalla, vaan niiden toteuttamiselle täytyy raivata tilaa kalenterista ja elämästä. Ennen kaikkea vaaditaan viitseliäisyyttä ja sinnikästä työskentelyä päämääränsä eteen. Omasta kokemuksestaan hän kuitenkin vakuuttaa, että lopputulos palkitsee – ennemmin tai myöhemmin, Riikka summaa. Omiksi menestystekijöikseen as-
42
Tärkeää on löytää itselleen sopivat keinot rentoutumiseen ja sitä myöten ajatuskapasiteetin vapauttaminen tehokkaaseen työskentelyyn. vaikuttaa myönteisesti koko työyhteisön ilmapiiriin. ––Työelämän turbulenssissa luota siihen, että asioilla on tapana järjestyä. Kannattaa pysyä rauhallisena, Anne neuvoo. Annen mukaan assistentin menestymisen avaimia ovat ajattelutaito ja visionäärisyys, päättelykyky ja ennakointi, epävarmuuden sieto, ongelmien ratkaisukyky, argumentointi, luova työote, digikulttuurin ymmärtäminen sekä tietysti verkostot. Myös itsensä ammatillista kehittämistä Anne pitää tärkeänä.
sistenttiurallaan hän tiivistää uteliaisuuden kaikkea uutta kohtaan sekä myönteisen suhtautumisen muutoksiin. Myös vastuunotto omasta ammatillisesta kehittymisestä, ja sen myötä saatu uusi ammattitaito, sekä rohkeus ottaa vastaan haasteita ovat olleet merkityksellisiä, kun tehtävänkuvaa on työvuosien varrella uudistettu. ––Lisäksi palveluasenne täytyy olla sisäistetty ja luottaa siihen, että kun antaa, niin myös saa, Riikka toteaa.
––Innostusta uuden oppimiseen on riittävästi silloin, kun sitä voi soveltaa konkreettisesti omiin tehtäviinsä. Konkariassistenttien yhteinen viesti kollegoille on rohkaisu tarttua uusiin haasteisiin ja ylittää perinteisen assistentin työnkuvan rajat. Työelämän muuttuessa myös assistenttityön sisältö tulee muuttumaan, ja tällaisessa tilanteessa on oiva mahdollisuus vaikuttaa itse siihen, millaiseksi työnkuva muodostuu. Asiat eivät kuitenkaan useimmiten tapahdu itsestään, vaan tarvitaan myös rohkeutta tehdä aloitteita.
POHTO:n Sihteeri- ja assistenttiseminaari 16.10.2014 Asiasanat: #menestystekijät, #osaaminen, #kehittyminen, #assistenttityö, #sihteerityö, #rohkeus
ODL:n johdon assistentti riikka Kontion mukaan oman osaamisen uudistaminen on keino taistella väsymistä, urautumista ja kyllästymistä vastaan.
Käytä Stop doing! -listaa Assistenttityön ainaisen kiireen ja infoähkyn selättämiseen Riikka neuvoo käytännöllisen tavan priorisoida työtehtäviä järjestämällä ne kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan neljään kategoriaan. Hän kehottaa myös aika ajoin analysoimaan sitä, mihin kategoriaan kohdistuu eniten töitä, ja tekemään korjausliikkeitä, jos esimerkiksi puun takaa tulevat muiden kiireelliset asiat syövät alituisesti työaikaa tärkeiltä työtehtäviltä. ––Erityisen tärkeää on myös pysähtyä kaaoksen keskellä miettimään, mitä jättää tekemättä sen sijaan, että
43