Vale lembrar que as visitas de inspeção devem sempre ser guiadas por uma equipe profissional, que conheça minuciosamente todos os equipamentos e produtos do roteiro e seus detalhes técnicos: metragem das áreas disponíveis, altura, capacidade em todos os formatos, quantidade de salas (piso a piso), infraestrutura oferecida, vagas de estacionamento, elevadores especiais para carga/capacidade, acessibilidade, capacidade de fornecimento de energia elétrica, sanitários, quantidade de apartamentos, distância do local do evento em quilômetros e em tempo (com e sem trânsito), oferta de serviços disponíveis na região etc. Com a experiência adquirida pelo SPCVB no auxílio à organização e captação de eventos em São Paulo, é importante destacar alguns itens essenciais para visitas de inspeção eficazes. São eles:
COMPROMISSO E PONTUALIDADE Todas as pessoas envolvidas na recepção durante uma visita de inspeção, deverão ser avisadas sobre o horário exato da chegada dos profissionais, evitando espera desnecessária em recepções.
POSTURA
TRAJETO Geralmente os percursos terrestres entre um local e outro são realizados com o auxílio de um “GPS”, encurtando-se caminhos. A paisagem do entorno deve ser valorizada, causando uma boa impressão de quem está avaliando.
RECEPTIVO BILÍNGUE
Os profissionais da equipe receptiva deverão evitar o uso constante de aparelhos eletrônicos, especialmente a checagem excessiva de seus aparelhos de telefone celular.
A equipe que receberá a visita de inspeção deve ser composta por pessoas que gostem de receber e atender. Quando existem profissionais estrangeiros em uma delegação para uma visita de inspeção, a equipe deve preocupar-se em contar com profissionais que falem o idioma do cliente.
RECEPÇÃO Os responsáveis pelas áreas que serão inspecionadas deverão ser comunicados antecipadamente para darem as boas-vindas à comitiva. A coordenação entre todos os envolvidos para abertura de espaços, autorizações especiais etc é fundamental. O gerenciamento da visita de inspeção deve ser realizado com cuidado e sempre antecipando e solucionando possíveis problemas.
EMDIACOM | ACADEMIA VISITE SÃO PAULO
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