VISITAS DE INSPEÇÃO Como bem receber os comitês avaliadores de produtos e serviços para a escolha do destino como sede do próximo congresso.
Receber um evento de pequeno ou grande porte em um destino é benéfico para todos os envolvidos. Tendo o processo de captação de eventos como uma das etapas para sua concretização, vistas as necessidades do evento e os requisitos para sua conquista, as cidades concorrem para sediar eventos compatíveis com os equipamentos e infraestrutura que possuem. Apresenta-se o potencial do destino e os benefícios que este oferece por meio de várias ações, desde a confecção de materiais direcionados à realização de visitas de inspeções até ações de marketing para os tomadores de decisão. Realizando um trabalho eficaz, as visitas técnicas de inspeção na cidade, que avaliam os diversos equipamentos para eventos e turísticos da cidade, parque hoteleiro e alianças estratégicas, podem ser o diferencial. Para que todo o processo ocorra da melhor maneira, as associações locais auxiliam a entidade postulante na defesa da candidatura, que mobilizam empresas da região, como o SPCVB, na busca de referências ao tema central do evento e, assim, apresentem o destino apropriadamente. Durante as visitas técnicas, os avaliadores são acolhidos com um roteiro específico elaborado pelo comitê organizador, que deve
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contemplar a inspeção dos principais produtos e serviços indicados para aquele evento. Para que uma cidade/equipamento receba efetivamente uma visita do comitê organizador alguns itens deverão ser cuidadosamente observados. Isso ajudará no processo de captação do evento para o destino postulante. A parceria com instituições públicas e privadas (companhias aéreas, hotéis, centros de eventos, operadoras de turismo, agências de viagens, organizadores de eventos, restaurantes etc), órgãos oficiais de turismo (secretarias municipais e estaduais e ministérios) e associações de classe (convention & visitors bureaux, sindicatos, associações de hoteleiros etc) para que a visita seja a mais completa e organizada possível é fundamental. Os comitês avaliadores, quase sempre, são compostos por dirigentes da associação mundial ou regional promotora do congresso, dirigentes da associação local promotora, profissionais da empresa contratada para organizar o evento, da agência de viagens oficial do evento, profissionais de segurança, tecnologia e conteúdo programático. Na lista dos itens que poderão ser avaliados estão: infraestrutura dos centros de convenções, exposições e eventos, oferta e logística hoteleira, de transporte e de alimentação dos inscritos, recursos tecnológicos a serem utilizados durante o evento e os atrativos turísticos da cidade e/ou região.
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