( 254 ) On ne doit pas comprendre dans une même lettre d'envoi des pièces se rapportant à plusieurs mois de dépenses ; elles doivent donner lieu à des lettres séparées. ( Voyez Nomenclatures des pièces à produire. ) P r o c è s - v e r b a l d e s i t u a t i o n d e caisse au 31 d é c e m b r e .
Une expédition de ce procès-verbal doit être annexée au compte final. Le Trésorier rapporte, en outre, les procès-verbaux de situation de caisse de ses préposés, e t , s'il existe des différences entre le solde constaté chez ces comptables et celui qui devrait exister d'après ses propres écritures, le Trésorier donne à cet égard les explications convenables. Quittances.
Le Trésorier, ou son préposé, doit s'assurer, avant de payer, de l'identité des parties appelées à donner quittance. Les quittances doivent être signées parles parties prenantes, en présence du Trésorier ou de son préposé. Elles doivent être datées du jour du payement par la partie prenante et, à défaut, par le comptable. Lorsque la partie prenante est illettrée, sa signature peut être remplacée par une déclaration de deux témoins constatant que le payement a eu lieu en leur présence ; cette déclaration doit être contre-signée par l'agent du payement. Ce mode de quittance n'est admissible qu'autant que la créance n'excède pas 150 francs, e t , lorsqu'elle dépasse cette somme, les parties illettrées doivent donner quittance pardevant notaire. Si la somme est supérieure à 150 francs et qu'elle ait pour objet d'acquitter une créance résultant d'expropriation pour cause d'utilité publique, la quittance peut être donnée dans la forme des actes administratifs, c'est-à-dire que la présence du notaire peut être suppléée par celle du Gouverneur ou de tout autre agent dans l'ordre administratif, assisté de deux témoins. Cependant, lorsqu'il s'agit de secours à titre gratuit, la simple déclaration de deux témoins et le contre-seing de l'agent du payement suffisent pour tenir lieu de la signature