Verslag Algemene Ledenvergadering d.d. 16 december 2015 Woensdag 16 december 2015; aanvang 19.30 uur accommodatie Zwembadweg Aanwezig : 41 leden incl. bestuursleden (zie bijlage; presentielijst) 1. Opening Jorrit Dekkers (voorzitter) opent de vergadering en heet allen hartelijk welkom. Hij leest de afwezigen met bericht van kennisgeving voor (28). Huishoudelijke mededelingen: De bestuursverkiezing vindt plaats middels schriftelijke stemming. Hiervoor worden stembriefjes uitgereikt. Aansluitend aan deze stemming is er een korte pauze. Tijdens de pauze kan men schriftelijk vragen indienen voor de rondvraag. Er is geen post m.b.t. jaarvergadering binnengekomen m.u.v. de afmeldingen en 2 voorstellen van leden en 1 schriftelijke vraag voor de rondvraag. 2. Jaarverslagen Het verslag van de vorige algemene ledenvergadering van 17 december 2014 wordt zonder verdere opmerkingen of aanvullingen goedgekeurd. De secretaris wordt bedankt voor de verslaglegging en het verslag wordt door het bestuur ondertekend. Hierna leest de secretaris het verenigingsverslag 2015 voor. Het verslag is een samenvatting van de afzonderlijke verslagen die ingebracht zijn door de afdelingen. Het verslag zal worden gepubliceerd in het clubblad. De voorzitter bedankt de secretaris voor het samenstellen van het jaarverslag en de diverse afdelingen voor hun inbreng. 3. Toelichting kasverslag en begroting en vaststelling contributie 2016 Kasverslag: De penningmeester geeft een toelichting op het uitgereikte financiële verslag 2014/2015. We sluiten het boekjaar met een beperkt positief resultaat van € 677,05. Zowel bij de inkomsten als bij de uitgaven liggen de werkelijke bedragen in de lijn van hetgeen hiervoor eerder begroot was. Voor ons jubileumjaar 2017 is eerder reeds een bedrag gereserveerd van bijna € 3.000. Dit bedrag is nog beschikbaar via de balans. Al met al kunnen we constateren dat we een financieel gezonde vereniging zijn. Kascontrole: De kascontrole is uitgevoerd door Harry Verschueren en Anja van der Heijden. De kascontrolecommissie heeft geen onvolkomenheden en/of fouten geconstateerd. Bij deze wordt de penningmeester voor het boekjaar 2014/2015 gedechargeerd. Overeenkomstig de statuten is Anja van der Heijden aftredend en niet herkiesbaar. Harry Verschueren gaat zijn 2e jaar in. Ingrid Aarts was reserve lid en wordt nu dus lid van de kascontrolecommissie. Peter Smulders stelt zicht beschikbaar als reserve lid voor de kascommissie. De penningmeester meldt dat de opbrengst van de actie Hart voor Rooi van de Rabobank voor onze vereniging € 651,- bedraagt. Dit resultaat is vandaag bekend gemaakt en is een mooie meevaller voor onze vereniging.
1 Verslag ALV 2015
16-12-2015
Begroting: De penningmeester geeft een toelichting op de begroting voor het boekjaar 2015/2016. De begroting is met name gebaseerd op de realisatie 2014/2015 en hierbij is rekening gehouden met een aantal nieuwe gegevens. Onder ander wordt genoemd: de actie van de Jumbo, de hiermee samenhangende post voor aanschaf van materialen, het aantal leden en de bedragen die via de Atletiekunie en NTFU in rekening worden gebracht. Ook de laatste stijging van de huurprijs van het trainingsveld van de jeugd is in de begroting verwerkt. Helaas hebben we van de gemeente nog geen reactie mogen ontvangen op ons bezwaar vanwege de forse stijging van de huur voor dit veld. Vaststellen contributie 2016: Gelet op de financiële positie van onze vereniging wordt voorgesteld om dit jaar wederom af te zien van een trendmatige verhoging van de contributies. Hiermee blijven de contributies voor het derde achtereenvolgende jaar ongewijzigd. De aangepaste licentiekosten voor de AU en NTFU worden wel doorgerekend in de contributie. Contributievoorstel wordt met algehele instemming aangenomen. 5. Bestuursverkiezing Volgens rooster zijn aftredend Leon Verrijt (Trainingscoördinator) en Lidewijde Verbeek (secretaris a.i. en bestuurslid Jeugd). Beiden hebben zich herkiesbaar gesteld. Er is nog steeds een vacature in het bestuur voor Pierre Lardenois als bestuurslid WOC. Pierre blijft zijn taken uitvoeren tot de opvolging ingevuld is; voor deze functie is een vacature geplaatst in het clubblad. Verder zijn de vacatures voor een PR en Communicatiefunctionaris en voor secretaris nog niet vervuld. Vanuit de leden zijn voor de bestuursfuncties geen tegenkandidaten aangemeld. Jorrit verwijst naar de artikelen uit de statuten m.b.t. de stemming. Hierna wordt een tijdelijk stembureau benoemd; Ad van de Laar en Trees Minneboo. Na schriftelijke stemming worden Leon en Lidewijde met algehele stemmen herkozen. 6. Huldiging jubilarissen en afscheid verenigingsfunctionarissen Dit jaar hebben we 1 jubilaris die 25 jaar lid van onze vereniging is. Dit is: Huub van der Schoot. Hij wordt door Jos toegesproken en bedankt met een bloemetje en een cadeaubon. Verder bedankt Leon, Jolanda Eijkemans en Leo van Kampen, die beiden gaan stoppen als (hulp)trainer voor hun inzet door de jaren heen. Ook zij ontvangen een bloemetje en een cadeaubon als blijk van waardering. 7. Overige mededelingen van het bestuur Algemeen De voorzitter doet een oproep aan alle leden om zich beschikbaar te stellen voor vrijwilligersfuncties en na te denken over de vacatures bij de bestuursfuncties. Er zijn altijd taken die gedaan kunnen worden. Beleidsplan 2016-2020 De voorzitter licht toe wat het bestuur gedaan heeft ter voorbereiding op een nieuw beleidsplan. We hebben een SWOT analyse uitgevoerd en per categorie (Sterkte, Zwakte, Bedreigingen en Kansen) 5 prio’s aangebracht. Het voorstel is om 2 avonden te organiseren waaraan leden deelnemen en meedenken om een advies op te zetten waarmee het bestuur verder kan. Jorrit doet een oproep aan leden om deel te nemen. Men kan intekenen op een lijst die bij bestuur ligt. Ontwikkelingen verhuizing Rhode naar sportpark Kienehoef Voorlopig gaan deze plannen van de gemeente niet door. Wij hebben aangegeven dat wij wel kansen zien voor Fortuna als deze plannen wel doorgaan.
2 Verslag ALV 2015
16-12-2015
Protocollen in het kader van VOG De voorzitter stelt AndrĂŠ Schrurs voor als VertrouwensContactPersoon (VCP). Hij stelt zichzelf voor en geeft een toelichting op zijn rol als VCP. We vinden het als vereniging belangrijk om een gedragsprotocol en omgangsregels te hebben. Dit om voor onze (jeugd)leden een veilige omgeving te bieden. We zijn van plan om voor trainers en assistent-trainers (> 18 jaar) van de jeugdgroep een VOG aan te vragen. Hiervoor moeten we eerst zaken geregeld hebben rondom de protocollen en een VCP. Vraag: is een VOG die leden al hebben geldig voor Fortuna? Antwoord: nee, die is niet geldig omdat een VOG per bedrijf/vereniging met een specifiek profiel wordt aangevraagd en dat is dus niet hetzelfde. Vraag: wie gaan de vertrouwenspersonen zoeken omdat die niet in de rol van VCP zitten? Antwoord: AndrĂŠ gaat indien nodig als VCP per situatie de vertrouwenspersonen contacten. Nieuwjaarsreceptie: De nieuwjaarsreceptie is op maandag 4 januari om 20.30 uur, waar alle leden van harte welkom zijn. 8. Voorstellen van leden Er zijn 2 voorstellen binnengekomen van leden. Voorstel van Lisette van der Kallen: een groepsapp aanmaken voor leden/lopers die naar wedstrijden gaan om elkaar te informeren over deelname zodat men met elkaar (reis)afspraken kan maken. Leon geeft aan het een goed idee te vinden om op basis van vrijwilligheid aan deze groepsapp deel te nemen. Voorstel van Bart van der Sande: de veiligheid van lopers bij de Coopertest vergroten door verkeersregelaars te plaatsen of de test te verplaatsen naar een baan of veld (niet op de openbare weg). Leon geeft aan dat het verbeteren van de veiligheid van de lopers een goed punt is en dat we gaan kijken op welke manier dat het beste kan. Maar de lopers blijven overigens zelf altijd als eerste verantwoordelijk voor hun eigen veiligheid in het verkeer. 9. Rondvraag Ingediende vragen: Vraag: Er is per mail een vraag binnengekomen van Tineke Mous over activiteiten voor het 50 jarig jubileum. Antw: Jorrit geeft aan dat het bestuur heeft besloten tot oprichting van een jubileumcommissie waarvoor men zich op kan geven. We willen graag van iedere afdeling een lid hebben. Tineke, Ad van de Laar en Peter Hellings geven zich al op. Vraag: Henry Wijffelaars geeft aan dat de doorstroming van de oudere jeugd naar senioren niet goed is. Hierdoor kan het zijn dat jeugdleden zich gaan afmelden. Antw: Leon geeft aan dit een terechte opmerking te vinden en dit samen met de jeugdcommissie te gaan oppakken en in bestuur bespreken. Vraag: Tineke Mous vraagt als we een hoofdsponsor vinden voor de kleding, wat we dan voor minimaal bedrag willen contracteren? Antw: Pierre antwoordt dat er geen minimale bedragen zijn maar dat het ligt aan de mogelijkheden van de sponsoren en van Fortuna en van de leden zelf. In principe is een sponsor voor ieder bedrag welkom. Wij staan als vereniging open voor alle mogelijke opties10. Afsluiting
3 Verslag ALV 2015
16-12-2015
De voorzitter sluit om 22.00 uur de vergadering en dankt iedereen voor de positieve inbreng aan de vergadering. Rob van Nunen wordt bedankt voor het verzorgen van het geluid en Patrick Sanders wordt bedankt voor het beschikbaar stellen van laptop met beamer. Voor akkoord: Voorzitter:
…………………………………………………
Penningmeester:
…………………………………………………
Secretaris:
.………………………………………………...
4 Verslag ALV 2015
16-12-2015