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Lösungen im Fokus

Für Beamte und Bürger

Mit Enterprise Information Management zur smarten Verwaltung Immer mehr Behörden bieten ihren Bürgern digitalisierte Dienstleistungen an. Für eine effiziente und effektive Zusammenarbeit und mehr Transparenz bei den Abläufen sorgt in der niederländischen Gemeinde Zuidplas etwa ein vorgangsbasiertes Informationsmanagementsystem. Thomas Kuckelkorn, Manager PR & Kommunikation bei der BCT Deutschland GmbH

Die Digitalisierung der Gesellschaft hier viele Gemeinden auf ihrem Weg durch internetbasierte Dienste, der zur smarten Verwaltung begleitet. Auf tägliche Gebrauch von Smart Devices diese Branchenerfahrung wollten auch wie Smartphones und Co., steigert wir setzen“, erklärt Michael Burgmans, bei Bürgern das Bedürfnis, auch auf Manager der Abteilung Dienstleisbehördlicher Ebene einen schnellen und tungen bei der Gemeinde Zuidplas. transparenten Service nutzen zu können. Statt wie in den Jahren zuvor mit einer Auch gesetzliche Vorgaben sorgen dafür, Lösung „von der Stange“ zu arbeiten, dass viele Dienstleistungen digitaler erhielt Zuidplas von BCT eine gezielt an werden. Diese Entwicklungen sind in die Bedürfnisse und Arbeitsweisen der den vergangenen Jahren vor allem in Mitarbeiter ausgerichtete Lösung. den Niederlanden zu beobachten – etwa in der 2010 gegründeten Gemeinde Zuidplas. Hier sind täglich 260 Behördenmitarbeiter für die Anliegen der rund 40.800 Einwohner Michael Burgmans, Manager der Abteilung Dienstleistungen bei der Gemeinde Zuidplas zuständig. Um eine optimale Zusammenarbeit innerhalb der gesamten Smarter Service für Beamte und Wertschöpfungskette zu gewährleisten, Bürger entschied man sich für IT-Lösungen des Zunächst sorgte BCT mit einem Softwareunternehmens BCT, hierzuDokumentenmanagementsystem dafür, lande als BCT Deutschland am Markt die papiergebundene Postverarbeitung präsent. „BCT ist in den Niederlanden in der Behörde zu digitalisieren und zu bereits seit über 30 Jahren aktiv und hat automatisieren. Burgmans: „Nachdem

dieses Projekt erfolgreich realisiert wurde, war für uns klar, dass wir auch alle weiteren Schritte der Digitalisierung mit unserem IT-Partner gehen.“ Und so folgte nach der Auslagerung des DMS in die Cloud 2015 schließlich die Implementierung eines Enterprise-Information-Management-Systems zur Optimierung des vorgangsorientierten Arbeitens. Ebenfalls cloudbasiert bietet EIM vor allem in punkto Sicherheit und Kostenreduzierung einen großen Vorteil gegenüber einer On-Premise-Variante: Betrieb und Wartung der gemieteten IT-Infrastruktur liegt in der Hand eines erfahrenen Cloud-Providers. Dieser gewährleistet in seinem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum ein hohes Maß an Datensicherheit. „Speziell bei behördlichen Softwarelösungen müssen auch weitere nationale und EU-weite Standards eingehalten werden“, erklärt Jos Bischoff, Geschäftsführer von BCT. „Bei unserer Lösung werden diese al-

„Indem unser EIM eine kürzere Durchlaufzeit von Anträgen und folglich eine effizientere Zusammenarbeit – intern wie extern – gewährleistet, können wir unseren Service kontinuierlich verbessern.“

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DiALOG - Ausgabe März 2017

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DiALOG - Das Magazin für EIM, Ausgabe März 2017  

Die Ausgabe 2017 unseres Magazins ist mit dem Schwerpunktthema Digitalisierung eine Sammlung von aktuellen Themen, Best-Practice-Berichten,...

DiALOG - Das Magazin für EIM, Ausgabe März 2017  

Die Ausgabe 2017 unseres Magazins ist mit dem Schwerpunktthema Digitalisierung eine Sammlung von aktuellen Themen, Best-Practice-Berichten,...