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Verfahrensdokumentation für ihr Dokumentenmanagement – erforderlich oder nur schmückendes Beiwerk? Dr. Stefan Spitz, Lead Auditor ECM bei TÜV Informationstechnik GmbH und Dr. Klaus-Peter Elpel, Geschäftsführender Gesellschafter der Consultec Dr. Ernst GmbH
Das Thema Verfahrensdokumentation wird in vielen Unternehmen nicht oder nur sehr oberflächlich behandelt, obwohl die Forderung nach einer Verfahrensdokumentation in den GoBD, BASEL II, SOX sowie der ISO 9001 und des Reifegradmodells der ISO 9004 / CMMI festgelegt ist. Sie ist ein wichtiger Bestandteil eines Dokumentenmanagementsystems und für den Nachweis der Revisionssicherheit unverzichtbar. Die Vorteile einer Verfahrensdokumentation sind jedoch oft nicht klar, genauso wie die Anforderungen an den Inhalt und den benötigten Detailgrad der Beschreibungen. Die Aufgabe einer Verfahrensdokumentation ist es, den Soll-Zustand aller organisatorischen und technischen Prozesse sowie Maßnahmen zu beschreiben, die für ein Dokumentenmanagement relevant sind. Dies betrifft die Erfassung, ggf. die Transformation (bspw. von Papier in eine elektronische Form), das Verarbeiten (bspw. Rechnungsfreigabe), die Archivierung und die Reproduktion von Dokumenten. Auf dieser Grundlage können sowohl interne als auch externe Prüfungen stattfinden, um zu bewerten, ob die vorgegebenen Prozesse und Maßnahmen sowie die rechtlichen Anforderungen in ihrem Unternehmen eingehalten werden. Dabei sind folgende Kern-Anforderungen stets zu berücksichtigen (siehe z.B. GoBD): 58
DiALOG - Ausgabe März 2017