genutzt, um eine bessere Lösung zu finden.“ Im Jahr 2013 führte die LIST Gruppe dann gemeinsam mit dem Implementierungspartner id-netsolutions GmbH schließlich das DokumentenManagementsystem ein, mit dem sie heute standortübergreifend erfolgreich arbeitet: ELO professional. Aus reiner Ablage wird ein strukturiertes Dokumentenmanagement Von Projekt- bis hin zu Personalakten stehen heute sämtliche Dokumente der Unternehmensgruppe in digitalen Projektakten in ELO professional zur Verfügung. Simpel, aber von großer Bedeutung ist dabei für die Mitarbeiter, dass sie nun mit Dokumentenversionen arbeiten und Veränderungen nachvoll-
Standardisierung schafft Transparenz Ebenfalls einen sehr hohe Stellenwert hat für Dr. Henning Krüp die Möglichkeit der Erzeugung von standardisierten Ablagestrukturen: „Für unsere Bauprojekte haben wir beispielsweise eine Ordnerstruktur vordefiniert. Erhalten wir einen neuen Bauauftrag, legen wir einen Ordner hierfür im ELO an und erzeugen mit einem Klick die festgelegte Unterstruktur. So lassen sich Prozesse schnell automatisieren“, zeigt sich der IT-Leiter begeistert. „Das erspart nicht nur Arbeit, sondern sorgt auch dafür, dass die Ablage in allen Projekten in derselben Struktur erfolgt. Und das sorgt wiederum projekt- und vor allem auch gesellschaftsübergreifend für eine hohe Transparenz.“
Aber wir haben unsere Erfahrung gemacht und diese genutzt, um eine bessere Lösung zu finden. Dr. Henning Krüp, Leiter IT der LIST Gruppe ziehen können. Dateiendungen wie „…final.docx“ oder „…finalfinal.docx“ haben keine Berechtigung mehr. Augenscheinlich gibt es jedes Dokument nur noch genau ein Mal. Die veralteten Versionen liegen hinter der aktuellsten Version versteckt, können aber jederzeit aufgerufen werden. Alle User können zudem nachvollziehen, wer wann was geändert hat.
Schnittstellen erleichtern das Arbeitsleben Über eine Schnittstelle zwischen Microsoft Exchange und ELO erfolgt innerhalb der LIST Gruppe eine rechtssichere E-Mail-Archivierung. Zudem hat die Unternehmensgruppe gemeinsam mit der id-netsolutions GmbH die automatisierte Ablage von Projekt-E-Mails mit Zuordnung zum Kontakt oder von Berichten aus dem Mängelmanagement eingeführt. Und auch zum BRZ, dem Programm der Finanzbuchhaltung, gibt es eine Schnittstelle, die eine automatische Rechnungsverschlagwortung und -ablage ermöglicht. Individuelle Lösungen für individuelle Bedürfnisse Neben diesen allgemein gültigen Vorteilen profitieren verschiedene Abteilungen auch im Einzelnen: So können die Sekretariate den täglichen Posteingang digital an die zuständigen Mitarbeiter verteilen und Eingangsbelege automatisch abgelegen. Die HR-Verantwortlichen freuen sich wiederum über verschlüsselte, digitale Personalakten.
Von überall und offline erreichbar Die ELO-App sorgt dafür, dass die Kollegen, die sich außerhalb der Büros – zum Beispiel auf den Baustellen oder in Auftragsverhandlungen – befinden, bequem auch von unterwegs auf alle Akten zugreifen können. Und das nicht nur online, sondern auch offline. Das lästige „Mitschleppen“ von schweren Ordnern gehört damit der Vergangenheit an. Die LIST Gruppe ist eine dynamisch wachsende Unternehmensgruppe, die deutschlandweit Immobilien finanziert, entwickelt, plant und baut. Zur LIST Gruppe gehören Unternehmen in Nordhorn, Oldenburg, Bielefeld, Hünstetten bei Frankfurt am Main und München. Die Gruppe erwirtschaftet derzeit mit gut 200 Mitarbeitern eine Betriebsleistung von ca. 200 Mio. €. www.listgruppe.de DiALOG - Ausgabe März 2017
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