• Knapp 500 telefonische Bestellungen wurden zur digitalen Verarbeitung erfasst und verfolgt. • Über 18.000 Lieferscheine wurden digitalisiert und mit Bestellungen verknüpft. • Über 13.000 Papier-Rechnungen wurden digitalisiert, automatisch erkannt und verifiziert, und mit Bestellungen und Lieferscheinen verknüpft. • Ca. 2.500 Rechnungen per E-Mail wurden automatisch verarbeitet, erkannt und verifiziert. • Rund 25 % aller Rechnungen wurden bis zur Zahlungsfreigabe bereits vollautomatisiert verarbeitet. • Insg. fielen ca. 80 % weniger manuelle Tätigkeiten in der Erfassung, Verarbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen an. Die Herausforderung in der Projektumsetzung: Unternehmensweite Digitale Transformation Die Projektumsetzung und Integration der Lösung erfolgte mittels agiler Projektmanagement-Methoden ganzheitlich nach dem von StratOz entwickelten 3-Säulen-Modell: • Soziale Integration: Change Management für die Gewinnung und Befähigung der Mitarbeiter*innen für die Digitale Transformation • Organisatorische Integration: Strategie und Geschäftsprozesse rund um Digitales Rechnungseingangsmanagement • Technische Integration: Zukunftsfähige IT-Architektur mit Plattformfähigen Software Services und Integration der Fachanwendungen Direkt zur Projektbeginn wurden alle Anwender*innen zur Mitwirkung an der Lösungsvision und Identifikation mit der Lösung einbezogen. Während der engen Betreuung im Veränderungsprozess lag der Fokus auf der Entfaltung von Verständnis und Kreativität für weitere digitale, automatisierte Pro-
zessschritte. Die individuelle ChangeKommunikation und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den Abteilungsleitungen sowie der hausinternen IT bildete den Rahmen um das erfolgreiche Projekt. Umgesetzt wurde das Projekt mit einem agilen und autonomen Projektteam von StratOz gemeinsam mit dem Partner BCT Software sowie in guter Zusammenarbeit mit dem Anbieter für Materialwirtschaft-Lösungen AESCUDATA. Weitere Projektschritte in Umsetzung und Planung Im zweiten Projektschritt wurde die Lösung auch für die Anwender*innen im Zentraleinkauf erfolgreich implementiert. Die mit unserem Partner Diamant Software entwickelte Standard-WebSchnittstelle I3-Service wird erweitert, um Rechnungsdaten, Benutzer und Bearbeitungsschritte, Kontierungen, sachliche Prüfungen uvm. direkt an die Diamant/3 Rechnungswesen zu übermitteln, welche GoBD-konform protokolliert werden. Auch die dritte Projektstufe wird in die Gesamtlösungsarchitektur integriert: Digitales Rechnungseingangsmanagement für die Medizin- und Haustechnik mit Integration des hausinternen Facility Management Systems waveware. Mittelfristig steht die Anbindung weiterer Bereiche, wie z. B. IT, Digitales Vertragsmanagement und HR 4.0, an die unternehmensweite Digital-Architektur im Fokus.
Die St. Elisabeth Gruppe – Katholische Kliniken Rhein-Ruhr ist eine dynamisch wachsende kirchliche Gruppe von Akutkrankenhäusern und Fachkliniken der maximalen Breitenversorgung, Altenpflegeeinrichtungen, einer Reha, eines Hospizes und Fortund Weiterbildungseinrichtungen. Die Standorte in Herne und Witten stellen mit mehr als 1.500 Planbetten die überregionale Versorgung mitten im Ruhrgebiet sicher. Unter dem Dach der Gruppe sind die fünf Krankenhäuser: das St. Anna Hospital Herne, das Marien Hospital Herne – Universitätsklinikum der Ruhr-Universität Bochum, das Marien Hospital Witten, das Rheumazentrum Ruhrgebiet, das St. Marien Hospital Eickel sowie die folgenden Einrichtungen zusammengeschlossen: die Medizinische Reha Eickel, das Gästehaus St. Elisabeth, die Ambulante Pflege, das MVZ Herne – Ärzte Hölkeskampring, das MVZ Wanne – Ärzte Hospitalstraße, das Lukas Hospiz, das St. Elisabeth Hospiz, das Bildungszentrum Ruhr, das Bildungswerk e. V., die Krankenpflegeschule, die Akademie der Physio- und Ergotherapie und Kinder in der St. Elisabeth Gruppe. www.elisabethgruppe.de
DiALOG DiALOG -- Ausgabe Ausgabe März März 2017 2015
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