Page 33

einen neuen Verantwortlichen ist z.B. mit vertretbarem Aufwand technisch kaum machbar. Auf Laufwerken lassen sich zwar Dokumente ablegen, allerdings ohne zusätzliche Information oder Funktion. Ein Aktenkontext ist so nicht herzustellen. Außerdem wäre die Rechtsabteilung von der Archivierungsrichtlinie der IT-Abteilung abhängig. Die Daten sind so nicht dauerhaft in der Hand der Rechtsabteilung. Ziel war daher eine „echte“ elektronische Akte, die alle Funktionen der Papierakte mit den Vorteilen der elektronischen Akte vereint. Nach der Bewertung verschiedener Lösungen fiel die Entscheidung auf einen integrierten Ansatz. Es wurde keine neue Software eingeführt, sondern das Vertragsmanagementsystem durch ein E-Akte-Modul erweitert. Bestehende Schnittstellen zur Gesellschaftsdatenbank oder zum internen Adressbuch konnten weiter genutzt werden. Die Verknüpfung von E-Akten und Verträgen war innerhalb der Anwendung möglich. Auch die Nutzer profitierten, weil sie weiterhin in derselben Oberfläche, nun aber mit der Zusatzfunktion E-Akte arbeiten konnten. Eine Umgewöhnung bzw. das Erlernen der Bedienung einer neuen Software entfiel. Umfangreiche Zusatzfunktionen

erleichtern das Arbeiten, z.B. das Suchen in der Akte mit Hilfe von Suchbegriffen, die Volltextsuche in den abgelegten Dokumenten, eine Vorschaufunktion, automatische Erinnerungen und vieles mehr. Die Papierflut lässt sich nur reduzieren, wenn neben der Ablage in der Datenbank auch die Bearbeitung von Vorgängen weitgehend am Bildschirm erfolgen kann. Auch längere Texte lassen sich z.B. durch Leseansichten, Anzeige in mehreren Fenstern, Nutzung von Lesezeichen, Suchfunktionen und Veränderung der Schriftgröße am Bildschirm lesefreundlich darstellen. Hilfreich ist auch ein Zweitbildschirm, der die Arbeitsfläche erweitert und z.B. die gleichzeitige Ansicht mehrerer Dokumente erleichtert. Ein weiterer Effektivitätsgewinn: In dem Maße, in dem die juristischen Kollegen bereit sind, ihre Ablage in der elektronischen Akte (ohne nennenswerten Zusatzaufwand) selbst zu erledigen, werden auf Assistenzebene Ressourcen für anspruchsvollere Tätigkeiten frei. Nachdem die Einführungsphase in Düsseldorf erfolgreich verlaufen ist, wird derzeit die stufenweise weltweite Einführung vorbereitet. Das Goethe-Zitat „Was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen“

kann im Jahre 2017 wohl ergänzt werden: „Was man in der elektronischen Akte ablegt, besitzt man überall“.

Henkel ist weltweit mit führenden Marken und Technologien in drei Unternehmensbereichen tätig: Laundry & Home Care, Beauty Care und Adhesive Technologies. Das 1876 gegründete Unternehmen hält mit mehr als 50.000 Mitarbeitern und bekannten Marken wie Persil, Schwarzkopf oder Loctite global führende Marktpositionen im Konsumenten- und im Industriegeschäft. Im Geschäftsjahr 2016 erzielte Henkel einen Umsatz von 18,7 Mrd. Euro und ein bereinigtes betriebliches Ergebnis von 3,2 Mrd. Euro. Die Vorzugsaktien von Henkel sind im DAX notiert. www.henkel.com

DiALOG DiALOG -- Ausgabe Ausgabe März März 2017 2015

33

Profile for DiALOG

DiALOG - Das Magazin für EIM, Ausgabe März 2017  

Die Ausgabe 2017 unseres Magazins ist mit dem Schwerpunktthema Digitalisierung eine Sammlung von aktuellen Themen, Best-Practice-Berichten,...

DiALOG - Das Magazin für EIM, Ausgabe März 2017  

Die Ausgabe 2017 unseres Magazins ist mit dem Schwerpunktthema Digitalisierung eine Sammlung von aktuellen Themen, Best-Practice-Berichten,...