Page 32

®

award

Preisträger 2016

Die elektronische Akte in der weltweiten Legal-Organisation Dr. Michael J. Schmitt, Senior Corporate Counsel bei der Henkel AG & Co. KGaA

Das Düsseldorfer Dax-Unternehmen Henkel ist mit seinen drei Unternehmensbereichen Laundry & Home Care, Beauty Care und Adhesive Technologies international aufgestellt. Mehr als 50.000 Mitarbeiter arbeiten im Henkel-Konzern. Persil, Pril, Schwarzkopf, Pattex und Loctite gehören zu den bekanntesten Marken. Die Aufgaben der Rechtsabteilung sind vielfältig: Neue Produkte und Werbekampagnen müssen rechtlich bewertet werden und mit Lieferanten und Kunden sind Verträge abzuschließen. In einem Konzern mit rd. 200 Konzerngesellschaften und M&A-Aktivitäten fallen zudem zahlreiche gesellschaftsrechtliche Projekte und Fragestellungen an.

von jedem Ort der Welt verfügbar. Das Heraussuchen, Scannen und Versenden der Originalverträge entfällt. Über Kündigungsfristen informieren automatisch per E-Mail versandte Erinnerungen. Vertragsverantwortliche sind leicht zu identifizieren und bei Fragen ansprechbar. Beziehungen zwischen Verträgen können vermerkt werden. Auswertungen der Art „Welche Verträge bestehen mit Lieferant X oder Kunden Y?“, sind möglich. Alle diese Vorteile können nur bei einer konsistenten und vollständigen

in Papierform. Die Vorteile von Papier sind nicht zu leugnen: Papierakten sind ohne technisches Hilfsgerät lesbar und an einem bestimmten Ort langfristig verfügbar; handschriftliche Notizen auf Dokumenten sind schnell erstellt. Eine Papierablage stößt aber auch an Grenzen. Zum einen durch die schiere Masse an Dokumenten. Allein in Düsseldorf fielen pro Jahr geschätzt 20.000 Akten mit rd. 290.000 Blatt Papier an. Das entspricht rd. 1,7 Regalkilometern im Jahr. Es geht also um Papier- und Druckkosten sowie um Archivraum. Es geht aber auch um Verwaltungsaufwand. Darüber hinaus lassen sich mit einer reinen Papierablage die Vorteile der elektronischen Ablage (z.B. weltweiter Zugang, Vermeidung der Doppelablage, Zusammenarbeit in einer gemeinsamen Akte) nicht realisieren, und dies, obwohl sich durch die Nutzung von E-Mail & Co. der weit überwiegende Teil der Kommunikation bereits elektronisch abspielt.

Was man in der elektronischen Akte ablegt, besitzt man überall.

Schon seit langem werden Verträge und wichtige Unterlagen elektronisch gespeichert. Seit 2007 wird dafür ein Legal Contract Management System („LCM“) genutzt. Es handelt sich um eine webbasierte, weltweit verfügbare Datenbank, auf die die Mitglieder der Rechtsabteilung und weitere Mitarbeiter der Henkel-Gruppe nach einem definierten Berechtigungssystem Zugriff haben. Derzeit wird die Datenbank von rd. 2.600 Usern genutzt. Die Vorteile eines solchen Systems liegen auf der Hand: Verträge sind jederzeit

32

DiALOG - Ausgabe März 2015

Erfassung der wesentlichen Verträge realisiert werden. Ein bei der Rechtsabteilung angesiedeltes kleines „AdminTeam“ sorgt für die administrative und technische Unterstützung. Die guten Erfahrungen mit dem Vertragsmanagement haben uns darin bestärkt, auch für die Aktenführung selbst eine elektronische Alternative zu entwickeln, die seit April 2015 in Düsseldorf eingesetzt wird. Die Aktenführung erfolgte bis dahin überwiegend

Die Nutzung eines E-Mail-Programms und eines gemeinsamen Laufwerks als „Quasi-E-Akte“ reichen nicht aus. Sie erfüllen nicht die Anforderungen einer ordnungsgemäßen Aktenführung. Eine Übertragung eines E-Mail-Kontos auf

Profile for DiALOG

DiALOG - Das Magazin für EIM, Ausgabe März 2017  

Die Ausgabe 2017 unseres Magazins ist mit dem Schwerpunktthema Digitalisierung eine Sammlung von aktuellen Themen, Best-Practice-Berichten,...

DiALOG - Das Magazin für EIM, Ausgabe März 2017  

Die Ausgabe 2017 unseres Magazins ist mit dem Schwerpunktthema Digitalisierung eine Sammlung von aktuellen Themen, Best-Practice-Berichten,...