Visuele Notulen
10 oktober 2013 1
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
2
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
3
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
4
Rijksvastgoedbedrijf
Inhoud
Inloop 6 Het Rijksvastgoedbedrijf door Roos van Erp
10
Resultaten enquête 14 Organisatiestructuur Rijksvastgoedbedrijf 20 De reis van Vastgoed door Farid Azarkan
26
Crowdfunding door Tom Vroemen
32
Workshops 36 Collega’s en hun passie 48 Afsluiting door Eva Klein Schiphorst
Visuele Notulen
5
50
Rijksvastgoedbedrijf
Inloop
Visuele Notulen
6
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
7
Rijksvastgoedbedrijf
“De beste manier om de toekomst te voorspellen is om hem te creëren.”
Visuele Notulen
8
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
9
Rijksvastgoedbedrijf
Het Rijksvastgoedbedrijf Roos van Erp
“De Rijksgebouwendienst gaat niet fuseren. We gaan een nieuw bedrijf beginnen.” Met deze woorden begon Roos van Erp haar bevlogen presentatie. Het Rijksvastgoedbedrijf wordt een nieuw bedrijf dat vanuit een ander, vernieuwd perspectief vormgegeven gaat worden. De toewijding en geloof in het beoogde eindresultaat is bij Roos van Erp groot. Met daadkrachtige en inspirerende woorden weet zij alle aanwezigen te overtuigen van de gekozen koers. Het Rijksvastgoedbedrijf wil een toonaangevende opdrachtgever zijn in de vastgoeden bouwmarkt, hecht waarde aan een goede en open relatie met medeoverheden en departementen. Departementen zijn niet alleen belangrijke beleidsmakers, gebruikers, afnemers, samenwerkingspartners, maar zeker ook collega’s die ons kunnen helpen een succes van het Rijksvastgoedbedrijf te maken. Het is de overtuiging dat de kern van het succes van het Rijksvastgoedbedrijf ligt in de tevredenheid van de partners en gebruikers over de samenwerking met het Rijksvastgoedbedrijf en in de producten en diensten die het Rijksvastgoedbedrijf levert. Wat gerealiseerd moet worden is dat partners en gebruikers graag met het Rijksvastgoedbedrijf samenwerken. De transitie van de Rijksgebouwendienst naar het Rijksvastgoedbedrijf wordt spannend en uitdagend. De basis van een goede en succesvolle transitie begint volgens Roos van Erp met geloof in eigen kunnen. Wanneer je vertrouwen hebt in je eigen kwaliteiten en in een goed eindresultaat, dan is het mogelijk om als voorbeeld te dienen voor anderen.Wanneer alle medewerkers en managers dit uitdragen, dan gaat het Rijksvastgoedbedrijf een mooie en succesvolle toekomst tegemoet.
Visuele Notulen
10
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
11
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
12
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
13
Rijksvastgoedbedrijf
Resultaten enquête Dennis Wiggemansen
“Maar liefst 62 collega’s hebben de enquête ingevuld. En van die 62 wil iedereen graag bij het Rijksvastgoedbedrijf werken! ”
Visuele Notulen
14
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
15
Rijksvastgoedbedrijf
“Ik hoop dat iedereen zich bewust is van de kwaliteiten en bevlogenheid waarover zij beschikken en wat zij daarmee voor de organisatie en de veranderingen kunnen betekenen.”
Simone Liu Coördinator masterplan kantoorhuisvesting Den Haag
Visuele Notulen
16
Rijksvastgoedbedrijf
“Je krijgt met verschillende bedrijfsculturen te maken dus je moet naar elkaar toegroeien.”
Hans Ruyters Medewerker Huuradministratie Eindhoven
“Ik ga bekijken wat ik voor de organisatie zou kunnen betekenen en waar de kansen liggen.” Lisanne van Heeswijk Assetmanager
Visuele Notulen
17
Rijksvastgoedbedrijf
“Ik heb veel behoefte aan helderheid. We hebben nu wel een hoofdstructuur maar waar alles landt is nog niet duidelijk.” Aldo Looijenga Portfolio Management
“Functies zouden opgesplitst kunnen worden.Maar ik denk dat we ons straks veel beter kunnen positioneren en dat biedt enorm veel kansen. Ingeborg Klunne Assetmanager contractmanagement
Visuele Notulen
18
Rijksvastgoedbedrijf
“De fusie biedt kansen.”
Visuele Notulen
19
Rijksvastgoedbedrijf
Organisatiestructuur Rijksvastgoedbedrijf Ondernemingsplan
De taken - van de vastgoed organisaties / directies / organisatieonderdelen - die opgaan in het Rijksvastgoedbedrijf, zullen ook worden uitgevoerd door het Rijksvastgoedbedrijf. Zoals beschreven in hoofdstuk 5 zal het Rijksvastgoedbedrijf zijn taken op het gebied van portefeuillestrategie, portefeuillemanagement, gebiedsontwikkeling en transacties uitbouwen en de pro-activiteit verhogen. De relatie met de departementen wordt verdiept. Met beleidmakers, met de andere vastgoedhoudende diensten en zeker ook met de gebruikers van het vastgoed. Het Rijksvastgoedbedrijf moet zijn ambities en strategische doelen realiseren. De organisatiestructuur van het Rijksvastgoedbedrijf moet dit faciliteren. Wij zijn ons terdege bewust dat structuren slechts ondersteunend zijn. Als hulpmiddel om iets te bereiken. Structuren realiseren geen succes. Succes realiseren moeten wij zelf doen. Het Rijksvastgoedbedrijf heeft een compacte hoofdstructuur, met onderdelen die nauw met elkaar samenwerken en een nauwe samenhang kennen.Voor collega’s en marktpartijen moeten de onderdelen van het Rijksvastgoed herkenbaar zijn en herkenning geven. Over de onderdelen heen werken medewerkers intensief met elkaar samen. Aan de inventarisatie van de gebruikersbehoefte, de vertaling van beleid in uitvoeringsbeleid, ABC-scans en al die andere onderwerpen waar samenwerken synergie betekent. ‘Samen = synergie’ wordt dagelijks in de praktijk gebracht.
Visuele Notulen
20
Rijksvastgoedbedrijf
De hoofdstructuur is zodanig opgebouwd dat onderdelen van andere departementen kunnen aansluiten zonder dat de hoofdstructuur hoeft te wijzigen. Binnen het Rijksvastgoedbedrijf zijn 4 hoofdfuncties onderscheiden:
• • • •
Portefeuillestrategie en portefeuillemanagement; Transacties en ontwikkeling; Vastgoedbeheer; Financiën.
De onderstaande illustratie geeft de 4 hoofdfuncties in hun onderlinge samenhang weer.
Inte grit eit
tie ran spa an Tr
Vastgoedtransacties en ontwikkeling
Financiën Vasgoed - ICT Rijksbouwmeester Staf Vastgoedbeheer
Respect
Visuele Notulen
21
Rijksvastgoedbedrijf
De 4 hoofdfuncties op hoofdlijnen
De Directie Portefeuillestrategie & Portefeuillemanagement (P&P) is op concern Rijksniveau verantwoordelijk voor het opstellen van de Rijksvastgoedportefeuillestrategie en het, in het belang van het ‘concern’ Rijk, maximaal ondersteunen van de RVR en de ICRV in de scherpe sturing op financieel en maatschappelijk rendement c.q. het accommoderen en implementeren van Rijksdoelen en Rijksbeleid. Binnen het Rijksvastgoedbedrijf is de Directie verantwoordelijk voor het strategisch management van de vastgoedportefeuille van het Rijksvastgoedbedrijf, het informatiebeleid dat daar voor nodig is, de ontwikkeling van de portefeuille, de realisatie van huisvestingsoplossingen, de opbouw, aard, omvang, samenhang van en de mutaties in de RVB-portefeuille en het opstellen van de vastgoedportefeuillestrategie van het Rijksvastgoedbedrijf. Onder deze RVB-vastgoedportefeuillestrategie liggen jaarlijks (regionale) kantoor (master-) plannen en plannen m.b.t. specials, terreinen en gronden. De Directie is de schakel tussen de departementen, beleidsmakers, vastgoedhoudende diensten, medeoverheden en maatschappelijke organisaties en het Rijksvastgoedbedrijf op strategisch niveau. De Directie Transacties en Ontwikkeling (T&O) is verantwoordelijk voor de uitvoering van de RVB-portefeuillestrategie door (her)ontwikkeling, transformatie en de transacties die nodig zijn om de geplande mutaties in (het gebruik en bezit van de) de vastgoedportefeuille van het Rijksvastgoedbedrijf te realiseren. Het betreft het realiseren van de zeer omvangrijke verkoopopgave van vastgoed, het contracteren van alle gebruik van vastgoed door de Rijksdienst en ZBO’s, het realiseren van waardevermeerdering door bestemmingswijziging van vastgoed c.q. gebiedsontwikkeling en het genereren van inkomsten (tijdelijk) gebruik van vastgoed (door derden). Daarnaast is de directie verantwoordelijk voor vastgoedtransacties voor andere onderdelen van het Rijk en voor vastgoed gerelateerde werkzaamheden. De directie is de schakel naar de markt. De Directie Vastgoedbeheer (VB) is verantwoordelijk voor het beheer van de gebouwen, gebouw gebonden (technische) installaties, terreinen en gronden van het Rijksvastgoedbedrijf zowel in de fase van (tijdelijk) gebruik als leegstand. De Directie is de schakel naar de gebruikers en staat dicht bij de gebruikers en hun gebruik. Bij specials
Visuele Notulen
22
Rijksvastgoedbedrijf
betreft dit panden, terreinen en gronden die onlosmakelijk verbonden zijn met het primaire proces. Bij kantoren betreft dit panden waar het primaire proces in kan worden uitgevoerd. De organisatie is ingericht naar gebruikersgroepen en werkt nauw samen met de SSC’s. Onder de verantwoordelijkheid van de directie vallen de IUC’s en de huuradministratie. De Directie Financiën is verantwoordelijk voor de bepaling van de (markt)waarde van de objecten die het Rijksvastgoedbedrijf in portefeuille heeft, de toerekening van de kosten die het bedrijf maakt aan opdrachtgevers, gebruikers en objecten, alsmede de toerekeningen van de baten die het bedrijf behaalt. De directie geeft aan welk financieel resultaat het Rijksvastgoedbedrijf op korte en middellange termijn kan behalen en welke risico’s daarvoor moeten worden beheerst. De directie werkt in samenwerking met de directie P&P de rendementsdoelstellingen van het bedrijf uit in de vastgoedportefeuillestrategie en monitoring van de realisatie. De directie beheert de baten- en lasten administratie die dit verzekert. De directie is verantwoordelijk de financiering van het vastgoed, treasury, financiële planning, compliance en risicomanagement, het opstellen van de begroting en de begrotingsverantwoording, de RVB-control inclusief projectcontrolling, managementrapportage, onderzoek en business Intelligence.Vanwege het grote belang van vastgoedfinanciering, financiële planning, treasury en het managen van de daarbij behorende risico’s is de directie als lijndirectie binnen het Rijksvastgoedbedrijf gepositioneerd.
Visuele Notulen
23
Rijksvastgoedbedrijf
De reis van Vastgoed Farid Azarkan
De vorming van het Rijksvastgoedbedrijf is een reis, een avontuur waar wij allemaal deel van uitmaken. Op hoofdlijnen hebben we al wel een beeld van hoe het Rijksvastgoedbedrijf eruit komt te zien. Maar hoe het er echt uit gaat zien weten we pas in de loop van tijd, als het Rijksvastgoedbedrijf al reilt en zeilt. In de tussentijd bouwen we zelf ook mee aan het nieuwe RVB. Dat doen we door de dingen mee te nemen van de Rijksgebouwendienst waar we goed in zijn en waar we trots op zijn. De Rijksgebouwendienst is binnen diverse disciplines vooruitstrevend, innovatief en toonaangevend. Er worden alleen maar panden aangehuurd met een C-label of beter. Binnen de kantorenportefeuille wordt de komende jaren maar liefst 80 miljoen bespaard en heeft de Rijksgebouwendienst diverse prestigieuze ontwerpprijzen gewonnen. En ook binnen Vastgoed staan we niet stil. We maken ons klaar voor de toekomst door onze visie op hoe we de toekomstvaste portefeuille vormgeven en doen dit ook met de masterplannen, en door de nieuwe manier waarop assetmanagers gaan werken. En ook met ARiE, een real time informatiesysteem waarin alle objecten en panden van de Rijksgebouwendienst zijn te raadplegen, laat Vastgoed zien dat het vooruitstrevend en innovatief is. De Rijksgebouwendienst èn Vastgoed zijn klaar voor de toekomst. Klaar voor het Rijksvastgoedbedrijf.
Visuele Notulen
24
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
25
Rijksvastgoedbedrijf
“We moeten gaan nadenken over samenwerkingen, nieuwe systemen en nieuwe bevoegdheden. De oude spelregels gelden straks niet meer. Het zal dus een beetje zoeken zijn.�
Frans Deeleman Clustermanager projectontwikkeling
Visuele Notulen
26
Rijksvastgoedbedrijf
“Ik ben erg positief en ik hoop dat we van elkaar kunnen leren en kunnen groeien. Ik denk dat hoe het nu loopt een goede ontwikkeling is” Lisette Demir Medewerker vastgoedadministratie
“Ik vind dat een organisatie moet mee bewegen. Als je stilstaat, ga je op een gegeven moment automatisch achteruit.” Serena Sybenga Ondersteunend medewerker Assetmanagement
Visuele Notulen
27
Rijksvastgoedbedrijf
“De organisatie wordt veel groter. Iedereen neemt zijn eigen cultuur mee en heeft zo zijn eigen kenmerken en werkwijze. Ik ben benieuwd en kijk er erg naar uit.”
Johan van der Harst Hoofd Control & Bedrijfsvoering
Visuele Notulen
28
Rijksvastgoedbedrijf
“Ik verwacht dat er veel taken en functies samengevoegd gaan worden. De impact zal enorm zijn.”
Lilian Jackson Medewerker projectondersteuning vastgoed
“Ik ga gewoon mee met de verandering en dan komt het wel goed.”
Sawita Gena Medewerker Vastgoedadministratie
Visuele Notulen
29
Rijksvastgoedbedrijf
Crowdfunding Tom Vroemen
“Met crowdfunding kunnen ondernemers hun ontbrekende stukje financiering mogelijk maken. Wij geloven in de kracht van ‘lokale investering’ want het leidt tot lokale en sociale betrokkenheid bij projecten waarvan de investeerders overtuigd zijn van de kans van slagen.” “Wanneer je echt iets wil bereiken en bewerkstelligen, dan moet je van de gevestigde paden afwijken.”
Visuele Notulen
30
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
31
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
32
Rijksvastgoedbedrijf
“Als ondernemer kan je met behulp van crowdfunding relatief eenvoudig risicodragende investeerders binnenhalen.�
Visuele Notulen
33
Rijksvastgoedbedrijf
Workshops
Visuele Notulen
34
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
35
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
36
Rijksvastgoedbedrijf
“Ik verwacht een soepele transitie. We zijn bezig met de voorbereiding en omdat we al in hetzelfde pand zitten verwacht ik weinig problemen.� Sawita Gena - Medewerker Vastgoedadministratie
Visuele Notulen
37
Rijksvastgoedbedrijf
Waar zit nou eigenlijk de koppeling met de uitvoering?
Johan Korma - Assetmanager
Visuele Notulen
38
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
39
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
40
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
41
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
42
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
43
Rijksvastgoedbedrijf
“Ik denk dat je met de nieuwe gebruikersgroepen een intensivering krijgt op hele specifieke klanten.”
Joost van Linder Beleidsadviseur Portfoliomagagement
“Ik heb er wel zin in en het lijkt me goed om meer samenwerkingen en wisselwerkingen te krijgen. “ Jacco van Leeuwen Assetmanager
Visuele Notulen
44
Rijksvastgoedbedrijf
“Ik ben er heel positief over. Het is goed dat er meer deskundigheid en kennis is. Er is nu veel overlap dus het is beter als alles in één organisatie zit.”
William Elfrink Senior procesmanager projectontwikkeling
Visuele Notulen
45
Rijksvastgoedbedrijf
“Vernieuwen is vooruitgang en de dynamiek spreekt me erg aan. Ik verwacht dus een leuke tijd tegemoet te gaan.”
Kees Wingelaar Portfoliomanagement
“Het is een mooie stap naar een nog mooier bedrijf. Ik ben dan ook erg blij met deze ontwikkeling.” Rafail Kursjin Portfoliomanagement
Visuele Notulen
46
Rijksvastgoedbedrijf
“Ik ga er nog even op broeden.”
Visuele Notulen
47
Rijksvastgoedbedrijf
Collega’s en hun Passie “Wielrennen is een way of life. Johan van der Harst
“Fotograferen doe ik al mijn hele leven.” Elsbeth van Velzen
Visuele Notulen
48
Rijksvastgoedbedrijf
“Door het reizen weet ik nu wat ik belangrijk vind in mijn leven.” Lee Pors
“Zeilen beheerst mijn leven.”
Peter van Riet
Visuele Notulen
49
Rijksvastgoedbedrijf
Afsluiting Eva Klein Schiphorst
“Ik ben er trots op om te midden van deze groep mensen te staan. En ik geloof oprecht dat het Rijksvastgoedbedrijf met zulke enthousiaste, kundige en professionele medewerkers wel een succes moet worden.� Met deze woorden sloot Eva Klein Schiphorst de dag af.
Visuele Notulen
50
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
51
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
52
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
53
Rijksvastgoedbedrijf
Colofon Visuele Notulen
Fotograaf - Mirjam Tonnaer Fotograaf - Marijke Timmerman Tekstschrijver - Sierk Keuning Tekstschrijver - Mariska van der Velde Illustrator - Charlotte Porskamp Redacteur - Roderick Kersten Magazine Designer - Michael Kluver
Web: www.visuelenotulen.nl Tel: +31 6 30 07 76 75 Mail: info@visuelenotulen.nl
Visuele Notulen
54
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
55
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
56
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
57
Rijksvastgoedbedrijf
Visuele Notulen
58
Rijksvastgoedbedrijf