JOERI BESNYOI: ‘MEER CONTROLE OVER JE WERK EN RUST IN JE HOOFD’ losse eindjes over onopgeloste zaken gemakkelijk vast. Om het resultaat van de training te borgen start na de training een e-coachingstraject en komen we na enkele maanden terug voor een korte opfris-sessie. Iedere training, hoe kort ook, wordt ondersteund met handige tools waarmee we je helpen het makkelijk vast te houden.” Er moeten in principe regelmatig keuzes gemaakt worden: moet ik direct actie ondernemen en wat kan (even) wachten? Joeri: “Ons doel in de training is om de mindset van mensen te veranderen. We leren mensen aan dat er meerdere opties zijn waarop je kunt prioriteren. De keus moet altijd gemaakt worden, maar het kan makkelijker. Als je op alle prikkels die op je afkomen direct ‘ja’ zegt, dan kom je vaak tijd tekort. Belangrijk is daarom om jezelf een aantal vragen te stellen. Hoort de vraag die bij mij binnenkomt écht bij mij? Hoe zorgvuldig moet ik het aandacht geven? Hoe urgent is het? Wat is mijn eerstvolgende actie etc.”
Waarom is die matrix belangrijk? Joeri: “Per dag maak je ongeveer 350 keer een keuze. Vaak maken we deze op basis van de urgentie waarmee het wordt gebracht. Dat is jammer. Onder andere helpt de matrix je om slimmer te kiezen en je werk in te delen. Veel mensen vinden het bijvoorbeeld lekker om een e-mail direct te beantwoorden. Weg is weg. Dat noemen we ook wel de kracht van het afvinken. Kost een e-mail je tien minuten om te beantwoorden? Dan ben je op deze manier met zes e-mails een uur verder in de tijd. De vraag is of je zo op de lange termijn écht effectief bent en een voldaan gevoel hebt over je dag. De grap is dat mensen die veel werken vanuit kwadrant één (direct doen), ook vaak dingen doen die onder kwadrant vier vallen (niet doen). We noemen dit ook wel vluchtgedrag, even ontsnappen aan de hectiek waarin alles nu moet gebeuren, vaak met niet-handige activiteiten. Velen zullen erg geïnteresseerd zijn hoe
je iedere dag je mailbox kunt opschonen. Een lange lijst met ongelezen e-mailberichten is voor vrijwel iedereen een soort horror-scenario. Joeri: “Een volle inbox is voor veel mensen de belangrijkste reden om overzicht te verliezen. Het geeft mensen veel onrust en zorgt ervoor dat er onnodig veel fouten worden gemaakt. We hebben daar een heel eenvoudig systeem voor waardoor mensen iedere dag hun mail hebben verwerkt. Een lege inbox betekent niet dat je alle e-mails hebt afgehandeld, maar wel dat je keuzes hebt gemaakt in wat je wanneer gaat doen. Moet je perse morgen actie ondernemen op een e-mail? Dan zet je hem met één muisklik in je agenda. Moet je wel iets doen met een e-mail maar maakt het niet veel uit wanneer? Dan komt deze in je takenlijst. Zo blijf je maximaal flexibel in je tijd. Bovendien categoriseren we je taken op actieniveau: bellen, mailen, schrijven, administratief, etc. Zo kun je soortgelijke taken achter elkaar afwerken en kom je eerder in de flow…”
People’s BUSINESS
39