MEJORA CONTINUA ciones. Hay que establecer cuándo, con quiénes, cómo hacerlo y a través de qué formatos y medios. El objetivo es que todos lo hagan de la misma manera y como lo esperamos. 5. Asegurarse de que todos reciban la información. No basta con transmitir el mensaje a unos cuantos y confiar en que estos a su vez replicarán el mensaje, ya que esto con frecuencia no sucede, por ello es recomendable integrar a todo el equipo y que estén presentes al momento de dar un mensaje específico, sin embargo cuando la operación no lo permite se puede recurrir a otros medios para hacerles llegar el mensaje como por ejemplo medios escritos o reuniones escalonadas siempre con la finalidad de asegurar que todos conozcan a detalle la información. 4. Consolidar un hábito de comunicación. Al inicio de este texto comentamos que la comunicación es un tema de todos los días. No basta con hacer las acciones de mejora una sola vez. La clave está en convertirlo en un hábito de todos los días. Si lo dejamos de hacer, vigilar o corregir, volveremos a estar en el error de siempre de manera muy rápida. Una recomendación adicional es hacer
un reglamento de comunicación para todos, que puede incluir nociones como: 1. Antes de comunicar planear correctamente los mensajes. 2. Siempre leer de manera detenida los mensajes escritos y tener claro lo que se pide. 3. Corregir de manera inmediata los mensajes equivocados. 4. Siempre preguntar cuando existan dudas. 5. Repasar al menos una vez las instrucciones o mensajes. 6. Asegurar de que todos conozcan la información.
7. Utilizar fuentes alternativas de comunicación (escrita). 8. Evitar caer en suposiciones o dar por hecho que la información fue clara. 9. Ser congruente con lo que se comunica, implica cumplir con la información que se transmite. Cuando no hay congruencia no hay credibilidad. El que comunica debe asegurar que lo que transmite es real. 10. Ante cualquier cambio de señal transmitirlo de manera inmediata para no generar confusión y aclarar expectativas.
¡Muchas gracias!
Noviembre - Diciembre 2017 Comensales
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