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Eine erfolgreiche und zufriedenstellende ERP-Einführung hängt massgeblich vom Faktor Mensch ab. Das A und O: Die Kommunikation zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten. Genau die musste und konnte während der Corona-Pandemie aber oftmals ausschliesslich remote erfolgen – auch in Bereichen, in denen die digitale Zusammenarbeit bislang eher unüblich war. Das Zwischenfazit: Für viele Themen funktioniert das richtig gut, und es werden Pläne geschmiedet, auch künftig stärker auf Remote-Arbeit zu setzen. Gilt das auch für die ERP-Einführung aus der Ferne?

Noch immer eilt ERP-Einführungen ein eher schlechter Ruf voraus. Herausfordernd ist ein solches Projekt unter anderem deshalb, weil viele Schnittstellen einer präzisen Abstimmung bedürfen. Aus diesem Grund ist es elementar, dass alle beteiligten Personen an einem Strang ziehen und eine klare Zielvorstellung haben. Das gelingt vor allem durch eine zeitnahe und einfache Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten sowie deren genaue Kenntnis des erarbeiteten Projektplans. Nur so lassen sich von Beginn an Unklarheiten und Abstimmungsprobleme beheben.

Doch die Bündelung aller Informationen ist alles andere als leicht. Hinzu kommt, dass es weder für die Kommunikation noch für das Projektmanagement feste Tools oder Standardvorgehen gibt und stattdessen immer wieder auch individuelle Vorlieben der Unternehmen Berücksichtigung finden. Demzufolge ist jedes Einführungsprojekt ein wenig anders. Es lassen sich jedoch wegweisende Erfolgsfaktoren identifizieren, die gelungene Projekte gemeinsam haben.

1. Im Auswahlprozess auf Kernprozesse konzentrieren

2. Mensch in den Mittelpunkt stellen 3. Die richtigen Key-User für das

ERP-Projekt wählen 4. Budget für Dienstleistungen ausreichend planen 5. Ehrliche Ist-Soll-Analyse

Ein Blick in die Praxis zeigt, dass es mit der Einführung geeigneter Kommunikations- und Projektsoftware oftmals nicht getan ist. Das gilt insbesondere für KMU. Um manches Manko problemlos auszugleichen, ist für Viele der persönliche Kontakt sehr wichtig. Genau der kommt bei einer reinen Remote-Einführung jedoch offenkundig zu kurz.

Viele Unternehmen verfügen gar nicht über ausreichende technische Möglichkeiten, um allen Beteiligten das notwendige Equipment für die reibungslose Remote-Arbeit bereitzustellen. Beispielsweise fehlen geeignete Endgeräte, Webcams oder Headsets. Stehen grössere Meetingräume zur Verfügung, reicht

wiederum die Übertragungsqualität nicht aus, um erfolgreich Remote-Workshops mit mehreren Personen durchzuführen.

Hinzu kommt: Die für die Arbeit mit projektbezogenen Kommunikationsmitteln notwendigen Routinen müssen erst entstehen. Das gilt auch für Einführungsprojekte vor Ort, bei denen Projektmanagement- und Kollaborationstools als Ergänzung längst ebenfalls gang und gäbe sind. Diesen Change treiben Projektverantwortliche in aller Regel aktiv voran. Aus der Ferne ist die Begleitung dieses Veränderungsprozesses deutlich schwer(er).

Statt persönlicher Vor-Ort-Termine und Abstimmungen von Angesicht zu Angesicht werden immer öfter digitale Meetings und Workshops durchgeführt. Noch stärker als in klassischen Einführungsprojekten dient ein Projektmanagement- bzw. Kollaborationstool zudem als zentrales Medium. Verknüpft mit einer Projektmanagementlösung ermöglicht es den Zugriff und die Bearbeitung von Projektplänen, die Übertragung von Dateien und unterstützt unkomplizierte Chats oder Videotelefonie in definierbaren Projektgruppen. Darüber hinaus ist eine strukturierte und vollständige Dokumentation durch zentrale Dateiablage, deren Online-Bearbeitung sowie automatische Versionierung und Rückverfolgung problemlos möglich.

Mit dem Lockdown waren persönliche Kontakte zwischen Unternehmen, die kurz vor einer Einführung eines neuen ERP-Systems standen und Ihren IT-Partnern passé. Bei bereits geplanten Einführungsterminen in der Zeit des Lockdowns kamen nur zwei Möglichkeiten in Frage – Einführung auf einen unbestimmten Zeitpunkt verschieben oder eine Remote-Abwicklung. Doch aus der Not machten viele Unternehmen eine Tugend und führten die neue Software remote ein.

Als spezialisierter ERP-Anbieter für den produzierenden Mittelstand haben wir einige Einführungen remote durchgeführt und konnten damit wirklich gute Ergebnisse verzeichnen. Digitale Workshops wurden aufgezeichnet und kleinere Szenen direkt zu zentralen Funktionen in Videos zusammengeschnitten. Die Remote-Einführungen haben auch zur höheren Aufmerksamkeit der Teilnehmer geführt. Ebenso war die Hemmschwelle, Verständnisfragen zu stellen, niedriger als bspw. in einer Face-to-Face-Situation in einem Schulungsraum.

Unter gewissen Umständen kann die RemoteERP-Einführung sogar für eine kleinere Gruppe von Teilnehmern zielführender als die traditionelle Herangehensweise sein. Die Unternehmen konnten auf diesem Wege mit entsprechenden Folien, die vom Anbieter geliefert wurden, und den abrufbaren Videos eine Grundlage für Schulungen schaffen.

Mit oder ohne Pandemie gilt: Grundsätzlich lässt sich alles remote abwickeln. Entscheidend wird aber auch in Zukunft die individuelle Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten bleiben. Daran müssen sich sowohl organisatorisch als auch technisch die Einführungsmethoden und -wege orientieren.

Gerade für diese Bestandsaufnahme bleibt der persönliche Kontakt wohl auch künftig der Königsweg. Gleichzeitig lässt sich auf dieser Basis bei Unternehmen aller Grössen klar definieren, welche Projektaufgaben remote und welche vor Ort umzusetzen sind. Vor-Ort-Termine werden sich mit diesem Vorgehen deutlich reduzieren lassen und Einführungsprojekte werden effizienter und wirtschaftlicher.

Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch PSI AG Schweiz, die Schweizer Niederlassung der PSI Automotive & Industry GmbH. Als Experte für die intelligente Produktion werden mit ERP + MES Software die Produktion und Prozesse der Kunden optimiert. PSI ist kompetenter Impulsgeber, zuhörender Berater und agiler Implementierer. Mit dem jahrzehntelangen Erfahrungswissen werden Unternehmen auf dem Weg zur smarten Fabrik der Zukunft begleitet. Ihr Portfolio wird mit integrierten Lösungen für die gesamte Wertschöpfungskette von der Logistik über die Fertigung bis hin zum After-Sales-Service ergänzt.

Ihr Ansprechpartner Mathias Zimmermann, Teamleiter Beratung/Projekte Schweiz bei PSI Automotive & Industry GmbH T +41 44 832 57 00

PSI AG Schweiz | CH-9500 Wil www.psi-automotive-industry.ch

Immer wieder scheitern Projekte, weil die involvierten Parteien zu isoliert denken und dementsprechend handeln. Seit über 20 Jahren setzt sich die Virtuelle Fabrik dafür ein, derartige Problemstellungen zu beheben. Dabei folgt sie ihren drei leitenden Prinzipien: Kreieren. Bereichern. Stabilisieren.

«Der CEO eines bekannten KMU ist überzeugt, mit der Produktidee, die er zusammen mit dem Entwicklungsleiter generiert hat, die Problemstellung seiner Kunden zu lösen. Voller Begeisterung beginnen sie mit der Entwicklung des Produkts. Da das Unternehmen nicht über alle Kompetenzen und Ressourcen in der Wertschöpfungskette verfügt, greifen sie auf ihr bestehendes Netzwerk zurück. Dies in der Hoffnung, alle fehlenden Arbeitsschritte bearbeitet zu bekommen. Die Partner erfüllen dies nach bestem Wissen und Gewissen, doch die Koordination zeigt sich als aufwendig und mühsam. Änderungen des Konzeptes, terminliche Engpässe und fehlende Kommunikation unter den Dienstleistern rauben Zeit, Geld und Energie. Als dann das Produkt bei den Kunden in Gebrauch ist, sind diese nicht zufrieden mit dem Resultat. Die fehlende Kundenperspektive und zu wenig innovative Prozesse in der Konzeption sollten das Ende der Produktidee bedeuten.»

Diese Geschichte ist Sinnbild für mechatronische Projekte, welche durch isoliertes Denken und eine unkoordinierte Entwicklung und Fertigung oft keinen positiven Abschluss finden. Die Virtuelle Fabrik (vf) macht es sich zur Aufgabe, solche Projektkiller aus der Welt zu schaffen. In einer Zeit, in der Firmen durch die zunehmende Komplexität in der Produktentwicklung vor grossen Herausforderungen stehen, bilden funktionierende Netzwerke einen massiven Wettbewerbsvorteil.

Die Struktur einer virtuellen Fabrik kann optimal an die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden. Stabilisieren – Ein eingespieltes Netzwerk

Ein Anbieter leidet an unkoordinierten Prozessen? Die Virtuelle Fabrik stabilisiert durch ihr breites Know-how. Trotz eines umfassenden Netzwerks und einem offenen Austausch verlieren viele Firmen Zeit, Geld und Nerven, weil die Abwicklung entlang ihrer Wertschöpfungskette unkoordiniert stattfindet. Doch für Kunden der vf ist besonders praktisch, dass sie diese koordinierte Leistung aus einer Hand erhalten. Die qualifizierten, eingespielten und auf Vertrauen basierenden Beziehungen ermöglichen ein rasches und unkompliziertes Handeln. Da die Koordination der Arbeiten durch einen Projekt-Ansprechpartner umgesetzt wird, bleibt für den Kunden mehr Zeit, sich seinen Hauptaufgaben zu widmen.

Seit 1999 ein eingespieltes Netzwerk

Die Virtuelle Fabrik ist ein Netzwerk von aktuell 25 Partnerfirmen mit verschiedensten MechatronikKompetenzen. Jede Firma ist spezialisiert in ihrem eigenen Bereich und stellt ihre Kernkompetenz dem Netzwerk zur Verfügung. Besonders in den Bereichen IoT, der Elektronik, des Datenmanagements und der Digitalisierung wurden in den letzten Jahren enorme Fortschritte gemacht. So hat sich die vf von einem einst rein mechanischen zu dem grossen Schweizer Mechatronik-Netzwerk entwickelt.

Kreieren – Gebaut für den einen Auftrag

Ein Anwender benötigt eine mechatronische Einheit? Dann ist die vf zur Stelle. Für die Anforderungen des Kunden wird eine ‚Virtuelle Fabrik‘ mit den passenden vf-Partnern und einer leitenden Ansprechperson kreiert. Die für den einen Auftrag gebaute Fabrik deckt Kompetenzen von der Konzeption, dem Design und der Konstruktion bis hin zur Industrialisierung und Fertigung ab.

Bereichern – 25 Experten für offenen Austausch

Der Anwender sucht Bereicherung für seine Entwicklung? Die Virtuelle Fabrik generiert Open Innovation. Die Summe der Erfahrung aller 25 vf-Partnerfirmen bildet eine mächtige Expertenplattform mit raschem Zugriff auf ein reiches und interdisziplinäres Wissen. Um herausragende Produkte zu generieren, braucht es bestens vernetzte Dienstleister, welche einen offenen Austausch pflegen. Denn oft führt eine isolierte Entwicklung oder eine punktuell entstandene Betriebsblindheit zu Verlusten im Prozess. Der offene Austausch aller vf-Spezialisten wirkt dem entgegen und sorgt für positive Überraschungen und Innovationen.

Lernen Sie die Virtuelle Fabrik kennen.

Zum Beispiel am vfTalk, der neuen Online-Eventserie mit spannenden Fachvorträgen zum Thema Nachhaltigkeit – Schweiz | Bedeutung, Chancen und Verantwortung: 3 x im Juni (10./17./24) 3 x im September (9./16./23.) jeweils am Donnerstag, 16–17 Uhr Weitere Informationen und Anmeldung unter www.vftalk.ch

Virtuelle Fabrik Steinackerstrasse 5, 5200 Brugg Tel +41 56 491 90 32 info@virtuellefabrik.ch www.virtuellefabrik.ch www.vftalk.ch