1
De werkkapitaal MONITOR & ANALYSE Tool
Ontwikkeld door
Op basis van
__________________________________________________________________________________ De Werkkapitaal analyse tool & Monitor TEMPEC
2
Inhoud Werkkapitaal ........................................................................................................................................... 3 Inzicht in het Werkkapitaal.................................................................................................................. 4 De elementen van het werkkapitaal ................................................................................................... 5 De Cash Conversion Cycle ................................................................................................................... 5 De elementen uitgewerkt.................................................................................................................... 6 Days of Sales Outstanding “DSO” / Openstaande debiteuren in dagen ......................................... 6 Days of Purchases outstanding “DPO” / Openstaande crediteuren in dagen ................................ 7 Days of Inventory outstanding “DIO” / Voorraadpositie in dagen .................................................. 8 Beheersen van uw Werkkapitaal ............................................................................................................. 9 Bijkomende voordelen van het verlagen van uw werkkapitaal .......................................................... 9 Werkkapitaal Management............................................................................................................... 10 De Werkkapitaal Analyse Tool & Monitor ............................................................................................. 10 De Tool .............................................................................................................................................. 11 De Functionaliteit .............................................................................................................................. 12 De simulaties ..................................................................................................................................... 12 De Personalisatie ............................................................................................................................... 13 Het Dashboard....................................................................................................................................... 14 De motor onder de Werkkapitaal Analyse tool & Monitor ............................................................... 14 De Werkkapitaal Analyse Tool & Monitor Architectuur.................................................................... 15 Ackinas............................................................................................................................................... 15
__________________________________________________________________________________ De Werkkapitaal analyse tool & Monitor TEMPEC
3
Werkkapitaal “In 2014 werden 47% van alle financieringsaanvragen afgewezen” Uit de financieringsmonitor(1) opgesteld in opdracht van de overheid blijkt maar weer eens hoe lastig het tegenwoordig is om een financiering te krijgen. Ongeveer de helft van de financiersaanvragen werden niet gehonoreerd.
Vind de noodzakelijke financiële ruimte in uw onderneming……. Er zitten miljarden vast in het corporate werkkapitaal. Dit betekent dat het niet beschikbaar is voor investeringen die een bijdrage moeten leveren aan groei van de onderneming. De meeste ondernemingen kunnen een significante verlaging van het werkkapitaal dat vastzit in het kernproces realiseren door haar werkkapitaal actief te managen. Ackinas heeft daarvoor de werkkapitaal monitor en analyser ontwikkeld. Een tool en een manier van denken die feilloos aangeeft waar er financiële ruimte zit om dat beetje meer financiële afhankelijkheid te realiseren.
De Werkkapitaal monitor en analyser In 2013 ontwikkelde Ackinas de werkkapitaal monitor en analyser. Het is de verbeterde versie van een eerdere werkkapitaal management tool. De tool bevat alle componenten die deel uitmaken van het werkkapitaal inclusief begrotingen, doelstellingen en een simulatie mogelijkheid waarmee op zeer eenvoudige wijze de impact van een wijziging in beeld gebracht kan worden. De tool kan in een verrassend korte doorlooptijd geïmplementeerd worden. De tool gebruikt uw data uit uw bestaande boekhoudpakket, of dit nu Exact is, SAP of op basis van een spreadsheet.
(1)
De financieringsmonitor wordt opgesteld in opdracht van het ministerie van economische zaken, Panteia voert uit.
__________________________________________________________________________________ De Werkkapitaal analyse tool & Monitor TEMPEC
4
Inzicht in het Werkkapitaal Recent onderzoek heeft uitgewezen dat rond 40% van de CFO’s geen beeld heeft van het aantal dagen dat de post debiteuren gemiddeld openstaat of van het aantal dagen dat de crediteuren openstaan. Het tekort aan inzicht impliceert dat deze ondernemingen hun werkkapitaal niet kunnen managen op relevante werkkapitaal informatie. Inzicht in de situatie van werkkapitaal is één, maar inzicht in de kernprocessen is zo niet nog belangrijker.
De balansposten zoals voorraden, debiteuren en crediteuren komen voort uit het productie-proces, het verkoopproces en het inkoopproces. Wanneer het management van een bedrijf de indruk heeft dat er teveel werkkapitaal in het kernproces vastzit zijn zij genoodzaakt om haar processen te evalueren om werkkapitaal vrij te maken.
40% van de CFO’s heeft geen beeld van het aantal openstaande debiteurendagen en openstaande crediteuren dagen en bedragen.
Maken we heldere afspraken over de betalingstermijn met onze klanten? Houden wij onze klanten aan de afspraken? Wat kan de impact zijn van kortingen op snelle betalingen? Op welke momenten factureren wij vanuit de projecten, per fase of per maand? Is onze inkoop efficiënt ingericht? Wie kunnen er verplichtingen aangaan? Halen wij maximale voordelen uit onze crediteuren qua betaaltermijnen? Hoe efficiënt is ons proces ingericht van verkoop tot productie?
De antwoorden op deze en vele andere vragen kunnen beslissend zijn voor het niveau van uw werkkapitaal
__________________________________________________________________________________ De Werkkapitaal analyse tool & Monitor TEMPEC
5
De elementen van het werkkapitaal DIO = Days of Inventory Outstanding Het aantal dagen voorraad (incl. ohw) DSO = Days of Sales Outstanding Het aantal openstaande debiteuren dagen DPO = Days of Purchases Outstanding Het aantal openstaande crediteuren dagen Berekeningen -> (Balansbedrag(b+e/2) / omzet) x 365
De Cash Conversion Cycle Samen vormen de hiervoor genoemde elementen de cash conversion cycle. Dit is de belangrijkste Prestatie Indicator van het werkkapitaal. Het geeft aan hoeveel dagen uw geld vastzit in het kernproces.
In dit voorbeeld bedraagt de cyclus 114 dagen. Dat is bijna 4 maanden. Met andere woorden, het duurt 4 maanden voordat uw euro is teruggekeerd in cash. De 114 dagen is opgebouwd uit 52 dagen voorraad, 63 dagen onderhanden werk voorraad, 54 dagen debiteuren en daar trekken we vanaf 55 dagen crediteuren. De crediteuren financieren voor een deel de debiteuren en de voorraden.
__________________________________________________________________________________ De Werkkapitaal analyse tool & Monitor TEMPEC
6
Het doel is dus om de cyclus te verkorten. Hoe minder dagen uw geld vastzit hoe sneller u uw geld terug hebt in cash. Cash die noodzakelijk is voor de financiering van groei, of voor een investering.
De elementen uitgewerkt Days of Sales Outstanding “DSO� / Openstaande debiteuren in dagen
Scherm van de Trendanalyse van de debiteuren en openstaande posten
Het aantal openstaande dagen van debiteuren heeft een relatie met de gefactureerde omzet en het bedrag dat op de balans staat als nog te ontvangen van debiteuren. Als u de uitkomst vergelijkt met de doelstelling of met de betaalafspraken die u met uw klanten maakt dan weet u hoe u er voor staat. Deze post is een belangrijke graadmeter voor het meten van uw liquiditeit. Het aantal dagen loopt op naarmate de onderneming minder risico aversie heeft naar aanleiding van bijvoorbeeld groei. Een hoog aantal dagen openstaande debiteuren kan ook een indicatie zijn dan het debiteurenbeheer proces niet goed wordt gemanaged. Een toename van het aantal dagen dat debiteuren openstaan kan resulteren in een cash probleem en kan eveneens de post oninbare posten doen toenemen.
__________________________________________________________________________________ De Werkkapitaal analyse tool & Monitor TEMPEC
7
Days of Purchases outstanding “DPO” / Openstaande crediteuren in dagen
Scherm van de Trendanalyse van de openstaande posten crediteuren
Het aantal openstaande dagen van crediteuren heeft een relatie met de ingekochte goederen of werkzaamheden. Het geeft aan hoe lang u de tijd neemt om uw crediteuren te betalen. De post crediteuren is in feite een post waarmee u uw debiteuren en voorraden zoveel als mogelijk probeert te financieren. Het is daarom zaak om deze afspraken met uw leveranciers te maken. Daarbij is het wel noodzakelijk dat u zich aan deze afspraken houdt. Dit komt uw betaalgedrag ten goede. Het betaalgedrag wort gemeten door onafhankelijke partijen zoals Graydon of D&B. Op basis van uw betaalgedrag kunt u vervolgens weer goede deals en afspraken maken en creëert u een goede relatie met uw leveranciers. Het mes snijdt in die zin aan twee kanten en heeft een voordeel voor de toekomst. Belangrijk is om een balans te vinden tussen deze twee zaken.
__________________________________________________________________________________ De Werkkapitaal analyse tool & Monitor TEMPEC
8
Days of Inventory outstanding “DIO� / Voorraadpositie in dagen
Scherm van de Trendanalyse van de voorraadpositie in dagen
Deze post geeft het aantal dagen weer hoe lang de onderneming er over doet om de voorraad te verkopen. Deze ratio is vergelijkbaar met de omloopsnelheid voorraden echter geeft deze ratio het aantal dagen weer. De waarden die nodig zijn om de berekening te maken worden zowel uit de balans als de winst en verlies rekening gehaald. Het ligt voor de hand dat een onnodig hoge voorraad duur is los van het feit dat voorraden hun oorspronkelijke inkoopwaarde niet behouden. Voorraden kunnen incourant worden waardoor ze onder de inkoopsprijs verkocht moeten worden. Dit heeft weer negatieve gevolgen voor de brutowinst. Om de kosten van voorraden zo laag mogelijk te houden dienen de voorraden en dus de inkopen geoptimaliseerd te worden en in lijn gebracht worden met de behoefte van de klanten of met de geprognosticeerde omzet die kan fluctueren.
__________________________________________________________________________________ De Werkkapitaal analyse tool & Monitor TEMPEC
9
Beheersen van uw Werkkapitaal Omdat het steeds moeilijker wordt om financiële instellingen er van te overtuigen om u te financieren groeit daarmee tegelijkertijd de noodzaak om uw operationele kosten te reduceren en maximale efficiency uit uw processen te halen. Belangrijke processen zijn die processen die van invloed zijn op uw werkkapitaal.
Bijkomende voordelen van het verlagen van uw werkkapitaal Als u in staat bent uw werkkapitaal te verlagen waardoor er meer financiële ruimte vrijkomt voor groei of voor een investering heeft u er tegelijkertijd voor gezorgd dat de economische waarde van uw onderneming toeneemt. De zogenaamde EVA, de Economic Added Value. In deze tijden is het creëren van financiële ruimte uit uw eigen werkkapitaal een goedkope manier van funding. Bovendien bent u daarmee weer een stukje minder afhankelijk van een financier en bovendien heeft u lagere financieringskosten. Daarmee is de keuze om werkkapitaal te optimaliseren en minimaliseren tevens een strategische keuze. Daarnaast leiden de verbeteringen van de processen, het implementeren van KPI’s rondom het werkkapitaal tot een flexibele en strak georganiseerde organisatie met lagere kosten tot gevolg.
__________________________________________________________________________________ De Werkkapitaal analyse tool & Monitor TEMPEC
10
Werkkapitaal Management Vooraf: Bij deze willen wij u behoeden voor een aantal misopvattingen die er toe kunnen leiden dat werkkapitaal management wellicht te licht wordt opgevat. Zoals u in dit document leest beperkt werkkapitaal management zich niet tot de financiële afdeling alleen. Het heeft invloed op de gehele organisatie, van de verkoopafdeling tot het projectenbureau en van de inkoopafdeling tot en met de afdeling logistiek. De reikwijdte en bevoegdheden van een financiële functionaris beperken zich vaak tot een enkele discipline. Daarom is het een onderwerp dat niet alleen door de afdeling financiën gemanaged kan worden en daarom kan zij niet alleen verantwoordelijk zijn voor het werkkapitaal. Iedereen in de organisatie moet zijn of haar bijdrage leveren. Kennis van het werkkapitaal dient daarom breed gedragen te worden. Ten tweede denken veel mensen dat werkkapitaal een balans technische aangelegenheid is. Iets wat aan het eind van het jaar ‘opgeruimd’ moet worden in verband met de jaarafsluiting. Dit is niet juist. Echt werkkapitaal management houdt in dat u gedurende het gehele jaar bezig bent met het bijsturen en aansturen van processen. Deze processen hebben niet alleen een positief effect op de balansposten maar ook op de winst en verliesrekening omdat niet alleen de vermogenskosten dalen maar ook de operationele kosten. Wat we daarnaast ook vaak horen is ; “wij willen graag het wk aanpakken, welk systeem moeten we daarvoor implementeren?” Werkkapitaal minimaliseren en optimaliseren gaat niet alleen met een mooie applicatie.
De Werkkapitaal Analyse Tool & Monitor Er dient vaak een cultuurverandering plaats te vinden alvorens er echt stappen gemaakt kunnen worden. Beleid moet vaak worden aangepast evenals de processen en procedures en de cijfers dienen inzichtelijk gemaakt te worden per discipline. Dit hoeft geen probleem te zijn en natuurlijk kunnen al deze zaken met behulp van de WK monitor en analyse tool van Ackinas uitstekend gerealiseerd worden en dragen ze bij aan de committment van de medewerkers voor het realiseren van de doelstellingen. Tot slot, er zijn mensen die denken en zeggen dat optimalisatie van het werkkapitaal in de operatie weinig toegevoegde waarde oplevert. Dat zou waar kunnen zijn voor hen, vooral wanneer zij niet beschikken over de juiste cijfers om de prestaties te meten te evalueren en __________________________________________________________________________________ De Werkkapitaal analyse tool & Monitor TEMPEC
11
bij te sturen. Maar als zij wel kunnen beschikken over de juiste gegevens dan wordt werkkapitaal management ineens belangrijk.
Uit ervaring blijkt dat procesoptimalisatie rondom werkkapitaal tussen de 20% en 30% aan reductie kan opleveren. Misschien niet de 5e keer meer, maar zeker de 1e, 2e en 3e keer.
De Tool Ackinas heeft de analyse tool en monitor ontwikkeld op basis van Qlikview BI oplossing en dekt alle belangrijke aspecten van het werkkapitaal, cash en credit management systeem. De werkkapitaal analyse tool en monitor maakt de bedrijfsbrede informatie online beschikbaar en laat niet alleen de actuele situatie zien maar ook de trends en de realisatie ten opzichte van de begroting. De dat die wordt gebruikt is bijna volledig beschikbaar in uw boekhoudsysteem, of dit nu een ERP pakket is zoals SAP, Exact software, een datawarehouse of gewoon spreadsheets. Deze data wordt vertaald naar bruikbare informatie getoond in dashboards en rapporten die gebruikt worden om de organisatie op werkkapitaal componenten te analyseren en weer te geven in de relevante ratio’s, dit alles door simpelweg een aantal muisklikken. Dit maakt de werkkapitaal analyse tool en monitor tot een unieke oplossing die in een relatief korte doorlooptijd geïmplementeerd kan worden, ook omdat er diverse voorgeprogrammeerde templates beschikbaar zijn. Voor een aantal ERP applicaties hebben we standaard interfaces die ons in staat stellen direct een koppeling te maken met de database of datawarehouse, de koppeling kan in een aantal dagen tot stand gebracht worden. De werkkapitaal analyse tool en monitor zijn platform onafhankelijk en verzamelt en combineert data uit verschillende bronnen van verschillende niveaus en presenteert dit aan het management in één consistent overzicht.
__________________________________________________________________________________ De Werkkapitaal analyse tool & Monitor TEMPEC
12
Werkkapitaal analyse tool en monitor dashboard.
De Functionaliteit De werkkapitaal analyse tool en monitor stelt u in staat om:
Dagelijks de WK componenten te bekijken, te evalueren conform de KPI’s en ratio’s Inzicht in het werkkapitaal van de gehele groep (consolidatie) te krijgen Automatisch gegevens te onttrekken, transformeren en te integreren vanuit uw data Aggregeren op verschillende niveaus, afdeling, unit, bv, land, groep, klant et cetera Nieuwe uitgangspunten te simuleren en vergelijken met het ‘Beste scenario’ U kunt resultaten simuleren door de ‘What if situation’ toe te passen De data te presenteren in multi-company en / of in verschillende valuta’s
De simulaties Simuleer de effecten van wijzigingen in uw DSO, DIO of DPO en zie direct wat de gevolgen zijn voor uw werkkapitaal. Door iedere wijziging die u maakt doormiddel van de simulatie worden er calculaties uitgevoerd waardoor direct inzichtelijk is wat het effect is in geld. In plaats van gissen van wat __________________________________________________________________________________ De Werkkapitaal analyse tool & Monitor TEMPEC
13
de uitkomst zal zijn wanneer u bijvoorbeeld de DSO aanpast, krijgt u direct op uw scherm te zien wat het resultaat is door een simpele klik met uw muis.
Simulatie schermafbeelding
De Personalisatie De werkkapitaal analyse tool en monitor kunnen eenvoudig gepersonaliseerd worden. Op ieder moment kunnen we specifieke behoeftes voor uw situatie toevoegen. De flexibiliteit geeft de oplossing die u nodig heeft op ieder moment.
__________________________________________________________________________________ De Werkkapitaal analyse tool & Monitor TEMPEC
14
Het Dashboard In één overzicht, alle informatie die u nodig heeft! Klik door tot de details en bewaar de selectie die u het meest uitvoert.
Het Dashboard
De motor onder de Werkkapitaal Analyse tool & Monitor De werkkapitaal analyse tool & monitor is gebouwd op de krachtige Qlikview engine. Qlikview is één van de snelst groeiende business discovery gereedschappen in de wereld. De memory techniek en een associatie data model creëert het een uniek platform voor de eindgebruiker en minimaliseert IT kennis die nodig is. Vergeet de data warehouses, queries, maanden van consultants over de vloer en het sturen van eindeloze vragenlijsten naar uw IT afdeling.
__________________________________________________________________________________ De Werkkapitaal analyse tool & Monitor TEMPEC
15
De Werkkapitaal Analyse Tool & Monitor Architectuur De architectuur is zo opgezet dat uw bestaande data warehouse / database, of zelfs meerdere datawarehouses of databronnen gebruikt worden. Deze worden getransformeerd naar een data model en levert vervolgens de data door aan de werkkapitaal analyse tool & monitor. In dit proces hebben we een volledige fase controle ingebouwd. Deze controleert of de data consistent is en of er extra controles uitgevoerd moeten worden.
Overzicht hoe de dataoverdracht aan de WK tool & monitor verloopt
Ackinas Ackinas is opgericht in 2002 en is gegroeid naar een team van zeer ervaren consultants. Samen hebben ze meer dan 100 jaar ervaring op het gebied van bedrijfs-analyses en corporate performance management. Zij hebben de afgelopen jaren de tool & monitor verder ontwikkeld. Wij zijn er van overtuigd dat Ackinas in staat is om samen met ons u te helpen groeien. Voor meer informatie :
www.tempec.nl
info@tempec.nl 020-4037382
__________________________________________________________________________________ De Werkkapitaal analyse tool & Monitor TEMPEC