Strategien zur Kostensenkung in der Technischen Dokumentation
Inhalt
Was etablierte Methoden leisten
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Mit Standardisierung geht viel – ohne fast nichts
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Tools und Automatisierung
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Prozessorientierung 19 Ăœbersetzungsmanagement ist auch Kostenmanagement
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In wirtschaftlich schwierigen Zeiten zählt jeder Euro. In wirtschaftlich erfreulichen sollte dies nicht viel anders sein. Um so besser, wenn etablierte Konzepte verfügbar sind, um Kosten zu senken. In der Technischen Dokumentation gibt es bereits eine Vielzahl Kosten senkender Methoden und Technologien, die in der Praxis umfassend erprobt und deren nachhaltige Wirksamkeit belegt sind. Ein Standard-Vorgehensmodell gibt es allerdings nicht. Die Einsparungen lassen sich nur realisieren, wenn Unternehmen das Vorgehen an ihre spezifischen Rahmenbedingungen anpassen. Das ist im ersten Schritt aufwendig, macht sich jedoch rasch bezahlt. Langfristig ist es alternativlos. Zu berücksichtigen sind bei der unternehmensspezifischen Ausgestaltung des Vorgehens eine Vielzahl von Aspekten: Produkte und Varianten, Kunden und Märkte, Prozesse und Abläufe, Informationsprodukte und Perspektiven. Auf den folgenden Seiten sind fünf zentrale Strategien skizziert, mit denen sich erhebliche Kosteneinsparungen in der Technischen Dokumentation erzielen lassen.
Was etablierte Methoden leisten Die wirtschaftliche Erstellung Technischer Dokumentation basiert auf etablierten Methoden. Das Einsparpotenzial ist umso größer, je komplexer das Produkt ist, je umfangreicher die Dokumentation und je größer die Anzahl Sprachen, in die übersetzt wird.
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Was etablierte Methoden leisten
Methoden für die Texterstellung
Im Bereich der Texterstellung setzt TANNER seit bald 20 Jahren auf die Methode Funktionsdesign®. Vereinfacht geht es dabei um Folgendes: Mit dem Funktionsdesign® lassen sich alle Informationen nach ihrer Funktion klassifizieren. Keine Information ohne vorab definierte Funktion!
Methodische Optimierungen rechnen sich vor allem bei hohen Pflegeaufwänden, neuen Märkten oder CMSEinführungen.
In Anleitungen gibt es beispielsweise Informationen, die vor Gefahren warnen (Warnhinweise), zum Handeln anleiten (Handlungsanleitungen), Orientierung vermitteln (Überschriften), zu anderen Handbuchteilen führen (Querverweise) etc. Für jede Information wird im Funktionsdesign® genau definiert, an welcher Stelle sie verwendet wird, wie man sie formuliert und wie man sie gestaltet. Durch den Einsatz einer Methode wie dem Funktionsdesign® sparen Unternehmen gleich mehrfach: Die Erstellung der Informationen läuft schneller und reibungsloser, da nicht immer wieder diskutiert wird, wie Informationen aufgebaut, formuliert und gestaltet werden. Die Wahrscheinlichkeit nimmt deutlich zu, dass Texte mehrfach für unterschiedliche Produkte und in verschiedenen Dokumenten verwendet werden. Die Texte sind kürzer und übersetzungsfreundlicher. Der Aufwand für Qualitätssicherung und „Feinschliff“ sinkt.
Standardisierte, zukunftssichere, planbare Informationen: So ist Kostensenkung kalkulierbar
Vor allem aber sind die einmal erstellten Informationen standardisiert und zukunftssicher. Die kontinuierliche Pflege und Verbesserung der Informationen gehört der Vergangenheit an. Zudem wird die Informationserstellung planbar: Die Erstellung und Bearbeitung der Informationen nach einer definierten Vorgabe lässt sich deutlich besser kalkulieren als der kreative Prozess des „Schreibens“ der Texte. Auch wenn Sie Ihre Produkte bereits umfassend dokumentiert haben, lohnt sich eine methodische Optimierung der Texterstellung, um den Aufwand für die Pflege der Informationen und die Erstellung zukünftiger Informationen zu reduzieren. Ein idealer Zeitpunkt ist der Eintritt in neue Märkte oder die Einführung neuer Produkte mit umfangreichen neuen oder erheblich geänderten Funktionen. Wenn ein ContentManagement-System eingeführt wird, ist die methodische Standardisierung der Inhalte sogar zwingend. Denn der Wert eines CMS wird nicht zuletzt bestimmt von der Qualität der in ihm abgelegten Informationen.
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Methoden für die Grafikerstellung
Funktionsdesign® für Grafiken
Auch für Grafiken wurden in den letzten Jahren Methoden entwickelt, um den Erstellungsund Pflegeaufwand zu senken.
Das Grundprinzip der Methode Funktionsdesign® lässt sich auch auf Grafiken anwenden. Schließlich haben auch grafische Informationen eine definierte Funktion. Pfeile beispielsweise verdeutlichen Maße, zeigen auf relevante Teile oder stehen für Bewegungen.
Ein wesentlicher Aspekt ist, Grafiken auf die relevanten Bestandteile zu reduzieren. Aus einer Grafik lassen sich häufig 80 Prozent der Details entfernen, ohne dass ein Informationsverlust entsteht. Wie so oft: Weniger ist mehr
Nicht selten ist die reduzierte Grafik eindeutiger als die detaillierte Variante. Das gilt besonders dann, wenn die Grafik „nur“ die genaue Position oder das Aussehen eines Bauteils verdeutlichen soll. Von der reduzierten Grafik ist der Schritt zur generischen Grafik nicht weit. Hier werden für ähnliche Produkte Abbildungen auf Ausschnitte reduziert, die teilweise noch einmal vereinfacht werden. Generische Grafiken lassen sich unverändert für ähnliche, aber im Design leicht unterschiedliche Produkte verwenden. Dieses Vorgehen bietet sich besonders an für Produkte mit vielen Designvarianten, aber standardisierten Bestandteilen (Steckbuchsen, Schalter, Anzeigen).
Für diese unterschiedlichen Funktionen lassen sich unterschiedliche Pfeildarstellungen definieren und in Formaten hinterlegen. Ähnliches gilt für Linien und Flächen. Methodische Verbesserungen sind ein Gewinn für jedes Unternehmen und jede Dokumentation. Sie stellen sicher, dass Informationen schnell und in hoher Qualität erarbeitet werden.
Bei einer Überarbeitung muss das Vorgehen dem Einzelfall angepasst sein. Eine Optimierung kann durchaus iterativ umgesetzt werden, nicht selten ist allerdings ein radikaler Schritt sinnvoller und unter dem Strich weniger aufwendig. Die Entscheidung für die Anwendung etablierter Methoden ist eine Entscheidung für die Werterhaltung der erstellten Informationen.
Gerne prüfen wir das Optimierungspotenzial Ihrer Dokumentation durch eine Anwendung der Methode Funktionsdesign®. Anhand von Vorher-Nachher-Beispielen können Sie direkt nachvollziehen, welchen Nutzen Sie erschließen, wenn Sie Ihre Informationen auf den Ebenen Standardisierung und Verständlichkeit optimieren.
Ob in der Text- oder der Grafikerstellung: Methodische Optimierungen zahlen sich immer aus.
Mit Standardisierung geht viel – ohne fast nichts Prozesse benötigen standardisiertes Material, damit in einem standardisierten Ablauf ein Ergebnis mit definierter Qualität erzeugt wird. In Fertigungsprozessen kommen zum Beispiel Normteile zum Einsatz, in verfahrenstechnischen Prozessen definierte Rohmaterialien. Für den Prozess „Technische Dokumentation“ gilt Ähnliches.
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Mit Standardisierung geht viel – ohne fast nichts
Standardisierung erschließt umfassende Kostenvorteile Standardisierung kann sehr weit gehen.
Idealerweise besteht eine fertige Dokumentation zu einem Großteil aus standardisierten Warnhinweisen, Anleitungen, Abbildungen, Tabellen usw. Das Standardisierungspotenzial in der Technischen Dokumentation geht jedoch sehr viel weiter.
Zusätzlich wird die Durchlaufzeit bei der Erstellung der Dokumentation reduziert. Es werden nur noch die Bestandteile und Informationen bearbeitet, die aufgrund der technischen Änderung des Produkts tatsächlich bearbeitet werden müssen. Der nächste Schritt: Modularisierung
Standardisieren lassen sich in der Technischen Dokumentation zum Beispiel folgende Aspekte:
Modularisierung ist der nächste Schritt, um Potenziale zu heben, die sich aus einer Standardisierung der Informationen für eine wirtschaftliche Erstellung von Dokumentationen ergeben.
n Informationsstrukturen: Anleitungen, Kapitel, Abschnitte n Informationseinheiten: Standardabschnitte, Warnhinweise, Anleitungssequenzen n Gestaltung: Papier- und Onlinelayout, Symbolsprache, Tabellen n Inhalte: Formulierungsmuster, Elemente in Abbildungen
Wieder zeigt der Blick zum Produktionsprozess wesentliche Parallelen. Exemplarisch sei die Automobilindustrie genannt, in der Komponenten unterschiedlichster Größe von den Herstellern mit geringer Fertigungstiefe zum Fahrzeug zusammengestellt werden.
Standardisierte Informationen lassen sich rascher erstellen und bearbeiten. Die produktübergreifende Wiederverwendung der Informationen steigt. Und natürlich werden die Übersetzungskosten reduziert.
Auch in der Dokumentation wird der Prozess erheblich beschleunigt, wenn Module definiert sind, die wieder verwendet werden. Möglicherweise ist es erforderlich, Varianten der Module zu bilden. Das schmälert die grundsätzliche Wirksamkeit dieses Ansatzes jedoch in keiner Weise.
Hinzu kommt der willkommene Zusatznutzen, dass die Qualität der Dokumentation rapide zunimmt, wenn standardisierte qualitätsgesicherte Informationsmodule verwendet werden. Das gilt auch und gerade für Übersetzungen.
Standardisierung und Modularisierung sind die Grundlage unserer erfolgreichsten Kundenbeziehungen. Für Unternehmen wie Voith, Aesculap und Fujitsu haben wir umfangreiche Dokumentationen in effizient handhabbare Einzelteile zerlegt. Auf dieser Basis und mit geringen Änderungen und Ergänzungen pflegen wir dauerhaft mit minimalem Aufwand auch große Dokumente.
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Keine einfache Frage: Was ist ein Modul?
Größe und Inhalte der Module zu definieren, kann eine knifflige Angelegenheit werden. Häufig ist es sinnvoll, mit Modulen völlig unterschiedlicher Größe zu arbeiten So kann zum Beispiel ein ganzes Kapitel – speziell die „Grundlegenden Sicherheitshinweise“ – ein Modul sein, ebenso ein spezifischer Warnhinweis. Der durch die Modularisierung erschlossene Nutzen steht und fällt mit der Möglichkeit, die Module regelbasiert zusammenzustellen. Gleiches gleich benennen – aber bitte mit Augenmaß
Wer sich intensiv mit Standardisierung und Modularisierung auseinandersetzt, landet früher oder später auf der Wortebene – und damit beim Thema Terminologie. Schon ein oberflächlicher Blick in eine Dokumentation zeigt, ob hier Handlungsbedarf besteht. Wenn Produkte und Komponenten innerhalb einer Dokumentation uneinheitlich bezeichnet sind, ist es höchste Zeit, sich diesen Bereich näher anzuschauen. Ein anderes Beispiel ist die Verwendung von Synonymen. So bezeichnen in manchen Anleitungen die Begriffe Knopf, Taste, Taster, Schalter etc. ein und dasselbe Betätigungselement.
Auch Handlungsverben können relevant sein. Um beim Beispiel zu bleiben: Wenn ein Betätigungselement sowohl „gedrückt“ wird als auch „betätigt“, „geschaltet“ oder „verwendet“, so sind dies verschiedene Formulierungen für den gleichen Sachverhalt. Das ist aufwendig bei der Erstellung der Informationen und besonders bei der Übersetzung. Saubere Terminologie kann hier die Menge zu übersetzender Texte durchaus halbieren. Durchgängige Terminologie fällt nicht vom Himmel
Häufig muss die Terminologie mit anderen Abteilungen im Unternehmen abgestimmt werden. Nicht selten unterscheidet sich die intern verwendete Terminologie von der externen. Auch die erforderliche kontinuierliche Pflege der Terminologie führt zu einem nicht zu unterschätzenden Aufwand. Vor diesem Hintergrund ist sorgfältig abzuwägen, ob Terminologie-Arbeit betrieben werden soll und – fällt die Antwort positiv aus – in welchem Umfang.
Wie steht es um die Terminologie in Ihrer Dokumentation? Welche Einsparpotenziale erschließt eine Verschlankung und Vereinheitlichung? Eine Terminologie-Extraktion ist schnell gemacht und liefert unbestechliche Ergebnisse. Im Anschluss diskutieren wir gerne mit Ihnen Möglichkeiten der Terminologie-Optimierung und in welchem Aufwand-Nutzen-Verhältnis sie stehen.
Tools & Automatisierung „Ein Mann, der recht zu wirken denkt, muss auf das beste Werkzeug halten“, wusste schon Johann Wolfgang von Goethe. Der Markt für Werkzeuge, die bei der Erstellung Technischer Dokumentationen unterstützen, ist heute ebenso differenziert wie unübersichtlich. Und manch ein Entscheider denkt zum Beispiel bei Redaktionssystemen wohl weniger an Goethe als vielmehr an das bekannte Lied vom Hämmerchen und vom Sparschwein.
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Tools & Automatisierung
Übersicht und Leistungsfähigkeit vorhandener Tools
Werkzeuge zur Erstellung und Pflege Technischer Dokumentationen sind in den letzten Jahren immer leistungsfähiger geworden. Nahezu ständig kommen Tools hinzu, die zusätzliche Funktionen bereit stellen. Um hier eine grundlegende Orientierung zu geben, haben wir die folgende Übersicht zusammengestellt:
Bisweilen machen Zertifizierungsanforderungen ein CMS unumgänglich.
Bereits einfachere Editoren machen typischerweise Funktionen verfügbar, mit denen recht komfortabel Textbausteine und Variablen verwendet werden können. Sie unterstützen Automatismen – wie zum Beispiel das Erzeugen von Verzeichnissen, die Gestaltung der Informationen, die Reihenfolge von Absätzen oder die Nummerierung von Elementen. Die Erstellung der Texte wird erheblich beschleunigt, Redakteure werden entlastet und die Qualität der erstellten Informationen wird verbessert. Translation Memories stellen sicher, dass einmal übersetzte Informationen für kommende Übersetzungen zur Verfügung stehen. Sie funktionieren nicht nur bei absolut gleichen Texten, sondern schlagen auch bei ähnlichen Informationen Übersetzungsmöglichkeiten vor. Idealerweise werden im Zusammenhang mit dem Einsatz von Translation Memories nur noch die geänderten Bestandteile einer neuen oder angepassten Dokumentation im Übersetzungsprozess bearbeitet.
Grafik-Tools machen es möglich, vorhandene CAD-Daten zur Erstellung technischer Zeichnungen für die Dokumentation zu nutzen. Standardisierte gestalterische Vorgaben lassen sich für Grafiken im Erstellungswerkzeug hinterlegen, ähnlich den Vorgaben für die Gestaltung der Texte in den Editoren. Auch für die Grafikerstellung lässt sich so ein effizientes Produktionsverfahren etablieren. Mit Sprach-Checkern lassen sich zumindest englische und deutsche Texte automatisch auf die Einhaltung von Formulierungsregeln und Terminologievorgaben prüfen. Sie sind insbesondere in großen Redaktionen bzw. bei der Pflege umfangreicher Dokumente wertvoll und in Branchen wie der Luftfahrtindustrie, in denen sich Sprachstandards etabliert haben. Content Management Systeme (CMS) schließlich unterstützen die effiziente Verwaltung der Informationen. Informationsbausteine unterschiedlicher Größe werden im CMS gespeichert und in verschiedenen Informationsprodukten verwendet. CMS lohnen sich besonders bei umfangreichen Dokumentationen mit vielen einzelnen Informationsprodukten, häufiger Änderung der Dokumente, Varianten und vielen Sprachen. Häufig können auch Anforderungen von Normungs- oder Zertifizierungsorganisationen nur mit einem CMS mit vertretbarem Aufwand erfüllt werden, zum Beispiel bezüglich der Rückverfolgbarkeit der Informationsbearbeitung.
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Auf dem Markt findet man CMS mit unterschiedlichstem Funktionsumfang und entsprechend breitem Preisspektrum. Die Anpassung eines CMS an spezifische Anforderungen ist im Einzelfall aufwendiger und kostspieliger als die die Systemauswahl und die Beschaffung eines Systems mit seinen Standardfunktionalitäten. Entscheidend ist die Antwort auf die Frage: Was soll das CMS langfristig leisten? Ein CMS stellt unter anderem sicher, dass einmal erstellte Informationen für die Bearbeitung neuer Informationsprodukte jederzeit komfortabel zur Verfügung stehen. Leistungsfähige CMS verfügen über einen immensen Funktionsumfang, der Redakteure erheblich entlastet. Beispielhaft seien hier die Unterstützung bei Übersetzung und Publikation genannt, Unterstützung und Nachweis der Wiederverwendung von Informationen sowie ein komfortables Arbeiten mit Varianten.
Welche Tools für welchen Zweck? Diese Entscheidung wird von vielen Faktoren beeinflusst. Gerne zeigen wir Ihnen auf, über welche Funktionen die aktuellen Tools verfügen, welche Sie davon wirklich brauchen und welche nicht. TANNER unterstützt seine Kunden auch bei der Auswahl und Anpassung eines geeigneten CMS. Auf Wunsch betreiben und warten wir das CMS für den Kunden und stellen lediglich eine Nutzungsgebühr in Rechnung.
Entscheidungskriterium Zukunftssicherheit
Bereits diese kurze Übersicht macht deutlich: Der Tool-Markt ist für Außenstehende kaum noch überschaubar. Welches Werkzeug das richtige ist – vor allem auch, welches sich für ein Unternehmen lohnt –, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab. Die Tool-Landschaft ist alles andere als statisch. Die Erfahrung lehrt, dass für nahezu jede denkbare Anforderung in kurzer Zeit auch eine Lösung auf den Markt kommt – sei es durch Weiterentwicklung bestehender Tools oder durch neue Werkzeuge. Wichtig ist vor allem, bei den Entscheidungen für oder gegen ein Werkzeug auf Zukunftssicherheit und Nachhaltigkeit zu achten. Untrennbar mit dieser Anforderung verbunden ist die Nutzung der eXtended Mark-up Language – XML. XML ermöglicht es, Informationen Struktur zuzuweisen. Ein Text besteht aus einzelnen Informationseinheiten, die sich mit XML kennzeichnen lassen. Informationen nachhaltig nutzbar machen
XML ist unabhängig von Editoren und anderen Werkzeugen. Damit ist die Entscheidung für XML besonders eine Entscheidung für die nachhaltige Nutzbarkeit der Daten. XML macht die Frage obsolet, ob beispielsweise zukünftige Versionen eines Editors aktuelle Dateien noch lesen können.
Der Tool-Markt ist extrem dynamisch und schwer zu überblicken.
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Tools & Automatisierung
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XML unterstützt vor allem die Automatisierbarkeit der Datenverarbeitung. XMLElementen können Eigenschaften (Attribute) zugewiesen werden, die sich für spätere Prozessschritte nutzen lassen, zum Beispiel im Zusammenhang mit der Zusammenstellung, Publikation und Verwaltung der Daten. XML als Schlüssel zur Automatisierung
Hier ins Detail zu gehen, würde den Umfang dieser Broschüre sprengen. Insbesondere bei umfangreichen Informationssammlungen ist XML unverzichtbar, um Struktur in die Informationen zu bringen und sie beherrschbar zu machen. XML auch für Sie? Lohnt der Umstieg? Wie aufwendig wäre der Umstieg überhaupt für Sie und Ihre Daten? Was kommt da auf Sie zu? Wie sieht es mit Lizenzkosten aus für die Editoren und Schulungen für die Mitarbeiter? Auf diese und weitere Fragen geben wir Ihnen gerne die passenden Antworten.
Probleme mit unterschiedlichen Formaten gehören der Vergangenheit an. Auch leistungsfähige CMS und Translation Memories machen sich die Vorteile von XML zu Nutze. Dieser Trend wird sich ohne jeden Zweifel fortsetzen. Automatisierung gegen Monotonie und hohe Kosten
Wird die Dokumentation entlang eines definierten Prozesses erstellt, werden wiederkehrende Tätigkeiten augenfällig. Ein nicht geringer Teil dieser Tätigkeiten ist eher anspruchslos und monoton, schon dadurch fehleranfällig und drängt sich für eine Automatisierung geradezu auf. Insbesondere Layout und Publikation sollten geradezu zwingend automatisch erstellt werden. Ansonsten steht der Aufwand, der hier häufig betrieben wird, in keinem Verhältnis zu dem Nutzen, den der Kunde bzw. Anwender wahrnimmt. Auch im Übersetzungsbereich lässt sich Vieles automatisieren.
In einigen Branchen – namentlich in der Luftfahrtindustrie – hat sich XML als Strukturierungsstandard für Informationen bereits etabliert. Hier kommt zum Tragen, dass sich XML-Daten aus unterschiedlichen Quellen komfortabel zusammenstellen lassen.
Welche Abläufe sind bei Ihnen automatisierbar? Welche Tätigkeiten wiederholen sich im Zusammenhang mit Ihrer Dokumentation immer wieder? Wie schnell rechnet sich die Investition in eine Automatisierung, zum Beispiel für die Publikation? Gerne prüfen wir gemeinsam mit Ihnen Ihre Situation und ermitteln Ihren individuellen Return On Investment.
Bei Layout und Publikation ist Automatisierung ein Muss.
Prozessorientierung Technische Dokumentation ist ein Prozess. So einfach diese Feststellung, so weitreichend unter Umständen die Konsequenzen, die sich aus der Prozesssicht ergeben – nicht zuletzt für den Faktor „Kosten“.
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Prozessorientierung
Planbar, steuerbar, messbar
Prozesssicht macht deutlich, wie viel in welchen Schritt investiert wird und wo es Potenziale gibt.
Im Idealfall wird eine Dokumentation chronologisch in sauber definierten Schritten erstellt. Jedes Unternehmen ist anders aufgestellt und individuell organisiert. Deshalb hier eine Auflistung der charakteristischen Prozessschritte in der Technischen Dokumentation: n Planung n Informationsbeschaffung n Redaktionelle Aufbereitung n Grafikerstellung
und -bearbeitung der Informationen
Zu jedem Prozessschritt sind unter anderem folgende Aspekte verbindlich festzulegen: n Wer hat die Verantwortung für welche Aufgabe? n Welcher Input wird für welchen Arbeits- schritt benötigt? n Welcher Output wird bei welchem Arbeits- schritt erzeugt? n Welche Termine/Meilensteine müssen eingehalten werden? n Wie hoch ist der Aufwand bzw. wie lang die Bearbeitungszeit für welche Tätigkeit?
n Zusammenstellen n Publikation n Übersetzung
n Qualitätssicherung/Freigabe
Mit Prozessen wird die Erstellung und Bearbeitung der Informationen planbar, steuerbar und gewinnt erheblich an Effektivität.
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In aller Regel werden bei einer Analyse der Prozesse auch Schritte identifiziert, die sich sinnvoll automatisieren lassen. Parallel dazu werden nicht wertschöpfende Aufwände und unnötige Schleifen aufgedeckt und lassen sich systematisch eliminieren. Identifizierung der Informationsquellen
Eine Dokumentation besteht aus einer Vielzahl unterschiedlicher, genau voneinander abgrenzbarer Informationen – technische Daten, Funktionsbeschreibungen, Informationen über Gefahrenstellen, Fehlfunktionen und deren Behebung, Bestellinformationen und viele weitere. Für jede dieser Informationen lässt sich eine Quelle benennen, an der sie entsteht oder definiert wird bzw. ihren endgültigen Zustand erreicht.
Nicht nur in historisch gewachsenen Prozessen schlummern erhebliche Potenziale. Eine Prozessanalyse mit allen Beteiligten vor Ort gibt Aufschluss über praktikable Verbesserungsmöglichkeiten. In der Regel bewirken umgesetzte Maßnahmen sofort eine belegbare Verbesserung. Jede vermiedene Schleife und Rückfrage schlägt sich unmittelbar als Quick-Win nieder.
Hier sind die folgenden Aspekte relevant: n Zeitpunkt, zu dem die Information stabil ist n Ort im System, an dem eine Information möglicherweise verfügbar ist n Mitarbeiter, der die Stabilität einer Information als erster verifizieren kann oder herstellt
Wer an einer Informationsquelle sitzt, hat eine Bringschuld
Für einen wirtschaftlichen Ablauf muss sichergestellt sein, dass die Information direkt von ihrer Quelle für die Beteiligten verfügbar gemacht wird. Für diese Information muss es also eine Bringpflicht geben. Dazu genügt es meist, dass die Information an einer definierten Stelle in einem abgestimmten Format abgelegt wird. Besonderes Augenmerk ist darauf zu legen, dass der Status der Information eindeutig und erkennbar ist. Nur so lässt sich die nicht wertschöpfende Bearbeitung von Zwischenständen vermeiden.
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Prozessorientierung
Mitarbeiter stärkenorientiert einsetzen Dokumentationsprozesse brauchen Treiber mit hoher Fachkompetenz.
Nicht unwesentlich im Zusammenhang mit einer Prozesssicht ist die Frage: Wer schreibt eigentlich die Technische Dokumentation in einem Unternehmen? Technische Redakteure mit umfassender Tool- und Methoden-Kompetenz oder Mitarbeiter, die in erster Linie das Produkt und seine Anwender gut kennen – oder zu kennen glauben? Wenn der Prozess nachhaltig effizient gestaltet werden soll, ist eine zwingende Voraussetzung, dass er von Mitarbeitern betreut und gelebt wird, die entsprechende Kompetenzen und einen gewissen beruflichen Ehrgeiz mitbringen. Mitarbeiter, die Dokumentation „nebenher“ erstellen, haben ganz andere Fähigkeiten. Nur diese Fähigkeiten machen die Mitarbeiter für das Unternehmen wertvoll, aber in der Regel nicht die Aufgaben rund um die Technische Dokumentation.
Neue Entwicklungen verfolgen und nutzbar machen
In produzierenden Unternehmen ist es in der Regel nicht sinnvoll, einen kompetenten Technischen Redakteur oder gar ein Redaktionsteam dauerhaft einzusetzen. Der Hauptgrund ist, dass das Erstellen Technischer Dokumentation nicht zur Kernkompetenz des Unternehmens gehört. Ein weiterer Aspekt liegt darin, dass der Bedarf nach Dokumentation stark zyklisch geprägt ist. Die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister ist in jedem Fall sinnvoll. Dort wird genau die Dienstleistung in dem Volumen eingekauft, das benötigt wird. Auf diese Weise fangen Unternehmen auch Spitzen wirkungsvoll ab. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass der Dienstleister sich ausschließlich mit der Dokumentation und dem Informationsmanagement befasst, neue Entwicklungen verfolgt und deren Nutzen für den Auftraggeber verfügbar macht.
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Übersetzungsmanagement ist auch Kostenmanagement Übersetzungen sind dem redaktionellen Prozess in der Regel nachgelagert. Die Weichen für den Übersetzungsaufwand und die Qualität des übersetzten Textes werden bei der Erstellung des Originaltextes gestellt. Die verfügbaren Werkzeuge – Editoren, CMS, Translation Memories – stellen hierzu äußerst leistungsfähige Funktionen zur Verfügung.
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Übersetzungsmanagement ist auch Kostenmanagement
Realität versus Idealprozess
Zu Beginn von Optimierungsvorhaben im Bereich des Übersetzungsmanagements lohnt es sich, zunächst den jeweiligen tatsächlichen Übersetzungsprozess einem idealisierten Vorgehen gegenüberzustellen. Im besten Fall wird der zu übersetzende Text dem Übersetzer weitgehend automatisch verfügbar gemacht. Der Übersetzer übersetzt anschließend nur die neu erstellten oder geänderten Passagen mit Hilfe eines Translation Memorys. Die vollständige Übersetzung wird anschließend in einem automatischen Prozess mit dem korrekten Zeichensatz gestaltet. Ein automatisierter Workflow übernimmt die Kommunikation und verteilt die benötigten Daten. Dazu können außer dem zu übersetzenden Text und bereits vorhandenen Übersetzungen auch Terminologie-Informationen und Musterdokumente gehören. Translation Memorys erinnern nur, womit wir sie „füttern“
Die Ersterfassung der Informationen beeinflusst maßgeblich spätere Übersetzungskosten.
Nach einer abschließenden Prüfung – zum Beispiel in einer Auslandsniederlassung – muss sichergestellt sein, dass Änderungen auch ins Translation Memory einfließen und für zukünftige Übersetzungen zur Verfügung stehen.
Die Übersetzung muss bereits bei der Einrichtung der Redaktionsumgebung und der Erfassung von redaktionellen Inhalten in der Ausgangssprache berücksichtigt werden. Auf der redaktionellen Ebene spielen kurze, präzise Texte, standardisierte Formulierungsmuster und eine durchgängige Terminologie eine zentrale Rolle. Grafiken können helfen, Übersetzungskosten zu reduzieren
Gerade einfachere Produkte lassen sich gut mit grafischen Anleitungen beschreiben. Solche Produkte werden häufig nur montiert oder sind sofort gebrauchsfertig. Ein typisches Beispiel sind die Produkte einer bekannten schwedischen Möbelkette. Ein anderes Beispiel sind Produkte, die auf immer gleiche Art und Weise in ein größeres Produkt eingebaut werden – häufig von Personen, die auf diese Aufgabe spezialisiert sind. Zu diesen Produkten gehören Armaturen, Ventile, Pumpen, Längen- und Winkelmesssysteme usw. Grafische Anleitungen reduzieren Übersetzungskosten drastisch. Nicht selten beschreiben sie Sachverhalte unmissverständlich, die in Textform nur schwierig zu vermitteln sind. Sie finden auch bei Menschen Akzeptanz, die mit geschriebenen Anleitungen Schwierigkeiten haben. Häufig lassen sich grafische Anleitungen mit geringem Anpassungsaufwand für verschiedene Produkte nutzen.
Redaktion und Übersetzung müssen als Einheit betrachtet werden, um zu optimalen Ergebnissen zu kommen. Jeder erstellte Text ist das Rohmaterial für die Übersetzung. TANNER arbeitet für die Übersetzungen mit hoch spezialisierten Partnern zusammen – von Anfang an und nicht erst, wenn der Text erstellt ist.
Fazit
„Das Dringende schlägt das Wichtige!“ Diese Erkenntnis hat nicht zuletzt in der Technischen Dokumentation ihre Gültigkeit. Der Erfolg der Verantwortlichen in der Technischen Dokumentation wird vorrangig unter kurzfristigen Gesichtspunkten definiert. Die nächste Dokumentation muss zum definierten Termin in einer gewissen Qualität vorliegen. Budgets werden mit Blick auf Projekte und Berichtszeiträume vorgegeben. Alles dreht sich ums Tagesgeschäft. „Irgendwie“ hat es noch immer funktioniert und der Kunde beschwert sich auch nicht. Wie lange es mit dieser Einstellung gut geht, steht auf einem anderen Blatt. Jeder Dokumentationsverantwortliche kann bestätigen, dass die Anforderungen sich dramatisch gewandelt haben. Ein Ende ist nicht abzusehen.
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Der Schlüssel für dauerhaften Erfolg liegt darin, Maßnahmen umzusetzen, so lange Handlungsspielraum besteht. Und diese Maßnahmen müssen sinnvoll aufeinander abgestimmt sein und aufeinander aufbauen. Auch in der Technischen Dokumentation trifft die Binsenweisheit zu: „Wer aufhört, besser zu werden, hat aufgehört, gut zu sein.“ Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihren Aufgaben und – bleiben Sie „gut“!
TANNER AG Kemptener StraĂ&#x;e 99 D-88131 Lindau (B) Telefon +49 8382 272-0 Fax +49 8382 272-900 info@tanner.de www.tanner.de