Hver gang du står foran en midlertidig begivenhed, som er anderledes end dine rutiner, har du et projekt. Dette uagtet din profession. Ledelsen af dette projekt er anderledes end ledelsen af dine rutiner.
Ricardo er en akkrediteret projekt-, portefølje- og risikostyringsspecialist. Gennem de sidste 18 år har han været ansvarlig for flere end 80 mega projekter i forskellige lande inden for olie, energi, infrastruktur, telekommunikation, IT og Finans, med en samlet porteføljeværdi på over 20 milliarder dollars. For tiden holder arbejder han som “Director of the Project Management Practice Group” i United Nations Office for Project Services (UNOPS) og bor i København, Danmark. Hans arbejde fokuserer på at forbedre ledelsen af humanitære, fredsskabende og infrastruktur projekter i adskillige lande som Haiti, Afghanistan, Irak og Syd Sudan.
PLANLÆGNING MED 140 TWEETS
Denne bog er målrettet advokaten, doktoren, entreprenøren, forskeren etc. Den er for alle professionelle, som vil lære nøglekoncepterne bag det at planlægge og lede projekter enkelt, hurtigt og direkte.
PLANLÆGNING MED
140 TWEETS Hurtige ideer, koncepter og principper til projektledelse i dit arbejds- og privatliv
@rvvargas
ricardo-vargas.com Peter Charquero Kestenholz Oversættelse
PLANLÆGNING MED
140 TWEETS Hurtige ideer, koncepter og principper til projektledelse i dit arbejds- og privatliv
@rvvargas
Peter Charquero Kestenholz OversĂŚttelse
Copyright © 2015 Ricardo Viana Vargas Alle rettigheder forbeholdt ISBN-13: 978-1517273330 ISBN-10: 1517273331
Oversættelse: Peter Charquero Kestenholz Korrekturlæsning: Line Rasmussen Layout: Sérgio Alves Lima Jardim Cover design: Sérgio Alves Lima Jardim Første Udgave Forfatteren modtager gerne forslag til korrekturrettelser og kommentarer. Send venligst kommentarer ift. typografi, format eller øvrige fejl til info@ricardo-vargas.com
Til minde om min uforglemmelige ven, Professor Danúbio Becker Borba
En af de mest spektakulære projektledelses undervisere jeg nogensinde har haft muligheden samt fornøjelsen af at møde. Under vores sidste samtale sagde han: “Ricardo, du bliver nødt til at skrive en bog der taler om projekter i homøopatiske doser, ligesom tweets. Folk bliver nødt til at forstå projekter på en simpel, praktisk og direkte måde”. Nå, men her er bogen!
FORFATTEREN Ricardo Viana Vargas er en akkrediteret projekt-, portefølje- og risikostyringsspecialist. Gennem de sidste 18 år har han været ansvarlig for flere end 80 mega projekter i forskellige lande inden for olie, energi, infrastruktur, telekommunikation, IT og finans, med en samlet porteføljeværdi på over 20 milliarder dollars. For tiden arbejder han som “Director of the Infrastructure and Project Management Group” i United Nations Office for Project Services (UNOPS) og bor i København, Danmark. Hans arbejde fokuserer på at forbedre ledelsen af humanitære, fredsskabende og infrastruktur projekter i adskillige lande som Haiti, Afghanistan, Irak og Syd Sudan. Fra 1995 til 2006 etablerede Ricardo, i samarbejde med to øvrige partnere, en af Brasiliens mest signifikante virksomheder inden for teknologi, projektledelse og outsourcing sektoren. Virksomheden bestod af 4.000 medarbejdere og eksterne ressourcer, med en samlet omsætning på 50 millioner dollars. I 2006 solgte Ricardo Vargas sin andel af virksomheden i sin bestræbelse efter den
VIII
PLANLÆGNING MED 140 TWEETS
fulde dedikation til internationaliseringen af sine projektledelses aktiviteter. Han var den første latinamerikaner som blev valgt til Bestyrelsesformand for Project Management Institute (PMI), verdens største projekt organisation med 2,7 millioner medlemmer og certificerede professionelle i 175 lande. Ricardo Vargas has skrevet 14 bøger om projektledelse, udgivet på portugisisk og engelsk, som er blevet solgt i over 300.000 eksemplarer over hele verden. I 2005 modtog han “PMI Distinguished Award” og i 2011 “PMI IS CoP Professional Development Award” for sit bidrag til videreudviklingen af projektledelse. Han har også modtaget “PMI Professionel Development Product of the Year” for sin PMDome® Work der betragtes som et af de bedste projektleder kurser i hele verden. I 2013 og 2014 blev Ricardo anerkendt som “Most Valuable Professional” (MVP) titlen hos Microsoft for sit arbejde med Microsoft Project. Ricardo er anerkendt korrekturlæser af PMBOK® Guide, den vigtigste reference i verden for projektledelse, og har samtidigt sikret dens oversættelse til portugisisk. Ricardo er kemiingeniør, har en mastergrad som Industriingeniør fra UFMG (Federal University of Minas Gerais) og er Ph.d. studerende som Civilingeniør ved Universidade Federal Fluminense (UFF). Ricardo har også et Master certifikat i projektledelse fra George Washington University.
FORFATTEREN
IX
Ricardo blev “Professionel Member of the Royal Institution of Chartered Surveyors” (MRICS) i 2015 og er blevet akkrediteret med de mest prestigefyldte certificeringer i projekt-, portefølje- og risikostyring. Han har tre certificeringer fra Project Management Institute (PMI), fem fra “the United Kingdom Office of Government and Commerce” (OGC/AXCELOS/ APMG), en fra “the Chartered Institute of Procurement & Supply” (CIPS og en fra “the Association for Advancement of Cost Engineering” (AACE). Foruden de mange akkrediteringer, har Ricardo også modtaget undervisning i “Program on Negotiation for Executives” ved Harvard Law School, “the Advanced Project Management Program” ved Stanford University og executive formation i “Strategi og Innovation” fra Massachusetts Institute of Technology (MIT). ricardo-vargas.com @rvvargas facebook.com/ricardo.viana.vargas linkedin.com/in/ricardovargas
ANSVARSFRASKRIVELSE De udtrykte holdninger i denne bog er alene forfatterens ansvar, og har ikke nødvendigvis en forbindelse til United Nations (UN), inklusive dets medlemsstater og UNOPS.
PRÆSENTATION Da jeg kom på ideen til denne bog var hovedformålet at skabe noget til alle, hvor koncepterne bag projektplanlægning og kontrol kunne præsenteres enkelt, hurtigt og direkte, hvorfor jeg valgte at bruge begrebet “tweets”. Som alle ved har mikrobloggen Twitter® formålet at dele ideer og information på op til 140 karakterer. Jeg var ikke helt rigid i forhold til dette koncept. Du vil helt sikkert bemærke, at enkelte “tweets” går langt over grænsen i mit forsøg på at forklare principper og koncepter bedst muligt. Målgruppen for bogen er ikke den profesionelle som allerede har projektstyring som sin karrierevej. For disse profesionelle har jeg 10 andre bøger, og 20 tekniske artikler, hvori jeg diskutterer de vigtigste koncepter og værktøjer i forhold til projekt, program og porteføljestyring så uddybende som muligt. Målgruppen for denne bog er den profesionelle fra andre områder, som ønsker at opnå grundlæggende kendskab til emnet, og som også tænker at projektstyring kan bidrage til ens livskompetencer, ligesom med matematik.
XIV
PLANLÆGNING MED 140 TWEETS
Bogen er tænkt som at skulle læses af advokaten, doktoren, enterprenøren, forskeren og andre professioner. Opstår der arbejde hos dig, som adskiller sig fra dine daglige rutine vil dette, uagtet din profession, være et projekt. Og håndteringen af et projekt er anderledes end det at håndtere en rutine. På trods af at være organiseret i temaer har “Planlægning med 140 Tweets” ikke en klassisk læse sekvens. Du kan åbne bogen på en tilfældig side, og straks begynde at læse. Det behøver ikke være fra start til slut, tema efter tema. Det som betyder noget er ideen og forddybelsen for hver lille besked. Muligvis kan en af dem gøre en stor forskel i dit arbejde eller privatliv - hvem ved? Ricardo Vargas
INDHOLDSFORTEGNELSE 1
KAPITEL 1
11
KAPITEL 2
17
KAPITEL 3
23
KAPITEL 4
29
KAPITEL 5
37
KAPITEL 6
47
KAPITEL 7
59
KAPITEL 8
GRUNDLÆGGENDE PRINCIPPER PROJEKTLEDELSE - EN KOMPETENCE FOR LIVET PROJEKTLEDEREN EN KARRIERE SOM PROJEKTLEDER HVOR DET HELE BEGYNDER: BUSINESS CASEN DIMENSIONERING AF DET ARBEJDE SOM SKAL UDFØRES UDARBEJDE OG OVERVÅGE DEADLINES HÅNDTERING AF OMKOSTNINGER OG BUDGETTER
PLANLÆGNING MED 140 TWEETS
XVI 65
KAPITEL 9
71
KAPITEL 10
77
KAPITEL 11
85
KAPITEL 12
93
KAPITEL 13
99
ORDLISTE
KVALITETSSTYRING AT LEDE MENNESKER AT FORSTÅ VIGTIGHEDEN FOR KOMMUNIKATION IDENTIFICERING, VURDERING OG HÅNDTERING AF RISICI PLANLÆGNING OG HÅNDTERING AF KONTRAKTER OG INDKØB
KAPITEL 1
GRUNDLÆGGENDE PRINCIPPER
Kend de grundlæggende principper relateret til projektstyring, og forstå hvorfor mange har svært ved at skelne mellem projekter og ikke-projekter. I takt med, at projektledelse er blevet et udbredt begreb, der har fanget så mange personers interesse, har det efterladt flere med en følelse af, at alt der arbejdes med, er “projekter”. Jeg har hørt mange forskellige bud på, hvad det vil sige at arbejde i projekter, eksempelvis i relation til den månedlige lønudbetaling i en virksomhed. Når vi taler om et projekt, er vi nødt til at definere det som noget, der er unikt i sine karakteristika. Projekter er midlertidige begivenheder, som har en start dato, en varighed og en slut dato. De er den direkte modsætning til “rutiner”, der ikke har en
2
PLANLÆGNING MED 140 TWEETS
endelig slut dato, og som kun eksisterer, når der er interesse for, at de skal forsætte. Et andet karaktertræk ved projekter er, at de skaber unikke produkter eller ydelser. Disse produkter eller ydelser har specifikke karakteristika som adskiller dem fra alle andre. Man kan sige, at hvert projekt har sit eget “DNA”. Disse karakteristika omdanner projekterne til et arbejdsmiljø, der er langt mere udsat for risici sammenlignet med traditionelt arbejde. Husk altid: “Mange af de ting vi gør sker i projekter, men ikke alt er et projekt.”
01
Den bedste måde at forstå et projekt på er at sammenligne det med rutiner. Projekter er alt det, som ikke kan læres gennem gentagelser. RUTINE
4
PLANLÆGNING MED 140 TWEETS
Den grundlæggende forskel på rutiner og projekter. Rutine: Gentagelser forbedrer resultaterne. Projekt: Innovation og situationsbestemt ledelse forbedrer resultaterne. RUTINE
02
VISION MISSION
ORGANISATIONEN OG PROJEKTERNE
FORMÅL
PROCESSER
SKABE VÆRDI
PROJEKT
FORØG KAPACITETEN TIL AT SKABE VÆRDI
ORGANISATORISKE RESSOURCER
Projekter er midlertidige og unikke. Midlertidige fordi de respekterer en tidsbegrænsning. Unikke fordi de har nogle karakteristika, som adskiller dem helt fra noget du tidligere har gjort. 03
PMBOK
GRUNDLÆGGENDE PRINCIPPER
5
At noget er midlertidigt betyder ikke at projektet skal gennemføres hurtigst muligt. Der kan være projekter som varer 1 dag, 1 år eller 10 år. Det som betyder noget er, at der findes en konkret slut dato. 04
Der investeres 12 billioner USD i projekter lige nu. Disse repræsenterer omkring 25% af verdensøkonomien, og flere end 20 millioner erhvervsfolk arbejder med disse projektaktiviteter. Kilde: Economist Intelligence Unit 05
STATISTIK
Et projekt har større sandsynlighed for at opnå de forventede resultater, når det bliver planlagt. PMI bemærker, at dårlige projekter truer 27% af det samlede budget. På den anden side reducerer gode projekter risici med 3%. Kilde: PMI Fact Book 2012 SUCCES, PMI, STATISTIK
06
6
PLANLÆGNING MED 140 TWEETS
Der er ikke noget som perfektion. Et projekt, som håndteres korrekt, betyder ikke nødvendigvis at projektet er perfekt. Fejl og problemer vil altid opstå. Det som kan forventes er, at disse bliver minimeret. SUCCES
07
At lede projekter handler om at tilegne sig den nødvendige viden og teknikker, for at sikre projektets chance for succes. Det er naturligvis op til dig, om du vil lede eller blot følge projektets fremdrift på afstand! 08
SUCCES
Mit favorit citat: “Færdig er bedre end perfekt!” Facebook - Palo Alto, CA, USA CITAT
09
GRUNDLÆGGENDE PRINCIPPER
7
Desto længere ud i fremtiden arbejdet ligger, jo sværere og mere risikofyldt bliver det at lede. TIPS, RISICI
10
At kontrollere et projekt adskiller sig fra at monitorere det. Kontrol kræver proaktivitet og involvering. Monitorering er alene den passive opgave at observere. 11
KONTROL, SUCCES, PROAKTIVITET
Det som gør et projekt til en succes, er kontrol og ikke kun monitorering. KONTROL
12
For at dit projekt skal fejle helt og aldeles behøver, du ikke at foretage dig noget. Det vil fejle på egen hånd. Det, som kræver indsats og energi, er at sikre projektet lever op til formålet, og følger den ønskede plan! 13
8
PLANLÆGNING MED 140 TWEETS
Det som afgør om et projekt opnår succes eller fejler i processen er relationen mellem projektomfanget, tiden til at få det gennemført og de tilknyttede omkostninger. Tilsammen udgør disse faktorer det som også kaldes “projekt trekanten”.
SUCCES, OMFANG, TIDSPLAN, OMKOSTNINGER
14
GRUNDLÆGGENDE PRINCIPPER
9
Når vi omtaler noget som en succes, taler vi naturligvis om gennemførelsen af selve projekt idéen. Uden en solid Business Case er det irrelevant at gennemføre projektets aktiviteter, idet slutproduktet vil være uden strategisk betydning. BUSINESS CASE, SUCCES
15
Organisationsstrukturen har en direkte indflydelse på projektarbejdet. Desto mere rigid og bureaukratisk organisationen er sammensat des sværere bliver det af gennemføre projekterne. 16
TIPS
Mange organisationer anvender matrix strukturen til at organisere de mange aspekter af arbejdet med projekter og rutiner. Det kan være en løsning… men det bliver nødt til at være en midlertidig struktur. Bivirkningerne og de tilhørende konflikter vil altid være enorme. RUTINE
17
10
PLANLÆGNING MED 140 TWEETS
Vær ydmyg og overvurdér ikke dit eget projekt. Dit projekt er ikke mere vigtigt end selve organisationen eller de politiske og sociale omstændigheder inden for, hvilket det udføres. TIPS
18
Etableringen af et projektkontor (PMO), er under ingen omstændigheder det første man bør gøre, når man påbegynder arbejdet med projekter. Først og fremmest, bør man nøje forstå selve indholdet. Herefter promovere idéen på tværs af organisationen, før næste og større skridt, kan tages. 19
PMO
Afslutningsvist kommer her mit favorit citat i forhold til at få ledelsens støtte til selve planlægningen af et projekt: “Ledelsen har aldrig tid til at planlægge… men der er altid budget til at starte forfra.” CITAT
20