PMNetwork NOVEMBRO DE 2014 VOLUME 28, NÚMERO 11
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PROJETO DOANO PMI 2014 TORNAR O GERENCIAMENTO DE PROJETOS INDISPENSÁVEL PARA OS RESULTADOS DE NEGÓCIOS.®
LIDERANÇA Continuação da página anterior maneira profissional por meio das ferramentas escolhidas. Tais ações por parte do gerente do projeto demonstram e incentivam um ambiente aberto para documentar lições aprendidas que possam levar a mudanças de processo ou melhores comunicações da equipe, ambos com valor demonstrável.
NÃO DEIXE QUE NINGUÉM ESCORREGUE As ferramentas de colaboração e de mídia social podem representar um desafio em um mundo de equipes virtuais globalizadas que atravessam fusos horários e culturas. No entanto, um dos maiores erros que se podem cometer é não envolver todos os membros da equipe e não capturar as suas percepções em todas as fases do projeto. Independentemente de sua função ou de seu fuso horário, todos os membros da equipe precisam ser envolvidos e reconhecidos por suas contribuições para o compartilhamento de conhecimentos. Se um membro da equipe virtual não for capaz de participar de uma colaboração em tempo real sobre as lições aprendidas, considere fazer a discussão por fórum em vez disso. Uma discussão à qual todos os membros da equipe podem adicionar exemplos, citar soluções e documentar estratégias de mitigação pode levar mais tempo para crescer quando se trabalha entre fusos horários, mas o resultado final será completo. Igualmente importante é que os membros da equipe sentirão a importância dada às lições aprendidas e ao compartilhamento de conhecimentos. Eles também sentirão que a sua função no processo não é diminuída simplesmente por força da sua disponibilidade.
NÃO DEIXE DE OBSERVAR AS LIÇÕES APRENDIDAS SOBRE O COMPARTILHAMENTO DE CONHECIMENTOS O gerente de projeto que tenha o compromisso de procurar continuamente o feedback da equipe e solicitar lições aprendidas pode não só fazer ajustes ao longo do projeto, mas também documentar visões que podem ser aplicáveis a projetos de todas as áreas e fases do gerenciamento de projetos. Até mesmo o processo de compartilhar conhecimentos e capturar visões deve ser objeto de análise e refinamento. No encerramento do projeto, tire algum tempo para notar o que funcionou bem com a equipe e as alterações que possam ser feitas nas estratégias de lições aprendidas no próximo projeto que for gerenciar. PM Deborah (Debi) A. Dell, PMP, é a gerente de projeto do Centro de Excelência em Gerenciamento de Projetos da IBM, membro do Conselho Executivo Global do PMI. Trabalha na sua casa em Delray Beach, Flórida, EUA.
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DIGA O QUE PENSA A comunicação é fundamental — Eis aqui como fazê-la direito.
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DE RICARDO VIANA VARGAS
Sempre achei que a comunicação eficaz é o cerne do bom gerenciamento de projetos. As mensagens que comunicamos e a forma como o fazemos são vitais para estabelecer uma forte reputação de liderança. O que é a comunicação do projeto? São os comportamentos e métodos específicos utilizados para liderar, delegar e aconselhar as partes interessadas envolvidas no projeto. Para que a comunicação seja bem sucedida, a informação tem de fluir na direção certa. A comunicação afeta o desempenho. Para cada USD 1 bilhão gasto em um projeto, USD 109 milhões são desperdiçados devido ao fraco desempenho do projeto, de acordo com o relatório detalhado do PMI Pulse of the Profession®: o alto custo do baixo desempenho. E, 56% disso são devidos principalmente à comunicação ineficaz, de acordo com o Relatório detalhado Pulse of the Profession: O papel essencial da comunicação. Isso significa que a comunicação e o avanço do projeto andam de mãos dadas: se quiser um trabalho em equipe de alto desempenho, a comunicação eficaz é uma obrigação. A má comunicação é um sintoma da incapacidade do gerente do projeto de liderá-lo eficazmente Os gerentes de projeto bem sucedidos que conheço foram capazes de comunicar as questões, ouvir (e agir com base em) feedback e promover a colaboração entre membros da equipe. Então, como se faz isso? Aqui estão algumas perguntas a considerar.
QUEM É SEU PÚBLICO? É dif ícil saber o que dizer se você não sabe com quem está falando. O primeiro passo para os gerentes de projeto é identificar o seu públicoalvo. Membros da equipe, por exemplo, querem saber o impacto direto que um projeto tem sobre eles, se você levou em conta as suas funções específicas ao conceber o processo e deu valor às suas contribuições ao decidir fazer alterações. Por exemplo, para o gerenciamento do trabalho humanitário e desenvolvimento que fazemos no escritório das Nações Unidas para os serviços de projeto, nossa equipe estava considerando rever estratégias de implantação para uma das ferramentas de gerenciamento mais críticas do projeto. Colegas em vários escritórios nos países em desenvolvimento foram consultados para avaliar como o projeto estava sendo gerenciado e se eles tinham alguma preocupação sobre lançamentos no passado. Como se viu, havia uma preocupação sobre como os projetos estavam sendo gerenciados devido à falta de comunicação entre a sede e os escritórios regionais.
O que é a comunicação do projeto? São os comportamentos e métodos específicos utilizados para liderar, delegar e aconselhar as partes interessadas envolvidas no projeto. Para que a comunicação seja bem sucedida, a informação tem de fluir na direção certa.
A liderança significava tomar a iniciativa de investigar as necessidades de informação do nosso público-alvo, o que ajudou os nossos esforços de comunicação a ficarem muito mais eficazes. Conseguimos criar uma estratégia que os nossos colegas implementaram em toda a organização.
QUAL É SUA MENSAGEM? Identificado o público, os gerentes de projeto precisam entender o projeto bem o bastante para saber quais informações são (ou não!) úteis para as partes interessadas. A comunicação tem a ver com ser consciencioso. Lembre-se de manter a sua mensagem concisa, específica e pertinente — bons líderes dão às suas equipes informações que importam. Os envolvidos no projeto precisam saber o que é necessário, quando é esperado, como deve ser realizado e com que outras atividades precisa ser integrado.
COMO VAI COMUNICAR? Liderar um projeto nem sempre quer dizer iniciar a conversa — longe disso. Digo à minha equipe que “a minha porta está sempre aberta”, porque os gerentes precisam facilitar a comunicação, fomentando a abertura. Com a informação certa, os membros da equipe podem ser capacitados a fazer o trabalho deles, colaborar mais fortemente e entender melhor as tarefas e objetivos. O conjunto de ferramentas e técnicas que um gerente de projetos disponibiliza precisa ser descrito
em uma estratégia de comunicação — é onde tudo começa. O plano claro e conciso precisa abordar as responsabilidades do projeto e explicar quais tipos de comunicação terão lugar ao longo do projeto. Isso deve ser compartilhado com os membros da equipe, e eles precisam ser incentivados a oferecer feedback e iniciar diálogos futuros.
POR QUE ISSO É SIGNIFICATIVO? Como o trabalho do projeto está sempre mudando, os líderes do projeto precisam fazer ajustes frequentes do plano de projeto — e comunicar constantemente as razões que levam a essas alterações. Sem uma boa comunicação, os projetos podem cair no caos. Sem compreender a motivação por trás de uma mudança, os membros da equipe podem ser menos eficazes e mais resistentes. Criar uma atmosfera de abertura e clareza pode ajudar a minimizar falhas de comunicação e retrocessos do projeto. A comunicação é a base de uma liderança de projeto forte. Os líderes habilidosos sabem que mais importante para uma boa comunicação do que as grandes capacidades oratórias é a elaboração de um plano de comunicação sólido, que reconheça as necessidades do público e utilize uma ampla gama de ferramentas e técnicas. PM Ricardo Viana Vargas, PMP, PMI-RMP, PMI-SP e expresidente do PMI, é diretor do Grupo de Gerenciamento de Projetos Sustentável do Escritório das Nações Unidas de Serviços de Projeto, em Copenhague, na Dinamarca.
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