8. Zasady dotyczące finansowania wyjazdów uczniów

Przygotowując wycieczkę lub imprezę turystyczną, powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na sposób jej finansowania. Wycieczka może być organizowana całkowicie przez organizatora szkolnego, który zabezpiecza transport, noclegi, wyżywienie oraz bilety wstępu do punktów zwiedzania umieszczonych w programie. Jest to dość żmudna praca i wymaga od osoby lub grupy osób dogłębnego przemyślenia, sprawnej organizacji i niezawodnych kontrahentów. Z tego powodu organizację wycieczki zleca się właściwemu podmiotowi, który ma to w swoim PKD – czyli firmie turystycznej, w oparciu o przepisy regulujące zasady organizowania wycieczek szkolnych. Przepisy znajdziemy w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 maja 2018 r. w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki (Dz.U 2018, poz. 1055). Dokument ten – § 1 ust. 1 – normuje organizację krajoznawstwa i turystyki dla uczniów przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki. Wprowadza też – § 1 ust. 2 – możliwość organizowania krajoznawstwa i turystyki przez szkoły wspólnie ze stowarzyszeniami i innymi podmiotami, których przedmiotem działalności jest krajoznawstwo i turystyka. Na końcu naszej publikacji (załącznik nr 7) jako przykład dobrej praktyki w zakresie finansowania wycieczek szkolnych zamieszczono rekomendacje Wydziału Audytu i Kontroli Urzędu Miasta Lublin (opracowane w wyniku zleconego zadania doradczego, którego celem było zaproponowanie rozwiązań dotyczących zasad i trybu zlecania wycieczek dla uczniów przez szkoły i placówki oświatowe prowadzone przez miasto Lublin), a także praktyczne wytyczne pomocne przy organizacji wycieczek opracowane przy współpracy Wydziału Oświaty i Wychowania, Biura Zamówień Publicznych oraz Biura Radców Prawnych Urzędu Miasta Lublin.

Dla uregulowania zasad finansowania wycieczek w danej placówce warto w szkolnym regulaminie organizacji wycieczek umieścić stosowny paragraf. Przykłady zapisu takiego paragrafu: • Wycieczki szkolne są w całości finansowane przez rodziców. • Rodzice zawierają umowę z danym organizatorem w sprawie udziału swoich dzieci w wycieczce. • Zobowiązanie finansowe powstaje wyłącznie pomiędzy rodzicami dzieci biorących udział w wycieczce a organizatorem wycieczki. • Na podstawie zawartych umów rodzice dokonują bezpośredniej zapłaty na rzecz organizatora wycieczki i kwoty te nie są kwotami wydatkowanymi przez szkołę.