AtosBPM automação e produtividade
Mais de 60 usuários e
mil
7 milhões de processos O que é O AtosBPM é uma solução 100% web de automação e produtividade por processos.
O que faz Promove o desenvolvimento, a operacionalização e a administração dos fluxos de trabalho de qualquer área de uma corporação.
O AtosBPM tem como objetivo a automação e produtividade por processos. É uma plataforma web de aprovação de etapas para processar documentos e formulários, garantir a harmonia e o bom andamento dos fluxos de trabalho em qualquer área da empresa.
Rapidez na tomada de decisão
Rastreabilidade dos processos
Padronização do trabalho
Disseminação do conhecimento
Integrável a qualquer ERP de mercado; Multibanco e Multiplataforma; Ajax (usabilidade e velocidade); Versão para dispositivos móveis; Usuários e Processos ilimitados.
Versão WEB
Visão Estratégica dos Processos em Gráficos (KPI);
Versão mobile
CASES DE SUCESSO conheรงa os resultados de nossos clientes
BMW DO BRASIL
MELITTA
PENALTY
FERRETTIGROUP BRASIL
ATLAS SCHINDLER
UNIMED LONDRINA
EDITORA MODERNA
DEDINI
BMW DO BRASIL
O AtosBPM implantado com sucesso, sendo capaz de centralizar, agilizar e otimizar processos da líder de mercado BMW. E a palavra chave? SIMPLICIDADE..
CENÁRIO PRÉ-IMPLANTAÇÃO A BMW do Brasil tinha a necessidade agilizar o processo de aprovações e controlar os procedimentos internos – uma vez que todas as atividades eram realizadas em formulários de papel – bem como efetivar um acompanhamento mais criterioso destes, verificando em que ponto estava ocorrendo maior morosidade. Segundo o coordenador de compras e TI da BMW Brasil, João Guérin, todos os procedimentos de aprovações internos da BMW do Brasil eram feitos através de papel, o que dificultava o controle na organização das atividades, bem como na determinação do que tinha prioridade de aprovação. João Guérin também afirmou que “AtosBPM se destacou não somente pela flexibilidade que a solução permite ao se adequar aos fluxos da empresa, mas por ser uma ferramenta que traduz simplicidade”.
BENEFÍCIOS PÓS-IMPLANTAÇÃO ü Redução de ruídos na comunicação interna ü Diminuição de gargalos ü Centralização dos processos ü Mais agilidade nas aprovações e decisões ü Diminuição do tráfego de papel ü Controle dos procedimentos internos
BMW DO BRASIL
GANHOS / RESULTADOS AtosBPM atendeu às expectativas da BMW do Brasil. A palavra de ordem é “simplicidade”, pois foi de maneira simples desde a implantação até o seu uso que a solução Lecom atendeu à demanda da empresa. A necessidade mínima de treinamento é melhor prova da facilidade de uso da ferramenta Lecom. Desde a implantação do AtosBPM a principal mudança na rotina da BMW do Brasil tem sido a quebra de paradigma quanto a uso de papel. E os resultados? Mais de 2.000 processos foram aprovados via AtosBPM , em menos de 1 ano de implantação. Segundo os usuários, a solução é fácil de usar e não precisa de treinamentos complexos para ser entendida. Os funcionários da BMW também afirmam que e a alta performance tem se mantido desde a implantação e é uma ferramenta de extrema flexibilidade. Os coordenadores, diretores e gerentes das áreas de Vendas, Recursos Humanos, Financeira e Pós-Vendas, principais responsáveis pela aprovação dos fluxos, também têm apresentado um saldo muito positivo do AtosBPM . Além de reforçarem quanto a ser uma solução de interface amigável, mencionam que ATOS possibilita um acompanhamento assertivo, de forma a contribuir com o bom andamento dos procedimentos internos.
100% das horas extras documentadas.
2 mil Mais de 2.000 processos aprovados em menos de 1 ano.
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Assista à entrevista com a BMW sobre Qualidade de Vida e o AtosBPM ...
MELITTA
O AtosBPM implantado com sucesso como suíte de produtividade em processos capaz de centralizar centralizar, agilizar e otimizar processos da líder de mercado MELITTA. CENÁRIO PRÉ-IMPLANTAÇÃO ü Forte ritmo de crescimento, projetos estratégicos, revisão dos processos do negócio e fluxos de trabalho ü Necessidade de integração de sistemas e centralização dos processos ü Busca por agilidade, controle e segurança na troca de informações ü Objetivo de implantar uma solução de TI e BPM “Em nossa visão, a ferramenta ATOS será o sistema central por onde os processos irão fluir, centralizando as informações e permitindo o monitoramento da performance dos processos da empresa” Márcio Bechara Poletti, Gerente de TI da Melitta (antes da implantação)
BENEFÍCIOS PÓS-IMPLANTAÇÃO ü Agilizar/automatizar processos: O ATOS passou a guiar os fluxos automaticamente aos pontos de decisão ü Integrar ferramentas de TI: As informações passaram a transitar melhor entre diferentes sistemas (Oracle e SQL), com acesso a bancos de dados e anexação de arquivos ü Reduzir o número de usuários ERP (aprovadores): Etapas passam apenas pelos tomadores de decisão e executores, que passaram a fazer as aprovações na interface do AtosBPM ü Gerar estatísticas de performance: Monitoramento detalhado, identificação de “gargalos”, retrabalhos, etapas improdutivas, exceções, etc. ü Viabilizar independência geográfica: As aprovações podem ser feitas com mobilidade, via Web (note, celulares, tablets, etc.)
MELITTA
GANHOS / RESULTADOS Alguns ganhos mencionados pela Melitta (além dos já apontados na área "Benefícios pósimplantação") foram: ü Desenvolver o projeto tendo muita proximidade com o fornecedor: Disponibilidade da equipe Lecom em atender o cliente sempre que solicitada ü Fácil navegabilidade e utilização da ferramenta ü Simplicidade e rapidez na implantação ü Integração programável com o banco de dados, possibilitando consultas e alterações de informações em plataformas distintas através do AtosBPM ü Gestão e análise de relatórios extraídos da própria ferramenta Márcio Bechara Poletti, Gerente de TI da Melitta (antes da implantação)
35% de redução de tempo na duração dos processos. Retorno do investimento - Quantitativo ü Liberação de Licenças de ERP: economia de cerca de 75K US$ ü Redução de atraso de pagamentos de 6,87% (em 2003) – para 0,55% (em 2011) ü Retorno financeiro e de imagem da empresa [R$2milhões]
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Veja o vídeo da palestra/case apresentada por Márcio Poletti no evento Infinity Excelência Operacional.
PENALTY
Todas as áreas da Penalty já contam com processos automatizados e possuem autonomia para criação e gestão de seus processos. Com isso a empresa ganhou em agilidade, produtividade e controle na gestão de informações estratégicas. CENÁRIO PRÉ-IMPLANTAÇÃO A Penalty já atuava com Gestão de Processos, mas enfrentava um grande problema relativo à autonomia para desenvolvimento e gestão de seus processos (independência do fornecedor). Havia portanto a necessidade de aderência a uma solução capaz de atender todas as demandas estratégicas e as regras de negócio da empresa, mas que também fosse facilmente integrada à cultura organizacional e tivesse funcionalidades e facilidades que permitissem total autonomia de gestão para a contratante.
BENEFÍCIOS PÓS-IMPLANTAÇÃO ü Grande redução na troca de emails ü Automatização de processos manuais operacionais (otimização) ü Diminuição no uso da mídia papel, principalmente na área administrativa; ü Ganhos de performance na produtividade ü Autonomia que se estende a diversos departamentos da empresa ü Maior produtividade e ganho de tempo ü Ganho de histórico de ações e informações ü Rapidez na tomada de decisões
PENALTY
GANHOS / RESULTADOS Após a implantação do AtosBPM (novembro de 2009), os consultores da Lecom realizaram visitas esporádicas para criar novos processos, fortalecer os já existentes e aumentar a integração entre o workflow e o ERP. A demanda de novos processos cresceu e hoje a Penalty possui alto nível de autonomia para criação e gestão de seus processos - inclusive instrumentalizaram um fluxo para solicitação de automação de processos específicos. Além da grande autonomia (objetivo estratégico da empresa), estudos e depoimentos do cliente comprovam que o AtosBPM proporcionou à Penalty ganhos em produtividade, agilidade e Gestão do Conhecimento. “Além dos ganhos significativos na produtividade e a redução no tempo de execução das atividades, outros benefícios que a automatização proporciona é a eficiência na geração e conservação de informações estratégicas.” Soraia Ferreira - Gestora de Planejamento e Processos na Penalty
80 Mais de 80 processos instrumentalizados por meio do AtosBPM.
100% Autonomia total para desenvolvimento e implementação dos processos de negócio...
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Veja a entrevista com a Penalty sobre como organizar e otimizar rotinas!
FERRETTIGROUP BRASIL
O Grupo tem ganhos estratégicos e passa a controlar sua produção com mais eficiência após investir no AtosBPM. CENÁRIO PRÉ-IMPLANTAÇÃO A evolução da empresa demandou maior controle dos processos críticos e também o uso de uma plataforma tecnológica que viabilizasse as condições precisas para a melhor gestão e constante melhoria dos fluxos de trabalho. A necessidade era de uma solução de fácil compreensão, eficiente, e que permitisse autonomia em sua utilização. As demandas prioritárias eram relacionadas a processos do "core business", que envolviam clientes e que por sua burocracia inerente acabavam tomando muito tempo para serem concluídos.
BENEFÍCIOS PÓS-IMPLANTAÇÃO ü Redução drástica no tempo de execução de processos ü Total controle sobre os processos críticos do negócio ü Controle sobre aprovações e sobre o trânsito de informações ü Instrumentalização dos 3 processos mais críticos relacionados aos clientes em menos de 10 meses (FAP – Formulário de Alteração de Pedidos; PAD – Pedido de Alteração Distinta; e Itens Especiais) ü Resultados diretos na Cultura Organizacional ü Ganhos de produtividade e perfomance
95% a menos de tempo em um processo vital de fabricação (de 70 para 4 dias).
FERRETTIGROUP BRASIL
GANHOS / RESULTADOS Utilizando o AtosBPM foi possível mapear e desenhar todo o caminho dos fluxos de trabalho, o que tornou os processos mais ágeis, além de ganhar total controle sobre as aprovações e o trânsito de informações. O AtosBPM , ao unir tecnologia a uma interface fácil e intuitiva, permitiu trabalhar com mais ênfase a cultura de processos na organização – e é justamente a união entre cultura e tecnologia que possibilitou grandes resultados ao Grupo. “A solução nos permitiu independência para melhorias internas. Antes não conseguíamos atender com rapidez uma solicitação feita no atendimento ao cliente, por exemplo. Levávamos em média 25 dias para finalizar um processo, hoje, o processo é concluído em 1/3 deste tempo.” Ricardo Paulino, Gerente de Processos e Estratégia
35% de redução média de tempo na duração dos processos.
12 áreas distintas integradas e em sinergia na execução dos processos críticos.
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Assista à palestra/case ministrada por Ricardo Paulino no BPM DAY.
ATLAS SCHINDLER
Com a instumentalização de processos estratégicos, a ATLAS SCHINDLER eliminou atividades onerosas e alcançou ganhos em Excelência e Gestão de controle de processos. CENÁRIO PRÉ-IMPLANTAÇÃO A necessidade de uma solução para automação de processos corporativos partiu da área de Recursos Humanos da Atlas Schindler, com o programa de participação nos lucros da empresa, chamado Programa Superação. Era necessário sistematizar todo o processo de preparação das metas pessoais e de cada área; realizar o acompanhamento, a avaliação e o cálculo do valor a ser repassado. O foco era a diminuição do ciclo deste fluxo de trabalho, a eliminação do papel durante o processo e também a otimização da gestão da área de RH, que possuía diversas atividades operacionais e burocráticas que ocupavam o tempo de outras, de sentido mais gerencial. Todo o processo do Programa Superação atende aproximadamente 900 colaboradores da empresa, e o setor de RH era responsável por todo o trabalho manual: distribuir formulários entre os colaboradores, repassar aos gestores e coordenadores, recolhê-los, digitá-los no sistema, calcular as bonificações e repassar as informações ao setor Administrativo/Financeiro – demandando um grande investimento de tempo dos colaboradores da área. Com planos de ampliar ainda mais este processo, a Atlas Schindler considerou inviável mantê-lo de forma manual, e passou a procurar um sistema de gerenciamento de processos que atendesse aos seus objetivos.
BENEFÍCIOS PÓS-IMPLANTAÇÃO ü Automatização e instrumentalização de processos ü Otimização na gestão e controle de um dos processos internos mais críticos (Programa Superação) ü Grande redução no uso de papel ü Ótimos resultados e métricas de redução de tempo e otimização de recursos ü Alinhamento estratégico entre áreas ü Redução drástica de erros e ineficiência operacional
ATLAS SCHINDLER
GANHOS / RESULTADOS O ganho em tempo proporcionado pelo AtosBPM foi bastante expressivo, havendo diminuição substancial no tempo de processos, especialmente no ciclo de apuração das metas. Além deste ganho, relacionado à produtividade e aproveitamento da mão-de-obra, Eron Ferreira, Analista de Negócios Sênior, ainda destaca aspectos como transparência e segurança das informações. O processo automatizado também evita erros humanos e torna a atividade mais impessoal. Em termos de economia de recursos, a solução AtosBPM proporcionou grande redução de papel, já que todas as informações são imputadas na própria solução, bem como a aprovação de cada etapa. O AtosBPM também é responsável por cobrar a alimentação de informações; assim, o gestor de cada área não aloca suas horas de trabalho para chamar a atenção dos colaboradores que não preencheram. O Programa Superação possui grande relevância na visibilidade com os Gestores de Área, bem como um alto impacto para os envolvidos. O feedback da equipe, em geral, foi muito positivo. Em resumo, a execução do processo tornou-se mais simples, rápida e confiável para toda a equipe. Eron Ferreira, analista de TI e Negócios na ATLAS SCHINDLER
900 funcionários alcançados e envolvidos em um processo que transita por 8 áreas diferentes.
2 dias para realização do processo de cálculo de metas antes era realizado em 20 dias. Ver este case completo
UNIMED LONDRINA
O AtosBPM centraliza informações, agiliza processos, e proporciona ganhos em produtividade e economia. CENÁRIO PRÉ-IMPLANTAÇÃO A necessidade de implantação de uma solução de BPM (Business Process Management) na Unimed Londrina partiu da estratégia definida para o horizonte de 2011 a 2014, em que um dos temas do planejamento foi Excelência Operacional. Segundo Elisângela Ramos, Gestora de Planejamento e Desenvolvimento, “a implantação de um sistema de automação de processos na Unimed Londrina fundamentou-se na necessidade de gerar maior produtividade na cadeia de valor da cooperativa e elevar a satisfação dos clientes, proporcionando serviços de qualidade e com agilidade”.
BENEFÍCIOS PÓS-IMPLANTAÇÃO ü -Centralização de informações e acessos de mais de 30 sistemas em processos estruturados ü Integração e unificação de licenças e acessos através do Active Directory (AD) ü Fácil mensuração do ROI (Retorno sobre o Investimento) ü Desenvolvimento de uma Cultura Organizacional focada na Excelência em Processos ü Projeto piloto de sucesso na área Financeira serviu de exemplo para todas as demais áreas ü Otimização de Rotinas Operacionais ü Redução no uso de papeis e no tráfego físico de documentos ü Ganhos estratégicos facilmente mensuráveis
2 dias Mais de 30 sistemas diferentes integrados em processos que passaram a ser centralizados no AtosBPM
UNIMED LONDRINA
GANHOS / RESULTADOS O AtosBPM vem desempenhando seu papel de instrumentalizar processos proporcionando ganhos de produtividade, economia financeira e satisfação dos diversos públicos da Unimed Londrina. O alto nível de exigência e de conhecimento do cliente fez com que ambas as partes pudessem trabalhar juntas e extrair o melhor da solução AtosBPM. Todos os processos são mapeados e desenhados pela equipe da Unimed Londrina, visando torná-los mais ágeis e menos dispendiosos na hora da instrumentalização. Os fluxos atualmente em produção possuem 79% de oportunidades de integração já realizadas. José Roberto de Souza, Gestor de TI, ressalta que a finalidade é que a ferramenta centralize os processos, tornando mais fácil e intuitiva a manipulação dos dados, que podem assim ser acessados a partir de uma só interface. “Desta forma, é possível evitar o retrabalho de processos suportados por mais de um sistema. Ou seja, com uma interface integrada, o usuário final realiza suas atividades uma única vez”. José Roberto O ROI (Return on Investment, ou retorno sobre investimentos) do projeto também está sendo acompanhado e calculado pela equipe da Unimed, como explica Elisângela: “Logo no começo, com apenas 9 fluxos lançados, o índice de economia nas despesas administrativas já apresentava uma tendência favorável à meta de ROI”.
ROI Em poucos meses foi possível constatar a curva favorável para retorno do investimento
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Assista ao vídeo-case gravado com depoimentos da equipe da Unimed Londrina.
EDITORA MODERNA
Em um cenário de competição acirrada, a Editora Moderna encontrou diferenciais e benefícios sem precedentes ao melhorar seu Gerenciamento de Processos. CENÁRIO PRÉ-IMPLANTAÇÃO ü Alto fluxo de formulários em papel ü Demora na conclusão dos processos ü Falta de controle e acompanhamento eficiente dos processos ü Total dependência das funcionalidades do ERP (que não atendia todas as demandas de processos) ü Altos custos (financeiros e operacionais) na realização de rotinas diárias
BENEFÍCIOS PÓS-IMPLANTAÇÃO ü Dentre os melhorias proporcionadas com a implantação do AtosBPM, enfatiza-se: ü Os colaboradores não transitam mais com formulários impressos para solicitar aprovação, situação que poderia ocasionar a perda de informações; ü Os gestores aprovam e acompanham os processos a qualquer hora e/ou lugar, uma vez que o Workflow é uma solução 100% web; ü As tomadas de decisão passaram a ser efetivadas com maior agilidade; ü Os processos não ficam mais parados, uma vez que o AtosBPM possibilita o acompanhamento de cada um de deles; ü A Editora Moderna passou a ter um melhor dimensionamento dos recursos humanos necessários para o processamento das rotinas; ü Carlos Lauretti, gerente de TI, reforça que a solução Lecom atendeu perfeitamente às expectativas da Editora Moderna: “O AtosBPM é uma ferramenta de fácil implantação, com funcionalidades adequadas e de baixo custo/benefício”.
EDITORA MODERNA
GANHOS / RESULTADOS De acordo com Carlos Lauretti, gerente de TI, a Editora Moderna obteve vários benefícios com a implantação do AtosBPM. Para ele, o de maior destaque é o controle dos fluxos e a medição das melhorias pelas quais ele passa. Com a solução Lecom, os processos são acompanhados em cada uma de suas fases, sem interrupção. E os resultados vão além da rotina corporativa interna da Editora. Segundo Lauretti, “até os clientes e fornecedores têm percebido que a empresa está integrada, mais ágil e voltada ao atendimento de suas respectivas necessidades”, conforme coloca. Para ele, quando os benefícios culminam em um melhor atendimento, o retorno chega a ser intangível. “No mundo corporativo atual, decisões e aprovações mais rápidas são benefícios incalculáveis, já que a competição é muito acirrada”, diz o gerente.
100% de rastreabilidade nos processos. TODAS as etapas podem ser acompanhadas sem interrupção.
Aderência 100% Web, o ATOS Lecom permitiu o envolvimento de todos os atores necessários para os processos, inclusive Clientes e Fornecedores.
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Veja a entrevista com a Editora Moderna sobre Qualidade de Vida.
DEDINI
Todo o Gerenciamento de Viagens (desde às solicitações até o reembolso) passou a acontecer via AtosBPM, reduzindo drasticamente gastos Financeiros e Operacionais CENÁRIO PRÉ-IMPLANTAÇÃO Diante da atuação em todo o território nacional na montagem de usinas, muitos colaboradores da Dedini têm a necessidade de se deslocar para o local dos projetos desenvolvidos ou mesmo para outras Unidades da Dedini. Por essa razão, a empresa buscava uma ferramenta para controlar o fluxo de viagens, desde a etapa de autorização até a montagem do relatório de despesas. Segundo Alexandre Incerti, gerente de TI da Dedini, “No momento da procura por soluções, o AtosBPM nos mostrou ser robusto, rápido e consistente, atendendo os requisitos que estávamos procurando.” A Dedini passou a fazer uso da solução Lecom em 2008 e na época foram implantados 4 fluxos: AVT – Autorização de Viagens e Transportes – nacional, AVT internacional, RDV – Reembolso de Despesas de Viagem – nacional, RDV internacional. Em 2011, foi realizada uma reformulação na forma de automação dos processos com novas funcionalidades do ATOS. Com isso, a empresa passou a utilizar um fluxo contínuo que une os processos de AVT – Autorização de Viagens e Transporte – e de RDV – Reembolso de Despesas de Viagens automatizando todas as atividades necessárias para a realização dos deslocamentos nacionais.
BENEFÍCIOS PÓS-IMPLANTAÇÃO Segundo o Gerente de TI, a solução da Lecom trouxe melhorias na gestão das viagens. Hoje as solicitações chegam mais cedo no departamento responsável e isso possibilita melhores negociações em itens como: ü Reservas de hotéis – A equipe tem mais tempo de pesquisa, o que proporciona um custobenefício melhor; ü Passagens aéreas – Quanto antes a compra é feita, menor é o custo da passagem; ü Veículos terrestres – Conhecendo antecipadamente as necessidades foi possível otimizar o transporte; em muitos casos por exemplo a Dedini utiliza VANS para transportar vários funcionários para o mesmo local.
DEDINI
GANHOS / RESULTADOS “O AtosBPM tem superado as expectativas na medida em que evoluímos na revisão do processo desde a implantação do mesmo, proporcionando novas funcionalidades e melhorias operacionais”, ressalta Alexandre. O Gerente de TI reforça, também, que a ferramenta permite profissionalizar os processos registrando-os sistematicamente, eliminando extensas trocas de e-mails, perda de documentos, perda de tempo com o vai-e-vem de informações, entre outros benefícios. Em menos de 2 anos, foram abertos mais de 8000 processos. Atualmente cerca de 150 usuários utilizam o AtosBPM e de acordo com Alexandre a ferramenta teve uma ótima receptividade. Ele afirma: “Desde a implantação da solução tivemos um retorno muito positivo por parte dos usuários, aprovadores e gestores desse negócio. A solução otimizou todo o processo de viagens proporcionando mais agilidade no fluxo de documentos e assinaturas, que antes eram em papel e dependiam da presença física do aprovador." Ainda segundo Alexandre, “pelo fato da solução ser 100% web, hoje as aprovações podem ocorrer fora da Dedini".
9 meses foi o tempo levado pela Dedini para alcançar o Retorno do Investimento (ROI)
3 dias O processo de viagens levava em média 10 dias e passou a ocorrer em 3 dias (desde a abertura até a finalização).
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Veja o depoimento da Dedini sobre como Otimizar e Organizar rotinas.
Sobre a Lecom Lecom significa “Liderança Estratégica em Comunicação Digital”, e atua em todo o território nacional desde 1995, oferecendo soluções criativas e viáveis em Comunicação Digital e Tecnologia da Informação que promovem engajamento e agilidade nas tomadas de decisões. Os clientes Lecom são reconhecidos por sua excelência operacional e, através do knowhow da Lecom no uso assertivo da internet nos negócios, exigem e conferem entregas qualificadas e resultados reais.
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