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Kurzfassung
In wenigen Schritten zur
elektronischen Bewerbungsmappe im PDF-Format Kurzanleitung zum Erstellen digitaler Bewerbungsunterlagen f端r Online-, E-Mail-und Initiativ-Bewerbung
Oliver St端ckrad und Svenja Herold ePaper Services | www.epaper-services.de
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Ausgabe: 05/2011
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Kurzfassung
In wenigen Schritten zur elektronischen Bewerbungsmappe im PDF‐Format
Kurzanleitung zum Erstellen digitaler Bewerbungsunterlagen für Online‐, E‐Mail‐ und Initiativ‐Bewerbung INHALT
Nur wenige Schritte zur eigenen digitalen Bewerbungsmappe im PDF‐Format 1. Textdokumente in PDF‐Dateien überführen 2. Scannen und Bildbearbeitung von Zertifikaten und Bewerbungsfoto 3. Bilddateien in PDF umwandeln 4. PDF‐Dossier zusammenstellen, Reihenfolge definieren 5. Lesezeichen und Verknüpfungen 6. Dokumentinformationen festlegen 7. Seitenerscheinungsbild bestimmen 8. Sicherheitseinstellungen vornehmen
Die Erstellung eines digitalen Bewerbungsdossiers zur elektronischen Übermittlung im Zuge einer Online‐Bewerbung gestaltet sich weit weniger kompliziert als anzunehmen wäre. In nur wenigen Arbeitsschritten können Sie Ihre eigene PDF‐Bewerbungsmappe erstellen. Wie Sie dabei vorgehen können, erläutert Ihnen diese kurz gefasste Anleitung. 1. Schritt ‐ Textdokumente in PDF‐Dateien überführen Bewerbungsdokumente, die Sie in einem Textverarbeitungsprogramm erstellt haben, können entweder – wenn möglich– direkt als PDF‐Dokument exportiert oder mit Hilfe eines speziellen Druckers in eine PDF‐Datei konvertiert werden. Hierzu stehen Ihnen kommerzielle wie kostenfreie Anwendungen zur Verfügung. 2. Schritt ‐ Scannen und Bildbearbeitung von Zertifikaten und Bewerbungsfoto Zertifikate liegen dagegen meist in Papierform vor und müssen, bevor sie in die PDF‐Bewerbung eingefügt werden können, zunächst erst noch durch Scannen digitalisiert werden. Wichtig dabei ist die Wahl geeigneter Einstellungen. Neben dem Farbmodus ist es vor allem der Wert für die Scan‐Auflösung, der entscheidend die spätere Darstellungsqualität und Größe der Datei bestimmt. In der Regel reicht eine Auflösung von 200 dpi aus. Für Fotos und Dokumente mit zahlreichen Farbnuancen empfiehlt sich die Wahl des so genannten RGB‐Modus, für Dokumente mit wenigen Farbabstufungen der Farbmodus „Indizierte Farben“. Verzichten Sie auf eine farbige Darstellung, wählen Sie den Graustufenmodus. Weisen gescannte Dokumente an den Seitenrändern einen Schatten auf, wirken kontrastarm oder sind schief eingescannt, sollten Sie die entsprechenden Bilddateien digital nachbearbeiten. Achten Sie hierbei darauf, dass das ursprüngliche Seitenformat erhalten bleibt. Dementsprechend vermeiden Sie Sprünge in der Seitenbreite, die dem Betrachter besonders beim Scrollen auffallen werden. 3. Schritt ‐ Bilddateien in PDF‐Dokumente umwandeln Im Anschluss daran überführen Sie das jeweilige Dokument ins PDF‐Format. Auch hierzu stehen Ihnen je nach Bildbearbeitungssoftware verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Bilddateien lassen sich entweder direkt im PDF‐ Format abspeichern oder mittels virtuellem Drucker in ein PDF‐Dokument kon‐ vertieren. 4. Schritt ‐ Dossier zusammenstellen / Reihenfolge definieren
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Damit Ihre Unterlagen bei einer eventuellen Weitergabe im Unternehmen nicht voneinander getrennt werden, empfiehlt es sich alle Bewerbungsdokumente, inklusive Anschreiben, in einer PDF‐Datei zusammenzufügen. Nach diesem Schritt liegt Ihnen eine bereits gebrauchsfertige Bewerbung vor.
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Elektronische Bewerbungsunterlagen im PDF-Format
Darüber hinaus bietet Ihnen das PDF‐Format die Möglichkeit durch die Anwendung weiterer Funktionalitäten Ihre Bewerbung aus dem Gros der Bewerbungsdokumente positiv herauszuheben. Hierzu empfehlen sich folgende Schritte: 5. Schritt ‐ Lesezeichen und Verknüpfungen erstellen Ein Vorteil von digitalen Dokumenten gegenüber gedruckten Medien sind schnelle und vielseitige Zugriffswege auf die gesuchten Informationen. Die Verwendung von Lesezeichen und so genannten Verknüpfungen ist eine sinnvolle und hilfreiche Ergänzung Ihrer Bewerbungsunterlagen, erst hierdurch erhalten diese einen Mehrwert, welchen eine Printbewerbung nicht bieten kann. Lesezeichen sind eine exzellente Methode eine allzeit präsente Navigation im Dokument einzurichten. Sie vermeiden zeitaufwendiges Durchblättern bzw. Durchscrollen des Dokuments und verhindern das Überblättern relevanter Aspekte. Über eine Lesezeichennavigation hat der Betrachter die Möglichkeit sich schnell über die für ihn interessanten und entscheidungsrelevanten Aspekte zu informieren. Dieses gilt in ähnlicher Weise auch für die so genannten Verknüpfungen, die direkt im Dokument plaziert werden können. Textpassagen oder Schlagworte lassen sich innerhalb des Dokuments, ähnlich wie Hyperlinks, mit anderen dokumentinternen und externen Inhalten verknüpfen. 6. Schritt ‐ Dokumentinformationen festlegen Erweiterte Dokumentinformationen, wie Titel, Angaben zum Verfasser und Thema, sowie Schlag‐ und Stichworte, lassen sich mit einer Vielzahl von PDF‐ Applikationen erstellen. Der Titel des Dokuments kann anstelle des Dateinamens in der Titelleiste angezeigt werden – ein weiterer ebenso interessanter wie hilfreicher Aspekt. 7. Schritt ‐ Seitenerscheinungsbild bestimmen Die Darstellung eines PDF‐Dokuments beim Öffnen, einschließlich des Vergrößerungsgrades und der Anzeige des Navigationsfensters lässt sich für jedes Dokument individuell festlegen. Bezüglich der Darstellungsoptionen für Bewerbungsunterlagen empfiehlt sich die Anzeige der Lesezeichennavigation beim Öffnen des Dokuments und die Anzeige eines Dokumententitels. 8. Schritt ‐ Sicherheitseinstellungen vornehmen Vorsichtshalber empfiehlt es sich bestimmte Bearbeitungsfunktionen für Ihr PDF‐Bewerbungsdokument einzuschränken, um so Manipulationen zu erschweren oder zu verhindern. Das Vornehmen von Sicherheitseinstellungen ist immer der letzte Arbeitschritt im Erstellungsprozess einer digitalen Bewerbungsmappe, da sich geschützte PDF‐Dokumente ohne vorheriges Entfernen des Schutzes nicht verändern lassen. Schützen Sie Ihr Bewerbungsdokument gegen unerwünschte Veränderungen am Besten mit einem Berechtigungskennwort. Das Öffnen des Dokuments ist hiervon nicht betroffen. Die hier im Einzelnen kurz vorgestellten Schritte können alternativ auch mit Freeware‐Programmen durchgeführt werden. Einen detaillierten Vergleich verschiedener Softwareapplikationen, Tutorials zur Erstellung elektronischer Bewerbungsunterlagen und zahlreiche Videotutorials zu diesem Themenbereich finden Sie unter www.epaper‐services.de.
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