Lösungen im Fokus
Anwender mitnehmen, ohne sie zu überfordern
Digitalisierung der Rechnungseingangsbearbeitung Björn Hofmann, Abteilungsleiter der Mitglieder- und Rentenabteilung des Versorgungswerk der Rechtsanwälte im Lande Hessen
Neuerungen und Änderungen von Arbeitsweisen sind eine Herausforderung. Für einen erfolgreichen und dauerhaften Projekterfolg gilt es, unterschiedliche Anforderungen und auch Ängste zunächst wahrzunehmen und zu berücksichtigen. Eine offene Kommunikation mit allen Beteiligten ist hierfür zwingend erforderlich, wobei immer der Anwender und dessen Anforderungen im Zentrum stehen müssen. Mit der Digitalisierung der Rechnungseingangsbearbeitung wurde eine digitale Transformation unter Einbeziehung technischer, organisatorischer, gesetzlicher und sozialer Gesichtspunkte vollzogen. Nachdem die Mitglieder- und Rentenbetreuung seit etwa 10 Jahren mit Corsa als ECM arbeitet, konnte mit diesem Projekt die digitale Transformation im Versorgungswerk der Rechtsanwälte im Lande Hessen weitestgehend vollendet werden. Hierdurch wurden sowohl die papiergebundene Aktenführung in der Buchhaltung abgelöst als auch Verwaltungsabläufe wie beispielsweise Prüfungen und 76
DiALOG - Ausgabe März 2017
Genehmigungen von Rechnungen in Workflows abgebildet. Letztlich führte dieses Projekt zu transparenten und jederzeit nachvollziehbaren Verfahrensabläufen, deren Revisionssicherheit durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft eingehend untersucht und bestätigt wurde. Oberste Prämisse war, dass den Mitarbeitern ein System geboten werden muss, mit dem sie gerne arbeiten und in dem sie einen Mehrwert sehen. Als Schlüssel zu diesem Ziel wurden die Mitarbeiter und späteren Anwender von Anfang an in das Projekt einbezogen. Durch diese Arbeitsweise konnte die durchaus vorhandene Skepsis, u.a. aufgrund der Bindung der Buchhaltung an das Papier und dem Verlassen eines sicheren und gewohnten Arbeitswegs, überwunden werden. Auch die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben aufgrund der erforderlichen Revisionssicherheit und der Einsatz unterschiedlicher Fachanwendungen und Lösungen, die miteinander vernetzt werden mussten, stellten Herausforderungen dar, die gemeistert wurden.
Mit der gemeinsame Definition von bestehenden Verwaltungsabläufen, deren Optimierung und der Abgabe von Entscheidungskompetenzen im Rahmen der Projektumsetzung an die späteren Nutzer entstand das Gefühl und die Gewissheit bei diesen, dass sie einen wesentlichen Beitrag zum Lösungsprozess beigesteuert haben. So wurden folgende Ziele definiert und auch erfüllt: • Arbeitsentlastung • Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit • Verbesserte Suchmöglichkeiten • Pflege von Kontaktdaten nur an einer Stelle • Ergonomisches Scannen • Mit einem Mausklick von der Buchung zum Beleg • Standardisierte Verfahrensabläufe in Workflows • Reduzierung des Papierverbrauchs • Drastische Verkleinerung des physischen Archivs • Automatisierter Transfer in ein Langzeitarchiv Zwangsläufig war es für die Umsetzung von Beginn an notwendig, eine ständige